Os médicos empreendedores precisam desempenhar funções que vão além do cuidado com o paciente, por isso, é importante contar com ferramentas que facilitem as tarefas diárias, como um programa para sua clínica médica.
Um programa para a sua clínica médica reúne todas as soluções que você precisa em um único lugar, com o objetivo de facilitar e agilizar processos, melhorar a assertividade, diminuir a ocorrência de erros e custos de gestão.
Com um software médico de qualidade, é possível ter desde as funções mais básicas, como prontuário eletrônico e agenda, até relatórios e gráficos sobre o perfil dos seus pacientes.
Sendo assim, é preciso saber avaliar fatores importantes antes de escolher um programa para a sua clínica médica.
Continue lendo e descubra quais pontos você deve se atentar na hora de escolher um programa para sua clínica.
Como funciona um programa para clínicas?
Um programa para clínicas médicas é uma ferramenta capaz de automatizar muitos processos, tornando as atividades mais rápidas e tirando os profissionais de tarefas que podem ser feitas com a automação.
Dentre os recursos que mais beneficiam a gestão das clínicas e consultórios, podemos citar:
- Prontuário eletrônico;
- Agenda médica e agendamento online para pacientes;
- Controle financeiro;
- Telemedicina;
- Prescrição digital;
- Envio automatizado de lembretes e e-mails.
Um programa para clínicas médicas ajuda secretárias, recepcionistas, médicos e profissionais de saúde a resolver diversas necessidades e rotinas de trabalho.
Todas essas funcionalidades otimizam o dia a dia da clínica, com isso, há o aumento da eficiência, da produtividade, da rentabilidade, além de muitas melhorias no atendimento aos pacientes.
Quais são as vantagens de ter um programa para sua clínica médica?
Otimização do tempo e processos
Na rotina de uma clínica médica, existem diversos processos que precisam ser realizados frequentemente e são essenciais para a gestão do seu negócio.
Por exemplo, o cálculo de repasse médico, ligações de confirmação de consulta, produção de relatórios sobre as finanças da clínica, organização de ficha de pacientes, entre outros.
Todas essas atividades são importantes, porém, elas podem consumir um tempo considerável e ainda são passíveis de erros humanos.
Um software médico conta com soluções automatizadas como lembretes e confirmação de consultas, geração de relatórios financeiros e prontuário integrado à agenda e ficha de cadastro do paciente.
Ao centralizar todas as informações da clínica, desde a agenda, prontuário eletrônico até gestão financeira, será mais fácil produzir relatórios, analisar resultados e buscar por informações.
Centralização de informações em um só local
A centralização de informações é um processo que integra todas as informações necessárias para o funcionamento e gestão da clínica.
Quando se tem uma centralização de informações, a compreensão geral do contexto da clínica se torna mais facilitada.
Assim, os gestores conseguem analisar as informações de uma única vez e planejar ações e estratégias baseadas em dados e na realidade do negócio.
O acesso a dados unificados em um só lugar possibilita maior agilidade pois concentra todas as informações de que os decisores precisam, sem a necessidade de buscá-las em fontes diferentes para tomar cada decisão.
Redução de filas
Um programa de clínicas médicas também permite gerenciar os horários disponíveis de todos os profissionais, evitando horários vagos, muitas consultas marcadas ao mesmo tempo e atrasos no atendimento.
Além disso, a fluidez do processo de agendamento, confirmação e reagendamento é melhor garantida por ferramentas online.
Se você fizer tudo “à moda antiga”, verá sua secretária atendendo inúmeras ligações para reagendar uma consulta e para encontrar um espacinho na agenda.
Maior economia
Os softwares médicos, por si só, são uma ótima forma de reduzir custos em áreas que às vezes nem passam pela cabeça do médico.
Por meio dessa ferramenta, prontuários e arquivos em geral podem ser facilmente digitalizados e compartilhados entre médicos e secretárias, gerando uma grande economia de espaço e custos com papel.
Afinal, com a transição do papel para o digital, há uma considerável economia na compra de suprimentos de impressão e na contratação de serviços gráficos.
Da mesma forma, não se faz necessário adquirir móveis para armazenar documentos.
Os sistemas também promovem uma verdadeira revolução quanto a centralização de processos, permitindo uma visão objetiva e em tempo real sobre agendamentos e dados dos pacientes.
Gestão financeira
Realizar a gestão financeira da clínica apenas por meio de planilhas ou papel é um grande erro que muitos cometem.
