O que é o HFMEA e como implementá-lo em 5 passos na sua clínica

O que é o HFMEA e como implementá-lo em 5 passos na sua clínica

Yasmim Mayumi Gestão da Clínica

Leia em 8 min.

Última atualização em 30/03/2022 por Yasmim Mayumi

O HFMEA (Análise do Modo de Falha e Efeitos na Assistência Médica) ou FMEA (Análise do Tipo e Efeito de Falha) é uma ferramenta que identifica potenciais riscos para evitá-los no futuro.

Segundo um estudo da Biblioteca Virtual em Saúde MS, a segurança do paciente tornou-se uma preocupação para as instituições de saúde apenas em 2003.

A pesquisa traz os seguintes dados: por ano nos EUA, erros médicos provocam a morte de 44.000 a 98.000 pacientes, e o custo total de eventos médicos adversos está entre US$ 17 milhões e US$ 29 milhões.

No Brasil, um hospital privado de Campinas mostrou que erros de medicação representaram 50% de todos os eventos adversos contabilizados.

Em Belo Horizonte, um estudo de um hospital público mostrou que 82% das 422 prescrições avaliadas continham pelo menos um erro de dispensação.

Neste artigo você vai aprender como usar o HFMEA para evitar todos esses riscos na sua clínica. Acompanhe!

O que é o HFMEA?

O FMEA originou-se na NASA com o intuito de prever defeitos em projetos, processos e eventos adversos. Ou seja, ele permite a identificação de falhas na execução do trabalho.

O HFMEA é uma releitura do FMEA para a área da saúde, por isso a adição da letra H (Healthcare, em português, assistência médica).

Entre seus principais conceitos estão o modo de falha (quando algo deixa de atender a uma função, efeito (consequência do modo de falha), causa (eventos que produzem a falha) e controles (o que previne as falhas).

A escala de severidade padrão do HFMEA é:

  • Mínima (1): não compromete a segurança do paciente nem gera nenhum dano;
  • Pequena (2 a 3): pode não comprometer o tratamento e não causar dano;
  • Média (4): pode causar um dano temporário;
  • Média (5): pode causar um dano temporário e prolongar a hospitalização;
  • Média (6): provavelmente causará um dano temporário e será necessário uso de antídotos para reverter o dano;
  • Alta (7): pode resultar em intervenção com baixo risco de morte;
  • Alta (8): pode resultar em intervenção com alto risco de morte na UTI;
  • Alta (9): resulta em intervenção com alto risco de morte na UTI;
  • Muito alta (10): resulta em um dano permanente ou em morte.

Apesar do HFMEA ser usado majoritariamente por grandes instituições de saúde como hospitais, ao ser administrador da sua própria clínica, você é responsável por todos os processos que ocorrem no estabelecimento.

Isso significa que se você aluga salas para quatro médicos, e um deles não segue todas as medidas básicas de segurança de dados, todas as informações da clínica e dos pacientes estão comprometidas.

Vamos supor que seus colaboradores ainda não realizaram nenhum treinamento sobre proteção de dados e LGPD.

Eles não sabem o que significa phishing, baiting, pretexting e presencial. Quando recebem um link desconhecido que promete um desconto ou benefício, clicam sem conferir a fonte para não perder a oportunidade.

As recepcionistas, ao receberem uma ligação de fraudadores que se passam por uma empresa de confiança, compartilham informações como CPF, e-mail e telefone.

Apesar desses gestos não parecerem perigosos, são justamente eles que dão abertura para que a segurança da sua clínica fique comprometida.

Por isso, é fundamental conhecer profundamente assuntos como segurança de dados, LGPD, gestão, empreendedorismo e controle financeiro para garantir a estabilidade da sua empresa.

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Com a ajuda do HFMEA, você consegue melhorar seus processos atuais, garantir a segurança do paciente e gerir possíveis riscos antes que eles se tornem uma ameaça.

Essa abordagem deve ser aplicada em momentos como:

  • Um novo colaborador é integrado a clínica, seja um profissional de saúde, recepcionista, secretária ou funcionário de limpeza;
  • Um processo ou função atual passa por modificações, como a mudança de prontuários de papel para um prontuário eletrônico;
  • Expansão do negócio, seja a abertura de uma nova sala de atendimento dentro da clínica ou a abertura de uma nova clínica em outro local.

