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11 passos para ter excelência na gestão financeira de clínicas e consultórios!

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A gestão financeira é uma das áreas mais importantes dentro de uma clínica ou consultório. 

Afinal, sem um controle adequado das finanças, fica difícil garantir a saúde financeira do negócio e realizar investimentos para aprimorar a qualidade dos serviços prestados aos pacientes.

Nesse sentido, é fundamental que os gestores de clínicas e consultórios estejam atentos a uma série de cuidados e procedimentos que visam otimizar a gestão financeira do negócio. 

Isso vai desde a organização das contas a pagar e a receber, até o planejamento estratégico de longo prazo. A gestão financeira é um fator determinante para o sucesso da clínica ou consultório.

Pensando nisso, neste artigo apresentamos 11 passos essenciais para que você tenha excelência na gestão financeira de clínicas e consultórios. 

Com essas dicas, você poderá aprimorar seus processos financeiros e alcançar resultados ainda mais positivos em sua empresa. 

Continue lendo para saber mais!

O que é gestão financeira de clínicas e consultórios?

A gestão financeira de clínicas e consultórios se refere ao conjunto de ações e estratégias utilizadas para gerenciar e controlar os recursos financeiros de uma empresa na área da saúde. 

A partir dessa gestão, é possível ter uma visão clara do fluxo de entrada e saída de recursos, além de identificar pontos críticos e oportunidades de melhorias para o negócio.

Essa gestão envolve atividades como controle de contas a pagar e a receber, gestão de fluxo de caixa, definição de metas e objetivos financeiros, análise de indicadores financeiros, planejamento estratégico, entre outras. 

A gestão financeira é uma área essencial para o sucesso de clínicas e consultórios, já que é por meio dela que é possível garantir a estabilidade financeira do negócio e planejar o crescimento sustentável da empresa.

É importante ressaltar que a gestão financeira de clínicas e consultórios requer conhecimentos específicos sobre finanças e contabilidade, além de habilidades em planejamento e gestão de negócios. 

É necessário, portanto, contar com profissionais qualificados e estratégias eficientes para garantir a excelência na gestão financeira do negócio. 

Nesse sentido, contar com tecnologias e ferramentas específicas pode ser um grande diferencial na gestão financeira, tornando o processo mais eficiente e preciso.

A importância de planejar as finanças do consultório ou clínica

Planejar as finanças do consultório é essencial para manter a saúde financeira do negócio e garantir que as metas e objetivos sejam alcançados. 

O planejamento financeiro consiste em definir estratégias e ações para controlar as finanças, desde o planejamento de gastos e investimentos até a organização das receitas e despesas do negócio.

Ao planejar as finanças do consultório, é possível controlar as contas a pagar e a receber, identificar as necessidades de investimento e elaborar um fluxo de caixa eficiente, evitando problemas financeiros.

Além disso, o planejamento financeiro permite uma visão clara dos resultados do negócio, permitindo que o gestor tome decisões estratégicas de forma mais consciente e embasada.

Um dos principais benefícios do planejamento financeiro é a possibilidade de identificar oportunidades de investimento e crescimento. 

Com uma visão clara das finanças, é possível avaliar o desempenho da empresa, identificar pontos fortes e fracos, elaborar estratégias para expandir o negócio e aumentar a rentabilidade.

Principais vantagens da gestão financeira de clínicas e consultórios

O livro Empreendedorismo: gestão financeira para micro e pequenas empresas mostra com clareza qual é a importância de um bom planejamento.

“Não é regra, mas as micro e pequenas empresas não se organizam nem se estruturam de maneira eficiente e adequada. […] o sucesso do negócio depende, sobretudo, de um bom planejamento financeiro ou de uma boa administração financeira. Embora qualquer negócio ofereça riscos, é possível prevenir-se contra eles.”

As clínicas e consultórios, em sua maioria, se encaixam na categoria de micro e pequenas empresas. Segundo o IBGE, uma em cada cinco das pequenas empresas fecham em menos de um ano.