Com os processos manuais, qualquer pequena falha ou esquecimento faz com que o saldo do caixa no final do mês fique completamente errado e é extremamente difícil saber o que aconteceu.
Se você esquecer de anotar o pagamento de um paciente, por exemplo, ou uma recepcionista digitar um zero a mais de um pedido para um fornecedor, situações bem desconfortáveis podem ser causadas.
Por isso, ao optar por um programa para sua clínica, certifique-se de que o fluxo de caixa pode ser acompanhado em tempo real.
Assim, você poderá validar os lançamentos de receita e despesas, planejar investimentos futuros e integrar o caixa ao sistema de agendamento.
Ao invés de ter informações perdidas em diferentes planilhas, você centraliza e integra seus dados em uma única plataforma que padroniza seus processos e permite redução de custos.
O software médico também deve ter uma funcionalidade voltada para a criação de relatórios financeiros, que podem ser personalizados por períodos e indicadores específicos.
Funcionalidades do programa para clínicas iClinic
Um software para clínicas médicas como o iClinic otimiza diversos processos dentro da rotina e possibilita um foco total nos pacientes, por meio de suas diversas soluções.
Reflita: a única forma do seu paciente agendar uma consulta é por meio do telefone? Melhorar a experiência de agendamento da clínica é um passo essencial para fidelizar pacientes e ganhar destaque no mercado médico.
A funcionalidade do agendamento online, por exemplo, permite que o paciente acesse todas as datas e horários disponíveis e escolha a opção que melhor atenda às suas necessidades.
Mas, depois que o paciente marcar uma consulta ele pode acabar esquecendo e faltando. Nesses casos, contar com uma automação que envie lembretes das consultas para os pacientes é muito útil.
Quando há algum problema e o paciente não puder comparecer no dia agendado, facilmente ele pode fazer um reagendamento pela própria plataforma de agendamento online.
A funcionalidade do agendamento online é integrada à agenda médica, assim, é muito mais fácil organizar seus atendimentos.
A agenda do iClinic conta com cores personalizáveis, lembretes de consulta automáticos, lista de pacientes do dia e muito mais!
Na hora da consulta, tenha mais tempo para focar no paciente com um prontuário eletrônico personalizável feito para a sua especialidade médica e acessível de qualquer lugar.
Nele, você é capaz de anexar arquivos, fotos e cópias de exames às informações do paciente.
Com esse recurso, você pode adicionar uma foto dentro do prontuário, e mostrá-la ao paciente ao lado de outra mais antiga. Dessa forma, ele pode perceber a evolução do tratamento com mais facilidade.
E, após a consulta, você consegue manter contato com o paciente? Com a ferramenta de email marketing do iClinic você consegue enviar mensagens automáticas e personalizadas para os seus pacientes.
O e-mail marketing garante um relacionamento próximo com os pacientes de forma automatizada e ainda disponibiliza vários modelos de lembretes prontos para serem personalizados e utilizados.
Ao traçar uma estratégia efetiva de e-mail marketing, seus pacientes se lembrarão de você, te indicarão para outras pessoas, e isso aumentará seu número de atendimentos e fortalecerá seu nome no mercado.
Não basta apenas oferecer um bom atendimento aos pacientes, é preciso realizar uma boa gestão da clínica. Você sabe qual é o seu lucro líquido mensal? Qual é o seu procedimento e convênio mais rentável?
Mesmo que você não saiba essas informações imediatamente, elas precisam ser facilmente calculadas e o iClinic pode te ajudar nesse processo.
Por meio da gestão financeira e dos relatórios do iClinic, você consegue perceber qual é a média de tempo dos atendimentos, quais convênios são utilizados e quais são os procedimentos mais lucrativos.
Com o iClinic, você centraliza todas as informações em um único local, como marcações de consultas, registro de profissionais, pacientes e gestão financeira.
A centralização de dados permite que seus relatórios e gráficos sejam completos e assertivos, diferentemente daqueles feitos à mão, que estão suscetíveis a erros de cálculo.
O que se atentar na hora de escolher um programa para sua clínica?
Saiba quais são seus objetivos e necessidades
Antes de escolher um programa para a sua clínica, é importante estabelecer quais são os seus objetivos e suas necessidades. Com tantas opções no mercado, será mais fácil escolher aquela que atenda às suas necessidades.
