Uma boa gestão de custos pode fazer toda a diferença na hora de administrar uma empresa. Para que esse gerenciamento seja eficiente, o processo deve envolver conceitos e tarefas de planejamento, organização, controle e direção.
Um dos principais desafios na hora de se tornar um médico empreendedor é saber lidar com as questões financeiras de um negócio.
E não é para menos: muitos profissionais de saúde se aventuram na administração de um consultório ou clínica pouco após deixarem a faculdade de medicina.
Ou seja, mesmo que os profissionais tenham a formação técnica necessária para exercer a prática médica, é possível que não tenham feito nenhum tipo de treinamento para gerir um negócio.
Alguns deles inclusive acreditam que os conhecimentos podem ser adquiridos por meio da prática ou da “tentativa e erro”, o que é verdade.
No entanto, o ideal é ter uma base teórica para que o começo do negócio não seja sofrido, o que pode desmotivar muito durante a jornada.
Isso porque a falta de gestão financeira adequada pode levar a prejuízos significativos para a clínica. As principais consequências de uma gestão incorreta dos custos incluem aumento no endividamento e atrasos no pagamento de contas.
Todas essas consequências são catastróficas e podem levar até mesmo ao fechamento da empresa.
Veja o depoimento do Dr. Wilson sobre a importância de receber as dicas certas no início da jornada empreendedora na saúde:
Por isso, para que você saiba começar com o pé direito ou corrigir a forma com que lida com a gestão de custos na sua clínica ou consultório, desenvolvemos este artigo que irá falar sobre boas práticas.
Se você é um profissional da área da saúde e deseja melhorar a gestão financeira de sua clínica ou consultório, continue lendo este artigo!
Erros mais comuns de gestão de custos que devem ser evitados na clínica
Promover a gestão eficiente de custos ajuda a garantir a sustentabilidade financeira de qualquer negócio, ainda mais em um setor competitivo como o de clínicas médicas.
No entanto, muitos gestores cometem erros comuns e de fácil resolução, que podem comprometer a eficiência da gestão e prejudicar a saúde financeira da empresa.
Nos próximos tópicos, listamos alguns dos erros mais comuns na administração de custos em clínicas médicas.
Não mitigar riscos
Um dos erros mais comuns na gestão de custos é não mitigar riscos, sobretudo os financeiros. Esses riscos podem surgir de diversas fontes, como a falta de pacientes, mudanças na legislação, aumento da concorrência, entre outros.
Para mitigar os riscos financeiros, é importante elaborar um plano de contingência, que inclua estratégias para lidar com situações inesperadas, como a redução de receitas ou o aumento de despesas.
Outros pontos importantes são definir indicadores financeiros que ajudem na identificação de problemas e ficar atento às mudanças no mercado e na legislação.
Mudanças repentinas e inesperadas podem gerar impactos significativos nas finanças da clínica ou consultório médico, fazendo com que as ações de prevenção sejam deixadas de lado e deem lugar a ações de correção.
Isso é péssimo para a gestão de uma empresa, pois pode incorrer em mais suscetibilidade a erros.
Manter um bom relacionamento com fornecedores, clientes e colaboradores também é crucial, pois um dos grandes riscos é a perda de confiança com alguma dessas partes.
Essa perda pode resultar, por exemplo, na perda de clientes e queda nas receitas da clínica.
Por isso, é fundamental que os gestores estejam atentos aos relacionamentos empresariais, trabalhando para manter a confiança e a boa comunicação com essas partes.
A empresa deve trabalhar de forma transparente, cumprindo compromissos, prestando bons serviços e valorizando seus colaboradores e fornecedores.
Cortar custos antes de uma análise detalhada
O corte de custos normalmente é uma boa prática quando falamos em manter a saúde financeira de uma empresa. No entanto, ao fazê-lo é preciso ter cuidado para não reduzir a previsão de custos essenciais para o funcionamento do negócio.
Antes dos cortes é importante analisar a situação da empresa, identificando oportunidades de redução de despesas que não comprometam a qualidade dos serviços prestados.
Não controlar o estoque
Um dos principais gargalos na administração de empresas médicas envolve a gestão do estoque. Sem o controle adequado, é comum haver desperdícios de materiais e medicamentos, o que gera prejuízo financeiro para a empresa.
O descontrole no estoque também pode trazer outros tipos de consequências graves como problemas de desabastecimento, que podem fazer com que algum insumo ou medicamento falte na despensa.
