Recepção de clínica: conheça dicas de organização, decoração e muito mais!

A recepção de clínica é o primeiro local no qual o paciente tem sua primeira experiência presencial com sua clínica. É fundamental saber como torná-la um espaço de acolhimento e bem-estar.  

Na hora de compor os serviços de um consultório ou clínica, não são somente as habilidades e conhecimentos técnicos que contam. É necessário pensar no todo, começando pela recepção. 

A aparência da recepção, por exemplo, é muito importante para um bom atendimento. Além disso, o ambiente da recepção, em si, é o primeiro contato entre você e seus pacientes.  

Por isso, é essencial a atenção com a organização desse ambiente, desde a disposição dos móveis, mas, sobretudo, até o atendimento e tratamento oferecido aos pacientes. 

Qual é o papel da recepção de uma clínica médica? 

Já dizia o ditado “a primeira impressão é a que fica”. Ou seja, o fato é que a recepção da clínica médica é essencial para a imagem que o paciente formará sobre seu serviço.  

A recepção da clínica é o local onde são feitos os atendimentos iniciais, ou seja, é onde o paciente é recebido, tira suas dúvidas e encaminhado para o seu médico. 

Quando uma recepção é bem limpa, organizada, confortável e aconchegante, ela se torna o grande atrativo para o aumento da satisfação dos seus pacientes, garantindo o retorno dos mesmos e a chegada de novos ao local. 

A recepção deve encantar os pacientes  

Desde o agendamento da consulta, que é feito pela recepcionista, até a primeira impressão ao entrar no consultório, todos os detalhes do contato inicial devem ser pensados e preparados para encantar o paciente. 

Por exemplo, a recepcionista deve ser orientada a conversar de forma clara, educada e gentil com os pacientes.  

Também é importante ter jogo de cintura para manejar situações inesperadas, como um paciente que sente algum mal-estar ou acompanhantes impacientes. 

Para saber como lidar com pacientes difíceis, assista nosso vídeo e compartilhe com sua equipe: 

A recepção precisa ser um ambiente agradável  

Para além do atendimento das recepcionistas, também é fundamental oferecer um ambiente físico agradável e acolhedor na recepção.  

Uma boa estrutura faz toda diferença na recepção clínica, ou seja, ter um espaço amplo com cadeiras que acomodam a demanda de pacientes, sem que alguém precise esperar em pé por atendimento. 

Além disso, é importante oferecer algumas opções de entretenimento, como Wi-fi, televisão e música ambiente. Isso será importante para manter os pacientes mais tranquilos e distraídos enquanto esperam pelo atendimento. 

Uma recepção agradável cativa os pacientes, por isso, deve-se avaliar algumas questões como a iluminação, a decoração interior, a limpeza, a acústica e toda circulação de ar. 

É necessário ter agilidade na recepção de consultórios  

Muitas vezes, não basta apenas oferecer bons serviços médicos, o paciente busca por agilidade e rapidez no atendimento.  

É por isso que é importante buscar ferramentas que permitam uma otimização do trabalho de toda a equipe, como é o caso dos sistemas de automação específicos para estabelecimentos de saúde.  

Veja a seguir algumas tarefas que você pode realizar para garantir agilidade na recepção de consultórios. 

• Padronize processos: a melhor forma de agilizar as tarefas é por meio da padronização, pois o funcionário segue o padrão estabelecido e não perde tempo procurando uma solução para um problema; 
• Planeje a rotina do consultório: quando cada funcionário conhece suas atribuições, fica mais fácil manter o trabalho em dia, como resultado, isso aumenta a produtividade e o engajamento da equipe; 
• Estabeleça um tempo médio de resposta: quando um paciente procura a clínica, seja por ligação ou pessoalmente, ele deve ser atendido rapidamente. Por isso, é importante estabelecer um tempo máximo de espera; 
• Treine a equipe de funcionários: é importante oferecer cursos e treinamentos periódicos para a equipe, dessa forma todos podem se manter atualizados e capacitados para oferecer o melhor atendimento possível; 

• Delegue corretamente as tarefas: delegar corretamente aumenta a produtividade de toda a equipe, uma vez que cada um fica responsável por uma tarefa, ninguém fica sobrecarregado e todos têm chance de se desenvolverem; 
• Atualize as informações do paciente periodicamente: as recepcionistas devem ser orientadas a confirmar os dados dos pacientes em todos os atendimentos, pois algum dado pode mudar, como endereço e telefone.; 
• Faça uso da tecnologia: atualmente, há sistemas de gestão específicos para clínicas médicas que permitem integrar dados cadastrais de pacientes com prontuários eletrônicos, além de realizar um acompanhamento do quadro de saúde a cada atendimento. 