Porém, com a gestão financeira de clínicas e consultórios, esse cenário pode ser evitado no seu negócio. Veja como:

Vantagens para pacientes

Uma clínica que possui planejamento financeiro, registra todas as movimentações financeiras e tem lucro o suficiente para realizar investimentos, oferece uma melhor experiência aos pacientes.

O público dessa empresa vai ter os melhores equipamentos do mercado, bem como o melhor da tecnologia em seu atendimento, como um prontuário eletrônico que pode ser acessado de qualquer lugar.

Os pacientes também vão poder optar pelo meio de pagamento mais prático de acordo com suas preferências, como o pagamento online, PIX ou cartão.

Aprenda mais sobre meios de pagamento no nosso vídeo:

Vantagens para médicos

O curso de medicina é extenso e rico de conteúdo, não é à toa que exige esforço, comprometimento e dedicação por parte dos estudantes, até mesmo depois da graduação.

Entretanto, apesar dele ser completo para a parte técnica da medicina, ele não aborda conhecimentos que interessam aos profissionais que desejam abrir suas próprias clínicas, como finanças e empreendedorismo.

Por isso, diversos médicos cometem erros fatais de gestão financeira, como misturar contas pessoais e profissionais, não separar um capital de giro para a clínica e deixar de investir em ferramentas gerenciais.

Ao estudar sobre finanças, esses erros são evitados e a qualidade de vida dos profissionais aumenta consideravelmente.

Erros comuns na administração de consultórios e clínicas

A administração de consultórios e clínicas requer habilidades e conhecimentos específicos, além de muita dedicação e esforço. 

No entanto, ainda é comum encontrar gestores cometendo erros que podem prejudicar a saúde financeira do negócio e impactar negativamente a qualidade dos serviços prestados aos pacientes.

Entre os erros mais comuns na administração de consultórios, estão a falta de planejamento financeiro, o descuido com o controle de estoque e o mau gerenciamento de equipes e pacientes. 

Além disso, a ausência de um sistema de gestão integrado e a falta de capacitação técnica e gerencial também são fatores que podem comprometer a eficiência do negócio.

Outro erro comum é a falta de atenção ao relacionamento com os pacientes, o que pode resultar em baixa fidelização e perda de clientes. 

É importante lembrar que a satisfação do paciente é essencial para o sucesso de uma clínica ou consultório, e isso vai além da qualidade dos serviços prestados. 

A atenção e o cuidado com os pacientes são fundamentais para construir um relacionamento de confiança e fidelidade.

Para evitar esses erros e garantir a eficiência na administração de consultórios e clínicas, é fundamental contar com ferramentas e processos que permitam uma gestão mais precisa e organizada. 

Além disso, é preciso investir em capacitação técnica e gerencial, para que os gestores possam lidar com os desafios e oportunidades de forma mais consciente e estratégica. 

Aprofunde seu conhecimento sobre a construção de um relacionamento duradouro com os pacientes em nosso guia gratuito.

7 ralos financeiros no consultório que podem ser prejudiciais

Na administração de um consultório médico, é preciso estar atento a alguns ralos financeiros que podem prejudicar a saúde financeira do negócio. 

Esses ralos podem ser pequenos gastos que, somados, acabam se tornando grandes perdas no final do mês.

Abaixo, detalhamos 7 ralos financeiros mais comuns no consultório:

  1. Desperdício de materiais e medicamentos: o uso inadequado ou o descarte incorreto de materiais e medicamentos pode resultar em perdas financeiras significativas;
  2. Ausência de controle de estoque: a falta de controle adequado de estoque pode resultar em desperdício de recursos financeiros, além de dificultar a gestão de compras e o planejamento de gastos;
  3. Uso inadequado de equipamentos: o mau uso de equipamentos e a falta de manutenção adequada podem resultar em perda de eficiência e aumento de custos com reparos e substituição de equipamentos;
  4. Falta de investimento em tecnologia e automação: a falta de investimento em tecnologia e automação pode resultar em processos manuais e ineficientes, aumentando os custos com pessoal e o tempo dedicado às atividades administrativas;
  5. Inadimplência de pacientes: a inadimplência de pacientes pode prejudicar a saúde financeira do negócio, comprometendo o fluxo de caixa e aumentando os custos com ações de cobrança;
  6. Ausência de planejamento tributário: a falta de planejamento tributário pode resultar em pagamentos desnecessários de impostos ou multas, aumentando os custos do negócio;
  7. Má gestão de despesas e receitas: a má gestão de despesas e receitas pode prejudicar a saúde financeira do negócio, resultando em perda de lucratividade e dificuldades na gestão do fluxo de caixa.

