O faturamento de contas médicas abrange a codificação e cobrança de serviços prestados, permitindo que o fluxo financeiro seja eficiente, sustentável e esteja sempre sob o controle da administração.
Com a crescente complexidade do ambiente de saúde, a eficiência no faturamento de contas médicas tornou-se um aspecto crítico para a sustentabilidade de clínicas médicas.
O procedimento que envolve o faturamento vai muito além de uma simples cobrança de serviços prestados. Pelo contrário, ele contempla um fluxo completo de processos interligados, que vai desde a entrada do paciente até o recebimento efetivo do pagamento.
Quando falamos de contas médicas, estamos lidando com o coração financeiro da clínica. Logo, negligenciar essa área é comprometer o futuro da instituição.
Sabemos que gerir uma clínica é um grande desafio e que os detalhes fazem a diferença. Por isso, é importante que você, gestor, esteja atento a todos os processos que envolvem o seu negócio, principalmente ao faturamento.
Então, que tal investir alguns minutos do seu tempo para melhorar a saúde financeira da sua clínica?
Continue lendo este artigo e aprenda mais sobre como otimizar o faturamento de contas médicas.
O que é faturamento de contas médicas?
O faturamento de contas médicas refere-se a cobrança de serviços de saúde às operadoras. Quando você atende um paciente por convênio, por exemplo, é preciso realizar o faturamento dessa consulta depois.
Também conhecido como faturamento de guias médicas, faturamento médico e faturamento de convênio, esse processo é essencial para garantir a saúde financeira da sua clínica.
Essa cobrança ocorre normalmente depois da consulta, exame ou outros procedimentos terem sido realizados na clínica.
Por se tratar da atividade principal do estabelecimento de saúde, pode-se dizer que uma boa gestão desse processo é crucial para a sustentabilidade da empresa a longo prazo..
Qual a importância do faturamento de contas médicas?
Realizar de forma correta o faturamento de contas médicas é essencial, pois esse fator tem conexão direta com o dinheiro que entra como receita no estabelecimento de saúde.
Um faturamento ineficiente pode levar a erros que, em última análise, podem levar à rejeição das faturas por parte das operadoras de saúde. Com isso, pode-se esperar perdas significativas de receita ou adiamento de recebíveis, o que compromete o fluxo de caixa.
Os convênios dependem dos profissionais de saúde e estabelecimentos que prestam serviços para pacientes com planos de saúde, mas eles não estão realmente preocupados se você receberá ou não seu pagamento.
Não é à toa que as glosas são tão comuns e contestá-las é extremamente burocrático.
As glosas médicas ocorrem quando o plano de saúde não paga por um serviço prestado ou paga parcialmente, devido a algum erro como incompatibilidade de informações.
Se o número da carteirinha do paciente foi digitado errado, já é um motivo para você não receber o pagamento.
Não receber por um serviço que já prestou ou receber menos do que esperava pode ser algo fatal para as finanças da sua clínica, o que acarreta cenários drásticos como a falência.
Quando os planos de saúde compõem uma parte significativa da sua renda, o faturamento se torna um processo essencial na sua vida profissional.
Conhecer e aplicar as melhores práticas de faturamento, investir em capacitação e em tecnologia, pode significar uma diferença importante na receita final. Lembre-se: um bom processo de faturamento de contas médicas é um investimento na manutenção do seu negócio.
4 dicas para fazer um bom faturamento de contas médicas
1. Treine os profissionais da recepção
Os profissionais da recepção são os responsáveis por cadastrar os dados pessoais do paciente, como o número da carteirinha e qual procedimento foi realizado.
Em algumas clínicas, são os recepcionistas que ficam encarregados de solicitar a assinatura dos pacientes, explicar como o encaminhamento para exames funciona, entre outras orientações.
Ou seja, se alguma informação for preenchida com algum erro de digitação ou uma orientação importante for esquecida, a chance das glosas ocorrerem são altas.
Por isso, é fundamental capacitar recepcionistas, secretárias e toda a equipe da clínica sobre a importância do faturamento e como não cometer erros.
2. Revise diariamente os dados dos faturamentos
Verificar se as informações das guias estão corretas é um trabalho cansativo, principalmente se você deixar documentos de dias ou semanas acumularem.
