Ter sua própria clínica é um grande passo para sua carreira e independência profissional. Por isso, é muito importante conhecer as etapas e os passos para a abertura de uma clínica médica particular e descobrir como otimizar seus esforços.
Uma clínica médica nada mais é que uma prestadora de serviços na área da saúde. Vale ressaltar que é importante sempre enxergar a sua clínica como um negócio.
Afinal, por mais que essa forneça serviços relacionados à saúde, sua clínica não deixa de ser sua fonte de receita.
Quando falamos em negócio, a primeira coisa que precisa vir em mente é o tipo de clínica médica particular que você pretende abrir. Entre as principais categorias estão as clínicas populares, integradas, de diagnóstico, especializadas e franquias.
Continue lendo e descubra como cada uma funciona.
Como funciona uma clínica particular?
Uma clínica particular visa atender pacientes que não tenham vínculo com nenhum órgão ou instituição conveniada à clínica, como planos de benefícios, empresas e planos de saúde.
Os pacientes que costumam buscar atendimento particular normalmente são pessoas que trabalham por conta própria (autônomos), aposentados que não têm plano de saúde ou profissionais que não têm direito ao plano de saúde da empresa.
Quais são os passos para abrir uma clínica particular?
1. Elabore um plano de negócios
O plano de negócio é uma ferramenta de gestão empresarial. É a partir dele que o dono da clínica identifica se o empreendimento tem chances de se desenvolver, considerando os riscos e incertezas do cenário em que estará inserido.
Além disso, o plano de negócios ajuda o empreendedor a descobrir dados importantes sobre o setor, concorrentes, potenciais fornecedores, público-alvo e os serviços que serão oferecidos.
Portanto, um dos principais intuitos do plano de negócio é entender quais são ou serão os pontos fracos e fortes da clínica médica.
Mais do que definir o que fazer e em qual direção seguir, o plano de negócios detalha quais serão os meios necessários para que você possa atingir esses resultados.
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2. Escolher a categoria da clínica médica particular
Se você pretende abrir uma clínica particular, é preciso tomar algumas decisões importantes.
Uma delas é escolher a categoria da clínica médica particular, por exemplo, clínica popular, clínica integrada, clínica de diagnóstico especializada, clínicas especializadas, entre outras.
A clínica popular funciona exatamente como qualquer clínica particular, mas com preços muito mais acessíveis.
Esse tipo de clínica demonstrou ser uma solução inteligente para um público que não abre mão de atendimento em saúde de qualidade, mas não quer pagar valores muito altos por isso.
A clínica integrada visa ampliar o relacionamento entre médico e paciente. O paciente assume o protagonismo da própria saúde, ao invés de receber o tratamento passivamente.
Uma equipe composta por várias especialidades possibilita que os profissionais de cada área se reúnam e, juntos, consigam elaborar um tratamento muito mais completo, para que o paciente consiga levar a vida com mais saúde e qualidade.
Uma clínica de diagnóstico especializada é um tipo de clínica médica voltada para a realização de exames como radiografia convencional, tomografia computadorizada, ressonância magnética, mamografia, ultrassom, entre outros.
Cada tipo de clínica médica precisará de documentos, alvarás, equipamentos e licenças específicas. Por isso, é importante definir qual modelo de clínica você deseja abrir.
3. Tenha um planejamento financeiro claro e organizado
O planejamento financeiro é essencial para que uma clínica médica particular consiga tomar decisões estratégicas para atingir os seus objetivos de curto, médio e longo prazo.
É a partir dele que a clínica consegue acompanhar com precisão os seus gastos, faturamento e lucro.
A falta de recursos financeiros e a má administração do dinheiro estão entre os motivos que levam as empresas a fecharem ainda nos primeiros anos de vida.
Com um planejamento financeiro bem definido, você consegue definir suas metas com mais precisão, na certeza de que direcionará a sua clínica para o caminho certo.
