Fazer um bom controle de custos é fundamental para garantir a saúde financeira de qualquer empresa, inclusive de clínicas e consultórios.
Essa prática permite que o gestor tome decisões mais conscientes e alinhadas com os objetivos do negócio, evitando desperdícios e gastos desnecessários.
O controle de custos também é uma área importante para avaliar a rentabilidade da empresa e identificar oportunidades de melhoria.
No entanto, muitos profissionais da área da saúde ainda encontram dificuldades para realizar o controle de custos em suas clínicas ou consultórios.
Pensando nisso, preparamos este artigo com 10 dicas infalíveis para te ajudar nessa prática de gestão financeira.
A partir dessas dicas, você será capaz de identificar os custos da sua clínica, avaliar sua rentabilidade, reduzir gastos desnecessários e aumentar a eficiência operacional.
Com essas estratégias, você poderá garantir a sustentabilidade financeira da sua empresa, além de melhorar a qualidade dos serviços oferecidos aos seus pacientes. Continue lendo para saber mais!
Por que fazer um controle de custos da clínica?
O controle de custos é um processo essencial para garantir a longevidade da clínica
Por meio desse processo, é possível identificar quais áreas precisam de investimento e onde é possível reduzir custos, equilibrando a margem de lucro e identificando oportunidades de melhorias na infraestrutura da clínica.
Além disso, o controle de custos é uma ferramenta importante para avaliar a rentabilidade da empresa e tomar decisões conscientes e alinhadas com os objetivos do negócio.
Abaixo, listamos alguns dos motivos mais importantes pelo qual o controle de custos é indispensável:
Maior longevidade e saúde do negócio
Por meio do controle de custos é possível identificar quais áreas da clínica precisam de investimento e quais precisam reduzir custos, sem prejudicar a qualidade dos serviços prestados.
Dessa forma, a clínica pode manter as finanças em dia, evitando atrasos em pagamentos e garantindo a continuidade das operações.
A saúde financeira da clínica é um indicador importante da sua capacidade de sobreviver no mercado e crescer ao longo do tempo.
Para garanti-la, é necessário que a clínica tenha uma visão clara e completa de seus gastos e receitas.
Somente com essa visão é possível identificar oportunidades de melhoria e tomar decisões estratégicas que contribuem para o sucesso do negócio.
Por isso, o controle de custos é um processo crucial que deve ser adotado por todas as clínicas, independentemente do seu tamanho ou especialidade.
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Equilibra a margem de lucro da clínica
Um controle de custos eficiente ajuda a equilibrar a margem de lucro da clínica.
A margem de lucro é uma porcentagem que representa o que sobrou de lucro para a empresa após todos os custos serem descontados, como impostos, pagamentos para fornecedores, salários de funcionários, entre outros.
Com uma margem de lucro mais equilibrada, a clínica pode investir em novas tecnologias, equipamentos e recursos humanos, mantendo a qualidade dos serviços e a satisfação dos pacientes.
Possibilita mais oportunidades de melhorias na infraestrutura da clínica
O controle de custos também possibilita mais oportunidades de melhorias na infraestrutura da clínica.
Com uma análise detalhada dos custos, é possível identificar áreas com potencial de investimento para melhorar a experiência do paciente e a eficiência operacional da clínica.
Isso pode incluir melhorias na estrutura física, na tecnologia ou na capacitação dos profissionais, por exemplo.
Com essas melhorias, a clínica pode se tornar mais competitiva e atraente para os pacientes, além de aumentar a produtividade dos seus processos internos.
Quais são os tipos de custos de uma clínica ou consultório?
Para alcançar uma excelente gestão financeira, entenda quais são os tipos de custos envolvidos no seu negócio.
Custos diretos
Os custos diretos são aqueles que podem ser claramente identificados e atribuídos a um serviço ou atendimento específico da clínica ou consultório.
Esses custos podem ser facilmente mensurados e controlados pela empresa.
