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Gestão financeira de clínicas e consultórios: o que é e como fazer?

5 estratégias de gestão financeira para clínicas
Leia em 10 min.

A gestão financeira de clínicas e consultórios utiliza diversos processos e ferramentas para garantir que as empresas permaneçam no mercado e evoluam seus empreendimentos.

É impossível manter uma clínica ou consultório funcionando sem ter lucro. 

Apesar desse conhecimento básico, muitos médicos empreendedores não conseguem responder perguntas simples, como:

Qual é o ticket médio da clínica? Qual é o seu lucro líquido mensal? Qual é a sua projeção financeira para o próximo mês?

Conhecer o mínimo sobre gestão financeira é fundamental para garantir que seus pacientes terão a melhor experiência e você terá mais tempo para assegurar o faturamento da clínica.

Dê uma olhada no trecho adaptado do estudo da Revista Innovare sobre gestão financeira em uma clínica ambulatorial:

“Para garantir a permanência de uma empresa no mercado e o destaque perante a concorrência, decisões sobre o alocamento dos recursos financeiros devem ser tomadas. Contudo, essa tomada de decisão não deve ocorrer de forma intuitiva, pois o administrador precisa utilizar ferramentas gerenciais que o auxiliem à decisão mais acertada.”

Continue a leitura e descubra como você pode melhorar a economia da sua clínica com agilidade e economia. Acompanhe!

Neste artigo você vai aprender:

O que é gestão financeira de clínicas e consultórios?

A gestão financeira é o conjunto de processos, ferramentas, métodos e estratégias que permitem as clínicas e consultórios se manterem no mercado e evoluírem seus serviços. 

Vamos supor que você precise dividir sua rotina entre cuidar de pacientes e fazer a gestão da clínica. Uma das suas principais responsabilidades é realizar o controle financeiro

Como você não costuma ter tempo de sobra ao longo do dia, usa diferentes planilhas para anotar as finanças da clínica e conta com a ajuda de uma secretária para realizar os repasses financeiros dos profissionais.

O problema é que como os processos são manuais, qualquer pequena falha ou esquecimento faz com que o saldo do caixa no final do mês fique completamente errado e é extremamente difícil saber o que aconteceu.

Se você esquecer de anotar o pagamento de um paciente, por exemplo, ou uma recepcionista digitar um zero a mais de um pedido para um fornecedor, situações bem desconfortáveis podem ser causadas.

Como a gestão financeira pode ajudar nesse cenário?

Ao invés de fazer tudo “no automático”, sem nenhuma metodologia ou documentação padronizada, você pode contar com a gestão financeira para trazer agilidade e organização para esses processos.

Principais vantagens da gestão financeira de clínicas e consultórios 

O livro Empreendedorismo: gestão financeira para micro e pequenas empresa mostra com clareza qual é a importância de um bom planejamento.

“Não é regra, mas as micro e pequenas empresas não se organizam nem se estruturam de maneira eficiente e adequada. […] o sucesso do negócio depende, sobretudo, de um bom planejamento financeiro ou de uma boa “administração financeira”. Embora qualquer negócio ofereça riscos, é possível prevenir-se contra eles.”

As clínicas e consultórios, em sua maioria, se encaixam na categoria de micro e pequenas empresas. Segundo o IBGE, uma em cada cinco das pequenas empresas fecham em menos de um ano.

Porém, com a gestão financeira de clínicas e consultórios, esse cenário pode ser evitado no seu negócio. Veja como:

Vantagens para pacientes

Uma clínica que possui planejamento financeiro, registra todas as movimentações financeiras e consegue ter lucro o suficiente para realizar investimentos, oferece uma melhor experiência aos pacientes. 

O público dessa empresa vai ter os melhores equipamentos do mercado, bem como o melhor da tecnologia em seu atendimento, como um prontuário eletrônico que pode ser acessado de qualquer lugar.

Os pacientes também vão poder optar pelo meio de pagamento mais prático de acordo com suas preferências, como o pagamento online, PIX ou cartão.

Aprenda mais sobre meios de pagamento no nosso vídeo:

Vantagens para médicos

O curso de Medicina é extenso e rico de conteúdo, não é à toa que exige esforço, comprometimento e dedicação por parte dos estudantes, até mesmo depois da graduação. 

Entretanto, apesar dele ser completo para a parte técnica da Medicina, ele não aborda conhecimentos que interessam os profissionais que desejam abrir suas próprias clínicas, como finanças e empreendedorismo.

Por isso, diversos médicos cometem erros fatais de gestão financeira, como misturar contas pessoais e profissionais, não separar um capital de giro para a clínica e deixar de investir em ferramentas gerenciais

Ao estudar sobre finanças, esses erros são evitados e a qualidade de vida dos profissionais aumenta consideravelmente.

Passo a passo para ter uma ótima gestão financeira de clínicas e consultórios

1. Faça seu planejamento financeiro

Um planejamento pode ser de curto, médio ou longo prazo. Os planos financeiros de longo prazo focam nas metas estratégias da empresa, enquanto os de curto prazo são focados em resultados rápidos.

