Gestão do tempo para médicos: como ter mais produtividade

Gestão do tempo para médicos: como ter mais produtividade

Yasmim Mayumi Gestão da Clínica

Leia em 7 min.

Última atualização em 09/06/2022 por Yasmim Mayumi

A gestão do tempo permite que os médicos tenham mais controle sobre quanto tempo gastam em cada atividade importante do seu dia, o que mantém uma produtividade constante.

Muitas pessoas entendem “gestão do tempo” como o ato de organizar os compromissos na agenda e ser pontual, mas esse conceito é bem mais profundo e impacta diretamente nossa qualidade de vida.

Greg Mckeown, um dos colunistas mais populares da Harvard Business Review e LinkedIn, cita em seu best seller Essencialismo:

Quando tentamos fazer tudo e ter tudo, nos vemos realizando concessões que nunca fariam parte de nossa estratégia intencional. Se não escolhemos conscientemente no que concentrar nosso tempo e nossa energia, os outros […] escolhem por nós, e logo perdemos de vista tudo o que é significativo.”

Ou seja, a gestão do tempo é sobre escolher conscientemente como você vai usar seu tempo – um recurso que nunca mais volta e não pode ser comprado com dinheiro, tornando-o extremamente valioso.

Neste artigo você vai aprender:

O que é a gestão do tempo e como ela impacta na produtividade?

A gestão do tempo refere-se ao processo de planejar e controlar conscientemente como o tempo será usado para realizar atividades, com o objetivo de manter uma produtividade contínua. 

A produtividade está conectada com a quantidade e qualidade de tarefas realizadas em um determinado período. 

Logo, ser produtivo não significa produzir mais com menos qualidade, nem produzir menos que o suficiente para você cumprir sua função, é justamente o equilíbrio entre quantidade e qualidade.

Diferente do que muitos acreditam, ser produtivo não é estar sempre ocupado e gastar todo o tempo possível no trabalho. 

Esse conceito de sucesso relacionado ao excesso de produção está deixando de ser valorizado a cada geração.

A maioria dos estudos aponta que, na verdade, quando colocamos esforço em excesso em qualquer atividade, temos a tendência de ser menos produtivos com o passar do tempo e ter burnout.

O ideal é que os profissionais tenham como objetivo fazer suas tarefas de forma inteligente (da maneira mais fácil) com pouco esforço (não trabalhar em excesso).

Portanto, é preciso ter uma ótima gestão do tempo, não ter medo de errar (sempre buscar o aprendizado) e evitar o perfeccionismo (buscar a excelência pelas lições aprendidas).

Continue a leitura para ver nossas dicas práticas de como você pode melhorar essa competências. Você também pode baixar nosso eBook gratuito sobre gestão de tempo para profissionais de saúde. 😉

eBook Grátis: Seja mais produtivo com essas dicas de gestão de tempo para profissionais de saúde. Clique aqui e baixe agora!

7 dicas para melhorar a gestão do tempo para médicos

1. Seja essencialista e faça suas tarefas sem esforço

Greg Mckeown, autor citado no início do artigo, possui 2 obras que abordam como podemos ser profissionais melhores sem sacrificar tempo com as pessoas e coisas que amamos.

O essencialista não faz mais coisas em menos tempo, ele faz apenas as coisas certas. Se você se sente sobrecarregado e ao mesmo tempo subutilizado, ocupado, mas pouco produtivo, e se o seu tempo parece servir apenas aos interesses dos outros, você precisa conhecer o essencialismo.”

Segundo o escritor, o essencialismo vai além de uma técnica de gestão de tempo ou produtividade, e foca em identificar o que é essencial na sua vida para eliminar todo o resto.

Dessa forma, é possível investir seu tempo e energia naquilo que vai trazer mais resultados para sua vida pessoal e carreira, além de permitir que você pense em formas de fazer essas tarefas essenciais sem esforço.

Como Greg Mckeown aborda em seu livro, crescemos em um cultura que ensina “tudo que vale a pena exige muito esforço e dedicação“, mas o autor questiona essa premissa.

Talvez aquilo que mais importa possa ser feito de maneira mais fácil e inteligente, sem exigir muito esforço.

O recomendado é que você leia as duas obras para entender, na prática, como esses pensamentos funcionam, mas você também pode começar com estes passos:

  1. Liste tudo que é realmente essencial na sua vida. Temos a intuição de achar que tudo é importante, mas poucas coisas realmente são vitais para nossa vida e carreira (exemplo: o essencial para mim é atender pacientes e passar tempo com minha família);
  2. A partir do que é essencial, mapeie quais tarefas impactam diretamente nos resultados que você quer alcançar e quais são desnecessárias (aquelas que você pode delegar para outras pessoas);
  3. Lembre-se que você não pode ter tudo e nem fazer duas coisas ao mesmo tempo. Você precisa pensar no que quer investir tudo, é a mentalidade de “perder para ganhar”;
  4. Se você está acostumado com um processo que exige muito esforço e pensa que “é assim mesmo, alguma coisas dão trabalho mas vale a pena”, parta do 0 e pense: existe uma forma mais fácil de fazer isso? Será que estou dificultando de alguma forma essa tarefa?
  5. Trabalhe com o pensamento de que aquilo que é essencial não precisa ser difícil e não deveria te afastar de tempo de qualidade com sua família e seus hobbies. Ter tempo para descansar é fundamental para ter energia na hora de se dedicar ao trabalho.

