Como implementar a marcação de consultas médicas online no consultório?

Um sistema de marcação de consultas médicas online possibilita a marcação de consultas pelos próprios pacientes. Desse modo, os pacientes ganham autonomia para marcar as próprias consultas, sem depender do horário comercial ou da disponibilidade da recepção. 

Para os consultórios médicos, as maiores vantagens são o aumento da produtividade e a redução de custos.

Nas últimas décadas, a medicina vem se tornando cada vez mais online. Para os pacientes, muitas dessas mudanças são positivas, possibilitando um melhor acesso aos médicos por meio de soluções como a marcação de consultas médicas online.

Os sistemas de marcação de consultas médicas online são ferramentas que permitem que os pacientes reservem, de forma conveniente e segura, seus compromissos e reservas online por meio de qualquer dispositivo conectado à internet.

Não utilizar o agendamento online pode representar desperdício de tempo em sua clínica, portanto. Além disso, os pacientes podem buscar e optar por este sistema em outras instituições caso a sua não o ofereça.

Como funciona a marcação de consultas médicas online?

A marcação de consultas médicas online funciona por meio de uma plataforma de agendamento online. 

O processo de agendamento online é mais simples e não requer que o paciente ligue para a clínica. 

Os pacientes conseguem pesquisar por profissionais de saúde, visualizar os dias e horários disponíveis e fazer o agendamento por conta própria, inclusive aos finais de semana e feriados, ganhando autonomia e praticidade. 

Assim, o próprio paciente realiza a marcação da consulta no horário que melhor atende suas necessidades de forma totalmente automatizada. 

Para isso, basta que o paciente informe seus dados de contato e algumas informações pessoais para que a ferramenta realize o atendimento. Uma vez que o paciente agenda o atendimento, a agenda do médico é atualizada e aquele horário se torna indisponível para outro paciente. 

O crescimento da Telemedicina no Brasil

A Dasa, rede de saúde integrada do Brasil, divulgou que no primeiro bimestre de 2022 a procura pelo serviço de Telemedicina aumentou 226% em comparação ao mesmo período de 2021. 

Comparando os dados do segundo semestre de 2021 ao mesmo período de 2020, o crescimento do uso do serviço foi de 141%, considerando todos os tipos de atendimento. 

Quando a Telemedicina foi regulamentada no Brasil, ela visava atender a demanda dos atendimentos dos pacientes que apresentavam questões urgentes e de baixa complexidade como tosse, resfriado e sintomas de Covid-19. 

Hoje, a Telemedicina se mostrou uma grande aliada no tratamento de doenças crônicas ou na terapia de saúde comportamental contínua, evitando deslocamentos desnecessários até a clínica médica. 

O que dizem os conselhos profissionais sobre a Teleconsulta?

Em 2020, a Telemedicina foi regulamentada pelo Governo Federal, pela Lei nº 13.989/20. 

O Conselho Federal de Medicina (CFM) divulgou no dia 04 de maio de 2022 a Resolução nº 2.314/2022 que define e regulamenta a Telemedicina no Brasil, como forma de serviços médicos mediados por tecnologias e comunicação.

A atual resolução do CFM define sete modalidades de procedimentos a distância que poderão ser realizados no Brasil. Entre eles:

• Teleconsulta: é a consulta médica tradicional, mas que é realizada de forma remota, por meio de canais digitais;
• Teleinterconsulta: uma conversa remota entre médicos para discutir questões relativas a um diagnóstico ou estado de saúde de um paciente, sem a presença dele;
• Telediagnóstico: é a transmissão de diagnósticos e resultados de exames através de plataformas digitais;
• Telemonitoramento: acompanhamento da evolução de um quadro clínico de um paciente, de forma remota;
• Teletriagem: a triagem ambulatorial ou hospitalar do paciente remotamente para direcioná-lo para o melhor atendimento;
• Telecirurgia: é a realização de procedimento cirúrgico a distância, com utilização de equipamento robótico;
• Teleconsultoria: é uma consulta feita entre profissionais da saúde para estabelecer protocolos e procedimentos.

