Ter um bom gerenciamento da agenda financeira é essencial para o sucesso de qualquer clínica. As finanças são um dos pilares mais importantes do negócio e a gestão inadequada pode resultar em prejuízos significativos.
Para garantir que a agenda financeira da sua clínica esteja sempre em ordem, é preciso estar atento a uma série de fatores.
É importante manter um registro preciso de todas as transações financeiras, controlar os custos e acompanhar de perto o fluxo de caixa. Além disso, é preciso estar sempre em dia com as obrigações fiscais e tributárias.
Neste artigo, você aprenderá as melhores práticas para manter um bom gerenciamento da agenda financeira da sua clínica.
Vamos abordar desde a importância de manter um fluxo de caixa equilibrado, até as ferramentas mais úteis para ajudar na gestão financeira.
Você também irá descobrir como lidar com os desafios mais comuns enfrentados pelos gestores, como o controle de estoque, o gerenciamento de contas a receber e a negociação com fornecedores.
Ao seguir as dicas e práticas apresentadas neste artigo, você estará no caminho certo para garantir o sucesso financeiro da sua clínica médica ou consultório.
Quer saber mais? Continue lendo!
O que é uma agenda financeira?
Uma agenda financeira é uma ferramenta essencial para a gestão financeira de qualquer clínica médica ou consultório.
Ela consiste em um planejamento detalhado de todas as receitas e despesas do negócio em um determinado período de tempo.
Por meio dela, é possível ter uma visão clara do fluxo de caixa da clínica, permitindo que o gestor tome decisões mais informadas e estratégicas.
Uma agenda financeira bem elaborada inclui uma previsão de todas as despesas e receitas mensais, como o pagamento de funcionários, contas de água, luz e telefone, aluguel, impostos e outros custos operacionais.
Além disso, ela deve prever as receitas esperadas, como os valores que serão recebidos de pacientes e convênios médicos.
Com uma agenda financeira bem estruturada e organizada, é possível identificar e antecipar os momentos em que a clínica pode enfrentar dificuldades financeiras e adotar medidas preventivas.
Ela também permite o monitoramento das contas a receber, evitando que a clínica sofra com atrasos e inadimplência.
Qual a importância de ter um controle da agenda financeira da clínica?
Como seria atender pacientes ou marcar consultas sem uma agenda? Da mesma forma que seria uma confusão para seus atendimentos, a falta de uma agenda financeira significa ausência de visibilidade das suas finanças.
Uma gestão financeira adequada garante que a clínica esteja sempre operando com um fluxo de caixa equilibrado, o que é fundamental para o sucesso do negócio.
Esse controle permite uma visão clara e detalhada das receitas e despesas da clínica, o que possibilita a tomada de decisões mais informadas e estratégicas.
Com essas informações em mãos, o gestor pode identificar despesas desnecessárias e evitar gastos excessivos, otimizando assim o uso dos recursos financeiros.
Como você já viu no artigo, o controle da agenda financeira também ajuda na gestão das contas a receber, permitindo o monitoramento do recebimento de pagamentos de pacientes e convênios médicos.
Com isso, é possível evitar a inadimplência e os atrasos de pagamento, o que é fundamental para a saúde financeira da clínica.
Medidas para manter uma agenda financeira organizada
Para garantir o sucesso da sua clínica, existem diversas medidas que podem ser adotadas para manter a gestão financeira eficiente e estratégica.
A seguir, apresentamos seis medidas importantes para manter uma agenda financeira organizada.
1. Utilize um sistema especializado em gestão financeira
Utilizar um software especializado em gestão financeira, como a solução oferecida pela iClinic, é uma excelente opção para manter a agenda financeira organizada.
Esse tipo de sistema permite o registro preciso de todas as transações financeiras, além de ajudar na gestão de contas a receber e na emissão de notas fiscais.
Esse software também permite a geração de relatórios financeiros e análises de desempenho, o que pode ser fundamental para a tomada de decisões.
