Automatizar o processo de agendamento de consultas permite que sua clínica seja muito mais produtiva e organizada. Os profissionais da sua recepção podem focar no atendimento presencial e na satisfação dos pacientes, melhorando a reputação da sua clínica e atraindo mais pacientes enquanto os fideliza.
O dia a dia de uma clínica médica costuma ser bastante agitado e a rotina de trabalho da recepção é cada vez mais desafiadora.
Atender o telefone, receber os pacientes, dar informações, autorizar guias de atendimento, receber pagamentos, confirmar presença, dar atenção aos pacientes da sala de espera, agendar os retornos, auxiliar os médicos, entre outros.
Todas essas tarefas exigem tempo e estão sujeitas a erros humanos que podem atrapalhar as demais funções da clínica.
Por isso, otimizar o agendamento de consultas traz benefícios indiscutíveis.
A prática melhora a rotina dos médicos e recepcionistas, diminui a sobrecarga dos profissionais, aumenta a confiança e é capaz de produzir a fidelização dos pacientes, fazendo com que seja refletido no faturamento da clínica.
Isso significa a implantação de novas tecnologias que facilitem todo o processo de agendamento de consultas.
Além de trazer benefícios para a clínica, essas soluções trazem mais conveniência, praticidade e personalização para os pacientes que podem agendar seus atendimentos de forma rápida e simples.
Como o agendamento de consultas impacta a rotina da clínica?
O agendamento de consultas é uma atividade comum nas clínicas médicas e consultórios. Porém, pode ter um enorme impacto na experiência do paciente e no resultado financeiro da empresa.
Por exemplo, um paciente deseja marcar uma consulta na sua clínica médica e a única forma de atendimento é por telefone, então ele liga e a atendente demora a atender ou a ligação está ocupada.
O problema é que quanto mais o paciente demora para ser atendido, maior é a probabilidade de ele desistir do agendamento e buscar por outros estabelecimentos.
E, mesmo que decida persistir, a sensação de espera é algo que impacta negativamente na experiência do paciente com a clínica, já no primeiro contato.
Dentro de um cenário altamente competitivo que inclui um cliente digital muito imediatista e exigente, as soluções tecnológicas para o agendamento de consultas podem oferecer um importante diferencial em consultórios e clínicas médicas.
Ao optar por uma opção de agendamento online, além da facilidade de não precisar atender telefonemas durante todo o dia, o paciente marca consultas de qualquer lugar, a qualquer hora.
Com um software médico, as clínicas conseguem otimizar o tempo com o controle de agenda, organização de pagamentos de despesas, agilizar confirmação de consultas, centralizar informações essenciais, melhorando a produtividade.
O tempo que você economiza por dia por não precisar anotar em papel, ligar para pacientes e procurar em fichas, no fim do mês será equivalente a uma otimização de tempo muito grande.
Como resultado, a sua clínica pode ganhar o dobro ou o triplo de horas e poderá investir em mais pacientes, melhorando os resultados.
Principais vantagens de um sistema de agendamento de consultas
Os cadastros dos seus pacientes costumam ter informações incompletas? Muitas consultas são canceladas de última hora na sua clínica?
Essas situações são extremamente comuns na rotina da maioria das clínicas médicas, principalmente aquelas que não possuem um sistema de agendamento eficiente.
Em muitos casos, os profissionais da recepção ficam tão sobrecarregados com as inúmeras tarefas que precisam ser feitas simultaneamente, como recepção de pacientes, marcação de consultas, que acabam esquecendo de preencher uma informação ou outra na ficha de cadastro.
Isso pode acontecer, inclusive, com o profissional da saúde na rotina agitada de atendimentos.
É difícil lembrar de todos os detalhes de cada consulta do dia, e ficar anotando em um papel cada informação essencial do paciente, pode tornar a consulta ainda mais lenta.
Tudo isso pode prejudicar seu fluxo de trabalho e até mesmo seus rendimentos no final do mês.
Se você não utiliza um sistema de agendamento de consultas, precisa lidar com um excesso de folhas de papel com anotações e riscos que podem, muitas vezes, mais atrapalhar do que ajudar.
Confira a seguir como um sistema de agendamento pode solucionar todos esses problemas, e otimizar seus processos internos.
1. Maior organização da agenda médica
Os sistemas de agendamento de consultas geralmente permitem uma personalização da agenda médica, oferecendo cores personalizáveis para cada procedimento, por exemplo.
