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Faturamento de convênios: 10 dicas de como fazer

Helder Galvão
Faturamento de convênios: dicas para fazer corretamente

O faturamento de convênios ou faturamento de guias médicas, refere-se ao processo de receber pelo serviço de saúde prestado aos planos de saúde.

É raro conhecer um médico que atende em clínicas e nunca atendeu um paciente por convênio. Muitas clínicas particulares, por exemplo, começaram atendendo operadoras de saúde.

Os convênios médicos conseguem atrair muitos pacientes, o que ajuda o profissional a construir sua cartela, porém, o processo de recebimento é extremamente burocrático e pode acarretar em glosas.

As glosas acontecem quando o plano de saúde não paga um serviço de saúde prestado devido à falhas no processo, como divergência de informações.

Realizar o faturamento de convênios exige atenção e cuidado para que a saúde financeira da sua clínica não seja prejudicada, assim como a saúde dos seus pacientes.

Neste artigo você vai aprender:

O que é o faturamento de convênios?

O faturamento de convênios significa realizar a cobrança pelos serviços médicos que você prestou aos pacientes que foram atendidos pelas operadoras de saúde.

Também conhecido como faturamento de guias médicas e faturamento médico, ele é um processo importantíssimo para as finanças da sua clínica.

Qualquer erro pode causar glosas, como número errado da carteirinha do paciente, informações divergentes entre planilhas da clínica e banco de dados do convênio, assim por diante.

Para ter economia e agilidade, o ideal é ter um software médico que gere guias de consulta TISS em lotes e tenha cadastro de convênio.

Dessa forma, as informações que devem ser enviadas para o plano de saúde são organizadas automaticamente, e os erros têm menos chances de acontecerem, devido à padronização do sistema.

Além disso, você também pode usar a área de relatórios do software para identificar qual é o convênio mais rentável para a sua empresa.

Embora seja uma tarefa burocrática, é fundamental você conhecer todas as minúcias desse processo para melhorar a saúde financeira da sua clínica.

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Qual a importância de fazer o faturamento de convênios?

Apesar dos planos de saúde dependerem das clínicas que aceitam convênio para os seus negócios, eles não são os mais preocupados se você vai receber ou não pelos serviços.

Na verdade, você e a sua equipe são os responsáveis por garantir que o processo de faturamento aconteça da melhor forma, porque são vocês que precisam organizar as informações e enviá-las à operadora.

Logo, a importância de realizar o faturamento de convênio vem justamente do fato de que ninguém mais fazer isso por você, além dos colaboradores da clínica.

É claro que estar aliado a um plano de saúde traz inúmeras vantagens, como atração de pacientes, mais rentabilidade, possibilidade de crescimento, mas o processo financeiro exige atenção dobrada.

Lembre-se que tudo aquilo que é realizado em uma clínica ou consultório é documentado por meio de guias ou faturamento de convênios.

E como esse tipo de documentação possui uma grande complexidade, é importante que você, na posição de gestor ou proprietário da clínica, saiba com detalhes aquilo que é repassado e autorizado pelos planos de saúde.

Por se tratar de uma documentação que comprova o fluxo de serviços realizados na clínica, ou seja, os recursos utilizados pelo paciente que geram custos, os registros devem estar em dia para que o repasse seja liberado pela operadora e não acarrete em prejuízo.

Conhecer como funciona o processo de faturamento permite que você saiba com mais precisão como a saúde financeira da empresa está indo.

Isso acarreta em uma melhor prestação de serviço, que aumenta a captação de novos clientes e que reflete em mais lucro.

Portanto, entender todas as minúcias que envolvem o faturamento de convênios permite uma melhor gestão de recursos, o que permite direcionar com maior eficiência o investimento a ser feito na clínica ou consultório.

O faturamento de convênios é feito em 4 etapas. A cada atendimento prestado pela clínica, será gerada uma guia que deverá ser assinada pelo paciente. Para isso, o colaborador deverá fazer a geração do lote para incluir as guias relacionadas às cobranças.