Em clínicas médicas, os custos diretos podem incluir despesas com medicamentos, móveis e equipamentos hospitalares, insumos e materiais utilizados nos tratamentos, bem como honorários de profissionais especializados.
Para controlar esses custos, é importante manter um registro preciso e atualizado dos materiais e medicamentos utilizados, bem como adotar processos eficientes de gestão de estoque.
Custos indiretos
Os custos indiretos, por outro lado, são aqueles que não podem ser facilmente atribuídos a um serviço ou atendimento específico.
Esses custos podem ser mais difíceis de mensurar e controlar pela empresa.
Em clínicas médicas, os custos indiretos podem incluir despesas com aluguel de imóvel, serviços de contabilidade, marketing e publicidade, salários administrativos e serviços de manutenção.
Para controlar esses custos, é importante manter um controle rigoroso das despesas fixas e adotar medidas eficientes de gestão de custos.
Custos fixos
Os custos fixos são aqueles que não variam de acordo com o volume de atendimentos realizados pela clínica ou consultório, como aluguel, salários e seguros.
Esses custos são estáveis e precisam ser cobertos independentemente do nível de atividade do negócio.
Em clínicas médicas, os custos fixos podem incluir despesas com aluguel de imóvel, salários e encargos trabalhistas, seguros, contas de água, luz e telefone.
Para controlar esses custos, é essencial adotar medidas de gestão financeira eficientes, como:
- Negociação de contratos de locação;
- Redução de despesas administrativas;
- Adoção de sistemas de gestão que facilitem a análise de custos.
Custos variáveis
Já os custos variáveis são aqueles que variam de acordo com o volume de atendimentos realizados pela clínica ou consultório.
Esses custos são mais flexíveis e podem ser controlados pela clínica de acordo com a sua demanda.
Em clínicas médicas, os custos variáveis podem incluir despesas com medicamentos, materiais e insumos utilizados nos tratamentos, exames laboratoriais e de imagem, entre outros.
Para controlar esses custos é importante adotar um sistema de gestão financeira eficiente, que permita à clínica ou consultório monitorar seus custos e despesas em tempo real.
Uma ferramenta de gestão financeira pode ajudar a identificar despesas excessivas e possibilitar a adoção de medidas para reduzi-las.
Como fazer um bom controle de custos da clínica?
Um controle eficiente de custos é fundamental para a saúde financeira de clínicas e consultórios. Para garantir uma boa gestão financeira, é importante adotar estratégias para controlar e reduzir os custos do negócio.
Tenha um fluxo de caixa
O fluxo de caixa é uma ferramenta fundamental para o controle financeiro de clínicas e consultórios.
Ele permite que a empresa tenha uma visão clara das receitas e despesas do negócio, facilitando a tomada de decisões e a identificação de oportunidades de redução de custos.
Com um registro diário das transações financeiras da clínica ou consultório, é possível identificar rapidamente variações no fluxo de caixa e tomar as medidas necessárias para manter a saúde financeira do negócio.
Aprenda como fazer um fluxo de caixa em nosso vídeo:
Faça planejamento financeiro de gastos mensais e anuais
É fundamental que a clínica faça uma projeção das receitas e despesas para o ano, levando em consideração o histórico financeiro do negócio e as expectativas de crescimento.
Com uma projeção detalhada, é possível definir um orçamento para cada área do negócio e identificar oportunidades de redução de custos.
Realize uma gestão do estoque
A gestão de estoque é um fator importante para a redução de custos em clínicas e consultórios.
É essencial que a clínica mantenha um controle rigoroso dos materiais e medicamentos utilizados em cada atendimento, evitando o desperdício e o estoque excessivo.
Para isso, é importante adotar um sistema de gestão de estoque eficiente, que permita o registro e o monitoramento de cada item, além de alertar sobre a necessidade de reposição.
Negocie valores com os seus fornecedores
A negociação com fornecedores é uma estratégia importante para a redução de custos em clínicas e consultórios.
A clínica deve avaliar diferentes opções de fornecedores, comparando preços e prazos de entrega, além da qualidade dos produtos e serviços oferecidos.
