Segurança de dados do consultório: 8 dicas para melhorá-la

Segurança de dados do consultório: 8 dicas para melhorá-la

Leia em 8 min.

Discussões sobre a segurança de dados estão aumentando cada vez mais, e os profissionais de saúde buscam novas maneiras para melhorar a segurança de dados dos seus consultórios.

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Já é reconhecido, por grande parte dos profissionais, que os documentos em papel não conseguem atender as necessidades de agilidade e eficiência da área da saúde.

Além disso, a segurança também é mínima, uma vez que qualquer pessoa pode acessá-los, perdê-los ou até mesmo furtá-los facilmente. 

Porém, é fato que para utilizar dados digitais, é preciso garantir segurança quanto aos dados do consultório, seguindo as boas práticas, como a da lei LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) que entrará em vigor em 2020.

Um estudo da Harvard Business Review sobre as tendências da segurança em 2017, apresenta um levantamento com empresas do mundo todo que revelou 106 ataques cibernéticos direcionados (tentativas de expor, alterar ou roubar dados digitais). Em 2018, esse número era 232

Em 2017, o custo médio do crime cibernético por empresas era US$ 11,7 milhões. De 2013 para 2017, esse custo aumentou em 62%. Segundo os especialistas do relatório citado no estudo, esses ataques continuarão aumentando.

Apesar dos ataques cibernéticos, a segurança de dados também aumenta proporcionalmente com a atualização de softwares.

Implementando boas práticas e utilizando ferramentas especializadas em segurança médica, você pode conquistar uma segurança de excelência em seu consultório. 

Continue a leitura e descubra como otimizar sua infraestrutura de dados da melhor forma. 🙂 

Por que melhorar a segurança de dados do seu consultório?

De acordo com a resolução nº 2.217/2018 do Conselho Federal de Medicina, os médicos são vedados de expor informações sigilosas obtidas durante o exame médico dos pacientes.

Os profissionais de saúde também devem assumir responsabilidade por qualquer ato profissional praticado, mesmo que tenha sido consentido pelo paciente ou seu responsável. 

Ou seja, casos como vazamento de dados sensíveis do paciente, mesmo que não tenham sido criminosos, ainda sim são de responsabilidade do médico e o profissional deverá responder pela infração. 

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) também enfatiza os deveres de todas as empresas, principalmente, as que trabalham diretamente com informações de saúde. Veja a seguir alguns desses deveres:

  • Identificar todos os dados armazenados no consultório, assim como seus meios (físicos ou digitais);
  • Buscar o consentimento de todos os pacientes e colaboradores sobre como as informações são armazenadas e suas formas de uso;
  • Produzir relatórios dos dados para órgãos como a ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados) e Sistema Nacional de Proteção do Consumidor, que poderão solicitar os relatórios quando necessários;
  • Relatar qualquer incidente relacionado a segurança de dados para a ANPD, Procon e Senacon.

Aprofunde-se ainda mais na LPGD assistindo nosso vídeo:

Além de todas as normas e exigências, citadas acima, sabemos que os médicos estão constantemente preocupados com a qualidade de vida dos pacientes.

Uma das principais formas de assegurar um bom atendimento é com a garantia de proteção dos dados dos pacientes. 

No próximo tópico, iremos trazer um passo a passo completo sobre segurança de dados, e como conquistá-la com excelência. Acompanhe!

Como melhorar a segurança de dados do seu consultório?

Uma pesquisa sobre segurança dos documentos digitais da ResearchGate aponta que os meios eletrônicos são formas de armazenamento extremamente seguras.

“Com o questionamento da segurança da nova forma de documentação, surgem mecanismos que nos garantem a autenticidade, a integridade e a tempestividade do documento eletrônico. […] Podemos dizer que havendo uma lei específica que os regulamente, não há o que se falar em repúdio.” 

Porém, é verdade que ainda sim existem riscos como ataques cibernéticos. Por isso, é importante tomar algumas precauções, e elas são muito mais simples do que você imagina. Vamos conhecê-las?

1. Mapeie todos os riscos de segurança de dados 

A melhor forma de começar a trabalhar na segurança de dados do seu consultório é mapear todos os riscos possíveis que podem prejudicá-la.