Para resolver esses problemas, é preciso implementar um sistema de gestão de estoque eficiente e que esteja alinhado às necessidades da clínica.
O sistema deve viabilizar o registro e controle das entradas e saídas de materiais e medicamentos, além de identificar itens que estão em falta ou próximos do vencimento.
Também é importante estabelecer procedimentos para a reposição de estoque por meio da definição de quantidades mínimas e máximas para cada item e avaliando periodicamente a necessidade de ajustes.
A realização de auditorias periódicas também pode ser uma estratégia importante para verificar se os registros estão condizentes com a realidade.
Essas auditorias devem ser realizadas por profissionais capazes de identificar problemas como desvios, perdas e desperdícios.
Não considerar a importância do capital de giro
O capital de giro é o dinheiro necessário para manter as operações da empresa em funcionamento, como pagamento de salários, fornecedores e despesas operacionais.
Esse é um dos elementos mais importantes do planejamento financeiro da sua empresa, pois garante a saúde financeira da clínica e a manutenção das atividades da empresa a longo prazo.
O mau controle do capital de giro da sua clínica pode deixar a sua clínica no vermelho, sendo obrigada a reduzir custos ou solicitar empréstimos para manter a capacidade operacional.
Para que o capital de giro esteja sempre em ordem, é necessário que o fluxo de caixa seja planejado de forma sistemática e organizada.
O ideal é verificar quais são as entradas e saídas médias mensais, estabelecendo um fluxo de caixa projetado, que deverá ser ajustado de acordo com as necessidades de determinados meses, como dezembro, onde se paga o 13º salário.
Para que o fluxo de caixa seja seguido de forma adequada, também é necessário definir limites de endividamento e uma reserva de recursos para situações emergenciais.
Isso garante recursos suficientes para enfrentar períodos de baixa demanda ou situações adversas.
O capital de giro também está relacionado com a forma que você estipula os prazos de pagamento aos fornecedores. Grandes empresas costumam lidar com prazos largos, que dão uma janela para reorganização em caso de necessidade.
Essa medida traz tranquilidade e garante a disponibilidade de recursos para a empresa, evitando a necessidade de recorrer a empréstimos ou financiamentos.
Precificação inadequada dos procedimentos e serviços
Muitas vezes, gestores não realizam uma análise adequada do mercado e dos custos envolvidos na operação. Isso pode levar a preços inadequados e pouco competitivos por meio da precificação inadequada dos procedimentos e serviços.
Isso compromete a margem de lucro e prejudica a sustentabilidade financeira da empresa. Para evitar esse erro, deve-se realizar uma análise de mercado e definir preços adequados e competitivos.
A análise deve levar em consideração a concorrência, as expectativas dos pacientes, os custos envolvidos na prestação dos serviços e a margem de lucro desejada.
É preciso considerar variações nos custos como a inflação e ajustar os preços periodicamente. Isso garante que os preços estejam alinhados com a realidade do mercado e a rentabilidade do negócio.
Ao precificar, também deve-se atentar ao uso de descontos e promoções, assim como diferenças de preços para pacientes de planos de saúde.
Os impactos financeiros dessas ações devem ser levados em consideração e colocados na conta.
Não fazer um acompanhamento da margem de lucro
A margem de lucro é a porcentagem de lucratividade sobre determinado produto, serviço ou empresa. Para calculá-la, é preciso conhecer tanto os custos e despesas para a realização do serviço e também o preço de venda.
Quanto maior é a diferença entre o preço de venda e o custo, maior é a margem de lucro.
Ao acompanhar essa margem de perto, é possível identificar problemas e adotar medidas para corrigi-los. Por outro lado, se a empresa não faz esse acompanhamento, a empresa pode perder dinheiro sem perceber.
Para evitar esse erro, é importante estabelecer indicadores financeiros e realizar análises periódicas da margem de lucro.
Essas análises devem levar em consideração tanto os custos diretos (como salários e insumos) quanto os custos indiretos (aluguel, despesas administrativas e outros).
Impostos e encargos que incidem sobre a prestação dos serviços também devem ser colocados na conta, para que nenhum detalhe seja perdido.
Ao fazer dessas práticas uma rotina, é possível identificar tendências e possíveis oportunidades de melhoria nos serviços e na própria margem de lucro.
A análise pode ser feita por meio de relatórios financeiros e gráficos que ajudam a visualizar os dados de forma clara e objetiva.