Após essa primeira etapa, será necessário separar uma vez por mês os documentos dos pacientes que realizaram uma consulta ou procedimento no estabelecimento. Após essa etapa, a terceira consiste em fechar o lote e enviar o extrato aos convênios.

A quarta etapa é o hiato, período importante para aguardar o processamento dos dados para o pagamento do lote enviado.

Após receber os valores repassados pela operadora, a equipe administrativa deverá fazer a conferência para se certificar se os procedimentos foram pagos, conforme a solicitação.

Caso ocorra alguma divergência, será encaminhada a glosa para correção e assim uma nova cobrança.

8 dicas para fazer o faturamento de convênios

1. Saiba o que são as guias

Uma guia é gerada a cada consulta, procedimento ou exame realizado na clínica. Ela deve ser repassada para o plano de saúde com seu código único.

Não é possível gerar uma guia para diversos procedimentos, porque cada serviço de saúde deve estar em uma guia única.

2. Entenda o funcionamento dos lotes

Um lote é um conjunto de guias que centralizam informações como atendimentos e procedimentos realizados, identificação do paciente e dos profissionais de saúde, bem como período.

Esse documento é fundamental para o faturamento de convênios porque gera um extrato dos procedimentos feitos na clínica que o plano de saúde deve pagar.

Após enviar seus lotes para a operadora, há o “hiato”, período no qual você não vai receber porque o plano de saúde está conferindo todos os dados.

Caso todas as informações estejam corretas, você receberá seu pagamento após o processamento dos lotes. Caso contrário, há o que chamamos de glosas.

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3. Confira seus pagamentos

Mesmo após receber seus pagamentos, geralmente 30 a 60 dias depois do envio dos lotes, é importante que você confira todos um a um, de preferência registrando em um software médico com gestão financeira.

Assim, você consegue gerir relatórios, gráficos e conferir dados de maneira mais ágil e eficiente.

Seguir essa dica é essencial porque há várias ocorrências de casos em que o plano de saúde não paga o valor total do procedimento ou deixa de pagar alguma consulta.

A operadora pode não deixar isso claro na hora de enviar os recebíveis, ou seja, você pode estar perdendo dinheiro sem notar.

4. Aprenda como agir em caso de glosas

As glosas prejudicam a saúde financeira da clínica e fazem com que você perca seu tempo em uma atividade que não deveria acontecer.

O mais recomendável é que você tenha um colaborador focado em realizar o faturamento de convênios e lidar com casos de glosas, além de ser extremamente organizado com suas informações.

Ao invés de separar os dados dos pacientes e pagamentos em diferentes planilhas, fichas e arquivos, é preciso centralizar as informações em um único local, como um sistema.

Dessa forma, os exames, procedimentos e consultas dos pacientes ficam registrados no prontuário eletrônico, que também está repleto de observações.

Com todos esses dados, fica fácil provar que um procedimento foi realizado e era necessário, o que ajuda imensamente a recorrer contra glosas.

Conheça mais sobre as vantagens e desvantagens do prontuário eletrônico no nosso vídeo:

5. Faça relatórios diários de guias

Um dos erros mais comuns com faturamento de convênios é acumular guias ao longo do mês. Deixar essa atividade para o final faz com que as chances de falhas aumentem.

Para evitar erros de digitação ou de preenchimento, o recomendável é fazer diariamente um relatório das guias da clínica, além de separá-las por convênio.

Um software médico, por exemplo, faz esse processo automaticamente.

6. Treine a equipe da clínica

Você investe em treinamentos e capacitações para os colaboradores da clínica?

Muitas falhas nos processos acontecem por falta de conhecimento e habilidades dos funcionários, mas isso não significa que são colaboradores ruins ou menos esforçados.

Geralmente, investir em um treinamento básico e cursos voltados para a área da saúde já soluciona o problema, e você ainda mostra que se preocupa com a equipe.

Você pode começar compartilhando este artigo com os funcionários e realizar uma reunião para esclarecer todo o processo de faturamento de convênios.