Além disso, o empreendedor consegue ter uma maior noção em relação às movimentações financeiras da empresa, tanto despesas quanto receitas.
Dessa forma, fica muito mais fácil realizar projeções que possibilitarão futuros investimentos.
4. Escolha a localização da clínica
A localização da clínica é de suma importância para o sucesso do empreendimento. Quando você escolhe um local para abrir uma clínica, é necessário que esse local tenha algumas características.
Por exemplo, a rua e o bairro devem ser de fácil acesso para o público que você busca atender. Se os seus clientes são das classes A e B, o seu endereço também deve estar em um bairro desse padrão.
O local precisa estar em um ambiente tranquilo e silencioso. O ideal nesse caso é evitar avenidas grandes, que tenham muito fluxo de carros e pessoas.
Por último, o local deve ter opções de estacionamento para os pacientes. É importante ter um número mínimo de vagas e também haver a opção de se estacionar na rua ou em estacionamentos particulares a, no máximo, 1 quarteirão.
5. Invista em uma equipe qualificada
Ter uma equipe qualificada significa que todos entendem muito bem do assunto e como realizar sua função com excelência.
Uma equipe qualificada não é formada por profissionais comuns, mas sim por aqueles que a cada momento querem aprender cada vez mais.
Por isso, é necessário investir tempo na contratação de um profissional e depois tempo para conhecer a fundo essa pessoa que acabou de chegar na sua equipe.
Um dos erros mais comuns de médicos gestores é contratar alguém sem nenhum processo de seleção ou entrevista, simplesmente porque foi indicação e estava com pressa.
Isso pode acarretar na contratação de uma pessoa que não está alinhada com a cultura da empresa ou não está preparada para atender suas expectativas.
Caso você já tenha uma equipe, como uma secretária, antes de falar sobre treinamentos, ferramentas e práticas, busque conhecê-la e certificar-se de que ela se sente parte da clínica.
Saiba quanto tempo ela demora para chegar até o local de trabalho, quais problemas ela enfrenta no dia a dia, se ela está passando por algum problema de saúde, entre outros.
Pode parecer perguntas desnecessárias, mas ao conhecer mais seus profissionais, começará a valorizar o trabalho deles e, o melhor, eles sentirão que você realmente se importa e estarão mais comprometidos com a clínica.
Lembre-se: investir na qualificação das equipes tem se tornado uma estratégia cada vez mais comum. Os profissionais se tornam atores indispensáveis para o crescimento da clínica e na satisfação dos pacientes.
6. Faça um treinamento de capacitação da equipe
Investir na qualificação da equipe ainda é visto como um custo para muitos empreendedores, mas suas vantagens compensam no longo prazo, para quem deseja atrair e fidelizar pacientes.
Primeiramente, qualificar ajuda a aprimorar a capacidade técnica do colaborador, e isso resulta na melhoria do serviço prestado.
Com a devida orientação e as habilidades certas para a realização das funções, os profissionais se sentem capazes de agilizar as demandas da clínica e melhorar a personalização do atendimento ao paciente.
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7. Ofereça uma boa infraestrutura
Equipamentos modernos e atualizados deixam os atendimentos mais rápidos, melhoram a imagem da instituição e geram a satisfação dos pacientes. Uma boa infraestrutura tecnológica evita problemas durante os atendimentos médicos.
Por isso, investir na infraestrutura da clínica médica significa garantir processos dinâmicos e protegidos.
É um cuidado que aumenta a competitividade por qualificar o atendimento, as rotinas gerenciais e contribuir com uma percepção positiva dos pacientes em relação à clínica.
O uso de um sistema de gerenciamento médico informatizado é essencial para agilizar processos e, também, para garantir a padronização dos procedimentos em uma clínica médica.
8. Separe o valor da compra ou aluguel de equipamentos
Para se manter competitivo e oferecer um serviço de qualidade, a clínica médica não pode abrir mão das tecnologias mais recentes de seu segmento, ou seja, os melhores equipamentos médicos.
