O capital de giro deve estar sempre presente no planejamento financeiro da sua clínica, pois ele está diretamente ligado ao fluxo de caixa e as operações diárias.
O cálculo do seu capital de giro pode impactar na sua tomada de decisão, no lucro e na situação financeira da clínica.
O capital de giro é um dos elementos mais importantes do planejamento financeiro da sua empresa, pois ele garante a saúde financeira da clínica, bem como a manutenção a longo prazo das atividades.
Em casos de imprevistos, um bom capital de giro vai ser essencial para não afetar os processos organizacionais. Saiba como isso acontece neste artigo!
O que é capital de giro?
O capital de giro é o caixa que a sua clínica tem para manter o funcionamento do negócio.
Em outras palavras, é a quantidade de dinheiro que você precisa possuir, mês a mês, para garantir a continuidade das operações da sua clínica, evitando sua falência.
Que recursos financeiros seriam esses? São todas as contas recorrentes e gastos da clínica, que estão diretamente relacionados às atividades realizadas nela e que fazem as operações “girarem”.
Ou seja, o mínimo que a sua clínica exige para pagar os custos fixos e assim continuar funcionando.
Portanto, toda conta de luz, aluguel, salários, sistema para clínica, impostos, entre outros, entram na conta dos custos fixos.
Como funciona na prática?
Se você está montando o consultório, ou o volume de pacientes ainda não é tão alto para garantir o equilíbrio das contas, é o controle minucioso dos gastos e do capital de giro que garantirá o funcionamento do consultório durante esse período.
Por que ter capital de giro?
O capital de giro é o que mantém o consultório preparado para desafios e imprevistos que possam ocorrer, seja na economia do país ou até mesmo na área da saúde.
Por ter um fundo de reserva, você consegue se planejar e decidir qual o próximo passo que pode ser dado para manter sua clínica ativa.
Seja qual for o empreendimento, é preciso ter alguma segurança quanto aos valores que serão necessários para manter o seu negócio ativo.
Conhecer o seu capital de giro te assegura que tudo vai ficar dentro do planejado e que as necessidades serão supridas, por isso é essencial que se tenha o total controle financeiro da clínica.
Outra boa razão para se conhecer a realidade financeira do seu negócio é que, caso você esteja abrindo seu consultório, esses valores devem começar a “correr” e, como não se sabe com certeza qual será o retorno financeiro, o capital de giro serve como “um índice de segurança”.
Isto é, uma reserva para bancar as despesas fixas por um período, até que a entrada de valores cubram esses custos.
Os riscos do mau controle do capital de giro
O mau controle do capital de giro da sua clínica, seja por falta de planejamento financeiro ou por pouca rigidez no controle das suas movimentações financeiras, pode deixar a sua clínica no vermelho.
A principal consequência disso é a necessidade do empréstimo bancário para cobrir as dívidas que surgirão devido ao mau gerenciamento.
Isso pode trazer ainda mais vulnerabilidade à sua clínica, porque você estará sujeito aos juros e imposições dos bancos para o empréstimo.
Aqui é muito importante ressaltar que você não deve recorrer às suas contas pessoais para manter as contas da clínica em dia.
Separar contas pessoais das jurídicas é o primeiro passo para se administrar bem um negócio.
Além disso, ter um capital de giro negativo não necessariamente é um sinal de má administração. O que você deve ficar atento é a frequência com que esse cenário de alerta se repete.
Se essa frequência for alta, você provavelmente terá que fazer uma reavaliação completa dos seus cálculos e despesas para entender o que pode estar consumindo seu capital, como um aluguel muito caro, por exemplo.
Tipos de capital de giro
Capital de giro líquido
O capital de giro líquido é o montante de todos os recursos disponíveis na empresa para a quitação de dívidas e seguimento das operações.
Ele reúne todos os ativos e passivos circulantes da clínica dentro do prazo de até um ano.
Os ativos circulantes são todo o capital ou bem que a clínica possui ou vai receber em um prazo curto, geralmente em poucos meses.
Exemplos de ativos circulantes de uma clínica:
- Itens em estoque;
- Aplicações financeiras;
- Dinheiro em caixa.
Já os passivos circulantes de uma clínica são todas as operações financeiras e obrigações que ela deve quitar no prazo de até um ano.