De acordo com o CFM, a norma assegura ao médico devidamente inscrito nos Conselhos Regionais de Medicina a autonomia de decidir se utiliza ou recusa a Telemedicina, indicando o atendimento presencial sempre que entender que seja necessário.

Benefícios da marcação de consultas médicas online

Maior flexibilidade de horários

Ao oferecer a opção de marcação de consultas médicas online, você oferece ao paciente a possibilidade de visualizar a agenda completa e os horários disponíveis em cada dia para fazer a marcação no momento mais oportuno para ele.

A partir do momento em que o paciente pode visualizar em uma tela os horários disponíveis, ele rapidamente seleciona aquele que mais se encaixa à sua necessidade. 

Isso confere ao paciente maior liberdade no momento da marcação. Além disso, oferecendo o agendamento online de consulta, a clínica está sempre disponível, dando liberdade para o paciente fazer a marcação a qualquer dia e horário.  

Então, seja em finais de semana, durante a noite, em períodos de férias ou até mesmo em feriados, é possível que os pacientes acessem a agenda e façam a marcação da consulta de acordo com os horários disponíveis naquele momento. 

Maior conforto para o profissional e o paciente

A recepção é, junto do consultório, uma das partes mais importantes dentro de uma clínica. É nela que ficam os responsáveis pelo atendimento ao paciente — peça fundamental para o funcionamento da clínica. 

Ao adotar o marcação de consultas médicas online na sua clínica você consegue melhorar a rotina da recepção. Pois, ao disponibilizar ao paciente a ferramenta de marcar consultas online, esse trabalho sai das mãos da recepcionista, que pode focar em outras tarefas. 

Sem mais precisar encaixar pacientes na agenda, a recepção pode focar no atendimento presencial dentro da clínica, por exemplo. 

Em relação ao paciente, pode ser estressante para o mesmo realizar uma ligação para a clínica, pois ele precisa esperar um horário comercial ele pode ter o desgaste de ter que ligar várias vezes e deparar com o número ocupado ou esperar ser atendido pela secretária, entre outros.

Economia financeira e de tempo

A economia financeira se dá pelo aumento da produtividade dos colaboradores que ficam mais disponíveis para realizar diversas atividades além de atender o telefone. 

Por exemplo, a recepção pode focar no atendimento presencial dos pacientes, realizar tarefas administrativas e de gestão financeira. 

Além disso, não há necessidade de contratar mais funcionários para suprir a demanda, uma vez que há maior produtividade dos colaboradores já existentes.

Outra vantagem é que ao marcar consultas online é a redução no número de faltas, ao utilizar um sistema online de agendamento, é possível, junto a ele, utilizar um sistema de confirmação de consultas. 

Maior privacidade

Uma das principais vantagens de um software de agendamento online é a segurança e a privacidade. 

Com sistema online de agendamento as informações dos pacientes ficam armazenadas na nuvem e não em papéis ou planilhas do excel, que podem se perder e ser acessadas por pessoas não autorizadas.

Na nuvem, as informações trafegadas são criptografadas. O que quer dizer que só será possível identificar o que foi armazenado por meio de determinado código. Dessa forma, é quase impossível perder ou roubar qualquer informação.

Isso confere uma maior privacidade aos dados dos pacientes e a partir do momento que você conta com medidas de segurança de alta qualidade, como aquelas previstas na LGPD e presentes em softwares médicos, você aumenta seu respaldo jurídico.

Como começar o atendimento online? O que é necessário?