Ao buscar preços mais competitivos, é possível reduzir significativamente os custos do negócio e aumentar a rentabilidade.
Além disso, é importante que a clínica ou consultório estabeleça uma boa relação com seus fornecedores, buscando manter uma parceria duradoura e de confiança.
Isso pode ser feito por meio de um contato frequente com os fornecedores, informar sobre as necessidades da clínica e buscar soluções conjuntas para melhorar o atendimento aos pacientes.
Outra estratégia para reduzir os custos com fornecedores é a negociação de contratos de longo prazo.
Ao estabelecer uma relação de longo prazo com os fornecedores, é possível obter preços mais competitivos e condições de pagamento mais vantajosas.
Evite inadimplências
A inadimplência pode ser um grande problema para a saúde financeira de uma clínica ou consultório.
Para evitar esse problema, é preciso estabelecer uma política de cobrança clara e eficiente, informando os pacientes sobre as formas de pagamento aceitas, os prazos de vencimento e as consequências do atraso.
Além disso, é importante monitorar de perto os recebimentos e, caso haja inadimplência, adotar medidas imediatas para recuperar os valores em atraso.
A primeira técnica para controlar a inadimplência é manter o cadastro dos pacientes sempre atualizado para que, diante de um não pagamento, você consiga entrar em contato com a pessoa.
Imagine que um paciente esteja pagando um procedimento por meio de parcelamento. Ele dividiu a conta três vezes no cartão, mas, ao registrar esse pagamento no papel, você colocou o valor total.
Essa ação dá a impressão errada de que você tem um dinheiro na conta que, na verdade, não existe.
Por isso, é importante registrar as datas corretas de pagamento, seja em uma planilha ou em um sistema médico, para garantir que você saiba quando seus pacientes estão devendo ou não.
Faça sua Declaração de Imposto de Renda de forma assertiva
O Imposto de Renda é uma obrigação anual para todos os cidadãos brasileiros que recebem rendimentos auferidos no país. Nesse contexto, médicos também são incluídos e precisam estar atentos à declaração.
Uma declaração de imposto de renda mal feita pode gerar problemas e multas para a clínica ou consultório.
Para evitar esse tipo de problema, é necessário contar com um contador experiente, que possa auxiliar na elaboração e envio da declaração de imposto de renda de forma assertiva.
Com uma declaração correta e dentro dos prazos estabelecidos, é possível evitar multas e garantir a regularidade fiscal do negócio.
Baixe nosso guia gratuito sobre imposto de renda para médicos para saber como fazer a declaração sem cometer erros!
Registre todas as movimentações e pagamentos de pacientes
É importante manter um registro atualizado de todos os atendimentos, incluindo o valor cobrado, o tipo de pagamento e o status de recebimento.
Com um registro completo e organizado, é possível monitorar os recebimentos e identificar rapidamente eventuais problemas com inadimplência ou atraso nos pagamentos.
Atente-se aos valores corretos de repasse médico
É essencial que a clínica tenha uma política clara de repasse médico, informando os valores corretos aos profissionais envolvidos e realizando o repasse de forma eficiente e regular.
O repasse médico é uma atividade muito burocrática.
Afinal, é preciso verificar todos os atendimentos e procedimentos feitos na clínica em determinado mês, e criar categorias para separar qual foi o tipo de atendimento e em qual convênio.
Pensando na gestão financeira da clínica, garantir que o cálculo do repasse seja feito de forma automatizada e sem erros assegura que não ocorram casos como a bitributação.
Crie relatórios para controle de custos
Os relatórios gerenciais são documentos que centralizam dados relevantes sobre a clínica e mostram informações como o desempenho dos colaboradores, centro de custo mais alto, fluxo de caixa, entre outros.
Esses resultados ajudam o gestor da clínica a entender como está a saúde financeira do negócio, qual é a média de atendimento dos médicos, quais investimentos são necessários e como evitar crises financeiras.