Como deve ser uma recepção de clínica médica?  

Como escolher cores da recepção da clínica? 

As cores impactam diretamente no bem-estar e na satisfação dos pacientes. Por isso, é importante escolher as cores certas para a recepção da sua clínica, pois essas cores não só tornam o ambiente mais agradável, como influenciam no subconsciente dos pacientes. 

Confira, a seguir, 5 dicas para escolher a decoração ideal para seu consultório, especialmente com relação às cores: 

1. Evite o branco puro: uma recepção toda branca passa a impressão negativa de ambientes hospitalares, deixando o paciente pouco à vontade, além de ser uma tonalidade fácil de sujar; 
2. Opte pelos tons neutros: cores neutras, pastéis e leves, como cinza e off-white, trazem uma sensação de paz e tranquilidade; 
3. Evite muitas cores fortes: cores muito fortes podem gerar uma sensação de desconforto e inquietação aos pacientes; 
4. Prefira o verde e o azul: essas duas cores acalmam, trazem esperança e tranquilidade e estão bastante associadas à saúde — especialmente o verde; 
5. Não se esqueça do restante da decoração: além da cor certa para a recepção, é importante ter móveis e itens decorativos que agregam valor ao ambiente. Opte por móveis aconchegantes e de materiais fáceis de lavar, atentando para a disposição deles no ambiente.   

Como escolher papel de parede da clínica?  

Colocar papel de parede é uma alternativa para as paredes da clínica, essa é uma técnica que está em alta e, além do efeito estético ser muito mais agradável do que uma simples pintura, é uma forma mais prática de mudar o ambiente da clínica. 

Veja abaixo algumas dicas de como escolher o papel de parede:  

• Harmonize com os outros elementos: toda a decoração da recepção precisa harmonizar entre si, por isso, escolha um papel de parede que combine com os elementos já presentes no consultório; 
• Opte pelo papel de parede vinílico: o papel de parede vinílico é o mais resistente à umidade e à luz e possui alta durabilidade e facilidade de limpeza; 
• Dê preferência para cores mais neutras: como o papel de parede apresenta mais informações do que uma simples pintura, ele precisa ser discreto e preferencialmente com cores neutras. Caso contrário, pode acabar gerando um desconforto nos pacientes; 
• Não se esqueça do papel de parede para o banheiro: não esqueça que o banheiro também faz parte da recepção da clínica, desse modo, esse ambiente também deve ser decorado de forma a deixar uma boa impressão nos pacientes.  

Ideias de decoração para clínicas médicas  

Apesar da decoração não parecer uma parte essencial do seu trabalho, ela pode tornar o espaço do seu consultório mais estressante ou mais confortável para os pacientes. 

Confira 7 dicas de decoração para consultórios médicos:  

1. Escolha sua identidade visual; 
2. Tenha cuidado com a mobília; 
3. Invista na iluminação; 
4. Amplie sua sala com novos pisos; 
5. Utilize flores para decorar sua clínica e harmonizar o ambiente; 
6. Coloque cortinas que valorizam o ambiente; 
7. Reserve um espaço para crianças. 

Qual é a função de uma recepcionista de clínica médica? 

A recepcionista deverá lidar com o atendimento primário do paciente e, ainda que esse profissional possa desempenhar algumas atividades administrativas, o objetivo principal para seu trabalho é desempenhar o cuidado com a recepção, atendendo os pacientes e preparando-os para a consulta. 

Sua responsabilidade é grande, uma vez que estará presente da primeira à última consulta. Assim, a cada dia, sua rotina abrange o planejamento e o desenrolar tranquilo e seguro de cada atendimento médico.  

