Em um mercado tão concorrido como o das clínicas médicas, é necessário sempre buscar inovação e novas formas de fidelizar pacientes. Uma alternativa é um organizador de prontuários que permite uma melhor visualização das informações e dados médicos além de facilitar a rotina diária da clínica.
Prontuários são documentos que reúnem informações médicas referentes a um paciente, como laudos de exames, atestados, prescrições e tratamentos pelos quais ele passou.
Ao elaborar esse documento, é necessário levar em consideração a legibilidade das informações, o correto registo do tempo e assinatura do responsável, assim como a totalidade das informações requeridas por lei no documento.
Por isso, sua elaboração e organização é de extrema importância, uma vez que será utilizado para uma conduta terapêutica assertiva.
Durante muito tempo, o prontuário era feito exclusivamente de forma física, em papel.
Hoje em dia, com o avanço tecnológico e modernização da prática médica, os benefícios dos prontuários eletrônicos já são bem evidentes, facilitando o manuseio e atualização dos arquivos através do armazenamento digital.
Como funciona a organização de prontuários?
Qual a ordem do prontuário?
A organização de prontuários depende de como você mantém esses arquivos. Se você ainda utiliza os prontuários de papel é necessário que você possa localizar esses documentos com facilidade.
Sendo assim, você pode organizar os prontuários por década, ano e nome, sendo preferível que se organize sempre pelo último sobrenome e, depois, pelo nome.
Ao contar com os prontuários eletrônicos é possível contar com filtros durante a pesquisa, por exemplo, é possível digitar o CPF, nome ou outra informação e acessar o prontuário em segundos.
Assim, o prontuário eletrônico é uma maneira muito simples de se ter à mão qualquer documento, criado em qualquer data.
Quanto tempo o prontuário deve ser guardado?
O Conselho Federal de Medicina, na Resolução do CFM n.º 1.821/07 estabelece que os documentos médicos em suporte de papel devem ser arquivados por tempo não inferior a 20 (vinte) anos, a partir da data do último registro de atendimento do paciente.
Com a era eletrônica e a necessidade de modernizar o meio de armazenamento de dados médicos dos pacientes, a Resolução 1.821/07, institui a possibilidade de se manter prontuários médicos somente em meio eletrônico, ou digitalizar os de papel existentes.
Ao digitalizar seus prontuários de papel e começar a usar os prontuários eletrônicos, os espaços que antes eram usados para guardar pilhas de prontuários de papéis, agora podem ser utilizados para algo realmente produtivo, como um novo espaço para atendimento.
Além disso, com a drástica redução no uso de papel, o dinheiro que antes era investido nesse material frágil, que não garantia nenhuma segurança, pode ser realocado para outras áreas da clínica.
Dessa forma, é possível economizar, investir em uma ferramenta que irá ajudar no processo de fidelização de pacientes, e contribuir com o meio ambiente.
Em relação ao prontuário eletrônico, uma vez que o prontuário esteja digitalizado, ou sendo ele produzido em meio eletrônico desde sua origem, a guarda do mesmo não mais se limita a 20 anos, devendo ser permanente, como estabelece o artigo 7º da mesma Resolução.
Quais são os benefícios de organizar os prontuários médicos?
Segurança do paciente e resguardo médico
Nos casos das instituições de saúde, garantir a segurança de dados médicos consiste em implementar estratégias para minimizar a possibilidade de vazamento de prontuários e informações técnicas.
Assegurando a sua confidencialidade e integridade, evitando danos à imagem da instituição e penalidades judiciais. O prontuário é um documento de propriedade do paciente, mas o médico ou a instituição de saúde têm a obrigação de guardá-lo.
Ao utilizar prontuários de papel, a chance de alguém conseguir ver os conteúdos deles é bem maior do que se estivessem armazenados no meio digital. Os arquivos físicos apresentam maior vulnerabilidade tanto em relação a acessos indevidos, quanto em relação à perda de informação.
Outra desvantagem do uso do papel é que ele não permite uma padronização eficiente e é frágil. As páginas ficam amareladas e sofrem com ações externas, como a umidade, o que pode ocasionar a perda de informações.
