Administrar um consultório exige competências como liderança, organização, dedicação e estudo constante. Felizmente, os médicos empreendedores costumam ter todas essas características.
Apesar da matéria de gestão não ser abordada durante os cursos tradicionais de Medicina, milhares de médicos optam por abrir seus consultórios próprios todo ano.
O livro Administração em Saúde – Autogestão de clínicas e consultórios enfatiza a importância desses profissionais ampliarem suas habilidades para assegurar a sobrevivência da empresa.
Veja um trecho adaptado da obra:
“O modelo de gestão de consultório vem sofrendo transformações que exigem conhecimentos que vão além do exercício da Medicina. Diante da grande oferta de serviços de saúde, a garantia de sobrevivência de uma clínica ou consultório vem se tornando uma preocupação real.”
Continue a leitura e descubra 15 dicas práticas para administrar seu consultório com segurança e excelência.
[crp]
Passo a passo para administrar seu consultório
“Por que determinada instituição ou médico consegue mais pacientes que outros? Talvez porque, de alguma forma, […] esteja conseguindo entrar em sintonia com as necessidades de seus clientes.”
Em outro trecho do livro Administração em Saúde, notamos um conceito essencial para qualquer negócio: a importância do foco no cliente. No caso da área da saúde, nos pacientes.
Veja como as dicas a seguir te ajudam a alcançar esse objetivo.
1. Automatize tarefas manuais da recepção
Quanto tempo as recepcionistas perdem ligando para os pacientes? Elas conseguem recepcionar todos os pacientes com calma ou estão sempre sobrecarregadas?
A rotina da maioria das recepcionistas de consultórios é ter mais trabalho do que consegue realizar. Isso acontece porque muitos estabelecimentos ainda estão presos no papel, o que torna os processos “engessados”.
Uma ótima forma de otimizar a gestão da recepção é automatizar tarefas como:
- Envio de lembretes e confirmações de consulta;
- Bloqueio de horários;
- Geração de lista de espera;
- Lista de pacientes do dia;
- Relatórios de atendimento.
Um serviço de lembretes de consulta em uma agenda online, por exemplo, consegue reduzir 30% das faltas dos pacientes e dar mais tempo para as recepcionistas focarem em atividades mais produtivas.
2. Controle todas as suas movimentações financeiras
Quais foram todas as despesas do mês? E as receitas? Qual é o seu procedimento mais lucrativo?
Por conta da correria, muitos médicos administradores deixam a gestão financeira de lado, um erro fatal para a sobrevivência do consultório.
Para ter um excelente controle, é preciso registrar todas as movimentações financeiras em um sistema médico e contar com ferramentas como fluxo de caixa e pagamento online.
Dessa forma, você sabe exatamente qual é o saldo do consultório e consegue aumentar a rentabilidade ao disponibilizar mais formas de pagamento para os pacientes.
3. Facilite a análise de resultados
Você produz relatórios sobre a administração do consultório? Quando os faz, eles ficam todos no papel?
Com a ajuda de ferramentas tecnológicas, é possível produzir um relatório ou gráfico por meio de poucos cliques. O papel é justamente o contrário: é mais demorado e suscetível a erros.
A partir do momento que você reúne os principais resultados da empresa em um documento ou sistema, é possível mapear planos de ação, investimentos e evitar crises.
Ao analisar os resultados de um mês, você pode notar que um procedimento se destacou em relação aos outros e iniciar uma estratégia de divulgação sobre esse procedimento em específico.
Nos próximos meses, sua lucratividade pode aumentar, o que vai permitir investimentos em outras áreas importantes do consultório.
4. Inove seus equipamentos e ferramentas
Já escutou o ditado “o barato pode custar caro”?
Economizar é um passo importante para qualquer médico ou consultório, principalmente nos primeiros anos de abertura. Porém, em algumas áreas é melhor investir certo do que “guardar dinheiro”.
Imagine que para economizar um profissional decidiu ter um prontuário eletrônico instalado no computador, ao invés de um na nuvem, porque era mais barato.
Depois de alguns meses de funcionamento, uma tempestade provocou uma queda de energia brusca que danificou os computadores do consultório.
Como os prontuários foram instalados, eles foram perdidos completamente.
Apesar de ser um exemplo fictício, infelizmente essa situação acontece com frequência em diferentes estabelecimentos. Ou seja, pagar por uma ferramenta de qualidade pode sair mais barato do que economizar.
Se você está interessado em adquirir um prontuário eletrônico, baixe nosso guia gratuito para escolher a melhor opção para suas necessidades:
5. Centralize os dados da clínica e acesse-os de qualquer lugar
Talvez você conheça um estabelecimento médico que funciona desta forma: as fichas dos pacientes ficam em uma sala de arquivos e os documentos em diferentes planilhas e pastas.
A análise de resultados com certeza é um processo longo nessa empresa, e a facilidade de perder informações sigilosas é enorme, o que fere gravemente a LGPD.
A melhor opção para consultórios médicos é centralizar os dados em um único local, como um software médico na nuvem e poder acessá-los a qualquer momento, mesmo fora da empresa.
Essa acessibilidade é extremamente útil na hora de tirar dúvidas de paciente ou em emergências, que podem acontecer mesmo quando você está na sua casa ou de férias.
6. Invista no marketing de relacionamento com os pacientes
Os pacientes voltam anualmente no seu consultório? O contato no pós-consulta é mantido com todas as pessoas, mesmo aquelas sem retorno breve marcado?
Administrar um consultório significa conciliar o atendimento médico com a gestão, o que toma um tempo considerável do dia.
Entretanto, o relacionamento com os pacientes não pode ficar de lado em nenhum momento.