Outra vantagem de utilizar um sistema especializado em gestão financeira é a possibilidade de integração com outras ferramentas utilizadas pela clínica, como o prontuário eletrônico e agendamento de pacientes.
Com isso, é possível ter uma visão completa do negócio e tomar decisões mais informadas e estratégicas.
Por fim, esse sistema também ajuda a garantir a segurança das informações financeiras da clínica, evitando problemas com a proteção de dados.
2. Mantenha os dados financeiros sempre atualizados
Um dos principais problemas na gestão financeira de clínicas médicas é a falta de atualização dos dados financeiros.
É fundamental manter todos os registros atualizados, tanto de receitas quanto de despesas, para garantir uma visão clara do fluxo de caixa da clínica.
Isso inclui manter o controle de contas a receber, contas a pagar, notas fiscais, entre outros.
Para manter os dados financeiros sempre atualizados, é importante ter uma rotina de registro diário de todas as transações financeiras.
Além disso, é fundamental manter um controle de estoque atualizado, evitando perdas e desperdícios de materiais.
3. Se atente às datas de pagamentos e recebimentos
Outro aspecto importante para manter uma agenda financeira organizada é estar atento às datas de pagamentos e recebimentos.
Isso inclui o pagamento de contas de água, luz, telefone, aluguel, salários, entre outros. Também é fundamental acompanhar de perto as datas de recebimento de pagamentos de pacientes e convênios médicos.
Para isso, é necessário manter um calendário atualizado com todas as datas importantes, e acompanhar de perto o fluxo de caixa da clínica.
Caso haja dificuldades para honrar os compromissos financeiros, é fundamental buscar soluções para equilibrar o fluxo de caixa e evitar problemas maiores.
4. Analise periodicamente as transações realizadas
A análise periódica das transações realizadas permite identificar possíveis problemas e oportunidades de melhoria na gestão financeira da clínica.
Isso inclui a análise dos custos operacionais, dos gastos com funcionários, dos investimentos realizados, entre outros aspectos.
Com essa análise, é possível identificar despesas desnecessárias e oportunidades de otimização de recursos.
A análise periódica das transações realizadas também ajuda a identificar possíveis fraudes ou erros financeiros, garantindo a integridade das informações financeiras da clínica.
Para realizar essa análise, é importante utilizar relatórios financeiros e indicadores de desempenho, como o lucro líquido, a margem de lucro e o retorno sobre o investimento.
Com esses indicadores em mãos, é possível avaliar o desempenho financeiro da clínica e identificar oportunidades de melhoria.
5. Tenha um planejamento financeiro
Ter um planejamento financeiro é fundamental para manter uma agenda financeira organizada e garantir a saúde financeira da clínica a longo prazo.
Esse planejamento deve incluir uma previsão das receitas e despesas mensais, bem como a definição de metas e objetivos financeiros para a clínica.
Para elaborar um planejamento financeiro eficiente, é importante considerar o histórico financeiro da clínica, as projeções de crescimento e as tendências do mercado.
Além disso, é fundamental ter um controle de custos eficiente e estar sempre em dia com as obrigações fiscais e tributárias.
6. Tenha clareza nas prioridades e metas da clínica
Por fim, é preciso ter clareza das prioridades e metas da clínica para manter uma agenda financeira organizada.
Isso inclui a definição de objetivos financeiros claros, bem como a priorização de investimentos e despesas de acordo com a estratégia da clínica.
Para garantir essa clareza, é importante envolver todos os membros da equipe na definição de metas e objetivos financeiros da clínica, garantindo assim o alinhamento e o comprometimento de todos.
Também é importante revisar regularmente essas metas e objetivos, adaptando-os de acordo com a evolução do mercado e as mudanças no negócio.
Saiba quais são os ralos financeiros de uma clínica e como evitá-los
Existem diversos gastos desnecessários que podem prejudicar o fluxo de caixa da clínica. Esses gastos são chamados de ralos financeiros e podem passar despercebidos pelos gestores.
A seguir, apresentamos os principais ralos financeiros de uma clínica médica e como evitá-los.