Por exemplo, se você quiser acessar os prontuários e as informações da clínica em qualquer dispositivo a qualquer momento, você deve optar por um software médico na nuvem.
Esse tipo de sistema mantém as informações salvas na nuvem e você pode acessá-las de qualquer dispositivo sem precisar estar na clínica.
Sua clínica ainda realiza os agendamentos por telefone ou WhatsApp? Que tal escolher um software médico com a função de agendamento online integrado à sua agenda médica?
Dessa forma, o próprio paciente visualiza os horários disponíveis, realiza seu agendamento e automaticamente o horário é preenchido na sua agenda sem que a sua secretária precise realizar nenhuma ação.
Além do agendamento, é possível contar com a funcionalidade de lembrete de consultas por meio de mensagens automáticas (via e-mail e SMS) para os pacientes, lembrando-os do dia da consulta.
Lembre-se de que o principal objetivo de um programa para sua clínica médica é otimizar o trabalho do médico e dos funcionários, portanto, ele deve otimizar as principais tarefas do consultório.
Considere a dificuldade de uso do software
Um software de qualidade é fácil de usar, funciona corretamente, é de fácil manutenção e mantém a integridade dos dados para evitar possíveis falhas, fora ou não, do seu controle.
Para a execução de uma tarefa qualquer em um sistema, existe uma interface na qual o usuário interage com esse programa. Quando o sistema tem um bom nível de usabilidade, a atividade acontece de forma rápida e didática.
É importante que o programa para sua clínica médica siga os seguintes requisitos:
- Facilidade de aprendizado: o sistema deve ser fácil de aprender, de forma que rapidamente sua equipe médica aprenda a utilizá-lo e explorá-lo para realizar suas tarefas;
- Eficiência de uso: o sistema deve ser eficiente a tal ponto de permitir que o usuário, tendo aprendido a interagir com ele, atinja níveis altos de produtividade na realização de suas tarefas;
- Baixa taxa de erros: em um sistema com baixa taxa de erros, o usuário é capaz de realizar tarefas sem maiores transtornos, recuperando erros, caso ocorram;
- Satisfação subjetiva: o usuário considera agradável a interação com o sistema e se sente satisfeito com ele.
Pense no custo benefício
Pode ser tentador optar por um software mais barato ou gratuito, mas essa escolha pode gerar um prejuízo enorme.
Uma versão gratuita ou extremamente barata pode não ter as atualizações constantes para proteger os dados dos pacientes conforme estabelece a LGPD.
Dessa forma, na hora de escolher um programa para a sua clínica, opte por softwares que apresentam uma boa relação custo-benefício.
Escolha um software que conte com atualizações e manutenções periódicas, e possua as funcionalidades que mais fazem sentido para o seu negócio.
Avalie a possibilidade de personalização do sistema
Um bom programa para sua clínica deve se adaptar às suas necessidades, e não o oposto. Se você quer acessar os dados do prontuário de qualquer lugar, não faz sentido ter um software instalado no seu computador.
Também é interessante que o prontuário eletrônico seja personalizável, para que você possa acrescentar informações importantes para a sua especialidade.
Com um prontuário personalizado, você consegue criar os campos e seções que deseja em sua anamnese e adaptá-lo de acordo com a sua maneira de atendimento.
Por exemplo, se você for um pediatra, pode inserir campos como curva de crescimento, peso e altura para evitar escrever manualmente as mesmas informações antes de cada atendimento.
Com um prontuário personalizado, fica mais fácil oferecer aos seus pacientes o melhor atendimento e você ganha muito em produtividade e eficiência.
Escolha um programa que auxilie na sua gestão financeira
Para que uma clínica tenha sucesso em seu desempenho, é importante que apresente uma gestão integrada. O principal ponto buscado é a união de dados, ou seja, integrar as informações para evitar a sua dispersão.
Um sistema financeiro para médicos traz vantagens não apenas à sua gestão, mas também ao relacionamento com seus pacientes e a fidelização.
Confira a seguir outras vantagens de optar por um programa para clínica médica com controle financeiro:
- Mais agilidade em sua gestão: ao inserir seus dados em um sistema e conseguir relatórios automáticos, você agiliza seus processos, pois não perde tempo ao preencher diversas planilhas;
- Centralização de informações: com um sistema você analisa todas as informações de maneira clara e simples devido ao histórico completo;
- Maior entendimento da situação do seu negócio: um sistema de qualidade permite que você entenda pontos positivos da sua empresa, como quais são os melhores procedimentos ou convênios, além de pontos de melhoria;
- Mais tempo para focar no paciente: com o tempo ganho ao inserir os dados de forma rápida no sistema e conseguir gerar gráficos e relatórios automáticos, você consegue focar mais em seu paciente, o que, por consequência, gera mais fidelização;
- Controle financeiro: ao entender quais são seus gastos, você descobre o que é ou não necessário, o que pode ser eliminado ou reduzido.