Para te ajudar, vamos trazer os principais perigos que podem afetar suas informações e a de seus pacientes:

  • Compartilhamento de senhas: é fundamental que você e todos os seus colaboradores entendam que independente do dispositivo ou sistema, cada um deve ter seu próprio login e senha. Suas senhas não devem ser compartilhadas com ninguém, mesmo que sejam pessoas de confiança. Afinal, o dispositivo de um funcionário pode ser furtado ou invadido, podendo prejudicar todo o nível de segurança conquistado até o momento, e expondo as informações sigilosas de outras pessoas; 
  • Guardar informações sensíveis em meios físicos: como já mencionamos no artigo, documentos físicos como fichas de papel não garantem nenhuma segurança. Em acidentes como derramamento de líquidos, todos os dados são perdidos para sempre, principalmente, em documentos como o prontuário. Dessa forma, é fundamental garantir que nada será perdido ou acessado por profissionais sem autorização;
  • Navegar em sites e sistemas sem certificado SSL: o certificado digital SSL autentifica a segurança de um site, garantindo que aquela plataforma possui um ótimo nível de segurança. Você pode identificar o certificado SSL por meio do “HTTPS” no início do link ou pelo ícone de cadeado;

Lembre-se que você pode contar com a ajuda de um especialista em segurança para mapear todos esses riscos, garantindo que nada tenha ficado para trás.

Segurança de dados na URL de sites

2. Utilize criptografia em todos os formatos de armazenamento

Qualquer dado sensível, principalmente aqueles relacionados aos pacientes, devem ser armazenados em sistemas criptografados, que contam também com níveis de autorização de acesso. 

A criptografia é um mecanismo que codifica as informações para que apenas pessoas autorizadas consigam acessá-las

Na área da saúde, por exemplo, alguns prontuários eletrônicos possuem a criptografia SSL 256 bits, que garante acesso apenas para profissionais de saúde e também é utilizada em sistemas bancários.

Essa prática é fundamental não apenas para a proteção dos pacientes, mas também para sua imagem profissional. Com a criptografia, você pode garantir sigilo dos dados, algo que você não conseguiria em um prontuário de papel. 

3. Crie senhas seguras de acesso

Como as suas senhas são criadas? Você utiliza a mesma senha em vários dispositivos ou cartões?

Ao criar uma senha, normalmente somos orientados a colocar um número mínimo de caracteres, e até mesmo adicionar letras maiúsculas e minúsculas. Essas orientações não são à toa. 

Algumas senhas são fáceis de serem codificadas, principalmente, se forem “1234”, “Mariana1234” e outras variações. Para criar senhas únicas e fortes, lembre-se dessas dicas: 

  • Adicione pelo menos 6 caracteres
  • Coloque letras maiúsculas e minúsculas, de preferência em formatos fora do padrão, como: sxJ214aK
  • Insira números
  • Se possível, adicione também símbolos: &@*

Você também pode buscar um gerador de senhas automáticos na internet para gerar a base de uma senha segura, e adicionar outros caracteres para aumentar ainda mais a segurança. 

4. Armazene seus dados na nuvem 

O armazenamento de dados é um dos pontos mais delicados quando tratamos de segurança.

Afinal, dependendo do local em que você guardar suas informações, você pode ter uma ótima segurança ou perder todos os seus dados em questão de segundos.

O armazenamento na nuvem é uma das formas mais seguras de armazenamento. Com ela, você pode guardar suas informações por meio de um servidor online que fica sempre disponível na internet.

Ou seja, você pode acessá-lo de onde quiser e quando quiser. 

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Além da acessibilidade, como os dados ficam salvos diretamente na internet, caso algo aconteça com seus dispositivos (como furto e acidentes naturais), suas informações não serão prejudicadas, pois elas não estão armazenadas no HD do computador, por exemplo.

Com essa tecnologia, você consegue garantir para seus pacientes que suas informações não serão perdidas, algo essencial inclusive para os órgãos regularizadores como o CFM (Conselho Federal de Medicina). 