O ideal é que um profissional fique encarregado de fazer uma revisão ao final do dia dos procedimentos realizados, ou começar a manhã fazendo essa revisão.
Você pode nomear uma secretária ou um recepcionista para ter essa responsabilidade.
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3. Tenha um sistema para faturamento TISS
O faturamento de contas médicas envolve várias etapas:
- Geração da guia por atendimento;
- Revisão das informações das guias;
- Fechamento do lote de guias de um determinado período;
- Envio para o convênio;
- Hiato (aguardo do processamento das informações enviadas para o plano de saúde);
- Pagamento ou glosa.
Um sistema para faturamento TISS simplifica sua gestão financeira, otimiza seu tempo, aumenta o faturamento da clínica e elimina as glosas médicas.
Um sistema para faturamento TISS automatiza a emissão de guias exigidas pelas operadoras e conta com outras ferramentas que eliminam erros recorrentes, como cadastro de pacientes e prontuário eletrônico.
Ao escolher um software médico com faturamento TISS é possível ter todas as soluções que você precisa em uma única plataforma, o que aumenta sua inteligência de dados e traz praticidade para a rotina.
4. Fique atento ao prazo de envio dos faturamentos
O prazo de envio varia de acordo com cada plano de saúde. Alguns preferem que o envio seja feito quinzenalmente, enquanto outros, mensalmente.
Independentemente da data final para enviar, os convênios costumam pedir que o formato do arquivo seja XML e seja enviado por um software médico ou pelo próprio site da operadora.
É fundamental que você não perca esse prazo e sempre salve uma cópia digital em seu sistema, para que possa contestar uma glosa ou fazer correções para que o arquivo XML seja aceito.
Como evitar glosas e impactos no faturamento?
Glosas são, essencialmente, rejeições ou reduções dos valores cobrados na fatura enviada à operadora de saúde.
As glosas podem ocorrer por uma série de motivos como por exemplo:
- Erros de codificação dos procedimentos realizados;
- Falta de autorização prévia para a realização de determinados procedimentos;
- Inconsistências nas informações do paciente ou do médico;
- Atraso no envio das faturas.
As glosas representam uma ameaça direta ao faturamento de contas médicas, pois comprometem a receita da clínica.
Além disso, a recuperação dos valores devidos das glosas pode ser um processo desgastante e demorado, que pode inclusive trazer prejuízos à relação do convênio com os seus serviços.
Por isso, minimizar os riscos e a ocorrência de glosas no seu estabelecimento é fundamental. Para isso, você pode adotar as seguintes estratégias:
- Realizar uma triagem eficiente na entrada do paciente: isso garante que todas as informações necessárias para o atendimento e faturamento estão corretas e completas;
- Investir em capacitação da equipe: treinamentos regulares e atualizações sobre as regras de faturamento e codificação podem evitar erros que levam a glosas;
- Adotar tecnologia de gestão: softwares de gestão podem automatizar processos, reduzir erros humanos e agilizar o faturamento. Outro diferencial que o sistema para clínicas pode ter é a geração de guias de consulta TISS em lotes. Essa ferramenta facilita os envios para os convênios e poupa tempo da equipe médica.
- Realizar auditoria regular das contas: auditorias permitem identificar e corrigir erros antes que eles resultem em glosas.
Contar com a experiência de um analista de contas médicas pode ser uma estratégia valiosa nesse processo.
Este profissional, especializado na área, poderá dedicar seu tempo e conhecimento para garantir a eficiência e a eficácia do faturamento, colaborando para a sustentabilidade financeira da clínica.
Qual é a tabela de faturamento de contas médicas?
A tabela de faturamento da sua clínica vai variar dependendo da tributação e dos contratos com operadoras de saúde.
O ideal é contar com a opinião de um contador especializado na área da saúde para entender como ter um faturamento lucrativo para o seu modelo de negócio.
Como a maior parte das clínicas são Simples Nacionais, dê uma olhada na tabela de faturamento de 2022 para empresas de Medicina e demais serviços:
Principais códigos e terminologias utilizados no faturamento de contas médicas
No faturamento de contas médicas, existem diversos códigos e terminologias utilizados para identificar procedimentos, diagnósticos e serviços prestados, entre eles podemos citar:
- CID (Classificação Internacional de Doenças): sistema de classificação que utiliza códigos numéricos para identificar diagnósticos médicos. O CID é utilizado para registrar as doenças ou condições médicas que justificam a necessidade de tratamento;
- Padrão TISS: estabelecido pela ANS, o Padrão TISS (Troca de Informação de Saúde Suplementar) estrutura e padroniza a troca de dados entre as operadoras e prestadores.
