Com a ajuda de um programa de controle financeiro, é possível ter uma visão clara e precisa das finanças da clínica, facilitando a tomada de decisões e ajudando a garantir a saúde financeira do negócio.
Manter as finanças em ordem é essencial para qualquer empresa, e para gestores de clínicas ou consultórios, contar com um programa de controle financeiro pode fazer toda a diferença na gestão eficiente do negócio.
No entanto, muitos gestores ainda não entendem a importância de um programa de controle financeiro para a gestão de uma clínica médica. Alguns ainda realizam a gestão financeira de forma manual, o que pode levar a erros e perda de tempo.
Por isso, neste artigo, vamos mostrar por que é fundamental contar com um programa de controle financeiro na clínica médica e como escolher a melhor opção para suas necessidades.
Vamos abordar desde as funcionalidades básicas que um bom programa de controle financeiro deve ter, até dicas para reduzir custos na clínica e passo a passo para escolher o melhor software de gestão financeira para o seu negócio.
Além disso, vamos fornecer dicas importantes para escolher o melhor programa de controle financeiro para a clínica, considerando aspectos como usabilidade, suporte técnico, custo-benefício e muito mais.
Acompanhe este artigo e saiba por que um programa de controle financeiro pode ser a chave para o sucesso da gestão financeira da sua clínica médica.
Qual a importância de ter um bom programa de controle financeiro na clínica?
Um programa de controle financeiro é essencial para a gestão de uma clínica médica.
Além de garantir uma visão clara sobre a situação financeira da empresa, essa ferramenta oferece uma série de benefícios que podem contribuir para o sucesso do negócio.
A seguir, apresentamos algumas razões pelas quais ter um bom programa de controle financeiro é fundamental para a sua clínica médica.
1. Centralização de informações financeiras
Com um programa de controle financeiro eficiente, você consegue centralizar todas as informações financeiras da clínica em um só lugar.
Isso significa que todas as transações financeiras, como recebimentos, pagamentos, despesas, entre outras, podem ser registradas e gerenciadas em um único sistema.
Essa centralização das informações financeiras é fundamental para a gestão financeira da clínica, pois permite uma visão mais ampla sobre a situação financeira do negócio.
Com isso, é possível identificar oportunidades de economia e investimento, além de ter um controle mais preciso sobre a saúde financeira da clínica.
Além disso, a centralização das informações financeiras também contribui para a redução de erros e falhas humanas, uma vez que elimina a necessidade de controles manuais e planilhas isoladas.
Dessa forma, evita-se problemas como atrasos no pagamento de fornecedores, desorganização financeira e outras situações que podem comprometer a saúde financeira da clínica.
2. Controle de fluxo de caixa
Outro benefício importante de um programa de controle financeiro é o controle de fluxo de caixa.
Com a ferramenta, é possível registrar e gerenciar todas as transações financeiras da clínica, o que ajuda a manter o controle sobre as receitas e despesas.
O controle de fluxo de caixa permite identificar possíveis gargalos financeiros e tomar medidas para reduzir os custos e aumentar as receitas da clínica.
Além disso, essa ferramenta também contribui para a criação de um fluxo de caixa mais eficiente, evitando problemas como falta de caixa para cobrir despesas importantes.
3. Agilidade nos processos financeiros
Por fim, com um bom programa de controle financeiro você pode automatizar processos de contas a pagar e receber, emissão de notas fiscais e recibos, entre outros.
Isso reduz o tempo e o esforço gastos em tarefas administrativas e burocráticas, permitindo que os gestores da clínica possam dedicar mais tempo e recursos em atividades que contribuem diretamente para o crescimento do negócio.
Outro ponto importante é que essa ferramenta também pode contribuir para a agilidade na recepção de consultórios, uma vez que é possível integrar o sistema financeiro com o sistema de agendamento de consultas.
Quando vale a pena contar com um programa de controle financeiro?
Muitos gestores de clínicas médicas se perguntam quando é realmente necessário contar com um programa de controle financeiro.
A verdade é que essa ferramenta é fundamental para qualquer tipo de negócio, independentemente do tamanho ou segmento de atuação.
No caso das clínicas médicas, um programa de controle financeiro pode trazer diversos benefícios, como centralização de informações financeiras, controle de fluxo de caixa e agilidade nos processos financeiros.