Dicas para recepcionista se destacar  

Selecionamos 4 dicas práticas para recepcionistas se destacarem em suas funções e possam tornar sua rotina mais eficiente: 

• Aprofundar os conhecimentos em informática: essa habilidade será importante para agilizar tarefas no computador, aumentando a praticidade e eficiência ao desempenho de suas funções; 
• Aproveitar as ferramentas tecnológicas: cada vez mais novas ferramentas surgem e é preciso aproveitá-las, como softwares médicos e aplicativos; 
• Facilitar a vida do paciente: a principal tarefa da recepcionista é facilitar a vida do paciente, seja na hora de agendar uma consulta, durante sua permanência na clínica ou após a finalização da consulta; 
• Organização da clínica: também cabe a recepcionista manter o ambiente organizado e limpo, para isso, a recepcionista pode desenvolver um cronograma com suas atividades diárias, ter um checklist diário para ter certeza de que não deixou nada de importante para trás e definir suas prioridades dia a dia. 

A importância da escuta ativa para recepcionistas  

A escuta ativa é uma técnica de comunicação na qual o ouvinte escuta atentamente todas as informações que o interlocutor está falando, mostrando real interesse nas informações.  

Para ter essa escuta, é preciso não se distrair com telas ou documentos, de preferência olhar para o paciente enquanto ele fala e mostrar que está prestando atenção, seja por um aceno com a cabeça ou com falas. 

Para melhorar a qualidade no atendimento ao paciente é fundamental que a recepcionista tenha escuta ativa, ou seja, ouça as necessidades do seu paciente.  

Assim, o paciente terá a convicção de que os seus problemas realmente serão solucionados pela sua equipe.  

Com a escuta ativa, é possível aumentar a eficiência e a qualidade do atendimento feito pela recepcionista, melhorando a resolução de problemas e o encaminhamento do paciente para o atendimento médico mais adequado. 

Dicas de treinamento para recepcionista  

Confira algumas dicas de como você pode treinar esses profissionais para serem verdadeiros aliados da clínica. 

1. Aumente a capacidade de resolução de problemas: quanto mais conhecimento o profissional tiver sobre a clínica, maior será a sua capacidade de tomar decisões rápidas e tranquilas, pois saberá os meios que tem disponíveis para a resolução dos problemas. Sendo assim, ofereça um treinamento detalhado de todas as operações da clínica. 
2. Adote um padrão de atendimento na clínica: processos bem definidos e repetitivos levam ao hábito, reduzindo a margem de erros e o índice de desvios comportamentais.
3. Invista no treinamento para recepcionistas e secretárias: para que uma clínica consiga oferecer o melhor atendimento aos pacientes, é essencial que ela invista na qualificação e treinamento das recepcionistas.

Ferramentas para organizar o trabalho de uma recepcionista  

Veja a seguir quais são as 5 ferramentas de organização que toda recepcionista precisa ter. 

1. Agenda online: com uma agenda online você conseguirá mudar agendamentos com poucos cliques, sem nenhuma rasura, bloquear horários, personalizar cores, acompanhar status de agendamento (confirmado, cancelado) e muito mais; 
2. Chat interno: o mais recomendado é usar um chat interno de um sistema médico, exclusivamente para comunicação com a equipe; 
3. Google Drive: o Google Drive permite que você salve seus documentos na nuvem. Ou seja, sua equipe poderá acessá-los de qualquer lugar, a qualquer momento; 
4. Trello: o Trello é uma excelente ferramenta para gerir suas tarefas; 
5. Software de gestão para recepcionista: ao centralizar todas as ferramentas que precisa em um único sistema, você consegue ter ainda mais organização e produtividade. 

Razões para a realização do curso de recepcionista  

Um curso de recepcionista é importante para adquirir e potencializar muitas das características da profissional.  

Confira abaixo 7 vantagens  de um curso de recepcionista para a profissional e sua clínica: 

1. Investir na atualização profissional;  
2. Desenvolver técnicas de atendimento ao público; 
3. Trabalhar as habilidades de redação; 
4. Aprender a se comunicar com clareza e precisão; 
5. Aprimorar técnicas de planejamento; 
6. Trabalhar sua organização; 
7. Desenvolver suas habilidades pessoais. 

Qual a diferença entre recepcionista e secretária?  