2. Centralize seus compromissos em uma agenda online

Ter a disciplina de marcar todos seus compromissos em uma única agenda, de preferência uma agenda médica online, pode mudar a sua vida.

Primeiro, você nunca mais ficará perdido em diferentes ferramentas porque anotou tarefas em locais diferentes. Tudo que você precisa fazer no dia estará a um clique de distância.

Segundo, ao ter uma organização visual das suas responsabilidades, fica mais fácil ver quais tarefas são importantes e quais não fazem diferença nos resultados que você quer alcançar.

Também é possível notar se você está se sobrecarregando ou não, o que auxilia na hora de administrar as tarefas de acordo com seu tempo e não no “dia ideal” que todos gostaríamos de ter, mas não acontece na prática.

Assista nosso vídeo para conhecer outras vantagens dessa ferramenta:

3. Tenha um planejamento e definições claras de suas responsabilidades

Quando estamos com uma rotina agitada, sem muito tempo para pensar, é comum ter tarefas que não estão muito claras para nós. 

Por exemplo, uma recepcionista que faz um relatório porque o gestor da clínica pediu, mas ela não sabe como esse relatório será usado ou seu papel na estratégia da instituição.

Imagine que, ao adotar o essencialismo e a mentalidade do sem esforço em sua vida, a recepcionista esteja fazendo o exercício de questionar todas as suas responsabilidades: elas são, de fato, essenciais?

Ao perguntar para o gestor qual era a função do relatório e seu impacto para a organização, ele explica que precisa dessa visão geral para analisar as finanças e, inclusive, ele mesmo faz vários relatórios.

Esse feedback faz com que a recepcionista comece a buscar um software médico que gera relatórios financeiros automáticos.

O gestor aprova o sistema que a recepcionista escolheu, começa a automatizar relatórios que antes duravam uma semana para serem feitos e consegue economizar mais recursos em menos tempo.

Esse é um exemplo prático de como ter funções claras podem impactar no seu tempo e eficiência.

4. Delegue tarefas ao invés de tentar fazer tudo sozinho

Ao fazer o exercício do essencialismo com disciplina e sinceridade, você perceberá que – provavelmente – apenas 20% dos seus esforços geram 80% dos resultados (lei de Pareto).

Imagine todos os resultados que você pode alcançar focando toda sua energia e tempo nesses 20% essenciais.

Porém, mesmo que uma tarefa não seja essencial, provavelmente é algo que alguém precisa fazer. Você precisa aprender a delegar ao invés de querer fazer tudo sozinho.

Delegar não significa “faça essa tarefa e se vire, não vou te ajudar”, mas encontrar a melhor pessoa para ter essa responsabilidade, de forma que essa responsabilidade seja essencial para quem está fazendo.

Além disso, com mais tempo disponível no dia, você poderá oferecer mais apoio, conselhos e liderança para sua equipe.

Aprenda mais sobre gestão de pessoas em nosso curso:

Curso de gestão de pessoas e processos em organizações de saúde

5. Estabeleça um limite mínimo e máximo de esforço 

Como mencionamos anteriormente, produtividade não significa se esforçar em excesso, mas também não é sobre procrastinar e não cumprir seu papel na sua organização ou família.

Melhor do que colocar todo seu esforço na segunda e passar o resto da semana super cansado, é manter um ritmo constante de produção, ou seja, ter um limite mínimo e máximo de esforço.

Como funciona: hoje, não vou fazer menos do que X e nem mais do que Y. Não vou trabalhar mais do que consigo descansar.

Na prática, se você estabelece que não vai atender menos do que 10 pacientes mas não mais do que 30, mesmo que você tenha tempo ou energia para atender mais, esse limite não será ultrapassado.

Com essa disciplina de obedecer os limites que você estabeleceu, nenhum dia será improdutivo (o limite mínimo sempre será alcançado) porque você não vai se esforçar em excesso.

Seu primeiro instinto pode achar que não faz sentido nenhum não continuar a tarefa quando se tem tempo e energia, mas teste manter esse ritmo constante – você verá os resultados em poucas semanas.

6. Reconheça o descanso como uma prioridade

Uma das premissas para sua gestão de tempo melhorar é a disciplina de cumprir aquilo que planejou. Se você estabeleceu que vai trabalhar 8 horas por dia, quando chegar em casa, não vai adiantar trabalho.

Você usará esse tempo para descansar, se divertir, fazer aquilo que gosta e isso deverá ser uma prioridade

Deixar toda a diversão e descanso para o final de semana não é uma prática eficiente para aumentar sua produtividade, porque não ter descansos regulares faz com que sua energia e dedicação diminuam.

7. Automatize tarefas com a tecnologia

Por fim, uma das formas mais práticas de ter mais tempo é contar com a tecnologia para automatizar tarefas mecânicas e repetitivas, além de centralizar ferramentas em um único local.

No caso de médicos de clínicas e consultórios, o ideal é ter um software médico com prontuário eletrônico, agenda online, Teleconsulta, gestão financeira, marketing, entre outras funcionalidades.

Assim, você conta com uma excelente centralização de dados e não perde tempo com processos ineficientes.

Tem dúvidas se um sistema médico é a solução para sua clínica? Baixe nossa checklist gratuita e descubra agora mesmo:

Checklist Grátis: Descubra se seu consultório está precisando de um Sistema em Nuvem. Clique aqui e baixe nossa checklist!

Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo, atua como analista de conteúdo há mais de 3 anos na iClinic. Graduanda em Letras - Licenciatura em Inglês e Português na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.