A produtividade é um dos principais desafios na rotina médica. Com um grande volume de pacientes, prazos apertados e muitas tarefas a serem realizadas, pode ser difícil manter-se focado.
A crescente pressão para entregar resultados cada vez melhores faz com que a produtividade seja essencial para os médicos que desejam prosperar em suas carreiras.
Por isso, é necessário contar com as ferramentas e técnicas certas. Por meio delas, é possível aumentar a produtividade na rotina médica e, ao mesmo tempo, melhorar a qualidade do atendimento ao paciente.
Neste artigo, apresentamos nove dicas para aumentar a produtividade na rotina médica.
Desde a organização do consultório, gestão do tempo e até a adoção de tecnologias, essas estratégias podem ajudar médicos a otimizar sua rotina e aumentar a eficiência no trabalho.
Se você está procurando maneiras de melhorar a produtividade no consultório médico, continue lendo e descubra como aplicar essas dicas na sua rotina.
Situações que impactam a produtividade médica
A produtividade dos médicos pode ser afetada por diversas situações, como imprevistos na rotina e problemas pessoais que interferem na qualidade do trabalho.
Entre as principais situações que podem impactar a produtividade médica, destacam-se:
- Interrupções e atrasos: interrupções frequentes por telefone, por exemplo, podem atrapalhar o andamento da consulta e prejudicar a produtividade;
- Sobrecarga de trabalho: a sobrecarga de trabalho é uma das principais causas de estresse e pode levar a erros e falta de eficiência;
- Falhas no gerenciamento de tempo: muitos médicos não sabem gerenciar bem o tempo, o que pode levar a atrasos, consultas mais longas do que o necessário e outros problemas;
- Problemas pessoais: problemas pessoais, como doenças, divórcios e outras situações estressantes, podem afetar a concentração e a qualidade do trabalho;
- Falhas na organização do consultório: falhas na organização do consultório, como a falta de um sistema de gestão de pacientes, podem levar a atrasos e outros problemas.
Ao entender essas situações e desenvolver estratégias para lidar com elas, os médicos podem aumentar a produtividade no trabalho, melhorando o atendimento ao paciente e tornando a rotina menos estressante.
Nas próximas seções, vamos apresentar mais alguns itens que podem trazer problemas de produtividade.
O hábito de realizar multitarefas
O hábito de realizar multitarefas é bastante comum entre médicos e pode levar a sobrecarga de trabalho e redução da produtividade.
Embora muitas vezes seja visto como uma forma de otimizar o tempo, realizar multitarefas pode prejudicar a concentração e aumentar o risco de erros, o que pode comprometer a qualidade do atendimento ao paciente.
Por isso, é recomendado evitar realizar várias tarefas ao mesmo tempo e priorizar uma de cada vez.
Outra forma prática de aumentar a produtividade é priorizar as tarefas de acordo com sua importância e urgência.
A matriz de Eisenhower, criada pelo ex-presidente norte-americano Dwight D. Eisenhower é uma ferramenta útil para ajudar a priorizar tarefas e melhorar a gestão do tempo.
A matriz de Eisenhower divide as tarefas em quatro categorias:
- Importantes e urgentes: tarefas que devem ser realizadas imediatamente e têm um impacto significativo na rotina de trabalho. Essas tarefas devem ser priorizadas e realizadas o mais rápido possível;
- Importantes, mas não urgentes: tarefas que têm um impacto significativo na rotina de trabalho, mas não precisam ser realizadas imediatamente. Essas tarefas devem ser agendadas e planejadas para serem realizadas no momento adequado;
- Urgentes, mas não importantes: tarefas que precisam ser realizadas imediatamente, mas que não têm um grande impacto na rotina de trabalho. Essas tarefas podem ser delegadas ou realizadas em momentos de baixa produtividade;
- Não importantes e não urgentes: tarefas que não têm um grande impacto na rotina de trabalho e que podem ser realizadas em momentos de baixa produtividade. Essas tarefas podem ser adiadas ou eliminadas da lista de tarefas.
Ao utilizar a matriz de Eisenhower, é possível priorizar as tarefas de forma mais estratégica e eficiente, otimizando o tempo e aumentando a produtividade.
Dessa forma, os médicos podem se concentrar nas tarefas mais importantes e urgentes, garantindo um atendimento mais seguro e eficiente aos pacientes.
Na prática, a matriz de Eisenhower pode ser aplicada de forma simples e intuitiva, por meio de ferramentas de gestão de tarefas e to-do-lists.
Assim, os médicos podem organizar suas tarefas de acordo com a importância e urgência, garantindo uma gestão mais eficiente e produtiva do tempo.