- XML: o XML é um formato de arquivo digital. No caso do faturamento de contas médicas, o uso do XML é feito, principalmente, para enviar os documentos no Padrão TISS. Portanto, mediante o XML é possível fazer a cobrança das contas faturadas;
- CPT (Cobertura Parcial Temporária): diz respeito essencialmente a doenças ou lesões que já existiam antes de contratar um plano de saúde. Na prática, isso significa uma restrição da cobertura do plano de saúde relacionada especificamente a essas doenças ou lesões durante um período de até 24 meses;
- Glosa: termo utilizado para descrever a recusa ou redução do pagamento de uma conta médica pelas operadoras de saúde;
- Lote de faturamento: junção de até 100 guias de faturamento identificadas, e que serão enviadas para operadora de saúde, preferencialmente em um arquivo com formato XML chamado de lote de faturamento;
- Repasse médico: valores direcionados aos profissionais de saúde referente ao atendimento prestado, é a parte da conta hospitalar que cabe aos médicos;
- CBHPM (Classificação Brasileira Hierarquizada de Procedimentos Médicos): é a tabela referência da AMB (Associação Médica Brasileira) que hierarquiza procedimentos médicos e os codifica. Serve como parâmetro para determinar os métodos e procedimentos do campo de atuação diagnóstico e terapêutico e seu objetivo é garantir uma remuneração adequada para os serviços prestados.
Esses são apenas alguns exemplos dos códigos e terminologias mais comuns no faturamento de contas médicas.
Como auditar contas médicas?
A auditoria de contas médicas consiste em avaliar se a clínica está em conformidade com todos os serviços prestados. É uma parte burocrática para garantir que seus processos estão sendo eficientes e precisos.
Normalmente, os documentos que passam por auditorias de contas médicas são:
- Contratos;
- Guias de consultas médicas;
- Base de dados;
- Prontuários, se necessário.
Realizar uma auditoria é uma ótima maneira de ver quais processos podem ser melhorados, como reduzir custos e ter mais segurança de informações.
Aqui estão alguns passos para auditar contas médicas:
- Coleta de informações: separar de todas as informações relevantes, incluindo registros médicos, faturas, códigos de procedimentos, contratos de planos de saúde e políticas de cobertura;
- Revisão dos registros médicos: analisar os registros médicos para verificar se as informações do paciente, histórico médico, diagnósticos, tratamentos realizados e medicamentos prescritos estão documentados de forma adequada e completa;
- Verificação da codificação: analisar os códigos de procedimentos utilizados nas faturas médicas para garantir que correspondam aos serviços prestados e estejam corretamente codificados de acordo com os padrões estabelecidos;
- Análise da documentação de suporte: verificar se todos os documentos de suporte necessários estão anexados às faturas, como relatórios de laboratório, laudos de exames, justificativas de autorizações e receitas médicas;
- Avaliação da adequação das cobranças: verificar se os serviços cobrados são justificados pelos registros médicos e se estão em conformidade com os contratos de planos de saúde, políticas de cobertura e diretrizes de faturamento;
- Identificação de erros e inconsistências: procurar por erros de codificação, duplicação de cobranças, serviços não documentados, cobranças indevidas e quaisquer outras inconsistências que possam afetar a precisão das contas;
- Relatório de resultados: documentar todas as descobertas da auditoria, destacando os problemas identificados, sugestões de correção e recomendações para aprimorar os processos de faturamento.
É importante ressaltar que a auditoria de contas médicas pode ser um processo complexo e requer conhecimento especializado em codificação, regulamentações de saúde e sistemas de faturamento.
Em alguns casos, é recomendável contar com profissionais especializados em auditoria de contas médicas ou contratar empresas de auditoria externa para realizar essa tarefa de forma imparcial e experiente.
Como fazer o repasse médico para os profissionais da sua clínica ou consultório?