Como você viu, é possível descobrir facilmente quais procedimentos são os mais rentáveis para a clínica, quais trazem prejuízos, qual convênio traz mais pacientes para você e muito mais.
Com esses relatórios automáticos fica muito mais fácil tomar as melhores decisões para aumentar o lucro, alavancar a produtividade e garantir o bem estar financeiro da clínica.
Verifique onde as informações ficarão armazenadas
É possível encontrar dois principais tipos programas para clínicas médicas, os softwares instalados e softwares com armazenamento na nuvem.
Os sistemas médicos instalados exigem computadores com configurações específicas e o software só funciona no computador onde foi instalado.
Enquanto isso, o armazenamento em nuvem permite a usuários e empresas armazenar, manter e acessar dados via internet.
O armazenamento em nuvem te livra do risco da máquina ficar lenta ou de perder arquivos importantes.
Ele também garante a segurança dos dados dos seus pacientes e o acesso de qualquer lugar a partir de qualquer aparelho eletrônico que se conecte à internet.
Além disso, todos os dados podem ser acessados somente com sua senha, garantindo ainda mais privacidade.
Por isso, ao optar por um programa para sua clínica médica, escolha uma opção com armazenamento na nuvem.
Verifique se as funcionalidades geram uma boa experiência e relacionamento com o paciente
Muitas funcionalidades de um programa para clínicas médicas interferem diretamente na experiência do paciente.
Por exemplo, a funcionalidade do agendamento online deve ser fácil de utilizar por qualquer pessoa que deseje marcar uma consulta.
Um sistema de agendamento confuso e com muitas etapas pode atrapalhar a experiência do paciente, fazendo com que o mesmo desista do agendamento.
Outro fator importante que deve ser considerado é se o sistema envia lembretes de consultas para os pacientes agendados, pois o principal motivo de faltas de pacientes é esquecer da consulta.
Por isso, seu software precisa ser eficiente tanto no agendamento, quanto em lembrar automaticamente os pacientes sobre os agendamentos, diminuindo, assim, o risco de faltas.
Depois da consulta é importante manter um relacionamento com o paciente.
O e-mail marketing também é responsável pela fidelização e por otimizar a jornada do paciente desde a procura por um profissional, até o pós-consulta.
O envio de e-mails informativos é uma forma de mostrar ao seu paciente o quanto você tem conhecimento sobre determinado assunto e como você pode ajudá-lo a resolver o problema em questão.
Com todas as facilidades do e-mail marketing, você melhora seu marketing médico e tem a chance de mostrar aos pacientes que seu cuidado vai muito além da consulta.
Esse diferencial com certeza fará uma enorme diferença. Afinal, todos gostam de ser lembrados e cuidados.
Baixe gratuitamente nosso eBook sobre a jornada do paciente e saiba como melhorar a experiência dele em cada momento de interação com a marca da sua clínica.
Se atente ao suporte
Um software médico é a melhor ferramenta para proporcionar praticidade no dia a dia da sua clínica.
Porém, dúvidas podem surgir a qualquer momento, então ter um suporte rápido e determinado em te ajudar é um fator essencial na hora de escolher o melhor.
Coloque como prioridade que o software escolhido tenha no mínimo três meios de comunicação com o suporte, buscando sempre os que possuem chat dentro do sistema, telefone e e-mail.
Um bom suporte deve te ajudar no esclarecimento de dúvidas e na execução passo a passo do software.
Além disso, deve fornecer explicações sobre atualização de versões e compilações, configurações do sistema e usabilidade, se colocando sempre disponível para sugestões de melhorias.
Conclusão
Com o uso de um programa para sua clínica médica, tanto você quanto os seus colaboradores podem otimizar melhor o seu tempo e oferecer um melhor atendimento aos pacientes.
Afinal, essa ferramenta permite focar a energia em atividades que realmente precisam de maior dedicação, enquanto automatiza tarefas burocráticas e repetitivas.
O resultado de um sistema médico é o aumento da produtividade e proatividade de toda a clínica.