Com essa personalização, fica fácil se preparar para cada consulta de maneira eficiente, principalmente se a agenda oferece uma funcionalidade como o multiprocedimentos, que permite a marcação de vários procedimentos em uma única consulta.
Além disso, diferente de uma agenda física, a agenda médica online presente nos softwares médicos não permite erros comuns como duplicidade de horários e aquelas famosas rasuras no papel, que são trocadas por poucos cliques que reagendam ou cancelam uma consulta sem dificuldades.
2. Agilidade no atendimento
Os pacientes que chegam na sua clínica precisam esperar a recepcionista encontrar suas fichas em meio a uma pilha enorme de papéis?
Com a modernização da clínica ao adotar um sistema de agendamento ideal, esse processo se torna muito mais rápido. Com poucos cliques o cadastro do paciente é acessado, ou criado.
Em menos de cinco minutos a ficha do paciente pode estar completa, e caso algum dado importante esteja faltando, o próprio sistema avisa, não deixando o cadastro ser finalizado antes do campo ser preenchido, por exemplo.
3. Otimização da fila de espera
Um bom sistema de agendamento conta com diversas funcionalidades essenciais no dia a dia da sua clínica, inclusive uma lista de espera dos pacientes.
A maioria dos estabelecimentos de saúde anotam os pacientes que estão esperando por um horário vago em uma folha de papel, isso quando lembram de anotar.
Essas anotações físicas acabam não sendo muito efetivas, pois os profissionais precisam ficar conferindo manualmente em quais horários os pacientes podem ser encaixados.
Uma lista de espera digital permite que todos os pacientes que estão aguardando por uma consulta fiquem disponíveis em um único lugar, bastando clicar no botão “agendar” para efetivar a marcação do atendimento.
4. Maior controle de histórico dos pacientes
Imagine que um paciente esteja retornando de uma consulta e, além de esperar o médico localizar sua ficha no meio de tantos arquivos, ainda precise responder perguntas que já haviam sido feitas anteriormente.
Com certeza não é um atendimento prático, muito menos receptivo.
Essa é uma das principais diferenças entre os prontuários: enquanto o de papel dificilmente centraliza todas as informações, visto a facilidade de perda por conta da fragilidade do material, o prontuário eletrônico permite uma integração de dados eficiente.
Alguns softwares médicos oferecem a integração da agenda médica com o prontuário eletrônico, permitindo que os profissionais da saúde acessem o prontuário do paciente diretamente pelo agendamento.
Além disso, com um sistema que centraliza todas as informações da clínica, é possível saber todo o histórico de agendamento do paciente, quantas consultas foram realizadas, anotações atualizadas no prontuário, entre outros.
5. Acesso de diferentes dispositivos
Você costuma trabalhar em diferentes locais, como diferentes clínicas e hospitais? Você organiza toda sua rotina na própria clínica, ou em casa?
Dificilmente, na rotina agitada de um médico, é possível levar todas as fichas de seus pacientes para todos os lugares e, caso não esteja preparado, o próprio paciente fica responsável de lembrar detalhes de suas prescrições passadas, e quais exames foram feitos.
Além de gerar um sentimento de descaso por parte do paciente, é praticamente impossível organizar suas tarefas de uma maneira efetiva.
Com um sistema que permita o acesso de diferentes dispositivos, a organização fica muito mais prática, permitindo o acesso ao prontuário dos pacientes de qualquer lugar, a qualquer hora necessária.
O único critério é usar um dispositivo eletrônico conectado à internet, seja ele computador, tablet ou smartphone. Dessa forma, em situações de emergência você pode rapidamente acessar as informações do paciente, e auxiliar da melhor forma.
6. Redução das faltas dos pacientes
Você sabia que é possível diminuir até 30% das faltas dos seus pacientes com um serviço de confirmação de consultas?
Um sistema de agendamento eficiente fornece funcionalidades como lembretes de consultas por SMS e e-mail, além de uma confirmação de consulta por SMS.
Essas funcionalidades diminuem a taxa de absenteísmo com mensagens personalizadas enviadas no dia anterior à consulta do paciente, prevenindo um esquecimento do horário marcado, uma das causas mais comuns das faltas em clínicas médicas.
Benefícios do agendamento online
As vantagens de um sistema de agendamento de consultas são muitas, desde as que foram mencionadas acima, até à facilidade na gestão da agenda, na qual o próprio paciente pode agendar sua consulta pela internet, dispensando a ligação telefônica.