Para evitar esses ralos financeiros no consultório, é importante contar com um sistema de gestão financeira e um controle rigoroso de todas as despesas e receitas. 

Além disso, é fundamental ter um plano de contingência para lidar com a inadimplência de pacientes e investir em tecnologia e automação para otimizar os processos financeiros. 

Um planejamento tributário eficiente também é essencial para garantir que a empresa pague os impostos corretamente.

Passo a passo para ter uma ótima gestão financeira de clínicas e consultórios

1. Faça seu planejamento financeiro

Um planejamento pode ser de curto, médio ou longo prazo. Os planos financeiros de longo prazo focam nas metas estratégias da empresa, enquanto os de curto prazo são focados em resultados rápidos.

Ou seja, é importante que você tenha um planejamento curto, que vise o lucro, mas também é preciso pensar em investimentos do futuro para que a clínica se mantenha no mercado.

Veja outro trecho adaptado do estudo citado anteriormente no  artigo:

“O planejamento financeiro deve, por um lado, garantir recursos para que a empresa liquide seus compromissos, de preferência sem recorrer a empréstimos de curto prazo, e por outro, garantir que a empresa não possua recursos ociosos ou subutilizados no caixa.”

O ideal é que você faça pelo menos um planejamento do ano e outro para daqui mais de 2 anos. Siga estes passos para realizar seu planejamento financeiro:

  1. Defina seu objetivo e as metas que serão utilizadas para alcançar esse objetivo;
  2. Faça um diagnóstico da sua situação financeira para entender quais são suas necessidades (oportunidades e riscos);
  3. Invista no que vai te trazer retorno, como um sistema financeiro;
  4. Acompanhe os resultados;
  5. Siga seu planejamento, mas o atualize, se for necessário.

Para aprender ainda mais sobre essas estratégias, faça nosso curso de finanças para médicos, ministrado pelo Dr. Francinaldo Gomes, médico, educador financeiro e autor do livro Finanças no Consultório.

2. Mapeie seus indicadores de desempenho

Os indicadores-chave de desempenho, também conhecidos como Key Performance Indicators, são fundamentais para entender se seu planejamento está tendo – ou não – sucesso.

Não existe uma fórmula de métricas que você deve seguir, elas podem variar de acordo com as estratégias adotadas, mas as principais usadas na área da saúde são:

Se você tem dificuldade em entender qual métrica deve ser seguida para suas estratégias e não há ninguém com esse conhecimento na clínica, conte com a ajuda de um contador especializado na área da saúde.

3. Faça o fluxo de caixa diariamente

O fluxo de caixa é uma ferramenta que registra as entradas e saídas financeiras de uma instituição. 

Seus registros atualizados permitem que os profissionais tenham uma previsão de como as finanças estarão nos próximos meses da empresa.

Assim, se você notar que daqui a 3 meses o caixa estará no vermelho se os lucros não aumentarem, é possível se preparar com antecedência e evitar uma crise.

O estudo da Revista Innovare afirma:

“O controle do fluxo de caixa possibilita ao administrador financeiro acompanhar a real situação financeira da empresa, no que condiz a saídas e entradas de caixa, bem como se está operando com liquidez em seus ativos.”

Liquidez significa que a empresa tem dinheiro suficiente para pagar as contas e se manter no mercado.

Tanto o excesso quanto a falta de dinheiro em caixa pode ser prejudicial para a clínica, por isso, o gestor deve usar o fluxo de caixa para manter a saúde financeira do negócio e aumentar seu valor para o mercado.

