Ter planos de saúde como parceiros da sua clínica é uma ótima opção para obter mais pacientes e aumentar a receita. Porém, é preciso fazer uma gestão de planos de saúde eficiente para evitar prejuízos financeiros e otimizar os atendimentos.
De acordo com a Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS), mais de 50,5 milhões de brasileiros possuíam algum tipo de plano de saúde no ano de 2022.
Esse número é bem atrativo na hora de credenciar a sua clínica a um plano de saúde. Afinal, é um número considerável de novos pacientes que você poderá começar a atender.
Entretanto, para perceber um real aumento no seu faturamento, é necessário realizar uma gestão de planos de saúde eficiente, que garanta o cumprimento das normas e legislações, bem como evitar glosas médicas.
As glosas médicas ocorrem quando o plano de saúde não paga por um serviço prestado ou paga parcialmente, devido a algum erro como incompatibilidade de informações.
Não receber por um serviço que já prestou ou receber menos do que esperava pode ser algo fatal para as finanças da sua clínica.
Por isso, fazer uma gestão adequada de planos de saúde pode trazer tanto pacientes novos e aumento da renda, quanto a garantia do recebimento dos valores corretos por parte da operadora.
Neste artigo, você aprenderá a fazer a gestão de planos de saúde na sua clínica de forma eficiente e eficaz, seguindo as melhores práticas do mercado.
Ao longo do texto, traremos exemplos e dicas práticas para que você possa aplicar essas estratégias na sua clínica, garantindo um atendimento de qualidade e a satisfação dos pacientes que utilizam planos de saúde.
Qual a importância da gestão de planos de saúde na clínica?
Uma boa gestão de planos de saúde impacta diretamente o funcionamento, a rentabilidade e a satisfação dos pacientes.
Veja abaixo os principais motivos pelos quais a gestão de planos de saúde é crucial para o sucesso de uma clínica:
- Organização financeira: a gestão adequada dos planos de saúde garante um controle financeiro eficiente, evitando atrasos no recebimento de pagamentos e facilitando a identificação de glosas e outros problemas que possam afetar a saúde financeira da clínica;
- Satisfação dos pacientes: ao gerir corretamente os convênios, a clínica garante um atendimento ágil e eficiente aos pacientes, minimizando possíveis conflitos e promovendo a satisfação do cliente, o que pode resultar em recomendações e fidelização;
- Aumento da demanda: estabelecer parcerias com as operadoras de planos de saúde pode atrair um maior número de pacientes, contribuindo para o aumento da demanda pelos serviços oferecidos e, consequentemente, aumentando a receita da clínica;
- Otimização dos processos: a gestão dos planos de saúde envolve a implementação de processos internos que otimizam o atendimento e a administração da clínica, permitindo a identificação de gargalos e a melhoria contínua dos serviços;
- Cumprimento das normas e legislações: ao gerir adequadamente os convênios, a clínica assegura o cumprimento das normas e legislações estabelecidas pela ANS e outros órgãos reguladores, evitando possíveis penalidades e prejuízos financeiros.
Principais desafios na gestão de planos de saúde
A gestão de planos de saúde envolve uma série de fatores que demandam atenção e esforço por parte dos gestores e da equipe da clínica. Entre os obstáculos mais comuns, destacam-se:
Negociação com as operadoras
A negociação com as operadoras de planos de saúde é um desafio constante para as clínicas médicas, pois envolve diversos aspectos, como a definição de valores, prazos de pagamento, regras específicas e cobertura dos procedimentos.
Por isso, é fundamental que a clínica esteja preparada para essas negociações e tenha uma equipe capacitada e experiente para conduzi-las.
Para estabelecer parcerias saudáveis e duradouras com as operadoras, é importante manter uma comunicação clara e eficiente, que permita esclarecer eventuais dúvidas e solucionar problemas de forma ágil.
É essencial que a clínica entenda as regras e normas da operadora de saúde, e se comprometa a cumpri-las rigorosamente, para evitar possíveis glosas e atrasos nos pagamentos.
Além disso, a clínica deve estar preparada para as exigências e particularidades de cada operadora, como a definição de preços para cada tipo de convênio, a adaptação de processos para atender às exigências e a negociação de prazos.
A gestão eficiente de planos de saúde na clínica depende, em grande parte, da qualidade das parcerias estabelecidas com as operadoras, por isso, deve-se estabelecer uma relação saudável e transparente entre as partes.