Não ter horários certos para se alimentar e descansar
Não ter horários regulares para se alimentar e descansar pode afetar negativamente a produtividade dos médicos.
Isso pode levar a fadiga, cansaço e diminuição da capacidade de concentração, o que pode prejudicar o atendimento aos pacientes.
Além disso, a alimentação irregular pode afetar o metabolismo e a saúde, afetando ainda mais a produtividade. Por isso, é importante estabelecer horários regulares para alimentação e pausas durante a jornada de trabalho.
Não ter momentos de lazer
A falta de momentos de lazer pode afetar a saúde mental e causar doenças como a síndrome de burnout.
O estresse e a sobrecarga de trabalho podem levar a exaustão e diminuição da qualidade de vida, o que afeta o desempenho no trabalho.
É essencial enxergar como prioridade seu tempo para atividades que proporcionem prazer e relaxamento, como hobbies, exercícios físicos ou simplesmente descansar em casa.
Esses momentos de descanso são fundamentais para manter o equilíbrio emocional e garantir uma maior produtividade no trabalho.
Uma boa dica para evitar essa sobrecarga de trabalho é adotar a seguinte mentalidade: eu não mereço um descanso, eu preciso descansar!
O descanso não é algo a ser ganho ou merecido, ele é um direito e dever de todas as pessoas, principalmente aqueles que querem dar o melhor de si em outras áreas da vida, como o trabalho.
Importância da gestão do tempo para o aumento de produtividade
A gestão do tempo é essencial para aumentar a produtividade dos médicos, principalmente em um ambiente de trabalho tão movimentado e exigente quanto o consultório.
Uma boa gestão do tempo otimiza a sua rotina, aumenta a eficiência e a qualidade do atendimento ao paciente.
Com uma boa gestão do tempo, os médicos podem ter uma visão mais clara do que precisa ser feito ao longo do dia, permitindo que priorizem tarefas e evitem a sobrecarga de trabalho.
Além disso, a gestão do tempo permite que os médicos planejem e organizem a agenda com antecedência, garantindo que haja tempo suficiente para cada consulta e procedimento.
Algumas técnicas de gestão do tempo que podem ajudar os médicos incluem:
- Uso de listas de tarefas, de preferência, centralizando todos os compromissos e atividades em uma única lista, utilizando a matriz de eisenhower para entender quais precisam ser feitas no dia e o que pode ficar para depois ou ser passado para outras pessoas;
- Priorização de atividades. Lembre-se que apenas uma atividade do seu dia vai ser prioritária, as outras serão importantes e, a maioria, não é importante. Elas podem ser feitas por outras pessoas ou deixadas para depois. Para aprender mais, leia o best-seller Essencialismo: a disciplinada busca por menos;
- Definição de prazos;
- Delegação de tarefas, ou seja, repassar para a equipe as tarefas que não precisam e não devem ser feitas por você, como produção de relatórios e contato com fornecedores;
- Uso de tecnologias para otimização do fluxo de trabalho, como os softwares médicos.
Com planejamento e organização, os médicos podem trabalhar de forma mais eficiente e satisfatória, evitando a sobrecarga de trabalho e aumentando a satisfação profissional.
Produtividade para médicos: como ser mais produtivo na rotina de consultório?
Ao aumentar a produtividade no consultório médico, você e todos os outros colaboradores podem obter um dia a dia mais fluido, com a conclusão de mais tarefas e implementação contínua de melhorias.
Dessa forma, fica mais fácil otimizar a jornada do paciente e ter um ambiente de trabalho confortável para todos.
Confira a seguir 9 dicas para ter produtividade e obter resultados ainda melhores em sua rotina.
1. Realize um planejamento
Você costuma planejar seu dia e sua semana? Sabe quanto tempo dura cada atendimento em seu consultório? Estabelece metas?
Um bom planejamento é o primeiro passo para aumentar a produtividade no consultório médico.
Ao organizar suas tarefas e demandas do dia a dia, você se programa melhor, lida mais facilmente com possíveis imprevistos e mantém o foco no mais importante.
Nesse sentido, a agenda é um recurso indispensável para que seu planejamento funcione corretamente.
Uma dica é contar com a agenda médica online, pois ela oferece mais praticidade e não está sujeita a falhas comuns da agenda de papel, como rasuras, letras não legíveis e marcações em duplicidade.
O planejamento também é essencial para a boa gestão do tempo, a base para qualquer rotina produtiva.
Para melhorá-lo, você pode utilizar o método Kanban, que consiste em um quadro físico ou virtual para acompanhar o andamento de tarefas.