7. Estude sobre gestão financeira

Neste artigo você aprendeu o significado de guia, lote e hiato, mas existem outros termos da gestão financeira que impactam o faturamento de guias médicas e a saúde da sua clínica.

É preciso conhecer pelo menos o básico sobre fluxo de caixa, investimento, tributação, meios de pagamento e todas as nuances de finanças na área da saúde.

Faça nosso curso de finanças para médicos para expandir seus conhecimentos financeiros:

8. Mantenha todas as informações organizadas

Ter todas as informações pertinentes à clínica ou consultório organizadas é o primeiro passo para uma gestão de qualidade e também para que você consiga localizar tudo o que precisa referente ao faturamento do convênio de forma prática e ágil.

Além disso, organizar as informações da empresa permite que você tenha um melhor controle de tudo o que acontece nela. Você saberá com detalhes sobre:

9. Estude o pagamento de convênios

Para evitar erros no faturamento de convênios é primordial entender como funciona o pagamento dos planos de saúde às respectivas operadoras. É preciso entender como funciona cada etapa.

Por ser uma atividade complexa, é fundamental você ter profissionais capacitados e treinados para que todas as documentações sejam colocadas em ordem e também garantir que eles tenham acesso a materiais para consultarem em caso de qualquer dúvida.

Também é fundamental saber qual é o prazo que as operadoras levam para pagar os procedimentos realizados no estabelecimento.

Lembre-se que cada operadora tem uma data específica de faturamento.

Por isso, é importante ter a equipe treinada para dar conta desse tipo de tarefa, para que a clínica consiga manter as operações por meio de uma boa gestão.

10. Tenha um sistema para faturamento de convênios

Ao longo do conteúdo você notou como um software médico pode automatizar tarefas que estão diretamente envolvidas com o faturamento de guias médicas.

A geração de guias de consultas TISS em lotes, relatórios de guias, cadastro de convênios, gráficos financeiros, essas são apenas algumas ferramentas que podem melhorar a gestão da sua clínica.

Com um sistema de qualidade, você não precisa mais ficar preso a planilhas e documentos que descentralizam suas informações e dificultam sua rotina.

Como escolher um sistema de faturamento de convênios?

Não é fácil escolher um sistema com tantas opções disponíveis no mercado médico, mas existem alguns passos práticos que facilitam a sua escolha.

São eles:

Baixe gratuitamente nossa planilha de comparação de softwares médicos e facilite ainda mais sua escolha:

Espero que tenha aprendido tudo que precisava sobre faturamento de convênios neste conteúdo. Deixe sua opinião em uma reação aqui embaixo! 🙂

Dúvidas frequentes sobre faturamento de convênios

1. Quais são as etapas do faturamento de convênios?

As etapas são geração de guias, fechamento de lotes (conjunto de guias), hiato (período de conferência do plano de saúde) e conferência (dos pagamentos que a clínica recebeu).

É importante lembrar que as guias são únicas para cada procedimento, consulta e exame feito pelo paciente, e todas as informações devem seguir o padrão TISS.

2. Qual o faturamento de uma clínica médica?

O faturamento de uma clínica vai depender dos tipos de especialidades atendidas por ela e também do fluxo de atendimentos que são realizados mensalmente.

Além disso, a aquisição e fidelização de clientes são parte do negócio e também ajudam a aumentar os rendimentos. Uma clínica com uma gestão financeira eficiente obtém um faturamento alto, porque consegue evitar erros que acarretam em prejuízos.

3. Como aumentar o faturamento da minha clínica?

Investir na gestão dos recursos e trabalhar com uma equipe qualificada é a chave para aumentar o faturamento da clínica.

Para isso, é fundamental saber como atrair novos clientes e também fidelizar os antigos, o que vai auxiliar a manter o fluxo de caixa estável.

Traçar um plano financeiro também é importante para saber como destinar corretamente os recursos e investimentos que serão feitos na clínica.

Otimizar os processos realizados no estabelecimento é outro processo essencial, tornando assim a clínica mais sustentável.

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