Para garantir que você não será esquecido e manterá um relacionamento com todas as pessoas que já conhecem seu serviço, considere automatizar a comunicação por meio do e-mail marketing.
Na saúde, o e-mail marketing é usado para enviar conteúdos educativos para pacientes, lembretes de retorno, felicitações em datas comemorativas, entre outras razões.
Essa estratégia de marketing de relacionamento ajuda a aumentar a fidelização e procedimentos realizados no consultório, uma vez que os pacientes podem se informar mais e tirar dúvidas.
Aprenda mais sobre marketing de relacionamento em nosso vídeo:
7. Capacite sua equipe
Os profissionais da recepção são a linha de frente do seu consultório. Para garantir um bom funcionamento, eles precisam estar em constante desenvolvimento.
Disponibilize cursos gratuitos para que eles atualizem seus conhecimentos e adquiram novas habilidades de atendimento ao público, assim, eles também ganham mais destaque dentro da empresa.
8. Monitore seu controle de estoque
Uma boa parte da administração de consultórios exige ficar atento ao estoque de materiais, medicamentos, amostras e utensílios.
Um dia sem controlar o estoque pode significar falta de materiais para consultas, o que pode atrasar toda a semana, algo que não é muito agradável nem para os pacientes, nem para a equipe.
Como já mencionamos anteriormente, o ideal é contar uma ferramenta que faça esse controle de forma automática.
Dessa maneira, você não precisa se preocupar com o estoque, pois receberá avisos automáticos de vencimento ou de falta de materiais. Uma ótima organização, não concorda?
9. Crie um planejamento estratégico
Quais são as metas do consultório para o próximo ano? Qual é a visão da empresa para os próximos 10 anos?
Ter um planejamento estratégico significa parar de tomar decisões baseadas em “achismo” e ter planos de ação organizados que estão alinhados com as necessidades dos pacientes e metas do consultório.
No seu plano, é fundamental pensar em questões como:
- Qual é o objetivo da empresa, o estágio final que queremos alcançar?
- Quais metas preciso estabelecer para alcançar esse objetivo ao longo do tempo?
- Quais são as ferramentas e recursos que preciso ter para o próximo ano?
- Como minha rentabilidade acompanha a necessidade de investimento no consultório?
- Quais planos de ação posso definir para aumentar a lucratividade?
Ao responder esses questionamentos, você já terá uma boa base do seu planejamento.
10. Faça a gestão de pessoas
Você sabe que ter uma equipe dedicada é essencial na Medicina, seja em um hospital, durante uma cirurgia, ou em um consultório, que necessita de médicos, recepcionistas e administradores.
Porém, não são apenas os pacientes que precisam de cuidado. Os colaboradores também precisam de atenção e, ao invés de consultas, reuniões para darem feedbacks e novas ideias.
Uma boa dica é começar a ter reuniões com cada colaborador uma vez no mês. O que eles têm de reclamações e elogios? Será que eles têm sugestões para a empresa?
Você pode se surpreender com a melhora no ambiente de trabalho depois desse cuidado.
11. Envie pesquisas de satisfação para os pacientes
A melhor maneira de avaliar se a administração do seu consultório está seguindo o caminho certo é enviar pesquisas de satisfação para os pacientes, aqueles que mantêm o negócio funcionando.
Ao perguntar o que eles acham do consultório e do atendimento, você vai entender quais são seus pontos fortes, o que precisa melhorar e como crescer ainda mais.
Baixe nossa planilha gratuita para começar sua pesquisa agora mesmo:
12. Estude sobre gestão, empreendedorismo e inovação
No início do artigo nós vimos como a administração exige conhecimentos que vão além da Medicina para os médicos, por isso, é importante fazer cursos voltados para gestão e empreendedorismo.
O ideal é que esses cursos sejam focados na realidade médica, porque conteúdos genéricos podem não estar atentos às normas do CFM e ao código de ética.
Conheça a plataforma de educação da iClinic para ver as vantagens do ensino personalizado para a área da saúde.
13. Analise a concorrência
Quais são os diferenciais dos outros médicos da sua região? Os consultórios de sucesso têm algo em comum? Como é o marketing médico dos seus concorrentes?
Analisar a concorrência é um exercício imprescindível para quem quer se destacar no mercado. Ao ver o que seus concorrentes acertam e erram, você terá insights valiosos para o seu planejamento.
14. Busque por parceiros e especialistas para auxiliarem na gestão
Talvez você não tenha tempo para fazer todas as atividades que citamos neste artigo, e não tem problema.
É por isso que existem agências de marketing, consultores, administradores e contadores especializados na área da saúde.
Eles podem te ajudar a manter uma excelente administração enquanto você foca no paciente.
Acesse nossa página de parceiros para conhecer alguns e entender se realmente faz sentido contar com a ajuda desses profissionais.
15. Escolha um software médico de qualidade
Automação de tarefas manuais, otimização de processos, centralização de dados, e-mail marketing, ferramentas de gestão: vários aspectos citados neste conteúdo são encontrados em um software médico.
Os profissionais que desejam modernizar seus consultórios e fidelizar mais pacientes apostam cada vez mais nessa inovação tecnológica. Afinal, em um sistema você pode encontrar todas as soluções que precisa.
É claro que, para ter todas as suas necessidades atendidas, é preciso procurar por uma instituição que conheça sua rotina e esteja preocupada com seu sucesso.
Baixe gratuitamente nossa planilha de comparação de softwares médicos para começar sua busca:
Gostou das dicas? Espero que elas tenham te ajudado a entender como administrar seu consultório. Se você conhece outra que ainda não foi citada, deixe aqui embaixo nos comentários!