A ferramenta também contribui para a redução de erros e falhas humanas, além de facilitar a tomada de decisão em relação ao negócio.
Como escolher um bom programa para controle financeiro da minha clínica?
Ao decidir contar com um programa de controle financeiro para a sua clínica médica, é fundamental escolher uma ferramenta eficiente e que atenda às suas necessidades.
Para isso, é preciso levar em conta alguns fatores importantes, como:
Funcionalidades: verifique quais as funcionalidades oferecidas pela ferramenta e se elas atendem às suas necessidades específicas.
Por exemplo, se a clínica realiza muitos pagamentos por cartão de crédito, é importante que o programa de controle financeiro ofereça a possibilidade de integração com uma plataforma de pagamento eletrônico.
Usabilidade: avalie se a ferramenta é fácil de usar e se a equipe da clínica médica será capaz de utilizá-la sem grandes dificuldades.
Uma boa usabilidade garante que a ferramenta realmente seja eficiente e não se torne um obstáculo para a gestão financeira da clínica.
Suporte: verifique se a empresa que oferece o programa de controle financeiro oferece um bom suporte técnico e se está disponível para tirar dúvidas e resolver eventuais problemas.
O suporte é fundamental para garantir que a ferramenta esteja sempre funcionando de forma eficiente e que a equipe da clínica médica possa contar com ajuda sempre que necessário.
Custo-benefício: por fim, é importante avaliar o custo-benefício da ferramenta. Verifique se o valor cobrado está de acordo com as funcionalidades oferecidas e se a ferramenta realmente trará benefícios para a gestão financeira da clínica médica.
Lembre-se que um bom programa de controle financeiro pode trazer muitos benefícios para a clínica, reduzindo custos, aumentando a eficiência dos processos e melhorando o atendimento ao paciente.
Ao levar em conta esses fatores, é possível escolher um bom programa de controle financeiro para a sua clínica médica e garantir uma gestão financeira eficiente e eficaz.
Quais as vantagens do iClinic e as funcionalidades desse programa de gestão financeira?
O iClinic é uma plataforma de gestão médica completa que oferece diversas funcionalidades para clínicas médicas.
Entre as principais vantagens da plataforma, destacam-se:
Controle das movimentações financeiras
Você consegue controlar todas as movimentações financeiras da clínica, incluindo recebimentos, pagamentos, despesas e outras transações.
Isso permite uma gestão financeira mais eficiente e a criação de um fluxo de caixa mais preciso.
Também é possível a integração com formas de pagamento, que incluem a maquininha de cartão iClinic Pay, PIX e pagamento online.
Essa flexibilidade para receber dos pacientes facilita ainda mais a gestão financeira da clínica.
Outro ponto relevante com relação ao controle do estabelecimento é a emissão do recibo médico. Ao emiti-lo da forma correta, evita-se pagamentos e declarações em duplicidade no Imposto de Renda, tanto da empresa quanto do cliente.
Previsões dos seus faturamentos e despesas
Atualmente, sua clínica consegue ter previsões dos faturamentos e despesas? Sabe se nos próximos 4 meses, seu caixa estará no vermelho ou no azul?
Com o iClinic, você tem uma visão mais ampla sobre a situação financeira da clínica, o que ajuda na tomada de decisão em relação ao negócio.
Além disso, o sistema também oferece funcionalidades de análise de desempenho financeiro da clínica, permitindo identificar oportunidades de economia e investimento.
Relatórios automáticos e precisos
Quanto tempo você ou a sua equipe perdem gerando relatórios e buscando informações descentralizadas na clínica?
Com o iClinic você gera relatórios automáticos e precisos sobre a sua situação financeira em segundos, por meio de poucos cliques dentro do sistema.
Sua equipe consegue gerar relatórios detalhados sobre receitas, despesas, fluxo de caixa e outras informações relevantes.
Esses relatórios podem ser gerados de forma automática e personalizada, facilitando o acesso às informações financeiras da clínica e ajudando na tomada de decisão.
Repasse financeiro para médicos
Outra funcionalidade importante do programa de controle financeiro do iClinic é o repasse financeiro.
Os gestores da clínica podem gerar os repasses de forma prática, automatizada e integrada com as demais informações do sistema, o que evita erros comuns.