Sendo assim, é essencial que a clínica mantenha um diálogo aberto e constante com as operadoras de saúde.
Glosas e atrasos de pagamento
As glosas e atrasos de pagamento são dois dos principais desafios enfrentados pelas clínicas médicas na gestão de planos de saúde.
As glosas são descontos aplicados pelas operadoras nos pagamentos às clínicas, geralmente devido a inconsistências na documentação ou no cumprimento de regras estabelecidas pelos planos.
Para resolver esse problema é preciso comprovar para a operadora do plano de saúde que houve algum erro. Desse modo, o processo de verificação deve ser acompanhado e autenticado por um auditor e pelo médico responsável.
A maneira mais fácil de comprovar que a assistência foi prestada e os dados são confiáveis, é ter um prontuário eletrônico na nuvem que impossibilita alterações após o término da consulta.
Também é importante que a equipe responsável pela gestão de planos de saúde esteja sempre atualizada sobre as regras e práticas adotadas pelas operadoras, para evitar esses erros.
Além disso, é fundamental que a clínica tenha um sistema de gestão adequado, que permita a organização e armazenamento de documentos e informações, facilitando a sua recuperação em caso de necessidade.
Também é recomendável que a clínica estabeleça um processo claro e eficiente para a análise e contestação das glosas, a fim de minimizar prejuízos financeiros e manter a saúde financeira da clínica.
Treinamento e capacitação da equipe
A equipe de atendimento da clínica deve estar bem informada sobre os diferentes planos de saúde aceitos e suas particularidades, a fim de garantir um atendimento ágil e eficiente aos pacientes.
Investir em treinamento é uma forma eficaz de superar esse desafio, por meio de cursos e palestras que permitam aos atendentes conhecerem em profundidade os convênios, suas coberturas, carências, autorizações prévias e procedimentos.
O treinamento também pode abranger outros aspectos relevantes, como a comunicação com os pacientes, a resolução de problemas e a melhoria contínua dos processos internos da clínica.
Ao investir em treinamento e capacitação, a clínica pode colher vários benefícios, como a melhoria da qualidade do atendimento, aumento da produtividade, fidelização de pacientes e redução de custos.
Controle e acompanhamento dos processos
A gestão de planos de saúde em uma clínica médica exige um acompanhamento constante de todos os processos, tanto internos quanto externos, como agendamentos, atendimentos, faturamento e repasses.
Por meio do acompanhamento dos processos, você conseguirá compreender o funcionamento de cada atividade dentro da sua clínica médica, de forma a examiná-la e melhorá-la.
Dessa forma, será possível eliminar as tarefas desnecessárias, automatizar a rotina, reduzir custos, atrasos e retrabalhos e o principal – definir o que é função de cada um na clínica.
Além disso, é fundamental implementar ferramentas e procedimentos que permitam identificar falhas e corrigi-las rapidamente.
Isso pode incluir a adoção de softwares especializados em gestão de saúde que auxiliam na organização de agendamentos, controle de pacientes e faturamento.
Por exemplo, ao contar com um sistema com a ferramenta de repasse médico, você não precisa fazer contas para verificar qual é o salário que cada profissional de saúde deve receber.
O sistema já faz isso automaticamente, evitando erros e bitributação.
Além das ferramentas de gestão é necessário contar com uma equipe dedicada e capacitada, que possa monitorar continuamente os processos e identificar oportunidades de melhoria.
Um controle adequado dos processos permite que a clínica otimize a utilização de seus recursos, reduza desperdícios e aumente a eficiência dos processos.
Também é possível identificar gargalos e problemas recorrentes, que podem ser resolvidos com a implementação de soluções mais eficientes e inovadoras.
Adaptação às mudanças na legislação
A legislação que rege os planos de saúde e as relações entre clínicas e operadoras pode sofrer alterações ao longo do tempo.
É comum que haja mudanças nas regras, prazos e exigências que impactam diretamente a gestão de planos de saúde. Por isso, é fundamental que os gestores estejam sempre atualizados e preparados para se adaptar às mudanças.
Manter-se atualizado e adaptar-se às mudanças na legislação é um desafio que requer atenção constante por parte dos gestores.
Por isso, é importante contar com uma equipe capacitada e dedicada, que possa acompanhar de perto as mudanças na legislação e implementar as mudanças necessárias na gestão da clínica sempre que for necessário.