A JCAHO (Comissão Conjunta de Acreditação de Organizações de Saúde) recomenda que o HFMEA seja considerado eficaz quando:

  • A liderança está comprometida em identificar todos os riscos à segurança dos pacientes;
  • Os eventos sentinelas como atraso no tratamento, erros de medicação e complicações operatórias são diminuídos por meio do HFMEA;
  • Todas as falhas da instituição sejam identificadas e mapeadas para que, no futuro, elas não aconteçam novamente;
  • Testes são realizados para verificar a eficácia de todas as alterações implementadas depois do HFMEA.

Continue a leitura e descubra como implementar essa ferramenta na prática!

Passo a passo para realizar o HFMEA na sua clínica

Você precisará seguir 5 passos para implementar o HFMEA: definição do projeto, montagem de uma equipe multidisciplinar, criação de um fluxograma do processo, seleção das ações e indicadores de resultados.

É um processo extenso e complexo, mas valerá todo o esforço e poderá trazer ótimos retornos financeiros.

Um estudo sobre a avaliação do HFMEA como ferramenta para promoção de uma gestão integrada em um hemocentro comprovou sua eficácia ao mapear as principais causas das perdas de bolsas de sangue.

Veja um trecho adaptado da pesquisa:

“[…] a utilização da ferramenta HFMEA pode trazer benefícios como indicadores para apoio à tomada de decisão; otimização dos processos de trabalho; identificação dos riscos reais associados às diretrizes operacionais adotadas pelo setor da saúde, que implicam em ineficiências operacionais e ambientais.”

Siga estes 5 passos para garantir bons resultados. 😉

1. Definição do projeto 

Imagine o HFMEA como um grande projeto que analisará um processo por vez. Nesta primeira etapa, você precisa esclarecer a função do processo que será analisado.

Vamos trazer o exemplo de armazenamento dos dados do paciente. Nesse caso, a função é guardar todas as informações dos pacientes da clínica.

Após essa definição, é preciso pensar no Modo de Falha, tudo que não pode acontecer quando pensamos em como armazenar dados de forma segura.

Você pode separar o Modo de Falha em contextos como:

  • Total: um cenário em que todos os dados dos pacientes foram roubados por hackers ou fraudadores;
  • Parcial: quando um profissional não autorizado, como um recepcionista, olha um dado sigiloso de uma paciente em um prontuário;
  • Não intencional: quando o paciente envia dados sigilosos para a recepção sem ter uma primeira consulta com o médico.

Ao entender todas as possíveis formas que o armazenamento dos dados pode ser comprometido, é necessário separar a gravidade de cada situação.

Você pode usar uma escala como esta:

  • Evento catastrófico (9 a 10 na escala de severidade padrão do HFMEA): quando todos os pacientes foram prejudicados e estão correndo risco;
  • Evento principal (7 a 8): a situação é grave mas nem todos os pacientes foram prejudicados;
  • Evento moderado (4 a 6): uma falha foi cometida mas foi apenas um dano temporário;
  • Evento menor (1 a 4): os pacientes não foram afetados diretamente.

Durante esse mapeamento, provavelmente você e a sua equipe já vão conseguir identificar maneiras de evitar esses eventos. 

Anote todas as ideias para adicionar na seção de Ação Recomendada que explicarei mais a frente.

Ficou interessado em aprender mais sobre segurança de dados? Assista nosso vídeo:

2. Potenciais causas

Cada Modo de Falha que você identificou na etapa anterior tem potenciais causas. 

Se um profissional da recepção viu um dado sigiloso, por exemplo, uma possível causa pode ser o armazenamento das informações dos pacientes em prontuários de papel.

Você precisa identificar todas as potenciais causas para cada falha mapeada na etapa de definição do projeto.

Depois de realizar essa identificação, pense na probabilidade de cada causa acontecer.

  • Frequente: o evento ocorrerá várias vezes em um curto período de tempo, como um mês;
  • Ocasional: a causa pode ocorrer algumas vezes durante o ano;
  • Pouco frequente: é possível que ela aconteça em 5 anos;
  • Remoto: é improvável que a causa aconteça nos próximos 10 anos.