É possível realizar o Kanban tanto em papel quanto em softwares como o Trello. Dentro dele, você consegue criar alguns cards (caixas) como:
- Tarefas a fazer;
- Tarefas em andamento;
- Tarefas em impedimento;
- Itens concluídos.
Com esse sistema, você conquista organização visual e aumenta a eficiência de toda sua equipe.
Outro ponto importante é que você pode ir além e não planejar apenas sua rotina, mas também os próximos passos estratégicos para seu consultório e quais são seus objetivos para o futuro.
Com um bom planejamento estratégico, você estabelece metas de curto, médio e longo prazo.
Por meio delas, todos os colaboradores ficam na mesma página e você toma decisões de forma muito mais acertada.
Ao implementar o planejamento em sua gestão, você aumenta a produtividade e alcança excelentes resultados.
2. Utilize técnicas de produtividade
Existem diversas técnicas que podem ser utilizadas para aumentar a produtividade no consultório médico.
A técnica do pomodoro, por exemplo, consiste em reservar espaços de tempo que podem variar de 25 a 50 minutos para se concentrar em uma única tarefa sem interrupções.
Para utilizá-la, programe um cronômetro no tempo determinado e realize sua tarefa que pode ser, por exemplo, fazer o fluxo de caixa do consultório.
Ao final do tempo estipulado, faça uma pausa, dê uma volta, tome um café e, caso seja necessário, coloque o cronômetro mais uma vez após seu breve intervalo.
Essa é uma ótima maneira de ser mais produtivo e não cansar tanto o cérebro por manter o foco em apenas uma atividade.
3. Automatize processos manuais
Quanto tempo você gasta preenchendo papéis em seu consultório? Quanto tempo a recepcionista leva para localizar a ficha de um paciente em uma sala de arquivos lotada?
Embora muitos consultórios médicos ainda utilizem prontuários de papel, essa prática diminui a produtividade e deixa os dados dos pacientes vulneráveis a perdas e vazamentos.
Ao automatizar processos manuais com um prontuário eletrônico e agenda médica online, você ganha produtividade, segurança e agilidade em sua rotina.
Além disso, com o uso de um software médico, você centraliza os dados dos pacientes e informações dos agendamentos em um só lugar.
Com o software, todas as fichas podem ser encontradas em poucos cliques e isso significa muito mais tempo livre para você e a recepcionista focar em outras atividades e melhorias.
4. Invista em treinamentos
Você costuma realizar cursos sobre gestão e empreendedorismo? E seus colaboradores, como eles se mantêm atualizados?
Investir em treinamentos e cursos é outro grande passo para aumentar a produtividade do consultório médico.
Esse ponto é importante porque, apesar dos cursos de medicina terem um conteúdo completo em relação aos cuidados com os pacientes, eles não oferecem matérias como gestão de empresas.
Como um médico independente, seu consultório também é uma empresa e para mantê-lo competitivo, é essencial investir em treinamentos.
Você e seus colaboradores podem aprender sobre gestão financeira, investimentos, gestão do tempo, marketing médico, empreendedorismo, aspectos legais da prática médica e muito mais.
Assim, vocês tomam melhores decisões, conseguem solucionar problemas e pensar em novas oportunidades para alavancar ainda mais o consultório.
5. Conte com um sistema de gestão médica
No tópico sobre automatização de tarefas manuais, você conferiu que é possível otimizar suas tarefas ao contar com a ajuda da tecnologia.
Para aumentar a produtividade do consultório médico, contar com um sistema de gestão médica é a melhor opção.
Um bom sistema disponibiliza tanto as funções básicas como prontuário eletrônico e agenda, quanto funcionalidades voltadas à gestão.
Com ele, é possível centralizar suas informações financeiras, fazer o fluxo de caixa da empresa, controlar o estoque, enviar lembretes de consulta aos pacientes e muito mais.
Tudo isso de forma automatizada e ágil para trazer a praticidade que seu consultório merece.
Com um sistema médico, também é possível automatizar a comunicação com seus pacientes por meio do e-mail marketing.
O e-mail marketing vem sendo cada vez mais utilizado pelos profissionais de saúde que desejam fidelizar mais seus pacientes e manter contato no pós-consulta.
Outra grande vantagem de um sistema médico é que ele mantém todas as suas informações protegidas com o uso do armazenamento na nuvem em servidores seguros e com criptografia.
Essa é uma ótima forma de proteger as informações dos pacientes e estar adequado à LGPD. Uma grande vantagem, não concorda?
6. Identifique períodos que você possui maior produtividade
Cada pessoa tem um ritmo biológico que afeta o desempenho e a produtividade ao longo do dia.