Como fazer uma boa gestão de planos de saúde credenciados?
A gestão de planos de saúde envolve diversas estratégias e ações que visam otimizar a relação entre clínicas e operadoras, garantindo a satisfação dos pacientes e a eficiência operacional do negócio.
Abaixo, separamos 9 passos para que esse gerenciamento seja feito de forma eficiente e eficaz na sua clínica.
1. Trabalhe com planos de saúde que atendam o seu público-alvo
Para fazer uma boa gestão de planos de saúde credenciados, é fundamental selecionar os convênios que melhor atendam ao perfil dos pacientes da clínica.
É importante que os gestores do negócio façam uma pesquisa de mercado para identificar quais planos de saúde são mais populares entre o seu público-alvo e busquem estabelecer parcerias com essas operadoras.
Quando a clínica é parceira das operadoras de planos de saúde certas, ela fica mais visível ao seu público alvo, consequentemente, obtém um número maior de pacientes de maneira mais fácil e conveniente.
2. Faça um acompanhamento financeiro
De acordo com o Sebrae, a falta de controle financeiro é um dos motivos que levam milhares de empresas a encerrarem as suas atividades nos primeiros cinco anos de vida.
Segundo a entidade, empresas que acompanham as suas receitas e despesas têm mais chances de sucesso do que as que não possuem uma boa gestão financeira.
Um acompanhamento financeiro eficiente é composto por vários processos, tais como gestão de fluxo de caixa, análise de relatórios financeiros, conferência de saldos bancários, repasses médicos, entre outros.
Quando aplicado em uma clínica ou consultório, permite que o médico tenha todos os registros de pagamentos feitos pelos pacientes e pelas operadoras de plano de saúde, bem como os pagamentos a receber.
Esse acompanhamento pode ser altamente complexo e suscetível a erros, por isso ferramentas tecnológicas podem otimizar esse processo.
Um software médico é capaz de reunir em um único lugar todas as informações que o médico empreendedor precisa para bem administrar o seu próprio negócio.
Com apenas alguns cliques na tela do celular ou do computador, o profissional tem acesso a todas as movimentações financeiras da clínica de forma prática e intuitiva.
Além disso, médicos e gestores contam com relatórios e gráficos automáticos, que auxiliam na análise de dados com informações como receitas e despesas pendentes, faltas por paciente, convênio mais rentável, repasse, entre outros.
Além de evitar inconsistências nos relatórios, você conseguirá otimizar o seu trabalho, poupando tempo e energia.
3. Priorize as metas e objetivos da clínica
A gestão de planos de saúde é um processo importante e precisa ser conduzido de modo eficiente. E uma das formas de realizar um acompanhamento correto é estabelecendo metas e objetivos claros.
Ao definir metas, é possível estabelecer prioridades e trabalhar para alcançá-las, tornando a gestão mais focada e eficiente.
As metas podem ser diversas, como aumentar o número de pacientes atendidos por meio de planos de saúde, reduzir a incidência de glosas, melhorar o relacionamento com as operadoras ou aumentar a rentabilidade da clínica.
Independentemente do objetivo escolhido, é importante que as metas e objetivos sejam claros e mensuráveis, para que seja possível avaliar o progresso e identificar possíveis problemas.
É recomendável envolver toda a equipe na definição e acompanhamento das metas, para garantir o engajamento e a colaboração de todos os colaboradores da clínica.
4. Conte com um sistema de gestão
O uso de um sistema de gestão é uma prática fundamental para a gestão eficiente de planos de saúde na clínica médica, pois essa ferramenta permite centralizar informações, automatizar processos e facilitar a gestão de toda a clínica.
Com um software especializado, é possível controlar agendamentos, atendimentos e faturamentos de forma mais eficiente, melhorando a qualidade do atendimento aos pacientes e otimizando a gestão de planos de saúde na clínica.
Um software médico de qualidade com faturamento TISS e solução financeira com antecipação de recebíveis trará mais organização e lucro em relação ao faturamento de contas médicas.
Além disso, as soluções de gestão permitem a emissão de relatórios precisos, que ajudam na tomada de decisões e na identificação de possíveis problemas.
Ao utilizar um sistema de gestão, é possível melhorar a comunicação com as operadoras de planos de saúde e reduzir a incidência de glosas e atrasos no pagamento.