Ou seja, é importante que você tenha um planejamento curto, que vise o lucro, mas também é preciso pensar em investimentos do futuro para que a clínica se mantenha no mercado.

Veja outro trecho adaptado do estudo citado no início do artigo:

“O planejamento financeiro deve, por um lado, garantir recursos para que a empresa liquide seus compromissos, de preferência sem recorrer a empréstimos de curto prazo, e por outro, garantir que a empresa não possua recursos ociosos ou subutilizados no caixa.”

O ideal é que você faça pelo menos um planejamento do ano e outro para daqui mais de 2 anos.

Siga estes passos para realizar seu planejamento financeiro:

  1. Defina seu objetivo e as metas que serão utilizadas para alcançar esse objetivo;
  2. Faça um diagnóstico da sua situação financeira para entender quais são suas necessidades (oportunidades e riscos);
  3. Invista no que vai te trazer retorno, como um sistema financeiro;
  4. Acompanhe os resultados;
  5. Siga seu planejamento mas o atualize, se for necessário.

Quer ter um passo a passo mais detalhado? Baixe gratuitamente nosso eBook:

2. Mapeie seus indicadores de desempenho

Os indicadores-chave de desempenho, também conhecidos como Key Performance Indicators, são fundamentais para entender se seu planejamento está tendo – ou não – sucesso. 

Não existe uma fórmula de métricas que você deve seguir, elas podem variar de acordo com as estratégias adotadas, mas trouxe as principais usadas na área da saúde. Veja:

Se você tem dificuldade em entender qual métrica deve ser seguida para suas estratégias e não há ninguém com esse conhecimento na clínica, conte com a ajuda de um contador especializado na área da saúde.

3. Faça o fluxo de caixa diariamente 

O fluxo de caixa é uma ferramenta que registra as entradas e saídas financeiras de uma instituição.

Seus registros atualizados permitem que os profissionais tenham uma previsão de como as finanças estarão nos próximos meses da empresa.

Assim, se você notar que daqui 3 meses o caixa estará no vermelho se os lucros não aumentarem, é possível se preparar com antecedência e evitar uma crise.

O estudo da Revista Innovare afirma:

“O controle do fluxo de caixa possibilita ao administrador financeiro acompanhar a real situação financeira da empresa, no que condiz a saídas e entradas de caixa, bem como se está operando com liquidez em seus ativos.”

Liquidez significa que a empresa tem dinheiro suficiente para pagar as contas e se manter no mercado. 

Tanto o excesso quanta a falta de dinheiro em caixa pode ser prejudicial para a clínica, por isso, o gestor deve usar o fluxo de caixa para manter a saúde financeira do negócio e aumentar seu valor para o mercado.

4. Calcule seu pró-labore

Se você é o dono da clínica, todo lucro volta como seu salário, já que você investe tempo e dinheiro na empresa, não é mesmo?

Errado! É imprescindível que você separe suas contas pessoais e as contas da clínica, o que inclui separar seu pró-labore do lucro líquido da empresa. 

O pró-labore é o salário do administrador da empresa. Para calculá-lo, você precisa entender qual é o preço do seu atendimento, custos fixos, custos variáveis, entre outras questões. 

Entenda como calcular, no geral, a precificação da sua clínica

O preço do atendimento é igual a: custos fixos + custos variáveis + impostos + consultas de retorno/horas trabalhadas = valor mínimo + lucro

Os custos fixos são as despesas que não variam de acordo com o volume de atendimentos, como aluguel, condomínio e IPTU.

Alguns custos fixos são anuais, como o IPTU, essas despesas devem ser divididas por 12, para que você as inclua nas despesas ao longo do ano, e não apenas em dezembro. 

Caso contrário, o valor da consulta de dezembro precisaria ser exageradamente maior que os outros meses, o que não é justo para os pacientes. 

Os custos variáveis vão depender da quantidade de atendimentos, como materiais descartáveis, medicamentos e equipamentos.

Também é importante incluir as taxas de cartão, porque todo atendimento pago no crédito ou débito recebe uma taxa do prestador de serviço. 

Após calcular todas essas despesas, é hora de pensar nos atendimentos de retorno. Se cada consulta de 40 minutos gera um retorno de 10 minutos, adicione na sua fórmula o tempo de 50 minutos.

Vamos realizar um exemplo com a fórmula do preço de atendimento: custos fixos + custos variáveis + impostos + consultas de retorno/horas trabalhadas = valor mínimo + lucro

A Dra. Gabriela trabalha 8 horas por dia de segunda a sexta, o que dá 160 horas trabalhadas no mês, e seu custo mensal é R$ 15.000,00 no total (juntando custos fixos, variáveis, impostos, entre outros). 

R$ 15.000,00/160 horas é igual R$ 93,75. 

Cada hora custa R$ 93,75 para a Dra. Gabriela. Se ela deseja ter um lucro de 35%, por exemplo, seu preço por atendimento precisa ser R$ 127,00.