Faturamento – Reconciliação
É necessário identificar quais serviços não foram pagos pelo convênio (glosas) e quais os motivos que prejudicaram esse pagamento, para garantir que seu trabalho seja devidamente remunerado.
Para evitar esse ralo financeiro, o ideal é ter processos e relatórios sistematizados.
Um sistema de gestão é um grande aliado nesse momento, principalmente para os médicos que desejam automatizar atividades manuais e conquistar uma gestão de excelência.
Planejamento tributário
O planejamento tributário para clínicas médicas promove ganho de eficiência financeira.
Além de diminuir a carga fiscal, o planejamento tributário colabora para que não haja descuidos que podem ser interpretados, pelo fisco, como ilícitos tributários.
Planejar o pagamento de impostos juntamente com uma contabilidade especializada pode te ajudar a deduzir impostos.
Você também pode utilizar benefícios fiscais que farão toda a diferença quando declarar seu imposto de renda (IRPF), evitando assim os ralos financeiros ocultos em tributos.
Gestão de pessoas
Secretárias fazendo dupla função, falta de treinamento ou a emissão incorreta de notas fiscais pode significar grandes ralos financeiros ao final de cada mês.
Dedique tempo para gerir sua equipe e conscientizá-los sobre o uso consciente dos recursos.
Para aprender mais sobre o assunto, faça nosso curso sobre gestão de pessoas e processos em organização de saúde, com professores que são médicos empreendedores como você:
Sublocação de consultórios
Evite ser bitributado em sublocação de salas. Atualmente existem soluções inteligentes (splits de pagamentos) que evitam o pagamento duplicado de impostos.
Eliminar essa bitributação significa economia de até 40% com impostos.
Compra de materiais
A fidelidade a um único fornecedor pode se tornar um frequente ralo financeiro.
Estabeleça uma política de cotação, tornando um hábito consultar no mínimo três fornecedores diferentes para comparar valores e negociar a compra.
Dessa forma, além de mais transparência nas finanças, você terá a tranquilidade de fazer compras a preço justo e competitivo.
Negociações
Planeje negociações que podem gerar melhor custo-benefício.
Por exemplo, na compra de insumos em pequenas quantidades a custo elevado, dê preferência para compras coletivas que oferecem custos mais baixos.
Subutilização de salas
A ociosidade nos espaços da clínica ou consultório em poucos meses podem significar um grande ralo financeiro. Toda estrutura comercial tem um alto custo de utilização: aluguel, água, luz, ar condicionado, entre outros.
Evite a ociosidade alocando para médicos terceirizados salas em desuso.
Assim, além de evitar espaços vazios, você também fortalece seu networking e consegue um contato mais próximo com colegas de profissão, uma ótima forma de compartilhar experiências e discutir casos clínicos.
Desperdício de materiais
O desperdício de materiais é um dos principais ralos financeiros de uma clínica médica. Isso inclui o desperdício de medicamentos, insumos e materiais de escritório.
Para evitar esse desperdício, é importante fazer um controle rigoroso de estoque e ter uma gestão eficiente do uso dos materiais.
Além disso, é fundamental treinar os funcionários para que eles sejam responsáveis pelo uso adequado dos materiais.
Falta de controle de gastos operacionais
A falta de controle de gastos operacionais é outro ralo financeiro que pode prejudicar a saúde financeira de uma clínica médica. Isso inclui despesas com aluguel, água, luz, telefone, internet, entre outras.
Para evitar esse tipo de gasto, é importante fazer um controle rigoroso de todas as despesas operacionais e buscar sempre por alternativas mais econômicas.
Inadimplência de pacientes e convênios médicos
A inadimplência de pacientes e convênios médicos é um dos principais ralos financeiros de uma clínica médica.
Para evitar esse tipo de problema, é fundamental estabelecer uma rotina de cobrança eficiente e manter um controle rigoroso das contas a receber.
É preciso oferecer alternativas de pagamento para os pacientes e manter um bom relacionamento com os convênios médicos.