Isso garante que os repasses financeiros sejam feitos de forma precisa e eficiente, sem erros ou falhas que possam comprometer a relação com os médicos prestadores de serviço.
Adição de múltiplas contas bancárias e controle de parcelamento dos procedimentos
Um dos problemas que pode aparecer na hora de contratar um programa de controle financeiro são as limitações com relação ao número de contas bancárias, controle dos parcelamentos e taxas das maquininhas.
No iClinic isso não é um problema. Sabemos que a sua empresa pode ter certas particularidades e, por isso, precisa ter várias contas para diferentes finalidades.
Por isso, no sistema você pode adicionar diferentes contas bancárias e verificar seu saldo por meio das entradas e saídas registradas. Apenas lembre-se de registrar o valor correto do seu saldo atual da conta.
Com relação aos parcelamentos, é possível integrar o iClinic com a maquininha do iClinic Pay, como citamos anteriormente, e determinar as regras de parcelamento da sua clínica dentro do sistema.
Assim, todo pagamento parcelado que for recebido na clínica, já aparecerá no sistema como um valor líquido, descontadas as taxas dos intermediários.
Essas funcionalidades ajudam a facilitar a gestão financeira da clínica, garantindo maior precisão e eficiência na administração dos recursos financeiros do negócio.
5 dicas básicas de controle financeiro de clínicas
Manter o controle financeiro de uma clínica é essencial para garantir a saúde financeira do negócio.
Para ajudar nessa tarefa, reunimos aqui 5 dicas básicas de controle financeiro para clínicas.
1. Tenha um planejamento financeiro e tributário
O primeiro passo para manter o controle financeiro de uma clínica é ter um planejamento financeiro e tributário bem definido.
Isso inclui a definição de metas financeiras, a elaboração de um orçamento realista e a definição de um plano de ação para alcançar essas metas.
Além disso, é importante estar sempre atualizado em relação às questões tributárias, para evitar problemas fiscais que possam prejudicar o negócio.
2. Faça o registro de todas as movimentações
Outra dica para manter o controle financeiro da clínica é fazer o registro de todas as movimentações financeiras. Isso inclui recebimentos, pagamentos, despesas e outras transações.
Para facilitar essa tarefa, é possível utilizar ferramentas como o fluxo de caixa, que ajuda a organizar e controlar todas as movimentações financeiras da clínica.
3. Realize o controle de entradas e saídas
Além do registro de todas as movimentações, é importante realizar o controle de entradas e saídas da clínica. Isso significa monitorar todas as fontes de receita e os gastos do negócio, para identificar oportunidades de economia e redução de custos.
No iClinic, por exemplo, é possível utilizar a funcionalidade de controle de receitas e despesas para realizar esse tipo de controle de forma automatizada e eficiente.
4. Conte com um fundo de reserva
Uma ótima dica para garantir a estabilidade financeira da clínica é contar com um fundo de reserva.
Esse fundo deve ser formado por uma reserva financeira que possa ser utilizada em caso de emergências, como a necessidade de reparos ou manutenção de equipamentos.
Ter um fundo de reserva ajuda a evitar problemas financeiros em momentos críticos, garantindo a continuidade do negócio.
5. Faça a separação da conta pessoal e do seu negócio
Por fim, uma dica importante para manter o controle financeiro da clínica é fazer a separação da conta pessoal e do negócio.
Isso significa manter as finanças pessoais e do negócio completamente separadas, evitando misturar as duas contas.
Essa separação ajuda a manter as finanças da clínica mais organizadas e a evitar problemas fiscais ou financeiros que possam prejudicar o negócio.
Passo a passo para reduzir custos na clínica médica
1. Analise os custos
Uma análise de custos envolve a identificação de todas as despesas da clínica, como salários, aluguel, contas de luz e água, compra de materiais e insumos, entre outros.
Com essa análise, você identifica os pontos de maior desperdício de recursos, como a falta de controle do estoque, o uso excessivo de materiais, a alta rotatividade de funcionários, entre outros.
Além disso, é possível avaliar o impacto de cada despesa no resultado financeiro da clínica, e identificar oportunidades de economia.
A análise dos custos deve ser realizada com frequência, para que a clínica esteja sempre atualizada em relação aos seus gastos e às oportunidades de economia.
Essa análise também deve ser compartilhada com a equipe da clínica, para que todos estejam engajados na busca por uma gestão mais eficiente dos recursos.