Para fazer a precificação e entender qual é o lucro mínimo que você precisa ter para pagar seus funcionários e receber um pró-labore justo, conte com um ferramenta que registre todas as suas finanças.

5. Tenha cuidado com as glosas

Você já deixou de receber por um procedimento ou atendimento por parte dos planos de saúde? 

As glosas ocorrem quando a clínica ou o médico envia dados que não são compatíveis com as informações do convênio, como um erro no preenchimento da guia ou falta de um número da carteirinha do paciente.

Mesmo uma pequena falha pode significar que você não receberá pela consulta prestada

Talvez você pense que sua taxa de glosa é muito pequena, mas são com pequenas quantidades que um grande prejuízo financeiro se forma. 

Se você perde R$ 20,00 por mês por conta de glosa, no final do ano há um prejuízo de R$ 240,00

Para evitar que esses erros aconteçam, uma boa solução é contar com um sistema de faturamento TISS, que automatiza esse processo e é a prova de falhas humanas.

6. Pense nos impostos e faça um planejamento tributário

O planejamento tributário é um passo importantíssimo para sua gestão financeira de clínicas e consultórios, porque ele pode significar economiza ou prejuízo nos impotos.

O médico autônomo precisa se preocupar com o imposto de renda, enquanto a clínica precisa escolher um regime de tributação. Os mais escolhidos na área da saúde são:

Reflita sobre qual regime é o ideal para a sua realidade e não tenha receio de tirar dúvidas com um contador. 

Você também pode simular gratuitamente os impostos da sua clínica:

7. Conte com um controle de estoque

Sua clínica usa materiais descartáveis ou possui produtos como dermacosméticos e amostra de medicamentos?

Atrasar um atendimento porque um material do estoque acabou e ninguém percebeu é uma situação constrangedora para os profissionais da clínica, e desconfortável para o paciente que está esperando. 

Um controle de estoque automático avisa quando um produto está quase terminando, alerta uma data de vencimento próxima e tudo que você precisa fazer é registrar a entrada e saída dos materiais

Assim, você consegue se programar para comprar produtos de forma mais inteligente, que gere economia.

8. Automatize os repasses médicos

O repasse para profissionais de saúde é um trabalho delicado que exige atenção, porque qualquer erro pode impactar no pagamento de um colaborador. 

A forma de calcular os repasses varia de acordo com a clínica, mas geralmente é levado em conta critérios como número de consultas, procedimento, porcentagem do convênio, entre outros.

Pagar um valor a mais ou a menos para um médico é uma situação que deve ser evitada a todo custo, porque impacta não apenas a gestão financeira da clínica, mas sua imagem como empregador.

O repasse médico deve ser feito em um sistema que automatize esse processo e os registros devem ser feitos com muito cuidado pelos profissionais da recepção.

9. Invista no seu negócio de diferentes formas

Como grandes empresas como Google, Netflix, Facebook, Hospital Albert Eistein, conseguiram crescer tanto em tão pouco tempo?

A resposta é investimentos. 

Os gestores dessas empresas de sucesso receberam investimentos e souberam como investir todos os recursos que receberam. Eles não deixaram a gestão financeira de lado nem por um segundo.

Existem 3 principais tipos de investimentos: 

Independentemente de como você decida investir, sua clínica pode se beneficiar com novos equipamentos, cursos de capacitação e melhora nas ferramentas gerenciais. 

Aprenda como investir em nosso eBook gratuito:

10. Tenha um sistema financeiro

Realizar um planejamento financeiro, mapear indicadores, realizar um fluxo de caixa, calcular o pró-labore, tributação, repasses médicos, investimentos: todos esses processos ficam mais fáceis com um sistema.

Um sistema financeiro de qualidade tem funcionalidades automáticas voltadas para essa gestão, como:

Ao invés de ter informações perdidas em diferentes planilhas, você centraliza e integra seus dados em uma única plataforma que padroniza seus processos e permite redução de custos. 

Um software médico com ferramentas de gestão financeira, por exemplo, conta com lembretes de consultas automáticos que reduzem faltas de pacientes, prontuário eletrônico, Teleconsulta e muito mais.

Cursos de gestão financeira para clínicas e para médicos

A melhor forma de ampliar seu conhecimento é realizar cursos completos e personalizados para sua realidade.

Ao invés de realizar um curso genérico sobre gestão financeira, busque por um curso feito para clínicas e consultórios, porque eles ensinarão sobre regras específicas da área da saúde. 

Neste conteúdo você aprendeu os principais conceitos para transformar a gestão financeira da sua clínica e elevar cada vez mais seus resultados. 

Não deixe de estudar e tenho certeza que, em breve, você será um especialista em finanças médicas.

Faça sua inscrição no nosso curso de finanças para médicos e aprenda com o Dr. Francinaldo Gomes, neurocirurgião e educador financeiro, autor dos livros Finanças no Consultório e Bolsa de Valores para Médicos.

2: ##O que é gestão financeira de clínicas e consultórios?

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