Formas de tornar a Teleconsulta mais humanizada

Confira abaixo as principais formas de tornar a Teleconsulta mais humanizada: 

1. Prepare o ambiente de atendimento: é importante que haja privacidade e silêncio no local, além de boa iluminação e conexão adequada com a internet. O ambiente é importante para transmitir profissionalismo e confiança ao paciente, que deve ver o local com o mesmo nível de satisfação que um consultório;
2. Informe sobre as limitações da Teleconsulta: por lei, o médico deve informar no início da Teleconsulta quais as limitações deste canal. Essa exigência pode ser vista como uma forma de ser honesto com o paciente, o que também faz parte da humanização do atendimento em saúde;
3. Tenha uma comunicação clara e empática: é importante que o médico evite elementos não-verbais durante o atendimento, o que pode dificultar a compreensão, e fale de forma acessível, evitando terminologias técnicas que podem ser ainda mais difíceis na Teleconsulta;
4. Coloque-se à disposição para esclarecer dúvidas: essa prática é importante para que o paciente se sinta mais acolhido na consulta e não encerre o atendimento sem que todas as informações estejam claras, o que poderia prejudicar o diagnóstico ou tratamento;
5. Reduza possíveis distrações: seja por outras pessoas que dividem o mesmo espaço que você ou por notificações e ligações, é importante que o profissional reduza ao máximo esse tipo de interferência, pois ela prejudica a experiência do paciente;
6. Tenha calma com o domínio tecnológico do paciente: muitos brasileiros ainda não estão familiarizados com novas tecnologias, por isso é importante ter calma e paciência nesse momento, de forma que o paciente não se sinta pressionado ou acuado por entender menos das ferramentas digitais;
7. Preocupe-se com a segurança dos dados do paciente: os médicos devem conhecer essas regras e utilizar sistemas para clínicas para que a ferramenta de Teleconsulta resguarde as informações dos pacientes de acordo com a lei;
8. Invista seu tempo em conhecer mais sobre a Telemedicina e tecnologia: é importante que o médico busque conhecer mais sobre a Telemedicina e se dedique a conhecer mais a tecnologia que utiliza nos atendimentos e outras opções, verificando recursos, usabilidade para o paciente, estabilidade da conexão, políticas de privacidade e outros fatores.

Definição dos valores da sua Teleconsulta

Confira abaixo o passo a passo completo para estabelecer o preço da Teleconsulta:

1. Mapeie todas as suas despesas

Considere quais são os custos fixos da sua Teleconsulta, entre eles podemos citar:

• Aluguel do local da Teleconsulta (considere onde você irá atender seus pacientes a distância, como casa, coworking médico, ou consultório);
• Despesas com a manutenção do espaço (custos com limpeza, contas de água, telefone, internet, entre outros);
• Impostos;
• Salário da equipe de colaboradores, caso tenha uma;
• Certificação digital da prescrição eletrônica;
• Equipamentos médicos e ferramentas de gestão, como softwares médicos.

2. Pesquise informações sobre pacientes

Conhecer seu público-alvo e suas Buyers Personas (perfis de pacientes ideais) é um processo fundamental que não deve ser deixado de lado, principalmente durante sua gestão financeira.

Para definir o preço da Teleconsulta você também deve conhecer seu público-alvo e suas Buyers Personas, para isso responda às seguintes perguntas:

• Quais são as principais características dos seus pacientes?
• Por que eles estão procurando seu serviço médico?
• Quais são suas expectativas em relação à Teleconsulta?
• Quanto eles podem pagar pela Teleconsulta?
• Por quais diferenciais eles são atraídos?

Assim, você consegue descobrir a renda média do seu público-alvo, suas principais necessidades, e qual valor eles estão dispostos a pagar na Teleconsulta.

3. Estabeleça sua margem de lucro

Sem lucro, é muito difícil sustentar um negócio, pagar bons salários aos talentos ou investir em campanhas de marketing fora do lugar-comum. Se a margem de lucro for muito baixa ou inexistente, a clínica pode estar em maus bocados. 

Uma clínica médica deve ter uma margem de lucro significativa, pois é isso que gera potencial de crescimento e saúde financeira para a clínica.

Baixe gratuitamente nossa planilha de precificação de consulta médica para fazer esse cálculo de forma automática.