Alguns médicos podem sentir mais energia e disposição pela manhã, enquanto outros se sentem mais ativos no período da tarde ou da noite.
Identificar esses períodos pode ajudar os médicos a planejar suas tarefas mais exigentes ou complexas para esses momentos, permitindo que aproveitem ao máximo sua energia e foco.
Para fazer isso, é importante prestar atenção no próprio ritmo biológico e nas atividades que realizam durante o dia, observando quando se sentem mais dispostos, concentrados e produtivos.
Geralmente, a dica é começar pelas tarefas mais complexas e que trarão mais resultados. Se o seu momento produtivo for de manhã, por exemplo, use esse período para fazer a tarefa mais importante e difícil!
Parece desafiador, mas, dessa forma, só na parte da manhã você já entregou resultados e ainda tem o restante do dia pela frente, o que provavelmente te deixará mais motivado, com o sentimento de realização.
7. Elimine distrações
Distrações podem prejudicar a produtividade e aumentar o tempo necessário para concluir tarefas.
Redes sociais, mensagens de texto, e-mails e outras interrupções podem desviar a atenção dos médicos e levar a erros ou atrasos. Para eliminar essas distrações, é importante identificá-las e encontrar formas de evitá-las.
Desativar notificações em dispositivos móveis, usar fones de ouvido com cancelamento de ruído ou estabelecer um período específico para verificar e-mails são algumas estratégias que podem ajudar.
8. Use uma agenda online
Uma agenda online pode ajudar os médicos a gerenciar seus compromissos e horários com mais facilidade e praticidade.
Isso permite que eles visualizem sua agenda a qualquer momento e em qualquer lugar, o que pode ser especialmente útil para médicos que têm mais de uma clínica ou consultório.
Além disso, uma agenda online pode ajudar a agendar consultas com mais eficiência, permitindo que os pacientes reservem horários de acordo com a disponibilidade do médico.
As agendas online também permitem que os médicos recebam notificações de consultas marcadas, o que pode ajudar a evitar atrasos ou conflitos de horários.
9. Considere o uso da regra de Pareto
A regra de Pareto sugere que 20% de seus esforços são responsáveis por 80% de seus resultados.
No contexto do trabalho, significa que a maioria dos resultados são gerados por poucas atividades. Identificar essas atividades e se concentrar nelas é essencial para ser produtivo.
Como Peter F. Drucker afirmou em seu artigo para a Harvard Business Review, “não há nada tão inútil quanto fazer eficientemente o que não deveria ser feito”.
Ao se concentrar nessas tarefas principais, os médicos podem priorizar o que é mais importante é evitar o desperdício de tempo e energia em atividades menos relevantes.
Por exemplo, você pode avaliar qual convênio e procedimento trazem mais retorno em seu consultório e focar neles para atingir melhores resultados.
Assim, ao perceber que algum convênio não traz o retorno esperado, você pode parar de atendê-lo e investir nos outros, e também pode implementar melhorias nos procedimentos mais lucrativos.
Como medir a produtividade no consultório ou clínica médica?
Medir a produtividade no consultório ou clínica médica é importante para avaliar o desempenho da equipe e a qualidade do atendimento ao paciente.
Existem diversas formas de medir a produtividade, e aqui estão algumas estratégias que podem ser úteis:
Pesquisa de satisfação dos pacientes
A pesquisa de satisfação dos pacientes é uma forma importante de avaliar a qualidade do atendimento e medir a produtividade do consultório.
Uma das formas mais comuns de fazer isso é por meio da métrica de NPS (Net Promoter Score). Essa métrica mede a satisfação do paciente com a experiência do atendimento e com a qualidade do serviço prestado.
Os pacientes são questionados sobre a probabilidade de recomendar a clínica ou consultório a amigos e familiares, em uma escala de 0 a 10. Com base nas respostas, é possível calcular o NPS, que varia de -100 a 100.
Um NPS alto indica uma alta satisfação do paciente e pode ser um indicador importante da produtividade e da qualidade do atendimento.
Já em caso de notas ruins, você consegue visualizar que possivelmente o paciente não retorne e muito menos que ocorra a fidelização do mesmo.
Quando utilizado na saúde o NPS possibilita uma melhor análise dos resultados, já que os mesmos são direcionados para uma área em específico.
Dessa forma, o NPS permite conclusões mais assertivas dos resultados obtidos, o que gera soluções que atendem as demandas dos pacientes e aumentam a taxa de fidelização.
Tempo de espera e de atendimento
O tempo de espera e de atendimento é outro fator importante para medir a produtividade do consultório ou clínica médica.
