Como otimizar seu tempo no consultório?

Como otimizar seu tempo no consultório?

Leia em 6 min.

Muitos médicos possuem o desejo de otimizar seu tempo, conquistar mais agilidade e, consequentemente, se organizar melhor no consultório. Confira aqui como conquistar tudo isso com nossas 7 dicas.

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Atualmente, a rotina de todas as pessoas fica cada vez mais corrida, e temos a impressão que ninguém tem tempo para nada. Na verdade, o sentimento é que falta muito tempo para realizar todas as atividades necessárias do dia.

Segundo uma pesquisa divulgada na Administradores, 62% dos brasileiros são afetados pela falta de tempo, principalmente por conta de fatores como excesso de atividades no dia a dia.

Com os profissionais de saúde, essa falta de tempo é ainda mais evidente, principalmente para aqueles que, além de atender pacientes, também administram seu próprio consultório. 

Porém, existem diversas formas de otimizar seu tempo, conseguir ser mais produtivo e ter mais agilidade no dia a dia. Pensando em te ajudar nesses aspectos, trazemos as principais delas neste artigo. Acompanhe e descubra!

7 dicas que irão otimizar seu tempo no consultório de forma excelente

Todo mundo gostaria de ter mais tempo para conseguir fazer tudo que deseja, e os profissionais de saúde também têm esse sentimento. Porém, ao invés de desejar mais tempo, é preciso pensar em como realizar mais atividades utilizando o tempo disponível.

Você pode começar esse processo fazendo algumas perguntas básicas.

  • Eu tenho de fato uma boa organização, ou realizo tarefas sem planejamento?
  • Eu estou constantemente cansado e lotado de responsabilidades?
  • Eu faço muitos trabalhos repetitivos e manuais?

Se a maior parte dessas respostas é positiva, fique calmo: a seguir iremos trazer 7 práticas que irão te ajudar nesses aspectos.

1. Tenha uma organização incrível

Quando falamos em ter uma organização incrível, falávamos sobre literalmente todos os aspectos da sua vida. Sua vida pessoal precisa estar organizada, assim como a rotina no consultório.

Organização não é apenas ter uma agenda com todos os seus compromissos marcados. Ela também envolve processos como planejamento, centralização de informações e, no caso do seu consultório, objetivos bem definidos.

Imagine que na sua semana, além de atender pacientes, você também precisa realizar tarefas administrativas e cuidar dos seus filhos. Realmente são muitas tarefas, não é mesmo?

Tenha uma agenda em que você terá tudo registrado: horário da escola do seu filho, consultas e horários de estudo. Inclusive, reserve horários nos dias da semana para a gestão do seu consultório.

Assim fica mais fácil poder realizar tudo com calma, pois você sabe que cada tarefa tem seu horário, e não fica com aquele sentimento de ansiedade: “tenho muita coisa pra fazer e o tempo está passando rapidamente.”

Conte com a organização para otimizar seu tempo

Além disso, você também precisa planejar toda a gestão do seu consultório. Em quais dias eu preciso pagar as despesas do imóvel? Quando devo fazer o repasse médico? Como mantenho o espaço organizado ao longo da semana?

Pense em todas as atividades que você precisa realizar, e faça um planejamento detalhado de como fazê-las da melhor forma. Contar com a ajuda de um colega também é uma ótima dica.

2. Foco total nas atividades

Agora que você organizou todas as suas atividades, o próximo passo é ter foco total em cada uma delas.

Se você está realizando um cálculo de repasse e pensando que daqui uma hora precisa atender um paciente, sua atenção está distribuída em diferentes focos, o que pode fazer com que você cometa um erro ou demore mais tempo do que o normal.

Com uma boa concentração, você consegue realizar sua tarefa em menos tempo, conquistando mais agilidade.

Também é fundamental que você não deixe para depois as atividades que pode realizar agora, principalmente caso tenha um tempinho extra. Acumular responsabilidades afeta diretamente sua organização, e até mesmo promove ansiedade, por isso, esteja sempre atento.

3. Utilize aplicativos de gestão

Existem diversos aplicativos de gestão que você pode baixar no seu smartphone para auxiliá-lo na sua organização e otimização de tempo.