2. Elimine desperdícios
Após a análise dos custos, é importante eliminar os desperdícios que estão gerando custos desnecessários na clínica.
Isso pode envolver a identificação de atividades e processos que estão gerando retrabalho, a utilização de equipamentos ou materiais obsoletos, ou a falta de organização e padronização de processos.
Para eliminar desperdícios, é possível utilizar técnicas como o Lean Healthcare, que visa reduzir os processos desnecessários e aumentar a eficiência clínica.
Essa técnica envolve a identificação dos gargalos e desperdícios, e a adoção de medidas para eliminá-los.
Para facilitar a identificação dos desperdícios, é fundamental envolver toda a equipe da clínica, estimulando a participação em processos de melhoria contínua e a adoção de práticas mais sustentáveis.
3. Negocie com fornecedores
Negociar com fornecedores é uma forma eficiente de reduzir os custos na clínica. É possível conseguir descontos e condições especiais de pagamento ao negociar com fornecedores de insumos, materiais e equipamentos médicos.
Para negociar com os fornecedores, é essencial que o gestor esteja sempre atualizado com relação aos preços praticados no mercado, além de ter um bom relacionamento com os fornecedores.
Outra boa estratégia com relação aos fornecedores é a possibilidade de comprar insumos e materiais em grandes quantidades, para obter melhores preços.
Além disso, é importante avaliar regularmente os fornecedores, buscando sempre as melhores opções em termos de qualidade, preço e atendimento.
A escolha dos fornecedores deve ser pautada na relação custo-benefício, levando em consideração não apenas o preço, mas também a qualidade dos produtos e serviços oferecidos.
4. Controle o estoque
É essencial avaliar a demanda de insumos, materiais e medicamentos, além de manter um estoque mínimo que atenda às necessidades da clínica.
Com o controle adequado do estoque, é possível evitar o desperdício de recursos e garantir a disponibilidade dos itens necessários para a realização dos procedimentos médicos.
Uma forma de otimizar o controle de estoque é utilizar ferramentas e softwares que permitam uma melhor gestão, com atualização em tempo real e automação.
Além disso, pode-se estabelecer um sistema de reposição de estoque, que leve em consideração a demanda e a frequência de uso de cada item. Dessa forma, evita-se a falta de insumos e materiais, sem que haja excesso de estoque.
5. Invista em tecnologia
Ferramentas como o software de gestão médica do iClinic, por exemplo, permitem uma gestão mais eficiente dos processos, reduzindo o tempo gasto em atividades administrativas e melhorando o atendimento ao paciente.
Com o uso de prontuários eletrônicos, você tem acesso rápido e preciso às informações do paciente, evitando a duplicidade de exames e procedimentos.
É preciso avaliar a possibilidade de investir em tecnologia de acordo com a realidade da clínica, e escolher ferramentas que atendam às necessidades específicas do negócio.
Para isso, é fundamental avaliar a relação custo-benefício de cada tecnologia, levando em consideração não apenas o preço, mas também os benefícios que ela pode trazer para a clínica.
Conclusão
Ao longo deste artigo, discutimos a importância de um programa de controle financeiro para a gestão eficiente de clínicas e consultórios médicos.
Vimos que um programa de controle financeiro pode trazer diversos benefícios para a clínica, como a centralização de informações, maior controle do negócio, otimização de tempo e processos, entre outros.
Discutimos também algumas dicas básicas para a gestão financeira da clínica, como:
- Planejamento financeiro e tributário;
- Registro de todas as movimentações;
- Controle de entradas e saídas;
- Fundo de reserva;
- Separação da conta pessoal e do negócio.
Essas dicas são fundamentais para uma gestão mais eficiente dos recursos e para a redução de custos na clínica.
Além disso, destacamos a importância de investir em tecnologia, como o software de gestão médica do iClinic, que pode trazer diversos benefícios para seu controle financeiro.
Por fim, é importante lembrar que a gestão financeira da clínica deve ser realizada com frequência, com a análise regular dos custos e a busca por oportunidades de economia.
Para que um estabelecimento de saúde tenha sucesso, é fundamental envolver toda a equipe da clínica na busca por uma gestão mais eficiente dos recursos, para que todos estejam engajados na busca por uma clínica mais sustentável e rentável.