Os pacientes esperam por um atendimento humanizado e tempo de espera curto. Ambos afetam diretamente na satisfação e no desempenho da equipe.
Monitorar o tempo de espera e de atendimento pode ajudar a identificar gargalos e oportunidades de melhorias na rotina de atendimento.
Ferramentas como cronômetros disponíveis dentro de prontuários eletrônicos, aplicativos e planilhas podem ser utilizadas para medir e analisar esses tempos.
Mapa de ocupação da clínica ou consultório
O mapa de ocupação da clínica ou consultório é uma forma de medir a produtividade dos profissionais e a eficiência dos processos.
Esse mapa permite acompanhar as consultas e procedimentos realizados por cada médico ou profissional de saúde, bem como o tempo gasto em cada atividade.
Isso ajuda a identificar áreas de oportunidades para melhorias de produtividade e eficiência.
Além disso, o mapa de ocupação também pode ser usado para planejar horários e escalas de trabalho, garantindo que haja profissionais suficientes para atender a demanda dos pacientes.
Como um software de gestão médica pode ajudar no aumento de produtividade?
Um software de gestão médica pode ser uma ferramenta valiosa para ajudar os médicos a aumentar sua produtividade e eficiência na clínica.
Aqui estão algumas das principais formas pelas quais um software de gestão pode ajudar:
Automatização de tarefas administrativas
Um dos principais benefícios de um software é a capacidade de automatizar tarefas administrativas, como o agendamento de consultas, o controle de estoque, a emissão de receitas e a gestão financeira.
Ao automatizar essas tarefas, os médicos podem reduzir o tempo e o esforço necessários para realizar essas atividades, permitindo que se concentrem em tarefas mais importantes e prioritárias.
Melhoria da organização e gestão de dados
Com um software de gestão médica, é possível armazenar e gerenciar todas as informações dos pacientes em um único lugar, de forma organizada e acessível.
Esse armazenamento inteligente ajuda a reduzir o tempo gasto procurando por informações, melhorar a comunicação entre os membros da equipe e garantir um atendimento mais seguro e eficiente.
Aumento da segurança e privacidade das informações
A segurança e privacidade das informações dos pacientes são fundamentais para a prática médica.
Com um software de gestão médica, é possível garantir a proteção dos dados dos pacientes, evitando possíveis violações ou vazamentos.
Esse processo auxilia a aumentar a confiança dos pacientes na clínica ou consultório, e melhorar a reputação da instituição.
Integração de sistemas e processos
Um software de gestão médica também pode ajudar a integrar sistemas e processos, permitindo que as informações fluam com mais facilidade entre as diferentes áreas da clínica ou consultório.
Isso ajuda a reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas e melhorar a comunicação entre os membros da equipe, permitindo que todos trabalhem de forma mais integrada e eficiente.
Acesso remoto às informações
Com um software de gestão médica em nuvem, é possível acessar as informações dos pacientes e gerenciar as tarefas administrativas de qualquer lugar, a qualquer momento.
Isso é especialmente útil para médicos que precisam trabalhar em mais de uma clínica ou consultório, ou que desejam ter acesso aos dados dos pacientes fora do ambiente de trabalho.
Conheça o iClinic
O iClinic é um software de gestão médica que oferece recursos e funcionalidades para ajudar médicos e clínicas a aumentar sua produtividade e eficiência.
Com ele, é possível automatizar tarefas, melhorar a organização de dados, aumentar a segurança e privacidade das informações, integrar processos e permitir o acesso remoto às informações.
Além disso, o iClinic oferece soluções como agendamento online, prontuário eletrônico, receituário digital, entre outros, que te ajudam a oferecer um atendimento mais seguro, rápido e eficiente.
O iClinic já é utilizado por mais de 30 mil profissionais de saúde e faz parte da Afya, maior grupo de educação médica do Brasil.
Conclusão
Aumentar a produtividade no consultório ou clínica médica é fundamental para atender às demandas dos pacientes e manter a qualidade do atendimento.
Identificar os períodos de maior produtividade, eliminar distrações, usar uma agenda online são algumas das estratégias que podem ajudar os médicos a serem mais produtivos na rotina de consultório.
Além disso, medir a produtividade por meio da pesquisa de satisfação, tempo de espera e mapa de ocupação da clínica, pode ajudar a identificar oportunidades de melhoria e garantir a eficiência dos processos.
No entanto, é importante lembrar que a produtividade não deve ser uma meta em si mesma, mas sim um meio para garantir a qualidade do atendimento e a satisfação dos pacientes.
Os médicos devem sempre priorizar a segurança e o bem-estar dos pacientes, e buscar o equilíbrio entre a produtividade e o cuidado necessário em cada caso.