Contudo, nem sempre é possível adquirir os aparelhos devido ao alto custo.
Alugar equipamentos médicos pode reduzir os custos para a clínica e para o paciente. Assim, clínicas e consultórios menores conseguem estabelecer atendimento de qualidade por preços mais competitivos.
Por meio do aluguel de equipamentos médicos, é possível contar com equipamentos novos e de alta qualidade sem arcar com o custo total dos equipamentos.
Além disso, é possível contar com um serviço de manutenção e troca de aparelhos sempre que necessário.
9. Se atente a vigilância sanitária
Ambientes comerciais sempre devem se adequar às normas tanto de atendimento, quanto de abertura do ambiente, para garantir alguns parâmetros de qualidade no serviço prestado.
Por isso, o proprietário da clínica médica deve ficar atento aos pré-requisitos a serem cumpridos pela vigilância sanitária, para que não haja a incidência multas e até mesmo fraudes.
Todo estabelecimento que, de alguma forma, pode expor a saúde dos usuários a algum tipo de risco, necessitam de um alvará específico emitido pela Vigilância Sanitária.
Para solicitar esse documento, é necessário que as instalações do seu consultório estejam em consonância com as normas de esterilização e biossegurança que regulam as atividades médicas.
10. Mantenha os documentos e registros em dia
Em qualquer empresa, ter arquivos e registros organizados é fundamental para garantir a segurança das operações e conseguir bons resultados.
No setor da saúde, o controle de documentos e registros é ainda mais importante, por causa do imenso número de dados sensíveis dos pacientes e das normas estabelecidas pela legislação.
Quando as informações estão desatualizadas, anotadas em planilhas de papel ou de difícil acesso, é prejuízo na certa, causado por retrabalhos e não conformidades.
Por exemplo, o prontuário de papel deve ser guardado pela instituição por, no mínimo, 20 anos. No decorrer de duas décadas, esses documentos ocuparão um espaço físico significativo e podem sofrer avarias e perdas ao longo desse período.
Uma alternativa para esse problema é o prontuário eletrônico.
A maneira digital de manter os registros médicos dos pacientes moldou o setor de saúde, permitindo que os médicos mantenham todas as informações em um só lugar, além de compartilhar facilmente os registros entre os setores da clínica.
11. Invista na divulgação da clínica
Hoje, com o aumento no número de profissionais, os pacientes possuem mais opções de escolha, o que vem obrigando os médicos a pensar em maneiras mais sofisticadas para atrair seu público.
Pode não parecer, mas seu currículo não é o suficiente para atrair seu público. Seu currículo é importante para o momento da consulta, ou seja, é o conhecimento técnico que te permite estar apto a atender o paciente.
Porém, não é isso que vai atraí-lo para sua clínica ou fidelizá-lo, diferente do que muitos imaginam.
Se o paciente te buscar na internet e não encontrar nada, mesmo que tenha recebido uma indicação sua, com certeza recebeu indicação de mais três nomes.
Se um deles tiver um site institucional e o paciente se sentir mais seguro por ter visto informações sobre a clínica, procedimentos realizados e imagens do espaço, você já perdeu para a concorrência.
Mesmo após a consulta, se o paciente não sentir que você passou confiança, mesmo que saiba todos os termos técnicos e tenha passado o diagnóstico correto, ele buscará outro profissional.
Uma boa divulgação e um marketing de relacionamento forte permite que você aumente o volume de pacientes na clínica e atenda essa demanda com excelência, sem deixar nenhuma oportunidade escapar.
Além de divulgar sua clínica, você deve criar um relacionamento com os “potenciais pacientes” com o objetivo de fidelizá-los.