Uma das principais diferenças entre uma recepcionista e uma secretária é o viés do seu trabalho: enquanto a recepcionista lida com o atendimento ao paciente, a secretária cuida das obrigações administrativas. 

A importância da secretária para um consultório médico  

As secretárias são as maiores responsáveis pela administração de um consultório médico. Elas permitem que os profissionais de saúde tenham mais tempo para cuidar dos pacientes. 

Confira a seguir as funções mais importantes da secretária: 

1. Auxílio na gestão do consultório; 
2. Organização da agenda; 
3. Assistência ao profissional de saúde. 

Como contratar uma secretária?  

Contratar uma secretária pode ser uma tarefa mais difícil que você imagina. O primeiro passo é anunciar a vaga, para isso, a melhor maneira de se recrutar um bom profissional para sua clínica é, sem dúvida, pedir indicações. 

Depois de anunciar sua vaga, você receberá uma infinidade de currículos. Nesse momento, você precisa fazer uma seleção criteriosa das características que são mais relevantes para você e para a clínica. 

Por exemplo, experiência na área, cursos e treinamentos, aptidão com tecnologia, entre outros. 

Após a análise de todos os currículos e as habilidades técnicas necessárias para o trabalho, faça uma pré-seleção e convide para uma entrevista somente aqueles que satisfizeram os requisitos iniciais. 

Quando você formalizar a contratação, não se esqueça que o profissional está em período de adaptação. Por isso, foque em fazer treinamentos e em dar feedbacks constantemente. 

Qual o salário de secretária de consultório médico?  

De acordo com pesquisa do Salario.com.br, junto a dados oficiais do Novo CAGED, eSocial e Empregador Web, com um total de 104.263 salários de profissionais no período de agosto de 2021 a julho de 2022, a média salarial é de R$1.362,16 e o teto salarial de R$2.187,02. 

Esses salários levaram em conta profissionais em regime CLT de todo o Brasil. 

Entretanto, cabe ao empregador avaliar os fatores antes de definir o salário do profissional.  

Técnicas de organização para recepção de clínicas  

Confira abaixo 9 dicas para organização da recepção de clínicas:  

1. Ofereça um atendimento humanizado; 
2. Mantenha o ambiente limpo; 
3. Organize o espaço com a metodologia 5S; 
4. Use um sistema de gestão com agenda online; 
5. Planeje a decoração da recepção; 
6. Pense no conforto dos pacientes; 
7. Garanta que a recepção esteja sempre agradável; 
8. Capacite os profissionais da recepção; 
9. Tenha um serviço de copa. 

Dicas para organizar tarefas na recepção da clínica  

Existem alguns truques e métodos para facilitar e otimizar todas as tarefas do dia a dia, sejam elas pequenas ou grandes. 

• Deixe tudo em ordem: do balcão da recepção às pastas no computador, todos os documentos ― sejam eles digitais ou impressos ― devem estar em locais estratégicos; 
• Planeje-se e aprenda a fazer listas: planejamento é a chave para realizar tarefas de forma correta e eficiente, para isso, faça listas com todas as atividades que precisam ser feitas; 
• Divida as tarefas por prioridades: é fundamental dividir as tarefas por prioridades e realizar as mais urgentes e importantes primeiro, desse modo, todo o andamento do consultório ocorrerá de forma mais ágil e tranquila; 

• Controle de tarefas na recepção da clínica com a ajuda da tecnologia: hoje, com o auxílio da tecnologia, é mais fácil e rápido controlar as tarefas que precisam ser executadas e em andamento.  

Dicas essenciais para evitar erros na recepção  

É necessário, antes de tudo, que a recepcionista compreenda o seu papel e sua importância para a empresa, já que ela é a ponte entre ela e o paciente.  

Caso seja diferente, certamente ocorrerão erros no desempenho de sua função – seja em relação à experiência, organização ou aos conhecimentos técnicos. 

Mas, quais são e como evitar erros na recepção de clínicas e consultórios? 