5. Otimize o tempo de atendimento da clínica
Reduzir o tempo de espera e garantir a satisfação dos usuários dos planos de saúde pode melhorar a qualidade do atendimento e fortalecer a relação da clínica com as operadoras de planos de saúde.
Para realizar essa otimização, é preciso fazer uma revisão dos processos internos, identificando possíveis gargalos e pontos de melhoria.
O treinamento da equipe também faz com que os colaboradores saibam lidar adequadamente com os convênios, garantindo o cumprimento de prazos e procedimentos.
Além disso, a utilização de um sistema de gestão pode ajudar na otimização do tempo de atendimento, permitindo uma melhor organização e agilidade na gestão dos planos de saúde.
Automatizar o processo de agendamento de consultas permite que sua clínica seja muito mais produtiva e organizada.
Os profissionais da sua recepção podem focar no atendimento presencial e na satisfação dos pacientes, melhorando a reputação da sua clínica e atraindo mais pacientes enquanto os fideliza.
Essa prática melhora a rotina dos médicos e recepcionistas, diminui a sobrecarga dos profissionais, aumenta a confiança e é capaz de produzir a fidelização dos pacientes, fazendo com que seja refletido no faturamento da clínica.
6. Esteja em conformidade com as normas legais
Para garantir uma gestão eficiente de planos de saúde na clínica, é importante que a mesma esteja em conformidade com as normas legais estabelecidas pela Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS) e outros órgãos reguladores.
O cumprimento dessas normas e legislações evita penalidades e garante a conformidade da clínica com as exigências do setor.
Entre as principais normas a serem cumpridas, destacam-se as relativas à cobertura de procedimentos, à comunicação com os pacientes, ao prazo de autorização de procedimentos, à forma de faturamento e à prestação de contas às operadoras.
7. Faça o controle periódico de riscos
A gestão de risco na clínica tem o objetivo de adotar as melhores práticas de infraestrutura, segurança e metodologias para evitar riscos e alcançar a otimização da gestão do capital da empresa.
Para realizar o controle de riscos, é importante estabelecer um processo de avaliação contínua, que inclua a identificação, análise, tratamento e monitoramento dos riscos.
De acordo com o Manual de Gestão de Riscos da ANS, com a adoção da gestão de riscos é possível:
- Aumentar a probabilidade de atingir os objetivos;
- Melhorar a aprendizagem organizacional e a governança da instituição;
- Promover a eficiência na utilização e alocação dos recursos disponíveis na clínica;
- Melhorar a eficácia e eficiência das operações da instituição;
- Estabelecer uma base confiável para a tomada de decisão e para o planejamento da instituição, privilegiando uma gestão positiva;
- Melhorar a identificação de oportunidades e de ameaças, além da prevenção de perdas e a gestão de possíveis incidentes.
8. Esteja atento ao controle de sinistralidade da operadora de saúde
A sinistralidade é um indicador que mede a relação entre os custos assistenciais e as receitas obtidas com as mensalidades dos planos, sendo um indicador importante para as operadoras avaliarem a rentabilidade dos planos oferecidos.
Ao acompanhar a sinistralidade das operadoras, a clínica médica pode entender melhor como esse indicador impacta o relacionamento com as operadoras e as negociações de reajustes e condições contratuais.
Além disso, é importante monitorar a utilização dos planos pelos pacientes, identificando possíveis excessos ou desperdícios de recursos.
Para isso, a clínica pode utilizar ferramentas de gestão especializadas, que permitem o monitoramento dos custos assistenciais e a análise da sinistralidade dos planos.
Com essas informações em mãos, é possível negociar condições mais favoráveis com as operadoras, garantindo uma relação saudável e duradoura.
9. Realize treinamentos regulares com a equipe
Invista em treinamentos e capacitação da equipe para que estejam sempre atualizados sobre os diferentes planos de saúde e as particularidades de cada convênio.
Além disso, os treinamentos também devem focar no atendimento ao paciente, na resolução de problemas e na melhoria contínua dos processos internos da clínica.
No treinamento, a recepcionista aprenderá a desenvolver habilidades de escuta ativa, compreensão das emoções e demonstração de empatia.
Essas competências são fundamentais para estabelecer uma relação de confiança com os pacientes e proporcionar um atendimento de excelência.
Ao adotar essas estratégias e ações, a gestão de planos de saúde na sua clínica se tornará mais eficiente e eficaz, garantindo o sucesso do negócio e a satisfação dos pacientes.