4. Calcule seu pró-labore

Se você é o dono da clínica, todo lucro volta como seu salário, já que você investe tempo e dinheiro na empresa, não é mesmo?

Errado! É imprescindível que você separe suas contas pessoais e as contas da clínica, o que inclui separar seu pró-labore do lucro líquido da empresa.

O pró-labore é o salário do administrador da empresa. Para calculá-lo, você precisa entender qual é o preço do seu atendimento, custos fixos, custos variáveis, entre outras questões.

Entenda como calcular, no geral, a precificação da sua clínica.

O preço do atendimento é igual a: custos fixos + custos variáveis + impostos + consultas de retorno/horas trabalhadas = valor mínimo + lucro

Os custos fixos são as despesas que não variam de acordo com o volume de atendimentos, como aluguel, condomínio e IPTU. 

Alguns custos fixos são anuais, como o IPTU, essas despesas devem ser divididas por 12, para que você as inclua nas despesas ao longo do ano, e não apenas em dezembro.

Caso contrário, o valor da consulta de dezembro precisaria ser exageradamente maior que os outros meses, o que não é justo para os pacientes.

Os custos variáveis vão depender da quantidade de atendimentos, como materiais descartáveis, medicamentos e equipamentos.

Também é importante incluir as taxas de cartão, porque todo atendimento pago no crédito ou débito recebe uma taxa do prestador de serviço.

Após calcular todas essas despesas, é hora de pensar nos atendimentos de retorno. Se cada consulta de 40 minutos gera um retorno de 10 minutos, adicione na sua fórmula o tempo de 50 minutos.

Vamos realizar um exemplo com a fórmula do preço de atendimento: custos fixos + custos variáveis + impostos + consultas de retorno/horas trabalhadas = valor mínimo + lucro

A Dra. Gabriela trabalha 8 horas por dia de segunda a sexta, o que dá 160 horas trabalhadas no mês, e seu custo mensal é R$15.000,00 no total (juntando custos fixos, variáveis, impostos, entre outros).

R$15.000,00/160 horas é igual R$93,75.

Cada hora custa R$93,75 para a Dra. Gabriela. Se ela deseja ter um lucro de 35%, por exemplo, seu preço por atendimento precisa ser R$127,00.

Para fazer a precificação e entender qual é o lucro mínimo que você precisa ter para pagar seus funcionários e receber um pró-labore justo, conte com um ferramenta que registre todas as suas finanças.

Baixe gratuitamente nosso kit de planilhas financeiras para ter acesso a nossa planilha de precificação de consulta, além de outras como fluxo de caixa e simulador de impostos!

5. Tenha cuidado com as glosas

Você já deixou de receber por um procedimento ou atendimento por parte dos planos de saúde?

As glosas ocorrem quando a clínica ou o médico envia dados que não são compatíveis com as informações do convênio, como um erro no preenchimento da guia ou falta de um número da carteirinha do paciente.

Mesmo uma pequena falha pode significar que você não receberá pela consulta prestada.

Talvez você pense que sua taxa de glosa é muito pequena, mas são com pequenas quantidades que um grande prejuízo financeiro se forma.

Se você perde R$20,00 por mês por conta de uma glosa, no final do ano há um prejuízo de R$240,00.

Para evitar que esses erros aconteçam, uma boa solução é contar com um sistema de faturamento TISS, que automatiza esse processo e é a prova de falhas humanas.

6. Pense nos impostos e faça um planejamento tributário

O planejamento tributário é um passo importante para sua gestão financeira de clínicas e consultórios, porque ele pode significar economia ou prejuízo no pagamento de impostos.

O médico autônomo precisa se preocupar com o imposto de renda, enquanto a clínica precisa escolher um regime de tributação. Os mais escolhidos na área da saúde são:

Reflita sobre qual regime é o ideal para a sua realidade e não tenha receio de tirar dúvidas com um contador.

7. Conte com um controle de estoque

Sua clínica usa materiais descartáveis ou possui produtos como dermocosméticos e amostra de medicamentos?