• Ambiente desconfortável: como dito anteriormente, deve-se ter uma recepção com um ambiente agradável para cativar os pacientes. Desde a decoração com cadeiras confortáveis a cores claras e neutras; 
• Falta de domínio sobre a clínica: se a recepcionista não conhecer a clínica e não tiver um profundo conhecimento sobre os serviços que está oferecendo, ele não saberá como auxiliar o paciente a resolver seus problemas; 
• Desconhecimento de soluções: em casos de imprevistos e problemas inesperados, a recepcionista deve ser capaz de oferecer soluções rápidas para os pacientes; 
• Falta de canais de atendimento: o paciente deve ser capaz de entrar em contato com a clínica de forma fácil e rápida, seja por meio de contato telefônico ou por meio das redes sociais; 

• Falta de preparo para lidar com o paciente: é essencial que a recepcionista seja gentil, simpática e atenciosa com os pacientes. Ela deve solucionar suas dúvidas e fazer o possível para encontrar soluções para seus problemas. 

Por que ter um software médico na sua clínica médica?  

Nos últimos anos, o uso do software médico passou a ganhar grande popularidade entre as clínicas e instituições de saúde.  

O software médico se tornou crucial, pois ele permite que os profissionais consigam monitorar e gerenciar toda a organização da assistência médica, bem como todos os dados do paciente. 

Esses sistemas de gerenciamento já oferecem aos seus clientes soluções dinâmicas para coordenar todas as tarefas e processos organizacionais por meio de fluxos de trabalho mais aprimorados, eficiências adicionais e uma grande miríade de outros benefícios. 

Vantagens do software médico iClinic para secretárias  

A seguir, você irá descobrir os principais diferenciais que fazem as secretárias adorarem o iClinic. 

1. O iClinic é fácil de usar e é um sistema completo; 
2. Você ganha mais autonomia e agiliza seu trabalho; 
3. Os processos do consultório são automatizados; 
4. Conquista uma ótima gestão financeira; 
5. Mais facilidade para lidar com convênios; 
6. Suporte rápido e eficiente; 
7. Acesso de qualquer lugar com uma segurança de excelência. 

Vantagens do software médico iClinic para recepção  

O iClinic consegue automatizar diversas atividades manuais, sem perder o toque humanizado dos profissionais do seu consultório. 

Veja abaixo os 7 principais diferenciais do iClinic para a recepção do seu consultório: 

1. Agenda médica sempre organizada

Com a agenda médica do iClinic, sua recepção conta a funcionalidade de multi procedimentos, permitindo que você registre exatamente quantos e quais procedimentos serão realizados nas consultas. 

Além disso, você consegue listar os pacientes por dia e visualizar o status do agendamento.  

O sistema ainda conta com a personalização de cores na agenda médica, na qual cada procedimento terá uma cor correspondente, facilitando a visualização.  

2. Registro completo dos pacientes

No iClinic, suas recepcionistas conseguem preencher um registro completo dos pacientes em poucos minutos, sem se esquecer de nenhum detalhe. 

3. Agendamento online

O agendamento online permite que seus pacientes marquem consultas a qualquer hora, e de qualquer lugar, por meio de seu site ou a plataforma AgendarConsulta.  

4. Lembretes de consultas

O iClinic envia notificações de lembretes de consultas para os pacientes e atualiza o status da consulta assim que o paciente responde.  

5. Gestão financeira

No sistema, seu fluxo de caixa é calculado automaticamente, e você também pode gerar relatórios financeiros, como: 

• Relação entre receitas e convênio; 
• Relação entre receitas e procedimentos; 
• Saldo geral; 
• Análise de despesas e receitas; 
• Receitas e despesas pendentes; 
• Repasse por profissionais; 
• Controle de estoque; 
• Faltas por paciente. 

6. Chat interno

Conte com uma ferramenta de chat interno para manter a comunicação entre a equipe e demais profissionais.  

7. Atendimento rápido e eficiente

A equipe de suporte do iClinic costuma responder em até cinco minutos durante o horário comercial, pelo chat dentro do sistema 

Conclusão 

Quando um paciente busca por um serviço médico, ele deseja ser bem atendido em todas as fases do processo, ou seja, do agendamento com as recepcionistas até a própria consulta com o profissional de saúde. 

Por isso, é fundamental investir na recepção da clínica, pois ela é o primeiro contato visual entre o paciente e a clínica.  

Assim, a recepção de um consultório é fundamental para passar uma boa primeira impressão, garantindo o conforto das pessoas que aguardam.