Use o exemplo anterior. Se sua clínica possui uma sala de arquivos e as recepcionistas precisam olhar as fichas dos pacientes para realizar agendamentos e atualizar cadastros, a quebra de sigilo será frequente.

3. Análise da Árvore de Decisão 

A Árvore de Decisão é utilizada para analisar qual é o status atual do processo e suas causas. Esta etapa é essencial para que o próximo passo, de seleção dos planos de ação, seja feito de forma efetiva.

Para criar sua Árvore de Decisão, considere os seguintes aspectos:

  • Fraqueza de ponto único: uma falha de ponto único é mais comum do que uma de múltiplos pontos. Ou seja, normalmente uma falha é causada por um processo, como prontuários de papel, ao invés de múltiplos eventos ao mesmo tempo (como prontuários de papel e um colaborador que compartilha dados sigilosos com más intenções). Identifique qual é o tipo de fraqueza da sua falha;
  • Medida de controle existente: caso um controle para a fraqueza exista atualmente, é necessário analisar a eficácia desse controle;
  • Detectabilidade: a partir do momento que existe uma medida de controle para uma fraqueza, é necessário avaliar como a fraqueza é detectada. Muitas vezes, uma ação pode melhorar a detectabilidade, como usar prontuários eletrônicos. Essa ação deve ser incluída na seção de Ações Recomendadas do HFMEA;
  • Prosseguir: após analisar as características da fraqueza, seus controles e como é possível detectá-la, é necessário tomar a decisão de prosseguir para a etapa de planos de ação ou reavaliar novamente o contexto, caso a equipe não tenha ficado satisfeita com o resultado.

Uma boa dica é anotar todos esses pontos em uma ferramenta de fácil visualização para todos os seus colaboradores, como uma lousa, Whimsical, Google Docs, Word, e assim por diante.

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4. Seleção dos planos de ação

Os planos de ação estão sendo traçados durante as etapas, mas agora é preciso delimitar como a clínica seguirá com cada Ação Recomendada. A HFMEA classifica três principais categorias de ações:

  • Eliminar: ao corrigir as falhas no processo, como a eliminação do uso de prontuários de papel e migração para o prontuário eletrônico, sua clínica garante que as falhas não acontecerão;
  • Controlar: ao identificar uma falha é necessário informar a equipe sobre a medida de controle ou automatizar um aviso para notificar a todos quando um erro for cometido;
  • Aceitar: quando uma falha é pequena e tem um risco baixíssimo de perigo, é possível apenas aceitá-la ao invés de tomar qualquer ação.

Um exemplo de cada categoria de ação é: eliminar o uso de papéis, controlar o nível de acesso de cada profissional em um software médico e aceitar que os dados só poderão ser acessados com conexão à internet.

5. Indicadores de resultado

Na última etapa é necessário revisar todas as decisões tomadas e determinar os próximos passos do projeto. 

As Ações Recomendadas que você e a sua equipe juntaram ao longo do processo são possíveis melhorias para a sua clínica. Elas devem ser detalhadas para que vocês possam colocá-las em prática.

Cada ação deve se encaixar em pelo menos um destes objetivos:

  • Eliminar a gravidade da falha;
  • Diminuir a probabilidade de falhas;
  • Melhorar a detectabilidade.

Também é fundamental selecionar uma métrica mensurável para analisar se o processo, de fato, melhorou. Vocês podem documentar o número de ocorrências de quebra do sigilo do paciente, por exemplo.

Softwares médicos costumam trazer uma análise de dados completa, como relatórios e gráficos automáticos sobre pacientes, atendimentos, finanças e equipe.

Outra dica importante é delegar responsáveis para cada ação que vocês decidirem tomar. Quando uma iniciativa não tem um responsável ou “dono do projeto”, é comum ela ser deixada de lado devido a correria.

Assim, é possível acionar um colaborador específico para entender como uma ação está sendo desenvolvida e quais são seus resultados.

Ao seguir o passo a passo deste conteúdo, você conseguirá implementar o HFMEA na sua clínica e melhorar os seus processos, tanto para sua equipe, quanto para os pacientes.

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Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo e produtora de conteúdo na iClinic. Graduanda em Letras - Licenciatura em Inglês e Português na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.