O que é um fluxo de caixa e qual a importância para uma clínica médica?
O fluxo de caixa é um instrumento de gestão financeira que tem como objetivo acompanhar as entradas e saídas de recursos financeiros de uma empresa.
Na prática, o fluxo de caixa consiste em um controle diário de todas as transações financeiras realizadas pela clínica médica, incluindo as receitas e despesas.
A importância do fluxo de caixa para uma clínica médica está em garantir uma gestão financeira eficiente e estratégica.
Com o fluxo de caixa, é possível ter uma visão clara do fluxo de recursos financeiros da clínica, identificar os períodos de maior e menor receita e planejar o uso do dinheiro de forma mais consciente e estratégica.
Além disso, o fluxo de caixa também permite o acompanhamento da inadimplência e a gestão do capital de giro, aspectos fundamentais para a saúde financeira da clínica.
Saiba como fazer seu fluxo de caixa diário com nosso vídeo:
Como gerenciar o capital de giro do seu negócio?
O capital de giro é o valor necessário para manter as atividades da clínica médica em funcionamento, incluindo os custos operacionais e as despesas fixas.
É importante ter um bom gerenciamento do capital de giro para garantir que a clínica tenha recursos suficientes para arcar com as despesas do dia a dia e manter as atividades em andamento.
Para gerenciar o capital de giro da clínica, é importante fazer um controle rigoroso das despesas, incluindo as despesas operacionais e as despesas fixas.
Outra forma de gerenciar o capital de giro é investir em tecnologias e soluções que possam reduzir custos e aumentar a eficiência operacional da clínica.
Isso inclui a utilização de softwares de gestão financeira, de prontuário eletrônico e de Telemedicina, que podem reduzir custos com papelada e processos manuais.
Por fim, é importante manter uma reserva financeira para lidar com imprevistos e situações de emergência.
Essa reserva deve ser suficiente para cobrir as despesas operacionais da clínica por alguns meses, garantindo a continuidade das atividades mesmo em momentos de crise.
Como ter um bom faturamento da clínica ou consultório?
Ter um bom faturamento é fundamental para manter a saúde financeira de uma clínica ou consultório.
Para isso, é importante adotar uma gestão eficiente e estratégica, visando a otimização de recursos e a maximização dos lucros.
A seguir, apresentamos algumas dicas para ter um bom faturamento da clínica ou consultório.
Valorize o atendimento ao paciente
O atendimento ao paciente é o coração da clínica ou consultório. É fundamental valorizar essa área para conquistar a confiança dos pacientes e aumentar o faturamento.
Para isso, é importante investir em treinamentos e capacitações para os colaboradores, visando aprimorar as habilidades de atendimento e a comunicação com os pacientes.
A clínica deve oferecer um ambiente agradável, organizado e limpo, proporcionando conforto e segurança para os pacientes.
Além disso, é fundamental ouvir o feedback dos pacientes e buscar constantemente melhorias no atendimento.
Controle de custos
O controle de custos é fundamental para garantir um faturamento saudável. A clínica ou consultório deve fazer um controle rigoroso das despesas e buscar alternativas mais econômicas sempre que possível.
Isso inclui a gestão eficiente de insumos e materiais, a otimização de processos e a redução de desperdícios.
É importante estabelecer uma política de compras eficiente, visando a obtenção de preços mais vantajosos e a garantia da qualidade dos produtos adquiridos.
A clínica deve avaliar constantemente os custos operacionais e buscar alternativas mais econômicas, como a terceirização de serviços não essenciais.
Utilize tecnologias e soluções eficientes
A utilização de tecnologias e soluções eficientes pode ajudar a otimizar os processos da clínica e aumentar a produtividade dos colaboradores.
A clínica deve investir em softwares de gestão financeira e de prontuário eletrônico, que podem reduzir os custos com papelada e processos manuais, aumentar a segurança e a eficiência na gestão dos dados.