Uma das melhores formas de fazer isso é por meio de um sistema de gestão que centraliza todas as informações em um único local.
Softwares médicos, por exemplo, associam ferramentas de marcações de consultas, registro de profissionais, pacientes e gestão financeira.
Com a centralização de dados, os relatórios financeiros são visualizados de forma completa e isentos de erros, diferentemente dos que são feitos à mão.
Os sistemas também podem gerar gráficos automáticos, controle de estoque, pagamento online, Teleconsulta, prontuário eletrônico, agenda médica, entre outras ferramentas.
Quais as etapas da gestão de custos?
Planejamento
O planejamento é uma das etapas mais importantes da gestão de custos em clínicas e consultórios médicos.
Nessa fase, os passos estão relacionados com a definição dos objetivos da empresa e as estratégias para alcançá-los. Esses objetivos devem ser claros, realistas e alinhados com a missão e os valores da clínica.
Estabelecer metas financeiras e definir um orçamento para cada setor da clínica também são partes relevantes do planejamento, pois dão um norte para a avaliação e monitoramento periódico.
Documentar todas as informações relacionadas ao planejamento é necessário como forma de garantir a transparência, permitindo que os envolvidos na gestão da empresa tenham acesso a elas.
Entre os principais documentos do planejamento estão os relatórios financeiros, planos de ação e registros de reuniões.
Estimativa
Após o planejamento, a próxima etapa da gestão de custos em clínicas e consultórios médicos é a estimativa. Nessa fase, é preciso realizar uma análise detalhada dos custos envolvidos em cada área da empresa.
Nela, faz-se a identificação de todas as despesas do negócio, que incluem desde os custos com pessoal até os custos com materiais e equipamentos.
A visualização de possíveis variações nos custos e estabelecer medidas para lidar com elas também fazem parte dessa etapa.
Para realizar a estimativa dos custos, deve-se levar em consideração os dados financeiros históricos da empresa, bem como as informações obtidas durante o planejamento.
É importante também avaliar as tendências do mercado e as mudanças na legislação que possam afetar os custos da empresa.
Dessa forma, será mais fácil identificar possíveis variações nos custos e estabelecer medidas para lidar com elas.
Ao avaliar as variações no preço dos materiais ou equipamentos utilizados na prestação dos serviços é possível prever e considerar possíveis flutuações na demanda e na oferta de serviços.
Isso traz mais flexibilidade e previsibilidade, permitindo à empresa se precaver, evitando que essas mudanças afetem os custos da empresa.
Por exemplo, em algumas épocas do ano é comum que o fluxo de pacientes aumente. Ao prever esse aumento, é possível se precaver comprando os materiais e insumos necessários antes que o fluxo de pacientes aumente.
Dessa forma, a clínica pode se planejar para comprar esses insumos com preços melhores e na quantidade necessária, evitando a falta de materiais.
Orçamento
Com as estimativas em mãos, a próxima etapa da gestão de custos em clínicas e consultórios médicos é a elaboração do orçamento.
O orçamento é uma ferramenta cujo objetivo é garantir que a clínica tenha recursos suficientes para atingir suas metas financeiras e seus objetivos.
Para garantir a eficiência dessa etapa, o orçamento deve ser realista e estar alinhado com as metas financeiras estabelecidas no planejamento.
Isso envolve a realização de um orçamento que seja detalhado o suficiente para permitir o controle de custos em cada área da empresa. Além disso, é importante que o orçamento seja flexível para acomodar possíveis variações nos custos.
Ou seja, se houver uma variação no preço dos materiais ou equipamentos utilizados na prestação dos serviços, o orçamento deve ser capaz de acomodar essa variação sem comprometer as metas financeiras da empresa.
O orçamento também deve ser monitorado regularmente para garantir que os custos estejam dentro do previsto e que a clínica esteja caminhando na direção das metas financeiras estabelecidas.
Acompanhamento
Acompanhar de perto os custos e compará-los com o orçamento estabelecido é outra boa prática que entra como uma fase da gestão. Nessa parte, os gestores devem identificar problemas e tomar decisões que permitam solucioná-los.
Para isso, eles podem fazer análises da situação financeira da empresa, ajustando as estratégias de gestão de custos conforme necessário.
Como fazer um controle e redução de custos inteligente na sua clínica?
Faça uma análise dos custos
A primeira etapa para fazer um controle e redução de custos inteligente é fazer uma análise detalhada dos custos da empresa.