Alguns exemplos são:
- Pagamentos de fornecedores;
- Pagamentos de mão de obra;
- Impostos;
- Empréstimos.
Uma vez que ambos forem identificados, basta aplicar a seguinte fórmula:
O valor encontrado será o valor do capital de giro líquido.
Capital de giro próprio
Como o próprio nome diz, o capital de giro próprio representa todos os recursos da sua clínica, que são necessários para fazê-la funcionar, sem precisar de recursos externos como empréstimos e financiamentos.
Isso significa que no caso desse capital de giro são levadas em consideração as fontes de receita da clínica que garantem o cumprimento dos compromissos financeiros, como as dívidas relacionadas à manutenção do negócio.
Capital de giro associado a investimentos
Quando uma parte dos recursos financeiros são destinados a pagar os custos de uma operação investidora, damos a ela o nome de capital de giro associado a investimentos.
Por exemplo, se a clínica financia uma máquina, precisa de capital de giro para a matéria-prima.
Mesmo que o capital de giro diminua de um mês para o outro, se a causa for um investimento, é um sinal de que o negócio pode estar evoluindo.
Como calcular o capital de giro da clínica
Como dito acima, para descobrir o capital de giro necessário, você precisa separar todos os custos básicos e recorrentes da clínica, essenciais para garantir o seu funcionamento.
Essas contas vamos chamar de passivo circulante.
Definido esse montante, é necessário saber o quanto você precisa gerar de receita para que essas despesas sejam quitadas, o seu ponto de equilíbrio, para depois começar a obter lucro.
Por isso é fundamental fazer uma boa precificação dos serviços que a clínica oferece. Pois o valor que será cobrado pelo serviço, além de envolver o lucro esperado, engloba também os custos atrelados a ele.
Assim, o próximo passo é separar todas as fontes de recebimento.
Porém, muito cuidado. Essas fontes de recebimento abrangem muito mais do que somente o dinheiro que você possui em caixa (moeda).
Elas envolvem todas as fontes de receita de alta liquidez, ou seja, aquele dinheiro que você consegue ter em mãos rapidamente, seja por meio do resgate de um investimento ou a venda de estoque, por exemplo.
São exemplos de fontes de receita de alta liquidez o saldo da conta corrente da clínica, a poupança, os valores a receber de pacientes, investimentos e, ainda, o estoque que a clínica possui.
A soma desses valores chamamos de ativo circulante.
É no momento de separar as principais fontes de receita para a clínica que a importância de manter um rígido controle financeiro se destaca.
De forma simples, para calcular o capital de giro, você deve utilizar a seguinte equação:
O resultado será a quantidade de recursos financeiros exigida para as principais contas da sua clínica, de forma que ela continue girando e você consiga mantê-la ativa.
Uma dica é estipular um determinado período de tempo que você deseja que o capital de giro da sua clínica garanta o pagamento das contas. O recomendado é que esse período seja de pelo menos 3 meses.
Porém, saber o quanto você precisa ter de dinheiro no fim de cada mês não é a única função do cálculo do capital de giro. Você deve utilizar essa informação para fazer o seu planejamento financeiro.
Além disso, você deve estabelecer uma frequência de reavaliação das suas receitas e despesas, observar suas variações e saber se sua margem de garantia estabelecida para o giro sofreu alterações, ou seja, se você está guardando menos dinheiro do que o estabelecido.
Qual a diferença entre fluxo de caixa e capital de giro?
O fluxo de caixa é a projeção de todas as entradas e saídas de recursos financeiros da clínica.
Com ele, podemos prever qual será o saldo do caixa de um período determinado. Ou seja, é a relação entre tudo o que foi/será pago e recebido pela empresa demonstrado em formato de relatório.
Já o capital de giro diz respeito ao investimento necessário para garantir a continuidade das operações da empresa a longo prazo. Em resumo, o capital de giro é quem garante o ‘bem-estar’ da saúde financeira de uma empresa.
Sendo assim, mesmo que diferentes, os dois conceitos se complementam.
Enquanto o fluxo de caixa é o resultado do que foi ou será recebido e pago, o capital de giro demonstra a necessidade de dinheiro necessário para manter esse fluxo saudável!