Dê uma olhada em três aplicativos gratuitos que recomendamos para os profissionais de saúde:

  • Asana: disponível em versão desktop, Android e iOS, o Asana possui uma versão gratuita e paga. Na versão gratuita, você pode criar tarefas e visualizá-las em formato de calendário ou dia inteiro. Além disso, você pode criar subtarefas, atividades que precisam ser feitas para que uma tarefa principal seja completamente finalizada;
  • Trello: o Trello é a plataforma ideal para organizar suas atividades em equipe, mas você também pode usá-lo para gerir sua vida pessoal. Disponível para Android, notebooks e iOS, o Trello também é gratuito;
  • Evernote: com o principal objetivo de guardar informações essenciais do seu dia a dia, o Evernote permite que você centralize diversos documentos, anotações, e mantenha um histórico completo de tudo que desejar. Ele também possui versão desktop, iOS e Android.

Com ajuda de aplicativos eficientes, otimizar seu tempo fica ainda mais fácil.

4. Otimize processos manuais 

Sabemos que, na rotina de um consultório, existem diversos processos manuais que precisam ser realizados frequentemente, e são essenciais para a gestão do seu negócio.

Podemos citar processos como cálculo de repasse médico, ligações de confirmação de consulta, produção de relatórios sobre as finanças da clínica, organização de ficha de pacientes, entre outros.

É fato que todas essas atividades são importantes, porém, elas podem consumir um tempo considerável, o que as tornam cansativas. E existem formas de torná-las automáticas.

Você pode, por exemplo, criar uma planilha e configurar cálculos automáticos, contratar um serviço de confirmação de consulta por SMS, e até mesmo obter um software médico – tópico que ainda abordaremos neste conteúdo.

Use processos para otimizar seu tempo

5. Faça a gestão financeira do consultório

Nós já falamos que organização é fundamental, mas é importante enfatizar sobre a gestão financeira, pois ela é uma grande responsável pelo consumo de tempo dos administradores de clínica.

Para garantir o bom funcionamento do seu consultório, o financeiro precisa estar organizado e proporcionando lucros. Porém, apesar de muitos médicos saberem disso, ainda cometem alguns erros, como por exemplo juntar despesas pessoais com as despesas do consultório

Por isso, é fundamental que você planeje toda a gestão financeira do consultório, e não tenha receios em contar com a ajuda de um especialista, como um contador.

Com uma gestão financeira de excelência, você pode até mesmo economizar recursos e investi-los em estratégias, como marketing médico ou compra de equipamentos de última geração.

6. Não fique sobrecarregado 

Você se sente constantemente cansado, e ainda sim nunca tem tempo pra descansar?

Se a resposta é afirmativa, a primeira coisa que você precisa fazer é descansar. Esqueça essa história de não ter tempo, coloque sua saúde em primeiro lugar, e tenha um momento para se cuidar. 

Realizar atividades estando cansado pode prolongar o tempo que as tarefas demandarim, e você não investe todo o foco e empenho que normalmente investiria.

Além de atrasar outros compromissos, você entra em um ciclo infinito de nunca ter tempo para descansar e acumular de atividades. Quebre esse ciclo agora, e junte energias para otimizar seu tempo no futuro.

E não se esqueça que você pode pedir ajuda dos seus amigos e colaboradores do consultório. Todas as atividades precisam ser feitas por você, ou alguma tarefa pode ser realizada por outra pessoa? 

7. Conte com a ajuda de um software médico

Como já mencionamos anteriormente no artigo, contar com um software médico pode ser uma ótima estratégia se você busca otimizar o tempo no seu consultório.

Um software médico é desenvolvido exclusivamente para profissionais de saúde, e alguns sistemas foram construídos pensando em toda a gestão do negócio, contendo funcionalidades como controle financeiro e marketing.

Além disso, ter um sistema que centraliza todas as informações do consultório, desde a agenda, prontuário eletrônico até gestão financeira, facilita muito na produção de relatórios, análise de resultados e busca por informações.

Você também pode procurar por um software que otimize processos, como confirmações de consultas e envio de e-mails. O importante é que você escolha um sistema que irá te ajudar, de fato, a otimizar tempo e controlar melhor seu dia a dia.

A pediatra Adriana Tonelli, por exemplo, conseguiu alcançar esse objetivo com a ajuda de um sistema. 

“Eu sempre indico para colegas de profissão que ainda estão no papel. Eu falo que o papel é passado, hoje em dia tudo é digitalizado, pois traz facilidade e rapidez, além de tornar o atendimento mais profissional. Os pacientes gostam da prescrição digital e dos lembretes de consulta. Estou bem satisfeita.”

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Gostou das dicas do artigo? Já utilizava algumas delas na sua rotina? Conte pra gente aqui embaixo nos comentários. 🙂


Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo e estudante de Letras na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.