Essa análise deve incluir custos fixos como aluguel, salários e despesas operacionais e custos variáveis, como insumos, materiais e equipamentos.
Uma análise precisa permitirá identificar possíveis desperdícios e áreas em que se pode reduzir os custos sem redução da qualidade dos atendimentos.
Utilize um software de gestão financeira
Quando a empresa gerencia seu financeiro por meio de planilhas, geralmente elas podem ser acessadas livremente e, em alguns casos, até por quem não deveria ter acesso.
Assim, os dados financeiros cadastrados nelas podem sofrer alterações. Isso causa retrabalho, tanto de conferência quanto de inserção dos dados novamente, em caso de perda ou alterações.
Já os sistemas de gestão financeira, por sua vez, normalmente são armazenados na nuvem e operados online.
Assim, podem ser acessados de qualquer dispositivo (computador, tablet ou smartphone), desde que os usuários estejam devidamente autorizados através de senhas de acesso.
Além disso, os softwares de gestão financeira, integrados de forma inteligente com outras ferramentas da sua clínica, podem ser a melhor opção para impulsionar os resultados do seu negócio.
Uma das principais vantagens de um software é melhorar seu planejamento financeiro. Através dele, é possível gerenciar todo seu fluxo de caixa, compreendendo melhor suas despesas e receitas.
Ao contar com um software para consultórios completo, é possível ter mais produtividade, organização e automação de processos no dia a dia.
Com a opção certa para o seu dia a dia, você automatiza processos com um sistema completo e fácil de usar. Com um software no seu consultório é possível contar com as seguintes funcionalidades:
- Agenda médica organizada;
- Gerenciamento de convênios;
- Cadastro de pacientes;
- Relatórios gerenciais automáticos;
- Acesso e atendimento de qualquer lugar;
- Chat interno;
- Prontuário personalizável e prescrição eletrônica.
Invista em treinamento e capacitação da equipe
Uma equipe capacitada é fundamental para garantir uma gestão de custos eficiente na clínica.
Treinamentos e capacitações podem ajudar a equipe a identificar oportunidades de redução de custos e a implementar soluções para tornar os processos mais eficientes.
Negocie com fornecedores
Saber negociar com fornecedores é importante para ter melhores condições ao comprar e, assim, ter mais margem de lucro para o negócio sustentável. Além disso, pode usufruir de mais facilidade na hora de receber os produtos e medicamentos.
A negociação não é uma disputa para ver quem perde e quem ganha. O objetivo não é levar a melhor, mas garantir o melhor cenário possível para as duas partes.
Por isso, você e o seu fornecedor precisam entrar em um acordo para estabelecer quais os prazos e os preços ideais para os dois.
Depois de encontrar o fornecedor ideal, capaz de atender às demandas da clínica, é fundamental estabelecer um bom relacionamento com esse fornecedor, a fim de mantê-lo como parte atuante do processo produtivo do negócio.
Outro ponto importante é tentar diversificar os seus fornecedores para diminuir o risco de eventuais surpresas. Nesse sentido, crie uma rede de parceiros e busque fortalecer os laços com cada um deles.
Avalie as opções de terceirização de serviços
A terceirização de mão de obra é uma estratégia muito comum, permitindo que as empresas façam a gestão de suas atividades sob o controle e o acompanhamento de outras companhias.
Ao contar com empresas especializadas em vez de profissionais CLT, a responsabilidade operacional e financeira de encargos trabalhistas, como pagamento do FGTS, férias e 13º salário, fica por conta da prestadora de serviços.
Além disso, ao terceirizar tarefas específicas, é possível contar com uma mão de obra mais qualificada e especializada.
Isso porque a empresa contratante contará com profissionais que têm know-how e conhecimentos técnicos diferenciados, capacitados para exercer as atividades previstas com excelência.
Veja como calcular o retorno sobre o investimento da sua clínica médica
Calcular o retorno sobre o investimento (ROI) é fundamental para avaliar a eficiência dos investimentos realizados pela clínica ou consultório médico.
Para calcular o ROI da sua clínica médica, siga os seguintes passos:
- Defina o período de análise: é importante definir um período de análise para avaliar o retorno sobre o investimento. Isso pode ser mensal, trimestral, semestral ou anual, dependendo do tipo de investimento realizado;
- Calcule o lucro obtido: o próximo passo é calcular o lucro obtido a partir do investimento realizado. Isso inclui os ganhos financeiros, como aumento na receita ou redução de custos, bem como outros benefícios não financeiros, como melhoria na qualidade dos serviços prestados;
- Calcule o valor do investimento: o valor do investimento inclui não apenas o valor monetário investido, mas também o tempo e recursos envolvidos na implementação do investimento. É importante ter um registro preciso desses custos para calcular o ROI de forma precisa;
- Divida o lucro pelo valor do investimento: por fim, divida o lucro obtido pelo valor do investimento e multiplique por 100 para obter a porcentagem do ROI.