Por exemplo, é possível que uma clínica realize muitos atendimentos e gere muita receita num curto período de tempo, porém, esse valor só será recebido após a data de pagamento de fornecedores.
Como resultado, a clínica pode não ter o valor total para quitar suas dívidas e precise recorrer ao seu capital de giro.
Assista nosso vídeo sobre fluxo de caixa e entenda mais sobre o assunto:
Como gerenciar o capital de giro no consultório?
O capital de giro tem estreita relação com a gestão financeira da clínica, já que encontra-se também em forma de estoque, caixa da clínica e nas contas a receber.
E o primeiro passo para exercer esse gerenciamento e ter o controle de todas essas fontes de receitas, é por meio do fluxo de caixa.
O fluxo de caixa e o capital de giro são itens básicos e de maior importância na gestão financeira de uma clínica.
Ter o fluxo de caixa organizado e atualizado diariamente permite a emissão de relatórios financeiros que, por sua vez, contribuem para você entender melhor o funcionamento da clínica, quais são os procedimentos mais realizados, entre outros.
Por fim, traz mais clareza sobre a lucratividade da clínica e te ajuda a tomar as decisões certas para o seu negócio.
A partir desses relatórios financeiros, você é capaz de enxergar se determinado convênio médico tem sido lucrativo ou não, por exemplo.
Ou ainda se a receita gerada no mês foi suficiente para pagar as contas fixas, entre outras métricas.
A gestão financeira para clínica médica não precisa ser um problema. Uma dica é automatizar esses processos por meio de um sistema que gere relatórios financeiros precisos e específicos para clínicas e consultórios.
Mantenha seu fluxo de caixa em dia
Como dito anteriormente, o fluxo de caixa é o componente principal para conseguir elaborar o financeiro da clínica e manter o capital de giro atualizado.
Registre as entradas e saídas de valores
Registrar as entradas e saídas de valores diariamente – ou momentaneamente à movimentação financeira – é primordial para manter um fluxo de caixa atualizado.
O ideal é que você registre a movimentação no momento em que ela ocorreu, pois assim não perde nenhuma informação.
Porém, caso não seja possível registrar na hora, é aconselhável que você guarde notas fiscais e comprovantes para consultar esse valor exato depois e atualizar o caixa.
É com essa prática que você tem o controle sobre o recebimento e o pagamento das obrigações da clínica.
A quebra do fluxo de caixa gera cada vez mais necessidade de se usar o capital de giro da clínica.
Saiba pagar por produtos à vista
Administrar o caixa significa também saber pagar por produtos à vista. Ao optar por essa escolha, a chance do preço ser mais vantajoso é grande.
Isso te leva a um aumento de estoque e diminuição dos custos, o que aumenta a sua lucratividade.
Porém, comprar grandes quantidades de produto visando ao ganho financeiro não faz sentido se você não utiliza esse produto com tanta frequência.
Conhecer a sua necessidade de uso de um material é essencial para saber se esse investimento à vista vale a pena. Caso contrário, você só aumentará as chances de prejuízo financeiro ao ter que descartar produtos vencidos.
Negocie prazos
Outro ponto chave é pensar nos meios de pagamento que sua clínica vai oferecer e negociar datas de pagamento e recebimento.
Já considerou os pacientes que gostariam de parcelar procedimentos? Quando pagar o pró-labore dos sócios? Como pagar os fornecedores?
É o equilíbrio entre o pagamento e o recebimento que garante a saúde do seu caixa.
Contabilize os custos em cada parcela e faça uma experiência, observe os resultados no seu caixa e saiba como otimizar, negociando prazos para manter seu giro saudável.
Esse conhecimento e organização do fluxo de caixa demonstram os dias em que você tem um caixa negativo e o que você pode fazer para mudar essa situação, sem gastar as suas reservas.
Não gaste mais do que ganha
O que define uma boa saúde financeira não é quanto a sua clínica ganha e sim quanto ela gasta por mês.
Por isso, é importante economizar nas despesas, mas deve-se ter cuidado pois não basta apenas diminuir os custos, é preciso ter uma estratégia.
É muito perigoso sair cortando despesas sem critérios, pois isso pode gerar danos severos nas operações da clínica.