4. Faça uma pesquisa de concorrência

Responda às seguintes perguntas:

• Quem é a sua concorrência? Considere os profissionais da sua especialidade, assim como outros estabelecimentos médicos;
• Em quais regiões sua concorrência está?
• Qual é o preço de suas Teleconsultas?
• Quais são seus diferenciais?

Assim, você conhece melhor seus concorrentes, e pode divulgar com mais assertividade as vantagens que te diferenciam dos outros profissionais.

5. Considere o investimento da sua plataforma de Teleconsulta

Use uma ferramenta de telecomunicação adequada para Teleconsulta, que tenha a infraestrutura tecnológica apropriada e normas técnicas relevantes.

Para assegurar o sigilo médico no relacionamento com o paciente, nos cuidados prestados pela Telemedicina, os dados e imagens do paciente contidos no prontuário médico devem ser preservados.

Além disso, segurança, garantias de tratamento, integridade, autenticidade, confidencialidade, privacidade e sigilo profissional das informações devem estar de acordo com a lei (LGPD) e as normas CFM.

Se você conta com um software médico que, além de permitir o atendimento a distância, também conta com um prontuário eletrônico, agenda online, marketing, entre outros, seus atendimentos já possuem ótimos diferenciais.

Por isso, ao definir o preço da Teleconsulta, pense nos benefícios do seu atendimento remoto, como o nível da segurança dos dados médicos.

Boas práticas para uma consulta online

Para garantir a qualidade do seu atendimento na consulta online, é necessário seguir algumas boas práticas, entre elas:

1. Tenha uma boa webcam e microfone: se você não tem uma webcam, o ideal é que você adquira uma semiprofissional ou profissional, pois a qualidade da imagem é maior. Também é essencial que você adquira um bom fone de ouvido com microfone, para poder escutar seu paciente com clareza, e falar sem nenhum ruído;
2. Escolha um local profissional: um local profissional não precisa ser necessariamente o seu consultório. Porém, é importante que caso esteja em outro ambiente, como a sua casa, você tenha um espaço próprio para as suas consultas;
3. Fique atento a sua iluminação: para as suas consultas onlines, busque locais naturalmente iluminados, ou que tenham uma fonte de luz artificial. Evite ficar de costas para a luz, porque isso prejudica a qualidade da sua imagem, e pode gerar desconforto para o paciente;
4. Entre na consulta online antes do horário marcado: é recomendável que você entre na Teleconsulta antes do horário agendado. Ao entrar com alguns minutos de antecedência, você pode verificar sua conexão com a internet, e fechar qualquer aba do navegador que seja desnecessário, para evitar distrações;
5. Facilite a experiência da consulta online para seus pacientes: você pode tranquilizá-los enviando um tutorial sobre como entrar na consulta online ou usar sua presença online para enviar conteúdos educativos que irão auxiliá-los mesmo quando não estiverem em um atendimento;
6. Continue se atualizando sobre as consultas onlines: novas técnicas e inovações tecnológicas surgem a todo momento, por isso você deve estar constantemente estudando e pesquisando novas tecnologias para se manter atualizado;
7. Utilize uma plataforma de Teleconsulta segura: para assegurar a proteção de dados dos seus pacientes, os profissionais de saúde estão buscando softwares médicos seguros, que tenham todas as medidas de segurança necessárias.

Como escolher a plataforma de Telemedicina ideal para você?

Confira agora alguns critérios essenciais na hora de contratar uma boa plataforma de Telemedicina:

1. Segurança de dados

O primeiro critério para se escolher uma plataforma de Telemedicina com certeza deve ser a segurança de dados. Empresas que não cuidarem dos dados dos pacientes e violarem a LGPD correm o risco de serem multadas em até 50 milhões de reais.

Por isso, antes de contratar um sistema médico, é importante responder a algumas perguntas, como:

• O sistema segue a recomendação do CFM e da LGPD?
• A transação de dados é protegida por criptografia?
• O sistema é armazenado na nuvem em servidores seguros?
• É possível realizar a gravação das Teleconsultas no prontuário?
• É possível adicionar a assinatura digital ao sistema?
• A ferramenta de Teleconsulta envia um termo de consentimento para os pacientes?