A fórmula para calcular o ROI é simples:
ROI = (lucro obtido – investimento inicial) / investimento inicial
Por exemplo, se a clínica investiu R$50.000 em um novo equipamento e obteve um lucro de R$70.000 ao longo de um ano, o ROI seria de 40% [(70.000 – 50.000) / 50.000 x 100].
Com essa informação, o gestor pode considerar investir em novas ações para potencializar ainda mais o lucro, como modernização ou divulgação.
Porém, se ao calcular o ROI, encontrar um valor baixo, é preciso avaliar os investimentos e ações realizadas para entender os motivos que levaram ao resultado.
Quais ferramentas auxiliam na gestão de custos de uma clínica?
Contar com ferramentas tecnológicas pode ser de grande ajuda na gestão de custos em clínicas e consultórios médicos.
O iClinic oferece soluções para gestão financeira, que podem auxiliar gestores na realização de uma gestão de custos mais eficiente.
Entre as soluções oferecidas pelo iClinic, destaca-se o módulo financeiro, que permite o controle completo das finanças da clínica ou consultório médico.
Como o iClinic garante uma centralização e integração de dados de forma muito prática, o controle financeiro fica extremamente fácil de ser feito.
Afinal, com a ajuda dos relatórios, gráficos, e registros que podem ser feitos de qualquer lugar e quando quiser, dificilmente erros como se esquecer de registrar uma movimentação financeira, são cometidos
Com essa solução, é possível realizar a gestão de contas a pagar e a receber, controlar o fluxo de caixa, emitir relatórios financeiros, entre outras funcionalidades.
No sistema médico iClinic, há a funcionalidade “Repasses para profissionais”, na qual você pode especificar as porcentagens dos repasses por procedimento para cada profissional que atende na clínica.
Com essa forma rápida e prática de realizar repasses, o iClinic pode ajudar muito na hora de melhorar a gestão da sua clínica.
Por que contar com um programa de controle financeiro na clínica?
Em um software médico você consegue obter estes diferenciais:
- Registro dos pagamentos diretamente pela agenda ou prontuário;
- Configuração de diferentes valores de acordo com o procedimento e plano de saúde;
- Repasse médico automático;
- Parcelamento de pagamentos de consultas;
- Cadastro de valores das contas bancárias;
- Geração de guias de consulta TISS em lotes;
- Maquininha de cartão feito por médicos com pagamento por aproximação, leitor de QR Code, PIX, Wi-fi e histórico de recebimentos;
- Pagamento online (envio de links de pagamentos que podem ser enviados pelo WhatsApp dos pacientes).
Um programa de controle financeiro pode ajudar a reduzir erros e retrabalho, aumentar a eficiência e a produtividade da equipe financeira e garantir a segurança dos dados financeiros da clínica.
Contar com soluções tecnológicas, como o módulo financeiro do iClinic, pode ser uma estratégia eficiente para garantir uma gestão de custos mais eficiente em clínicas e consultórios médicos.
Conclusão
Realizar uma gestão eficiente de custos em clínicas e consultórios médicos garante a sustentabilidade financeira do negócio. Para isso, é preciso evitar erros comuns, seguir as etapas da gestão de custos e contar com ferramentas tecnológicas.
O iClinic oferece diversas soluções para ajudar na gestão de custos em clínicas e consultórios médicos, como o módulo financeiro e artigos completos com dicas e informações importantes.
Além disso, é importante destacar a importância de contar com um programa de controle financeiro na clínica, o que pode garantir a eficiência na gestão de contas a pagar e a receber, o controle do fluxo de caixa e a emissão de relatórios.
Realizar uma gestão eficiente de custos pode ajudar a garantir a sustentabilidade financeira do negócio e maximizar o lucro, permitindo investimentos em melhorias na estrutura e na qualidade dos serviços prestados.
Por isso, é importante que gestores dediquem tempo e recursos para uma gestão adequada de custos em clínicas e consultórios médicos.
Teste gratuitamente o iClinic para ver como um sistema de gestão funciona na prática!