Confira a seguir 7 motivos para começar a investir no marketing médico:
- Auxilia na atração de novos pacientes: ao investir no marketing médico, você consegue atrair mais pacientes em poucos dias utilizando anúncios e agendamento online, e, a longo prazo, a produção de conteúdo em blogs ou redes sociais também traz ótimos resultados;
- Melhora a experiência do paciente: o marketing de qualidade e eficiente se preocupa com toda a jornada do paciente, desde o agendamento da consulta até o pós-consulta;
- Proporciona um consultório diferenciado: ao se posicionar no mercado como um especialista e ser encontrado facilmente pelos seus pacientes, seu consultório garante um posicionamento de destaque;
- Oferece um ótimo custo-benefício: o marketing digital tem custo inferior aos das mídias tradicionais, como é o caso de TVs, jornais e rádios, canais nos quais não é possível segmentar seu público de acordo o perfil de paciente que deseja atrair para sua clínica;
- Possibilita que você se torne referência em sua área: ao criar conteúdos relevantes, todas as pessoas, não só seus pacientes, começam a te ver como uma autoridade na área e a confiar em seu trabalho, mesmo que nunca tenham feito uma consulta com você;
- Ajuda na fidelização: o marketing médico também te ajuda a fidelizar os pacientes, e a melhor estratégia para isso é utilizar o e-mail marketing, o qual permite desenvolver uma comunicação automatizada e personalizada;
- Faz com que sua produção de conteúdo ajude muitas pessoas: quando você produz conteúdo de valor, está ajudando não apenas seus pacientes, mas todos os usuários da internet.
12. Implemente automações e tecnologias nos processos
A automatização de processos é uma das prioridades de muitas clínicas que buscam ganhos de produtividade e eficiência. Hoje, é pouco viável administrar uma clínica competitiva sem utilizar softwares de gestão e sistemas integrados.
Afinal, é preciso manter um controle contínuo, ágil e assertivo sobre os dados dos pacientes, agendamentos, indicadores financeiros, entre outros.
Nesse contexto, gestores e líderes devem estar atentos ao papel das inovações, sobretudo daquelas que são capazes de oferecer melhorias significativas para os resultados da sua clínica.
É esse olhar estratégico e direcionado para o futuro que garante a longevidade da empresa e possibilita uma maior competitividade no mercado, com vantagens sobre a concorrência.
Por exemplo, ao utilizar um software médico, você consegue gerenciar seu consultório com muito mais facilidade, segurança e agilidade.
Além de automatizar processos, é possível focar nos atendimentos e necessidades dos usuários com mais precisão, atraindo cada vez mais pacientes.
Entenda aspectos importantes do atendimento particular
Uma consulta particular funciona de forma diferente de uma consulta de um convênio.
Em um atendimento particular, o médico consegue criar uma relação mais próxima com o paciente, algo muito difícil de ser feito em uma atendimento de convênio, pois a consulta médica costuma durar menos de 10 minutos.
Durante a graduação e a residência, geralmente os profissionais aprendem a realizar uma consulta rápida, focada em encontrar um diagnóstico e dispensar o paciente o mais rápido possível.
Essa mentalidade é aplicada nos atendimentos de planos de saúde, justamente pelo limite de tempo e alta quantidade exigida para que o médico tenha uma remuneração razoável.
Porém, esse estilo não pode ser aplicado em uma consulta particular, na qual o paciente pode estar pagando mais de R$ 200,00 ou R$ 400,00, justamente para ter uma experiência diferente.
Imagine que você ganhe R$ 50,00 por consulta pelo convênio. Em uma hora de trabalho, você consegue atender 5 a 6 pacientes, totalizando uma remuneração de cerca de R$ 300,00.
Ao substituir esses 6 atendimentos por uma consulta de 1 hora com um paciente que está pagando R$ 300,00, por exemplo, você pode ganhar o mesmo valor trabalhando com mais qualidade, praticando a medicina em que acredita.
Além da diferença entre o atendimento em si, quando um paciente é atendido pelo convênio, o valor arrecadado da consulta é dividido com o plano de saúde.
Enquanto isso, ao realizar um atendimento particular todo o valor da consulta é destinado para a clínica, aumentando a margem de lucro do atendimento.