Nesse caso, vale repensar o uso do armazenamento em meios físicos, pois com a ajuda da tecnologia, você tem a chance de garantir uma segurança muito maior para seus pacientes.
Maior produtividade
Pode parecer algo simples, mas organizar o prontuário de pacientes é muito importante para os profissionais. Esse documento reúne todas as informações mais relevantes sobre os pacientes.
Por isso, para oferecer um atendimento de qualidade, é essencial ter acesso a todos esses dados no momento certo. Por exemplo, no retorno de um paciente, você deve saber qual a situação, os medicamentos, os procedimentos feitos.
Mas como acessar isso em uma ficha bagunçada? É aqui que entra a importância do prontuário eletrônico.
Você pode fazer uma pesquisa rápida pelo nome do paciente no prontuário eletrônico e descobrir todo o histórico de consultas, medicamentos, exames, procedimentos, recomendações e qualquer outra informação relevante.
Padronização eficiente
Uma das maiores vantagens do prontuário eletrônico é a padronização, principalmente quando falamos de uma implementação efetiva do prontuário eletrônico na área da saúde.
Com um documento tão importante como o prontuário disponível de forma compreensível e clara, não apenas a organização melhora, mas pesquisas podem ser realizadas para atuar numa melhora da saúde dos pacientes, como prevenção de doenças, por exemplo.
Além, é claro, da facilidade em analisar um documento padronizado, e não informações espalhadas sem uma ordem correta, permitindo uma análise realmente efetiva dos seus pacientes.
Os benefícios do uso de prontuários eletrônicos
O prontuário eletrônico é uma ferramenta que proporciona agilidade e segurança, mas na hora de escolher a melhor solução para a sua clínica é importante priorizar alguns pontos chaves na hora de mudar do antigo modelo de papel para esta ferramenta 100% digital.
Integração das informações
A organização dos prontuários médicos deve estar alinhada também a outros sistemas. Como falamos, esse documento tem valia administrativa e até financeira para clínicas médicas, uma vez que armazena toda a trajetória médica do paciente.
Com um software médico, é possível ter diversas ferramentas em um só lugar. Basta alguns cliques para encontrar o que você precisa, e o melhor de tudo: você pode gerar relatórios com todas essas informações disponíveis no sistema.
Veja a seguir as principais ferramentas do software médico:
- Agenda médica: possui lista de espera, lista de pacientes do dia, e personalização de cores por procedimento para melhorar a organização da funcionalidade, além de enviar lembretes de consulta por SMS, e-mail e WhatsApp;
- Agendamento Online: disponível pela plataforma AgendarConsulta ou pelo seu próprio site médico, facilita a marcação de consultas por parte dos pacientes, que podem agendar de qualquer lugar, e a qualquer momento, sem precisar entrar em contato com a clínica;
- Prontuário eletrônico: pode ser acessado de qualquer lugar e compartilhado com outros profissionais de saúde, também permite a personalização completa do documento e tem a prescrição iClinicRx;
- Relatórios e gráficos automáticos: auxiliam na análise de dados da clínica, oferecendo informações como receitas e despesas pendentes, faltas por paciente, convênio mais rentável, repasse médico, entre outros;
- Finanças: automatiza sua gestão financeira, e tudo que você precisa fazer é registrar suas entradas e saídas para um ter um fluxo de caixa automático, assim como análises dos relatórios mencionados acima;
- iClinic Marketing: plataforma de e-mail marketing exclusiva para profissionais de saúde, que envia e-mails de forma automatizada para seus pacientes e estende seu cuidado para além da consulta;
- Teleconsulta: possibilita o atendimento a distância entre você e seus pacientes, além de oferecer integração com o prontuário eletrônico, termo de consentimento para pacientes e total segurança.
Todos esses diferenciais são fundamentais para qualquer clínica e consultório.
Além das funcionalidades acima, confira outras funcionalidades que o software do iClinic pode oferecer:
- Assinatura digital: assine digitalmente todos os seus documentos no iClinic, como prontuários, prescrições e solicitações de exames, com validade jurídica e segurança de dados
- Prescrição eletrônica: prescreva com o iClinic Rx e acesse uma base de medicamentos revisada e atualizada por farmacêuticos
- Emissão de documentos e solicitação de exames: crie modelos de documentos e utilize campos prontos para que o sistema faça edições automatizadas.