2. Integração com outras funcionalidades

A plataforma de Telemedicina possui integração com outras funcionalidades, como prontuário e prescrição eletrônica, agenda médica online e gestão financeira?

A grande vantagem dessa integração é a centralização das informações, já que você não precisará atender seu paciente em uma plataforma e preencher as informações dele em outra.

Com um sistema integrado a outras funcionalidades importantes para sua clínica, seus atendimentos ficam mais produtivos e sua rotina mais ágil.

3. Facilidade de uso e recursos

Na plataforma de Telemedicina é possível gravar uma Teleconsulta e salvar no prontuário? Você consegue compartilhar sua tela com seus pacientes?

Ao gravar uma Teleconsulta diretamente no prontuário eletrônico, por exemplo, você consegue revisitar aquele atendimento e anotar pontos cruciais que talvez tenha esquecido.

Além disso, você terá mais respaldo jurídico, já que todas as informações ficarão anexadas ao prontuário do paciente, um documento que deve ser inalterável após a finalização do atendimento.

4. Envio de termo de consentimento para os pacientes

O envio de um termo de consentimento para atendimentos feitos por Telemedicina serve tanto para fornecer mais segurança aos pacientes como para sua própria clínica.

Isso porque, quando o paciente assina, ele está concordando com todo o conteúdo daquele documento e também obtendo mais transparência sobre como aquela consulta será realizada.

5. Lembretes de consulta

Ao enviar um lembrete de consulta para seu paciente, você garante que ele irá se lembrar e também mostra um cuidado diferenciado que com certeza contribui com a fidelização.

Por isso, ao escolher uma plataforma de Telemedicina, garanta que ela tenha essa função e que o link da Teleconsulta também possa ser enviado.

Dúvidas frequentes sobre a Telemedicina

Confira abaixo as dúvidas frequentes sobre a Telemedicina: 

1. Os planos de saúde cobrem os atendimentos a distância?

Sim! De acordo com a nota técnica da ANS, os atendimentos realizados por meio da Telemedicina são de cobertura obrigatória pelos planos de saúde, pelo menos durante a ESPIN (Emergência em Saúde Pública de Importância Nacional).

Como a ANS reconhece a Telemedicina como uma modalidade de consulta, ela não exige alteração contratual entre os planos de saúde e seus participantes.

2. Quais especialidades conseguem utilizar a Telemedicina?

Todas as especialidades médicas conseguem utilizar a Telemedicina.

3. É recomendável gravar as Teleconsultas?

Algumas instituições e advogados recomendam que as Teleconsultas sejam gravadas, para a segurança dos pacientes, e para a proteção jurídica dos médicos.

As gravações podem ajudá-los em casos delicados, como em processos judiciais.

Caso você deseje gravar as consultas, você pode se recusar a atender um paciente que não permite as gravações, mas o ideal é sempre contar com a ajuda de um advogado especializado na área da saúde.

4. Posso prescrever medicamentos e atestados médicos?

Sim! Com uma assinatura digital, você consegue prescrever medicamentos e elaborar atestados com validade jurídica, sem nenhuma complicação.

Por meio da criptografia assimétrica, a farmácia consegue verificar se a prescrição médica  não foi adulterada, e se foi de fato, você quem a assinou.

Conclusão

Toda clínica de destaque deve buscar maneiras de inovar e entregar um serviço de excelência cada vez melhor para seus pacientes. 

E o agendamento online é uma das formas mais inovadoras dos pacientes se relacionarem com médicos e marcarem suas consultas de forma independente, e é cada vez mais essencial nos consultórios.

Quando você não possui um serviço como o agendamento online, o próprio recepcionista precisa agendar e confirmar as consultas manualmente, seja por SMS ou telefone.

É muito tempo e investimento com ligações perdidas desnecessariamente.

Utilizando o agendamento online, o próprio paciente agenda sua consulta, ou a cancela, sem precisar entrar em contato com a clínica.