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Software para clínicas médicas: risco de não utilizar e como escolher

Software para clínicas: como fazer a escolha certa
Leia em 9 min.

Um software para clínicas médicas otimiza diversos processos dentro da rotina e possibilita um foco total nos pacientes com funcionalidades como prontuário eletrônico e agenda.

Uma gestão de clínica eficiente preza pela organização de seus processos, atendimento de qualidade aos pacientes e avaliação contínua das rotinas implantadas.

Nesse sentido, a escolha de um sistema para clínicas deve atender às principais demandas, ser de fácil entendimento e entregar relatórios de acompanhamento das atividades.

No entanto, para ter acesso a todos esses benefícios, é importante estar atento na hora de escolher o software que vai ajudá-lo a otimizar seus processos.

Mas você sabe o que analisar nesse momento? É importante ter em mente quais informações serão necessárias ao contratar um software de gestão.

Neste artigo você vai aprender:

Software para clínicas médicas: como escolher o melhor?

Com tantas opções diferentes de softwares médicos no mercado, ficar atento aos principais pontos que um bom sistema deve garantir é fundamental.

Afinal, esse é um serviço que irá te acompanhar constantemente na rotina e trazer diversas praticidades. O ideal é realizar um teste grátis para conhecer a solução na prática:

Continue a leitura e garanta a escolha certa de um software para sua clínica!

1. Escolha um software seguro

O primeiro fator a ser considerado antes de adquirir um software para clínicas médicas é a segurança dos dados.

Afinal, nele constará todo o histórico e dados pessoais de seus pacientes, que não podem, em hipótese alguma, ser expostos a terceiros. Sem contar as informações de sua clínica, que também precisam estar protegidas.

Nesse sentido, é fundamental que o software tenha um bom nível de segurança, no qual a transição das informações sejam criptografadas e protegidas, possibilitando o acesso somente por meio de uma senha.

Além disso, ele precisa viabilizar o backup (atualização) diário, a fim de reduzir a possibilidade de perdas de dados.

2. Avalie o suporte oferecido

O suporte que será oferecido também precisa ser avaliado. Isso porque você sabe o quanto a sua vida profissional é agitada, sendo assim, não poderá perder tempo com dúvidas do software.

Olhando por esse ângulo, o suporte precisa ser rápido e eficaz e, além da assistência, é importante que sejam oferecidas dicas para otimizar os processos da sua clínica.

Uma empresa de sistema para clínicas deve fornecer uma consultoria antes, durante e após o processo de implantação.

No primeiro momento, os consultores irão analisar a implantação e readequar, quando possível, às necessidades da sua clínica.

Em um segundo momento serão levantados os problemas inerentes à implantação, treinamento dos funcionários e acompanhamento das metas propostas conforme negociação em contrato.

É igualmente crucial que os especialistas sejam dedicados a atender da melhor forma, procurando solucionar dúvidas rapidamente e ajudando na rotina da sua clínica.

O suporte da iClinic, por exemplo, responde normalmente em até três minutos pelo chat do sistema, no horário comercial.

3. Saiba se os relatórios são completos e precisos

Um software para clínicas precisa fazer levantamentos dos processos, custos e receitas.

Portanto, é essencial que na hora de escolher seu sistema ideal, os tipos de relatórios oferecidos sejam avaliados.

Informações sobre o número de atendimentos, frequência de absenteísmo, percentual de glosa dos convênios, dentre outras demandas, também devem ser discutidas.

Assim, a possibilidade de inserir dados da equipe de colaboradores, previsão de férias, controle de solicitação para exames periódicos e outras informações são fundamentais para o bom funcionamento da clínica.

4. Avalie as formas de acesso ao prontuário eletrônico

Para agilizar o atendimento dos pacientes, é imprescindível a implantação do prontuário eletrônico e que ele possa ser acessado facilmente pelo médico.

Se o software não disponibiliza acesso de diferentes dispositivos, como tablet e smartphones, você deve repensar essa contratação. Caso contrário, em uma situação de emergência você precisará ir até sua clínica apenas para conferir informações essenciais.

O acesso pela internet é fundamental, pois só assim você consegue consultar os dados dos pacientes de onde estiver e tirar dúvidas ou se preparar para a consulta.

Além disso, deve-se sempre considerar a integração dos dados médicos dos pacientes para garantir agilidade no atendimento e aumentar o tempo dedicado à escuta dos problemas de saúde.

Saiba mais sobre como escolher um prontuário eletrônico em nosso guia gratuito:

5. Verifique se o software facilita sua gestão

Alguns softwares para clínicas médicas oferecem funcionalidades tão complexas, que, em vez de otimizar a gestão, comprometem mais o desempenho e produtividade de toda a equipe.