- Calculadoras e ferramentas: utilize calculadoras e ferramentas automáticas, como a curva de crescimento e calculadora IMC, ou até calculadora de Data Provável do Parto e de Idade Gestacional, para agilizar sua consulta e ter mais tempo para focar nos pacientes.
- Comparação de imagens: compare as imagens no prontuário do seu paciente e mostre para ele, de forma visual e prática, a evolução do tratamento.
- Suporte: conte com uma equipe de suporte especializada e capaz de atender a todas as suas dúvidas e as da sua equipe de forma rápida e objetiva.
Anexo de arquivos e exames
Uma das maiores dificuldades na área da saúde é a centralização de informações a respeito do paciente. Essa é mais uma característica dos prontuários eletrônicos.
Neles, você é capaz de anexar arquivos, fotos e cópias de exames às informações do paciente.
Conforme os dados são adicionados, forma-se uma linha do tempo no prontuário do paciente, o que facilita a busca pelos exames e arquivos, quando for preciso encontrá-los por data ou por filtro.
Dessa forma, a evolução do tratamento do paciente se torna bastante clara e você não sofre com a perda de informações.
Acessibilidade do prontuário
Caso o sistema do prontuário eletrônico esteja na nuvem, o PEP pode ser acessado de qualquer dispositivo eletrônico com internet, como um computador, tablet ou smartphone.
Assim, é possível ter rápido acesso às informações da última consulta do paciente, caso ocorra alguma emergência ou você realize atendimentos domésticos.
Outra característica é que, caso o paciente realize mais de uma consulta em sua clínica com outro profissional da saúde, esse também pode ter acesso ao mesmo prontuário.
Isso acontece por conta das permissões de acesso ao prontuário, que podem ser modificadas de acordo com o usuário do sistema.
Certificação digital SSL
O certificado SSL protege informações importantes dos usuários que navegam em sites onde ele está instalado.
Para fazer isso, criptografa os dados do visitante, impedindo que sejam interceptados, capturados ou visualizados durante a transferência das informações até o servidor que hospeda o site.
Ao escolher um sistema de prontuário eletrônico da sua clínica, busque aquele que segue normas de segurança como o HIPAA, que garante o backup (atualização) diário dos dados.
Como funciona o armazenamento de prontuários eletrônicos?
Segundo o artigo 7º da Resolução 1.821/07 uma vez que o prontuário esteja digitalizado, ou sendo ele produzido em meio eletrônico desde sua origem, a guarda do mesmo não mais se limita a 20 anos, devendo ser permanente.
Por isso, uma das melhores alternativas é optar pelo prontuário eletrônico na nuvem, pois dessa forma você não precisa ter equipamentos de hardwares com grande capacidade de armazenamento.
Além disso, em caso de desastres naturais, roubos ou problemas com o computador você pode acabar perdendo os dados se os mesmos estiverem armazenados em apenas um local.
Com o prontuário eletrônico na nuvem, o médico não precisa mais ser o responsável pela estrutura física (hardware) que roda o software e pelo servidor que armazena os arquivos e informações.
No prontuário eletrônico na nuvem, os arquivos são armazenados em um servidor seguro fora da sua clínica.
Além disso, o recurso de prontuário eletrônico costuma oferecer o serviço de backup de dados, assegurando o salvamento diário e de forma segura de todas as informações incluídas no sistema.
Conclusão
O prontuário é um documento responsável por orientar os médicos e outros profissionais (enfermeiros, fisioterapeutas, nutricionistas) na prestação de cuidados de saúde aos pacientes.
Sem o prontuário completo, o atendimento fica prejudicado e a qualidade do tratamento tende a ser comprometida, afinal, o histórico de cada consulta, os resultados dos exames e descrição dos procedimentos são informações necessárias para cuidar do paciente da melhor maneira possível.
Por isso, é dever do profissional investir em sistemas com um organizador de prontuários eficiente e seguro.
Dessa forma, a sua clínica consegue se resguardar de possíveis problemas como a perda de dados ou os problemas inerentes aos prontuários de papel.