Outra diferença entre o atendimento particular e o de convênio é que, ao optar por atender no particular, o médico pode fazer sua própria agenda e horários.
Ao atender por convênio, o médico fica obrigado a disponibilizar horários específicos para os atendimentos do convênio.
Como engajar pacientes além do preço na consulta particular?
Talvez você já tenha passado pela situação de receber uma reclamação sobre seu preço ou a solicitação de um desconto.
Se você calculou seu preço da forma correta, é preciso analisar se você está atraindo o público certo e se está, de fato, divulgando e mostrando todos os seus diferenciais.
O seu público-alvo é aquele perfil de paciente que você mais se sente realizado em atender e o qual a clínica consegue suprir as necessidades da melhor forma possível.
Cada especialidade médica consegue atrair diversos públicos.
Uma clínica de dermatologia, por exemplo, pode atender tanto adolescentes e mulheres jovens com problemas de acne, como mulheres de mais de 40 anos preocupadas com autoestima.
Clínicas de medicina de esporte podem atender tanto atletas amadores, da faixa de 30 a 45 anos que gostam de correr na rua, ou atletas profissionais que dedicam sua vida para o esporte.
Esses são apenas alguns exemplos para você entender como seu público pode ser diverso e, geralmente, quando você atrai o público-alvo que realmente atende bem e gosta de atender, o preço não costuma ser uma reclamação.
Porém, para ter uma clínica médica particular, também é necessário garantir uma excelente experiência em todos os pontos de contato que o paciente possui com seu serviço, como agendamento, espera na recepção e pós-consulta.
Logo, é preciso ter uma secretária capacitada que atenda rapidamente e com cordialidade todos os pacientes, bem como entre em contato no dia posterior à consulta para fazer uma pesquisa de satisfação.
Você também pode automatizar alguns desses processos por meio de um software médico, que ajuda você e sua equipe a serem mais produtivos e focarem no atendimento ao paciente que está na clínica.
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Qual a importância de um software médico para uma clínica particular?
O software médico é essencial para um consultório ou clínica de saúde, pois permite uma gestão mais eficiente dos processos. As ferramentas digitais mais utilizadas que automatizam alguma funções nas clínicas e consultórios médicos:
- Agendamento online: funcionalidade que disponibiliza uma agenda 24 horas por dia para seus pacientes, basta que eles tenham um dispositivo eletrônico conectado à internet para agendar uma consulta a qualquer hora;
- Lembretes de consulta automáticos por SMS e e-mail: disparo automático de mensagens por SMS ou e-mail lembrando os pacientes sobre a data e horário da consulta, que também podem ser enviados por WhatsApp;
- Automação de e-mail: envio automático de e-mails pré-programados para seus pacientes, para você compartilhar diversos conteúdos relevantes, lembrá-los de marcarem retorno e investir na fidelização de pacientes;
- Relatórios e gráficos automáticos: uma funcionalidade que gera relatórios e gráficos sobre diversas áreas do seu consultório, como o financeiro, gestão e perfil dos pacientes.
Conclusão
Em clínicas particulares, toda a equipe deve estar apta e bem treinada para oferecer o melhor atendimento possível ao paciente, desde o agendamento com a secretária, explicação do médico durante o atendimento e contato no pós-consulta.
Entretanto, o gerenciamento de clínicas inclui metodologias, tomadas de decisão e um acompanhamento constante de resultados.
O problema é que muitos profissionais da área da saúde não são especialistas na atividade — e acabam delegando a tarefa a recepcionistas e outras pessoas não qualificadas.
Com um bom software, é algo que pode ser revertido. A solução de tecnologia é intuitiva, fácil de usar e auxilia a conquistar um desempenho melhor. Com isso, a gestão fica simples e, principalmente, eficiente.
Seguindo as dicas deste artigo, é possível evitar erros comuns e conquistar o sucesso da sua clínica desde o início, melhorando a qualidade de atendimento aos pacientes, e aumentando sua receita. Espero que o conteúdo tenha sido útil!