Sendo assim, é fundamental que você escolha um software que facilite a sua gestão financeira, disponibilizando relatórios para analisar melhor a situação da sua clínica, por exemplo.

Além disso, é importante conferir se o software oferece funcionalidades como lembretes de consultas por SMS, automatizando processos repetitivos e diminuindo a taxa de absenteísmo da sua clínica.

Outra facilidade importante que leva praticidade à rotina da clínica e aos pacientes é o agendamento online.

Com ele, seus pacientes podem agendar consultas de forma online a qualquer hora e a qualquer lugar, sem sequer precisar entrar em contato com a recepção.

Saiba mais sobre o agendamento online clicando na imagem abaixo:

6. Procure saber se o software possui a opção de pagamento online

Ao escolher um software para clínicas médicas, outro ponto que deve ser considerado é a possibilidade de geração de links de pagamento dentro do sistema.

Com eles, o paciente pode pagar pelas consultas do conforto de sua casa, a qualquer hora e lugar, sem precisar fazer saques em bancos.

Dessa forma, é possível eliminar todo o desconforto sentido pela cobrança ao paciente na clínica e focar o atendimento em oferecer a ele uma ótima experiência.

Com o link de pagamento, você também conquista mais controle financeiro e diminui a inadimplência na clínica.

7. Analise a possibilidade de personalização

Existem softwares que oferecem a possibilidade de personalização, disponibilizando funções adicionais para que você consiga adaptar essa nova tecnologia às necessidades do seu dia a dia.

Essa personalização facilitará o seu trabalho, pois será possível configurar algumas funcionalidades de acordo com a sua demanda, como por exemplo, o prontuário eletrônico do iClinic.

Um prontuário que permite customizações de acordo com a sua prática médica garante ainda mais agilidade no dia a dia, pois dessa forma você consegue deixar o seu atendimento do seu jeito.

Confira o caso de sucesso do Dr. Jonatan Soares e veja o impacto da personalização do prontuário na rotina da clínica.

“É importante poder personalizar o prontuário do jeito que a pessoa está acostumada. Quando você avalia a facilidade, fica cada vez mais evidente que é preciso ter o prontuário digital, pois pode usar em qualquer lugar.”

Adquirindo um software eficiente, você notará o aumento na satisfação de seus pacientes e também de seus colaboradores, que não precisarão mais perder tempo e poderão focar em atividades mais produtivas.

Qual é o risco de não utilizar um software para clínicas?

Apesar de vivemos na era da informação ou era pós-digital, a maioria das clínicas e consultórios médicos ainda estão presos na era analógica, na qual todo o armazenamento de dados é feito no papel.

Esse fenômeno impede que os profissionais de saúde se destaquem da concorrência, transmitindo uma ideia de que a clínica “parou no tempo“.

Segundo o estudo da UNISC (Universidade de Santa Cruz do Sul), tecnologias como um software para clínicas são essenciais para o sucesso do negócio.

“Atualmente é impossível às organizações não considerarem a adoção do uso de tecnologias de informação na condução de seus negócios. As tecnologias de informação são fundamentais para as empresas melhorarem suas performances, seja na agilidade, na efetividade ou ainda na inteligência organizacional.”

O Dr. Ferdinando é um dos profissionais que buscou se modernizar e adotou um software para clínicas na nuvem para a sua rotina.

Veja uma parte de seu depoimento sobre as vantagens que um bom software pode proporcionar.

“O arquivamento é muito mais fácil, e o acesso às informações é mais rápido. Um prontuário eletrônico permite uma personalização completa, eu deixo tudo personalizado e isso me dá tempo. Além da praticidade, eu ganho tempo, o que é importante para obter retorno financeiro.”

Para mostrar o risco de não ter um software para clínicas, separamos as 5 principais desvantagens dessa decisão. Continue a leitura!

1. Falhas na gestão da clínica

Você utiliza uma agenda de papel e precisa ter um armário, ou até mesmo uma sala, apenas para armazenar documentos? Sua equipe depende de planilhas para se manter organizada?

Ter uma gestão médica de excelência é um desafio, mas com um software para clínicas, você consegue eliminar falhas na comunicação, e tornar seu dia a dia mais produtivo.

Isso porque graças ao armazenamento na nuvem, você pode acessar seus dados de qualquer lugar, organizar seu dia em casa, no trânsito, e verificar quais são seus próximos compromissos. 