Além disso, a utilização de ferramentas de Telemedicina pode ajudar a ampliar o alcance da clínica e atrair mais pacientes, principalmente em locais distantes ou de difícil acesso.
Tenha uma gestão financeira eficiente
Uma gestão financeira eficiente permite fazer um controle rigoroso das despesas, incluindo as despesas operacionais e as despesas fixas.
Vamos retomar as principais dicas pra melhorar essa gestão?
A clínica deve estabelecer um fluxo de caixa eficiente, visando monitorar as entradas e saídas de recursos financeiros.
É necessário ter um controle eficiente das contas a receber e a pagar, evitando atrasos e inadimplência.
Para isso, estabeleça políticas de cobrança eficientes e mantenha um bom relacionamento com os pacientes e os convênios médicos atendidos na clínica.
A clínica deve ter uma reserva financeira para lidar com imprevistos e situações de emergência, garantindo a continuidade das atividades mesmo em momentos de crise.
Por fim, é importante analisar periodicamente os resultados financeiros e fazer ajustes sempre que necessário.
Quais são os passos para fazer uma redução de custos na clínica?
Reduzir custos é fundamental para manter a saúde financeira de uma clínica ou consultório médico.
Contudo, para realizar tal tarefa, é preciso adotar uma gestão estratégica e eficiente, visando a otimização de recursos e a maximização dos lucros.
Nesse sentido, existem diversos passos que podem ser tomados para reduzir os custos na clínica.
Primeiro, é necessário identificar todos os gastos da clínica, incluindo despesas operacionais, despesas com pessoal, insumos e materiais.
É importante fazer uma análise detalhada de cada gasto, identificando os que são essenciais e os que podem ser reduzidos ou eliminados.
Em seguida, é preciso avaliar os custos variáveis, que são aqueles que podem ser reduzidos de acordo com a demanda da clínica. Isso inclui gastos com materiais, insumos e serviços terceirizados.
Deve-se, para isso, avaliar a demanda pelos serviços e produtos e buscar alternativas mais econômicas sempre que possível.
Outra medida importante é a redução dos custos fixos, aqueles que não variam de acordo com a demanda da clínica.
Para tal, é possível renegociar contratos, buscar opções mais econômicas de serviços, como planos de telefonia e internet, e reduzir o consumo de energia e água.
Investir em tecnologia é outra estratégia importante. Como mencionado anteriormente, o uso de sistemas com controle financeiro ajudam a reduzir custos com processos manuais.
A Telemedicina também é eficiente para reduzir os custos com deslocamento e infraestrutura, ampliando o alcance da clínica.
Por fim, é fundamental estabelecer metas e fazer um acompanhamento periódico.
É importante definir objetivos claros, como reduzir os custos em 10% em um determinado período, e estabelecer indicadores para medir o progresso.
O acompanhamento deve ser feito regularmente, visando avaliar o desempenho e fazer ajustes sempre que necessário.
Adotando essas medidas, a clínica pode reduzir seus custos e garantir sua sustentabilidade financeira, mantendo-se competitiva no mercado.
Conclusão sobre a agenda financeira de uma clínica
A agenda financeira é uma ferramenta essencial para garantir o controle das finanças e a tomada de decisões estratégicas.
Para isso, é fundamental ter um sistema que ajude na gestão financeira, mantendo os dados atualizados e atentando-se às datas de pagamentos e recebimentos.
É importante analisar periodicamente as transações realizadas, ter um planejamento financeiro e clareza nas prioridades e metas da clínica.
Outra medida importante é conhecer os ralos financeiros que podem afetar a clínica e adotar medidas para evitá-los.
Para garantir o sucesso financeiro da clínica, é preciso adotar medidas para redução de custos e aumentar a produtividade da equipe.
Investir em tecnologia, treinamentos e capacitações, definir processos eficientes e garantir um ambiente de trabalho agradável são algumas das estratégias que podem ser adotadas.
Com a adoção dessas medidas, é possível manter uma gestão financeira eficiente e alcançar o sucesso financeiro da clínica ou consultório médico.