Leve em conta que a melhor diminuição é a mais espontânea, não a compulsória. Prefira agir de maneira gradativa, estudando o problema e causando impactos mais sutis.
Além disso, implemente soluções tecnológicas, pois um bom processo de informatização/sistematização com um software médico é capaz de aumentar a produtividade da sua equipe.
Ao automatizar processos manuais com um prontuário eletrônico e agenda médica online, você ganha produtividade, segurança e agilidade em sua rotina.
Além disso, com o uso de um software médico, você centraliza os dados dos pacientes e informações dos agendamentos em um só lugar.
Com o software, todas as fichas podem ser encontradas em poucos cliques e isso significa muito mais tempo livre para você e a recepcionista focar em outras atividades, como atender o paciente.
Dicas para montar o capital de giro da sua clínica ou consultório com sucesso
Tenha em mente o valor da sua receita
A receita da sua clínica envolve toda a renda obtida por meio de suas atividades.
A receita líquida permite avaliar quanto uma empresa fica de receita após as deduções que ocorrem. Ou seja, mostra, de fato, qual foi a receita da clínica.
Esse valor é muito importante para calcular outros indicadores importantes, como o lucro e a rentabilidade da clínica.
Oferte variadas formas de pagamento
Não adianta planejar um modelo de recebimentos que não contempla todas as necessidades dos seus pacientes.
Sendo assim, vale a pena investir em formas de pagamento variadas, inclusive pela internet.
Quanto mais possibilidades sua clínica disponibilizar, maior a quantidade de pacientes poderá absorver. Assim, uma clínica pequena consegue competir de igual para igual com grandes concorrentes.
Por isso, além dos métodos de pagamentos tradicionais, como dinheiro físico, cartão, cheques e boletos, alternativas como carteiras digitais, links de pagamentos, aproximação, QR Code e pix, são cada vez mais indicadas.
Saiba negociar com fornecedores
Para que sua clínica se mantenha competitiva no mercado, saber fazer boas negociações é fundamental.
Afinal, pode-se encontrar a oferta de melhor custo-benefício, possibilitando maior lucratividade, qualidade e conquista dos objetivos traçados pela clínica.
De modo geral, isso vai muito além do que simplesmente fazer a cotação de preços e escolher a alternativa com menor custo.
É preciso garantir que os recursos financeiros disponíveis sejam utilizados de maneira eficiente e com o melhor resultado possível, incluindo o padrão de qualidade do produto final e o aproveitamento geral dos suprimentos adquiridos.
Assim, o empreendedor consegue o que precisa com melhores condições e, como consequência, pode oferecer seus serviços de forma mais atrativa para os pacientes.
Entenda sobre antecipação de recebíveis
Ao ficar preso no processo de pagamento das operadoras de saúde, você não tem previsibilidade sobre o quanto você tem para receber e não consegue usar seu capital de giro de forma inteligente.
A antecipação de recebíveis permite que você receba pagamentos que só cairiam em 30 ou 90 dias, como no caso de planos de saúde ou pagamentos parcelados, muito comuns em clínicas.
Crie relatórios financeiros
Os relatórios financeiros mostram a saúde financeira da sua clínica e realizam projeções do seu caixa nos próximos meses, portanto, eles são indispensáveis para qualquer estabelecimento.
É recomendável é que você tenha pelo menos estes 4 tipos de relatórios:
- Análise de despesas;
- Análise de receitas;
- Repasse por profissionais;
- Fluxo de caixa.
Além dos relatórios financeiros, também é importante montar relatórios mais específicos sobre a sua clínica, entre eles:
- Atendimentos realizados;
- Pacientes para retorno;
- Pacientes por período;
- Pacientes por CID;
- Pacientes por indicação;
- Faltas de paciente.
Esses relatórios servem para mostrar quais procedimentos são mais procurados, você consegue entender qual é o perfil de paciente que mais falta, qual é o médico com mais retornos marcados e qual convênio traz mais consultas, entre outros.
Para facilitar a elaboração desses relatórios é importante contar com um sistema para clínicas com gestão financeira.
Com um sistema para clínicas, você centraliza todas as informações em um único local, como marcações de consultas, registro de profissionais, pacientes e gestão financeira.