O repasse financeiro para os profissionais de uma clínica ou consultório deve ser feito com transparência e precisão. Para isso, é necessário informá-los sobre os valores a serem pagos, a periodicidade dos pagamentos e qualquer outra informação relevante.
Deve-se estabelecer um modelo de cálculo de repasse, que pode variar de acordo com o tipo de serviço prestado, a especialidade médica, dentre outros fatores.
A frequência de pagamento deve ser definida previamente e respeitada rigorosamente. Normalmente, este repasse ocorre mensalmente, mas pode ser adaptado conforme o acordo entre as partes.
Geralmente o médico recebe pelo menos 70% do valor e o restante (30%) é direcionado para a clínica. Tudo depende do contrato de cada profissional com a empresa.
Quando a clínica não possui uma integração de dados, como um software médico, as informações essenciais para o repasse ficam espalhadas, por exemplo, os procedimentos realizados, quem os realizou e as quantidades.
A melhor maneira de evitar os erros mais comuns e otimizar seu tempo, é contar com uma ferramenta de repasse médico automático.
Em um software médico você consegue obter alguns diferenciais, entre eles:
- Registro dos pagamentos diretamente pela agenda ou prontuário;
- Configuração de diferentes valores de acordo com o procedimento e plano de saúde;
- Repasse médico automático;
- Parcelamento de pagamentos de consultas;
- Cadastro de valores nas contas bancárias;
- Geração de guias de consulta TISS em lotes;
Como otimizar o faturamento de contas médicas com um software médico?
Um software médico de qualidade com faturamento TISS trará mais organização e lucro em relação ao faturamento de contas médicas.
Afinal, você tornará o processo automático, livre de erros comuns e facilitará uma eventual auditoria. Sem contar que a segurança dos dados eletrônicos é imensamente maior do que arquivos em papéis.
Além disso, toda sua gestão financeira e administração serão favorecidas, já que um sistema pode contar com ferramentas como:
- Prontuário eletrônico;
- Prescrição digital;
- Agenda médica;
- Agendamento online;
- Repasse médico;
- Controle de estoque;
- Teleconsulta;
- Marketing médico;
- Chat interno;
- E muito mais!
Ao centralizar todas as informações da clínica em um único local, você alcança a gestão que sempre desejou para seu negócio e possui mais tempo para focar em outras atividades.
Se você já sabe que quer ter esses diferenciais no dia a dia, baixe gratuitamente nossa planilha de comparação de softwares médicos e faça sua escolha:
Mais dicas para aumentar o faturamento da clínica
Além de otimizar o faturamento das contas médicas, há outras estratégias que podem ser utilizadas para aumentar a receita da clínica:
- Melhorar o agendamento de consultas: um bom sistema de agendamento pode reduzir o número de cancelamentos, maximizando o uso do tempo dos profissionais;
- Expandir os serviços oferecidos: a adição de novos serviços ou especialidades pode atrair novos pacientes e aumentar a receita da clínica;
- Investir em marketing: ações de marketing bem planejadas podem aumentar a visibilidade da clínica, atrair novos pacientes e melhorar a retenção dos atuais;
- Fidelizar os pacientes: oferecer um atendimento de qualidade e um ambiente acolhedor pode aumentar a fidelidade dos pacientes, que tendem a retornar e indicar a clínica para outros.;
- Tendências e Inovações: mantenha-se atualizado em relação às tendências e inovações no setor da saúde. Adotando tecnologias que possam melhorar a qualidade dos serviços, oferecer maior conveniência aos pacientes ou reduzir custos operacionais.
Ao implementar essas estratégias, você estará criando um ambiente propício para aumentar o faturamento da clínica.
Conclusão
Como vimos, o faturamento de contas médicas é uma peça chave para o funcionamento eficiente e a sustentabilidade financeira de qualquer clínica médica.
A correta implementação e gestão deste processo podem garantir um fluxo de caixa saudável e permitir a expansão dos serviços oferecidos. Por isso, é vital manter-se atualizado e utilizar as melhores práticas nesse processo.
Ao adotar as melhores práticas, você pode evitar erros, otimizar o tempo e recursos, e maximizar a receita da sua clínica.
Além disso, estar atualizado com as regulamentações e tendências do setor é essencial para se manter em conformidade e se adaptar às mudanças.
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