Atrasar um atendimento porque um material do estoque acabou e ninguém percebeu é uma situação constrangedora para os profissionais da clínica, e desconfortável para o paciente que está esperando.

Um controle de estoque automático avisa quando um produto está quase terminando, alerta uma data de vencimento próxima e tudo que você precisa fazer é registrar a entrada e saída dos materiais.

Assim, você consegue se programar para comprar produtos de forma mais inteligente, que gere economia.

8. Automatize os repasses médicos

O repasse para profissionais de saúde é um trabalho delicado que exige atenção, porque qualquer erro pode impactar no pagamento de um colaborador.

A forma de calcular os repasses varia de acordo com a clínica, mas geralmente é levado em conta critérios como número de consultas, procedimento, porcentagem do convênio, entre outros.

Pagar um valor a mais ou a menos para um médico é uma situação que deve ser evitada a todo custo, porque impacta não apenas a gestão financeira da clínica, mas sua imagem como empregador.

O repasse médico deve ser feito em um sistema que automatize esse processo e os registros devem ser feitos com muito cuidado pelos profissionais da recepção.

9. Invista no seu negócio de diferentes formas

Como grandes empresas como Google, Netflix, Facebook, Hospital Albert Eistein, conseguiram crescer tanto em tão pouco tempo?

A resposta é investimentos.

Os gestores dessas empresas de sucesso receberam investimentos e souberam como investir todos os recursos que receberam. Eles não deixaram a gestão financeira de lado nem por um segundo.

Existem 3 principais tipos de investimentos:

Independentemente de como você decida investir, sua clínica pode se beneficiar com novos equipamentos, cursos de capacitação e melhora nas ferramentas gerenciais.

10. Tenha um sistema financeiro

Realizar um planejamento financeiro, mapear indicadores, realizar um fluxo de caixa, calcular o pró-labore, tributação, repasses médicos, investimentos: todos esses processos ficam mais fáceis com um sistema.

Um sistema financeiro de qualidade tem funcionalidades automáticas voltadas para essa gestão, como:

Ao invés de ter informações perdidas em diferentes planilhas, você centraliza e integra seus dados em uma única plataforma que padroniza seus processos e permite redução de custos.

Um software médico com ferramentas de gestão financeira, por exemplo, conta com lembretes de consultas automáticos que reduzem faltas de pacientes, prontuário eletrônico, Teleconsulta e muito mais.

11. Pense na implementação de split de pagamentos

O split de pagamentos é uma solução que tem sido cada vez mais utilizada por clínicas e consultórios médicos. 

Trata-se de uma funcionalidade que permite dividir automaticamente o pagamento de uma consulta ou procedimento entre a clínica e os profissionais envolvidos, como médicos e outros colaboradores.

Isso é especialmente útil em situações em que a clínica é responsável por cobrar e receber o pagamento dos pacientes, mas precisa repassar parte do valor para outros profissionais envolvidos no atendimento. 

Com o split de pagamentos, é possível fazer esse repasse de forma automática e transparente, sem a necessidade de cálculos manuais ou conferência de comissões.

Além disso, o split de pagamentos também ajuda a evitar conflitos e desentendimentos entre os profissionais envolvidos, já que o processo de divisão dos valores é claro e definido previamente.

Para implementar o split de pagamentos em sua clínica, é necessário contar com um sistema de gestão financeira que ofereça essa funcionalidade. 

É importante escolher um sistema confiável e seguro, que garanta a integridade dos dados financeiros da clínica e de seus profissionais.

Com a implementação do split de pagamentos, sua clínica poderá aumentar a eficiência e a transparência na gestão financeira, garantindo o pagamento justo e adequado a todos os profissionais envolvidos nos atendimentos.

Por que é importante ter um sistema para faturamento TISS?

O faturamento TISS (Troca de Informação em Saúde Suplementar) é um procedimento que envolve a geração e envio de informações das atividades realizadas em um consultório para as operadoras de planos de saúde. 

Para garantir a correta cobrança e o pagamento dos procedimentos realizados, é importante ter um sistema para faturamento TISS eficiente.