5. Utilize ferramentas exclusivas para a área da saúde 

Todas as dicas citadas até aqui são fundamentais para garantir uma segurança de excelência.

Porém, a maioria delas são padrões de segurança, ou seja, qualquer sistema de qualidade deve fornecer essas boas práticas. 

Apesar de uma parte dos sistemas não seguir padrões de seguranças eficientes, os sistemas exclusivos para a área da saúde, como softwares médicos, normalmente contam com uma segurança ainda maior.

Afinal, quando tratamos de dados sensíveis, principalmente aqueles relacionados à saúde, precisamos ter um olhar ainda mais crítico. Além das práticas já citadas, é preciso avaliar outros aspectos:

  • O software médico é personalizado para a minha especialidade?
  • Os desenvolvedores do software são especialistas em segurança médica?
  • Atualizações diárias para o armazenamento de dados são realizadas?
  • O prontuário eletrônico busca seguir as normas que garantem validade judicial
  • O software médico possui diferentes níveis de acesso, especificados por profissionais de saúde e profissionais da recepção?
  • Consigo exportar todos os meus dados rapidamente?

Se todas as respostas acima forem positivas, isso significa que além do sistema ser desenvolvido para a área da saúde, também possui ótimos diferenciais para a sua segurança, e a de seus pacientes. 

6. Qualifique seus colaboradores quanto às boas práticas de segurança de dados

Você pode adotar todas as medidas de seguranças do mundo, mas se os seus colaboradores também não implementarem, sua segurança será muito baixa. 

Mesmo erros comuns como entrar em sites não confiáveis, que muitas vezes facilitam a invasão de hackers, podem ser cometidos pela sua equipe.

Por isso, é fundamental explicar para todos os profissionais do consultório a importância da segurança de dados e como aplicá-la no dia a dia.

Dê uma olhada em algumas medidas de segurança que devem ser enfatizadas para seus colaboradores:

  • Não acessem sites sem o HTTPS ou o ícone de cadeado, e caso precisem acessar, não cliquem em nenhum link ou baixem algum material;
  • Evitem enviar correntes de mensagens como WhatsApp e Messenger sem conferir a fonte dos dados, muitos casos podem ser golpes ou informações falsas;
  • Em nenhuma circunstância compartilhem suas senhas ou escrevam em um local de fácil acesso, como mesas e carteiras.

Você também pode contar com a ajuda de um especialista em segurança para ensinar medidas confiáveis para sua equipe, e até mesmo utilizar cursos voltados para essa área. 

Dicas para melhorar a segurança de dados do consultório

7. Obtenha um seguro de riscos cibernéticos

Assim como qualquer outro seguro, essa medida não é obrigatória e talvez você não precise dela em nenhum momento, mas caso precise, elas são extremamente úteis e trazem uma segurança que apenas seguros conseguem garantir. 

Um seguro de riscos cibernéticos protege seu consultório e sua imagem profissional em qualquer caso de comprometimento da segurança de dados.

Dependendo do contrato do seguro, ele pode cobrir custos legais como multas de vazamento de dados, que de acordo com a LGPD, podem chegar até 50 milhões de reais. 

É importante enfatizar novamente que você não é obrigado a ter um seguro cibernético, mas assim como um seguro de carro, você consegue ter mais tranquilidade com uma ótima garantia. 

8. Nomeie um responsável pela segurança de dados do consultório 

Essa dica é enfatizada pela Lei Geral de Proteção de Dados, e com razão: nomear um responsável por todas as medidas de segurança de dados do consultório garante que nenhuma prática será deixada de lado, e o encarregado poderá verificar se todos os colaboradores estão seguindo-as corretamente.

O responsável pela segurança, além de garantir que todas as medidas estejam sendo de fato implementadas, também tem a função de pesquisar novas práticas e ferramentas que podem melhorar ainda mais essa área do consultório. 

De acordo com a LPGD, esse encarregado também deve reportar qualquer problema relacionado à segurança para órgãos como a Autoridade Nacional de Proteção de dados. 

Esses são os 8 passos que podem garantir uma segurança de excelência para você e seus pacientes.

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Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo e estudante de Letras na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.