A centralização de dados permite que seus relatórios sejam completos e assertivos, diferentemente daqueles feitos à mão, que estão suscetíveis a erros de cálculo.
Além disso, um software médico também pode gerar gráficos automáticos sobre sua gestão, controle de estoque, pagamento online, Teleconsulta, prontuário eletrônico, agenda médica, entre outras ferramentas.
Os benefícios de uma boa gestão financeira
Os benefícios adquiridos por causa de uma boa gestão financeira são inúmeros.
Especificamente no capital de giro, você é capaz de entender a situação da sua clínica, como estão os gastos e o que precisa ser melhorado para que seu planejamento financeiro dure todo o tempo estimado.
Assim, você precisa recorrer cada vez menos às suas reservas quando as coisas não saem como o esperado.
Por exemplo, se a clínica vem apresentando um capital de giro negativo, existem algumas atitudes que podem ser tomadas para você identificar o problema e elaborar uma solução.
Algumas dessas atitudes seriam:
- Avaliar e reduzir gastos;
- Negociar o prazo de pagamentos de contas e pró-labore;
- Estabelecer uma data máxima para receber pagamentos dos pacientes.
Todas essas atitudes estão intimamente relacionadas ao conhecimento do caixa da sua clínica e das movimentações financeiras necessárias. Ou seja, você será capaz de identificar mais facilmente a origem dos seus problemas.
Um outro ganho que você adquire ao ter uma boa gestão financeira é a confiança transmitida aos sócios do seu negócio, ou até mesmo aos gerentes de bancos – caso você deseje fazer um financiamento – por exemplo.
Uma vez que você tenha esses dados concretos para demonstrar o desempenho do seu negócio, será muito mais fácil conseguir investimentos ou o apoio dos sócios para alguma mudança.
Por fim, você pode tornar a análise dos relatórios financeiros em algo bastante fácil ao adotar ferramentas especializadas em gestão de clínicas, como um software de gestão online.
Em apenas poucos cliques, você avalia o fluxo de caixa diário e do mês e enxerga de forma fácil o que precisa ser melhorado para tirar a sua clínica do vermelho.
Como um software médico ajuda na gestão financeira da sua clínica?
Manter a saúde financeira de uma empresa não é tarefa fácil. É preciso uma boa gestão, comprometimento diário e um suporte tecnológico de qualidade.
No caso de clínicas médicas, é possível contar com o auxílio de um software médico para controlar o financeiro de forma fácil e inteligente.
Uma clínica que possui ferramentas descentralizadas perde tempo e dinheiro com processos mecânicos, repetitivos e falhos.
Ao invés de ter uma planilha para o fluxo de caixa, um livro caixa no papel e uma sala de arquivos para os prontuários, prefira ter tudo em uma única plataforma.
Assim, você conseguirá gerar relatórios com informações valiosas, como:
- Perfil de paciente mais atendido pela clínica;
- Características dos pacientes que mais realizam procedimento;
- Convênio que traz mais lucro;
- Relação entre receita e procedimento;
- Pacientes que mais faltam;
- Total de atendimentos realizados em determinado período;
- Relatórios completos de pagamentos;
- Análise de despesas e receitas;
- Fluxo de caixa;
- Repasse por profissionais.
Um sistema médico permite que você obtenha relatórios e gráficos com dados muito mais completos, do que se você fizesse manualmente com várias planilhas ou arquivos de papel espalhados pela clínica.
No iClinic, por exemplo, você pode obter relatórios com apenas alguns cliques, mostrando informações valiosas como qual convênio é mais rentável para seu consultório.
Teste gratuitamente o iClinic para ver como um sistema de gestão funciona na prática:
Conclusão
Infelizmente, na maioria das clínicas e consultórios médicos a gestão financeira é uma das áreas mais deixadas de lado durante a administração do negócio.
Ainda assim, controlar o financeiro de uma clínica ou consultório médico é essencial e, por isso, deve fazer parte da rotina dos profissionais.
Sem o apoio de um software de gestão financeira, seu trabalho administrativo pode ser muito mais complicado.
Ao optar por um sistema médico você poderá concentrar todas as informações em apenas uma plataforma para gerar relatórios e gráficos sobre o contexto da sua clínica, o que facilita suas análises e tomada de decisões.