Ou seja, os médicos empreendedores que não produzem constantemente relatórios de gestão estão perdendo oportunidades e até mesmo assumindo riscos desnecessários.
Sendo assim, é essencial que a clínica tenha um controle rigoroso dos custos e despesas, e crie relatórios regularmente para monitorar os resultados.
Com um relatório atualizado e completo, é possível identificar eventuais problemas e tomar medidas imediatas para corrigi-los.
Conte com a ajuda de um software de gestão médica
Tentar gerenciar uma clínica contando apenas com papéis ou um sistema instalado nos computadores é pedir para ter trabalho dobrado sem necessidade.
Todos os médicos sabem que o tempo é algo extremamente valioso, seja para salvar uma vida ou focar naquilo que realmente importa: atender bem um paciente, passar tempo de qualidade com a família.
Com um sistema para clínicas, você centraliza todas as informações em um único local, como marcações de consultas, registro de profissionais, pacientes e gestão financeira.
Confira a seguir os principais diferenciais do sistema médico iClinic:
- Prescrição eletrônica: tenho acesso a um banco de medicamentos atualizado, ganhe tempo com a memorização de posologia, salve seus modelos de documentos e envie as receitas automaticamente por WhatsApp;
- Agenda médica: ao cadastrar seus procedimentos, você pode escolher uma cor para cada procedimento, o que auxilia na organização visual da agenda, que também conta com lista de espera e lista de pacientes do dia;
- Relatórios e gráficos automáticos: os gráficos e relatórios são gerados automaticamente na medida em que os profissionais vão adicionando informações no sistema;
- Controle financeiro: como o iClinic garante uma centralização e integração de dados de forma muito prática, o controle financeiro fica extremamente fácil de ser feito, devido a automação do fluxo de caixa e de relatórios;
- Prontuário eletrônico: você tem acesso a um prontuário desenvolvido especialmente para sua especialidade e pode personalizar as seções como desejar;
- Agendamento online: o agendamento online, diferente da agenda médica, não fica dentro do sistema iClinic, mas ambos estão completamente integrados. O agendamento online permite que seus pacientes marquem consultas de qualquer lugar, a qualquer hora;
- Multiprocedimentos: com a funcionalidade multiprocedimentos da agenda médica, você pode registrar quantos procedimentos forem necessários em um único atendimento, facilitando a organização e preparação para a consulta;
- Lembretes e confirmação de consulta por SMS, WhatsApp e e-mail: com o iClinic você pode enviar lembretes de consulta por SMS, WhatsApp e e-mail, sem ter que se preocupar em gastar um tempo excessivo em um processo manual e repetitivo de confirmação de consulta;
- E-mail de aniversariantes: envie mensagens personalizadas para seus pacientes parabenizando-os nesse dia especial, de forma totalmente automática;
- Chat interno: para obter uma gestão de qualidade na sua clínica, ter uma boa comunicação entre os colaboradores é uma característica fundamental. Foi pensando nisso que a equipe de produto do iClinic desenvolveu o chat interno;
- Solicitação de exames: no sistema médico iClinic, você pode salvar os modelos mais comuns que utiliza na sua rotina, e deixar modelos personalizados de solicitações de exames prontos para serem usados quando precisar.
Além dessas funcionalidades, o iClinic também auxilia na gestão do repasse médico, permitindo um controle eficiente do valor a ser repassado aos profissionais envolvidos nos atendimentos.
Conclusão
Com um controle eficiente dos custos e despesas, é possível aumentar a eficiência e a rentabilidade do negócio, garantindo sua longevidade e competitividade no mercado.
Para realizar um controle de custos eficiente, é preciso adotar estratégias como:
- Registro e monitoramento das movimentações financeiras;
- Controle de estoque;
- Criação de um planejamento financeiro;
- Negociação de valores com fornecedores;
- Uso de um software de gestão médica.
O iClinic é uma plataforma que oferece diversas soluções para auxiliar na gestão financeira de clínicas e consultórios, assim, você tem um controle mais eficiente dos custos e despesas do seu negócio.