Como evitar glosas na clínica médica?
Evitar glosas na clínica médica é fundamental para manter a saúde financeira do negócio e garantir o bom relacionamento com as operadoras de planos de saúde.
As glosas ocorrem quando há descontos aplicados nos pagamentos devido a inconsistências na documentação ou no cumprimento das regras estabelecidas pelos convênios.
Para prevenir glosas na sua clínica, siga as seguintes dicas:
- Conheça as regras dos planos de saúde: familiarize-se com as regras e exigências de cada plano de saúde com o qual a clínica trabalha. Essas informações são fundamentais para evitar erros na documentação e no processo de faturamento;
- Capacite a equipe de atendimento: treine a equipe de atendimento para que estejam bem informados sobre os diferentes planos de saúde e suas particularidades. Isso inclui conhecer as coberturas, carências, autorizações prévias e procedimentos específicos de cada convênio;
- Verifique a documentação: antes de enviar a documentação para as operadoras, certifique-se de que ela esteja completa e correta. Verifique se todos os campos estão preenchidos corretamente e se a documentação está de acordo com as exigências do plano de saúde;
- Invista em um sistema de gestão: um sistema de gestão pode auxiliar na organização e no controle do faturamento dos planos de saúde. Com um software especializado, você pode automatizar processos, reduzir a ocorrência de erros e acompanhar o status dos pagamentos;
- Estabeleça processos internos: crie processos internos que garantam a conformidade com as regras dos planos de saúde e facilitem o trabalho da equipe. Isso pode incluir checklists, fluxos de aprovação e procedimentos padronizados para a elaboração e envio da documentação;
- Faça auditorias periódicas: realize auditorias internas para identificar possíveis falhas no processo de faturamento e na documentação enviada às operadoras. Corrija os problemas identificados e ajuste os processos para evitar a ocorrência de glosas futuras;
- Mantenha a comunicação com as operadoras: estabeleça uma comunicação eficiente e aberta com as operadoras de planos de saúde. Isso pode facilitar a resolução de problemas e a negociação de soluções em caso de glosas ou outras questões relacionadas aos pagamentos;
- Acompanhe os índices de glosa: monitore os índices de glosas da sua clínica e compare-os com a média do mercado. Se os índices estiverem acima da média, investigue as causas e implemente medidas para reduzi-los.
Indicadores relevantes na gestão de planos de saúde
Na gestão de planos de saúde, alguns indicadores são fundamentais para acompanhar o desempenho da clínica e garantir a qualidade dos serviços prestados.
Entre os indicadores mais relevantes estão a satisfação dos pacientes, a rentabilidade da clínica, a sinistralidade e os índices de glosas.
Sustentabilidade no Mercado (IDSM)
O IDSM é um indicador que mede a sustentabilidade da operadora de planos de saúde no mercado, considerando fatores como a qualidade do atendimento, a solidez financeira e a capacidade de investimento em tecnologia e inovação.
Garantia de acesso (IDGA)
O IDGA avalia o acesso dos beneficiários aos serviços de saúde oferecidos pela operadora, levando em conta a disponibilidade de redes credenciadas, a oferta de serviços e a qualidade do atendimento.
Gestão de Processos e Regulação (IDGR)
O IDGR avalia a eficiência dos processos de gestão da operadora de planos de saúde, considerando aspectos como o controle de custos, a gestão de riscos, o cumprimento das normas regulatórias e a transparência na comunicação com os beneficiários.
Atenção à saúde (IDQS)
O IDQS avalia o conjunto de ações em saúde que contribuem para o atendimento das necessidades de saúde dos beneficiários, com ênfase nas ações de promoção, prevenção e assistência à saúde prestada.
Conclusão
A gestão de planos de saúde em clínicas médicas pode ser desafiadora, mas é fundamental para garantir o sucesso e a sustentabilidade do negócio.
É necessário enfrentar diversos obstáculos, como a negociação com as operadoras, a redução de glosas e a adaptação às mudanças na legislação, além de manter a eficiência dos processos internos e a conformidade com as normas legais.
Para superar esses desafios, é importante estabelecer metas e objetivos claros, utilizar ferramentas de gestão especializadas e estar atento à sinistralidade das operadoras de saúde.
Portanto, é importante que a clínica encare a gestão de planos de saúde como um fator estratégico e invista nos recursos necessários para a sua implementação.
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