Um sistema para faturamento TISS automatiza esse processo, tornando-o mais rápido e seguro. 

Ele facilita a conferência dos dados preenchidos corretamente, além de identificar e corrigir erros antes do envio do documento para a operadora.

Com um sistema de faturamento TISS, é possível manter um controle preciso do faturamento, identificar atrasos nos pagamentos e evitar glosas, que são descontos ou rejeições na cobrança de procedimentos. 

O sistema também permite o monitoramento do recebimento das faturas e o controle de contas a receber, o que é essencial para manter a saúde financeira da clínica.

Além disso, a utilização de um sistema para faturamento TISS é uma exigência da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS) e é fundamental para a garantia da qualidade dos serviços prestados aos pacientes.

Em resumo, ter um sistema para faturamento TISS é essencial para garantir a eficiência e a segurança do processo de faturamento, além de evitar problemas financeiros e jurídicos.

Qual a importância da contabilidade na gestão financeira da clínica?

A contabilidade é uma das áreas mais importantes da gestão financeira de uma clínica médica. 

Ela é responsável por gerenciar os recursos financeiros da clínica e manter as finanças organizadas. É por meio da contabilidade que se torna possível a elaboração de estratégias para aumentar o faturamento e reduzir custos.

Um dos principais benefícios da contabilidade de clínicas médicas é a precisão dos dados. A contabilidade garante que as informações contábeis estejam corretas, o que permite uma tomada de decisão mais assertiva. 

Além disso, a contabilidade também ajuda a identificar falhas nos processos financeiros da empresa, o que permite corrigi-las de forma mais eficiente.

Outro ponto importante é a questão tributária: a contabilidade é responsável por realizar o planejamento tributário, garantindo que a clínica médica pague os impostos corretamente e de forma legal. 

Isso evita problemas com o fisco e gera economia financeira para a clínica.

Por fim, a contabilidade de clínicas médicas também auxilia na gestão do fluxo de caixa, na análise de rentabilidade e no controle de custos. Esses são pontos fundamentais para a saúde financeira da empresa. 

Portanto, ter um profissional de contabilidade especializado em clínicas médicas é fundamental para garantir a organização e a prosperidade do negócio.

Cursos de gestão financeira para clínicas e para médicos

A melhor forma de ampliar seu conhecimento é realizar cursos completos e personalizados para sua realidade.

Ao invés de realizar um curso genérico sobre gestão financeira, busque por um curso feito para clínicas e consultórios, porque eles ensinarão sobre regras específicas da área da saúde.

Faça sua inscrição no nosso curso de gestão financeira para clínicas e consultórios e aprenda com a Dra. Luciana Lessa, médica e co-fundadora da Medicinae Solutions, empresa de gestão de pagamentos na saúde.

Livros sobre gestão financeira para médicos

Livros sobre gestão financeira para médicos podem ajudar a aprimorar habilidades e conhecimentos essenciais para uma gestão financeira eficiente. Alguns exemplos de livros são:

Conclusão

A gestão financeira é um aspecto fundamental para o sucesso de qualquer empresa, incluindo clínicas e consultórios médicos. 

Uma boa gestão financeira permite que o gestor tome decisões estratégicas, reduza custos, aumente o lucro e mantenha a saúde financeira do negócio.

Para alcançar esses objetivos, é importante seguir alguns passos, que incluem:

Além disso, a contabilidade é um aspecto crucial na gestão financeira de clínicas e consultórios. 

A contabilidade permite que o gestor tenha uma visão clara e precisa da situação financeira da empresa, facilita a tomada de decisões estratégicas, ajuda a reduzir custos e a aumentar o lucro.

Existem diversas ferramentas e recursos disponíveis para auxiliar a gestão financeira de clínicas e consultórios, como sistemas de faturamento TISS, softwares de gestão financeira e livros sobre gestão financeira.

Por isso, é importante que o gestor esteja sempre atualizado e disposto a buscar conhecimentos e soluções para garantir uma gestão financeira eficiente e bem-sucedida.

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