Assim, caso um paciente tenha uma emergência, você não precisa correr até a clínica para buscar suas informações. Basta acessar o aplicativo do seu software, e enviar os dados em poucos segundos. 

Imagine que você esteja em casa, e, ao acessar o controle de estoque do software, percebe que logo irá ficar sem materiais para realizar procedimentos.

Utilizando o chat interno do sistema, você entra em contato com sua secretária, e solicita que ela verifique quais produtos estão acabando, para, na sequência, realizar uma nova encomenda.

Tudo isso pode ser feito em poucos minutos com a ajuda da tecnologia. No entanto, se você não tivesse um controle de estoque automático, esse processo demoraria muito mais tempo.

Quer conhecer um controle de estoque automático? Teste gratuitamente o iClinic:

Além disso, com uma agenda médica online, você também não depende de rasuras para alterar compromissos, ou de recepcionistas para organizar suas consultas: tudo isso pode ser feito de forma automática.

Viu como um software para clínicas consegue melhorar sua gestão apenas com funcionalidades básicas?

2. Gasto de tempo excessivo em atividades básicas

Quanto tempo você leva para calcular o repasse médico dos profissionais da sua clínica? Quem é o encarregado de realizar o fluxo de caixa do estabelecimento?

Em toda clínica existem tarefas administrativas que são repetitivas e manuais. Porém, elas são fundamentais para garantir o bom funcionamento do negócio. 

Contudo, essas tarefas demandam tempo, e a verdade é que você — assim como sua equipe — poderia estar focando em atividades mais produtivas

Um software para clínicas de qualidade possui diversas ferramentas automáticas, como:

Assim, você pode utilizar seu tempo para cuidar mais dos pacientes, e ficar com a sua família e amigos.

3. Ausência da gestão financeira

Você consegue dizer qual é a sua maior despesa atualmente? Seus relatórios financeiros são produzidos com frequência?

A gestão financeira é um desafio para qualquer negócio, principalmente para os médicos empreendedores, que não costumam aprender sobre finanças na Medicina.

Infelizmente, a maior parte das clínicas fecha devido a erros comuns de controle financeiro, como a ausência da análise do fluxo de caixa, capital de giro, entre outros.

Com um software para clínicas, sua gestão pode ser automatizada, e o sistema irá calcular todas as suas finanças a partir dos registros das movimentações financeiras.

Dessa forma, você consegue saber exatamente quais são suas receitas e despesas, e como lucrar ainda mais com a sua clínica.

Aprenda mais sobre a importância do controle financeiro em nosso vídeo:

4. Falta de segurança das informações

Você se sente seguro guardando todas as informações do paciente em fichas de papéis? Como você garante que nenhuma pessoa irá acessar dados sigilosos?

Mesmo que você guarde seus documentos em um armário fechado dentro de uma sala da sua clínica, qualquer acidente como inundação, ou casos como furtos, pode significar a perda das informações, ou quebra de sigilo

Os dados da área da saúde são sigilosos e pessoais. Segundo a LGPD, isso significa que eles precisam ter uma proteção de excelência, por tratarem de dados sensíveis.

A melhor forma de garantir que apenas profissionais autorizados irão acessar as informações dos pacientes, é por meio de um software para clínicas com armazenamento na nuvem

Além de evitar a perda das informações e garantir a segurança dos dados, você também pode baixá-los a qualquer momento, e contar com os servidores seguros da AWS, plataforma utilizada pela NASA e Casa Branca.

5. Experiência desagradável para o paciente

Quanto tempo um paciente já precisou esperar no telefone para ser atendido? Quantos pacientes recebem um contato rápido de pós-consulta, mesmo sem atendimento marcado?

Além de tornar o trabalho mais cansativo e ineficiente, um dos riscos de não usar um sistema para clínicas é contaminar a imagem do consultório com uma aparência de lentidão. Isso é muito ruim para a imagem profissional.

Para o paciente digital, é impensável que uma clínica não conte com tecnologias como agendamento online, lembretes de consulta, ou tenha problemas como uma sala de recepção lotada devido a atrasos.

Se você deseja assegurar que a experiência dos seus pacientes seja sempre agradável, o ideal é que você conte com um software para clínicas com todas as funcionalidades citadas no artigo. 

Quer ver na prática como um sistema melhora a jornada dos seus pacientes? Assista nosso vídeo:

Bom, mas como você pode escolher um bom software? Veja a seguir algumas dicas que irão te ajudar nessa decisão.

Para escolher um software de qualidade, lembre-se de realizar os seguintes questionamentos:

Você também pode baixar nossa planilha gratuita de comparação de softwares médicos para saber qual opção faz mais sentido para a sua realidade.

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