Isso é possível por meio do serviço do agendamento online, normalmente disponibilizado em uma plataforma na qual o paciente consegue marcar um atendimento sem contato direto com a clínica, 24 horas por dia, de onde estiver.
O agendamento online do iClinic, por exemplo, funciona da seguinte forma: após obter o sistema e criar seu perfil online gratuito, basta divulgar esse diferencial para seus pacientes, e facilitar ainda mais o agendamento de consultas na sua clínica.
Todos esses recursos têm como objetivo, otimizar o processo de agendamento de consultas, agregando mais confiabilidade, conforto e confiança para o paciente e melhorando todo o fluxo de trabalho da equipe médica.
Como escolher um sistema de agendamentos de consultas ideal para sua clínica?
Um sistema de agendamento de consulta é peça importante para clínicas e consultórios médicos, uma vez que evita diversos gargalos de processos e possíveis erros manuais, causadores de transtornos.
Se atente a softwares com recursos de gestão clínica
Além do agendamento eletrônico, é essencial que você implante um sistema em sua clínica que também ofereça outros recursos de gestão clínica.
Um dos benefícios do uso de um sistema de gestão é a possibilidade de uma visão integrada da clínica, que facilita, entre outras coisas, a tomada de decisões pelo gestor.
Além disso, um software que integra os setores da sua clínica proporciona um fluxo de informações automatizado, tornando a comunicação entre os departamentos eficiente, reduzindo o retrabalho e as inconsistências nos dados.
Por isso, é imprescindível que o software utilizado na sua clínica ofereça essa integração.
Portanto, se você quer um sistema completo e que facilitará na gestão do estabelecimento, o ideal é que você procure investir nas soluções tecnológicas mais completas do mercado atual de tecnologia, pois esses softwares proporcionam benefícios que permitem que a clínica tenha um atendimento muito mais eficiente.
Que atendam aos padrões da LGPD
Para as clínicas e instituições médicas, a LGPD é aplicada por meio da Lei 13.787 de dezembro de 2018, que regulamenta a utilização dos Prontuários Eletrônicos do Paciente (PEP).
Dessa forma, todos os dados de pacientes gerados em um atendimento médico devem estar em conformidade com o que prevê a LGPD.
A partir da aplicação da LGPD, sua clínica se tornará responsável pela segurança de todas as informações armazenadas em seu banco de dados.
Por isso é preciso garantir que esses dados não sejam acessados por pessoas externas.
Com o uso do prontuário eletrônico, hoje as clínicas podem guardar mais dados médicos sem ocupar nenhum espaço físico, ao mesmo tempo que economizam recursos e aumentam a segurança de armazenamento.
A LGPD também orienta as instituições a eliminar informações desnecessárias, que não estão atualizadas ou não serão mais usadas. Portanto, seus registros ficarão mais organizados.
Verifique se contém recursos de prontuário eletrônico
O prontuário do paciente é a compilação de todas as informações clínicas do indivíduo. Nele, é possível obter dados sobre o histórico familiar de doenças, o uso pregresso de medicamentos e a experiência subjetiva relacionada à terapia.
Porém, ao longo dos anos de prática clínica, foram observadas falhas e limitações no prontuário em papel. As rasuras constantes, a danificação das folhas e o grande volume de itens acumulados em um único fichário são algumas reclamações nesse sentido.
Devido à dificuldade de integração das informações e para solucionar os extravios de dados, ou erros que podem interferir no histórico clínico do paciente, uma nova forma de registro surgiu: os prontuários eletrônicos.
Os prontuários eletrônicos passaram a integrar as informações de todos os setores, permitindo o acesso dos dados do paciente em qualquer lugar com mais rapidez e segurança.
Um prontuário eletrônico traz vantagens que vão muito mais além do que uma segurança de excelência e centralização das informações.
Com um sistema para clínicas realmente dedicado aos seus usuários, você terá acesso a funcionalidades exclusivas para sua especialidade, além da possibilidade de personalizar o prontuário da melhor maneira para seu atendimento.
Principais funções de um sistema de agendamento de consultas
Lembretes programados
O lembrete de consulta médica funciona como uma mensagem de confirmação quando o paciente marca seu atendimento na clínica.
Dessa maneira, ele pode confirmar, reagendar ou cancelar a consulta antes de causar problemas na agenda do profissional de saúde, por exemplo.
Os lembretes automáticos de consulta geralmente são enviados um dia antes das consultas via SMS ou e-mail.
Eles podem ser programados em seu software médico, com personalização de mensagem e horário. Ao habitá-los, todos os pacientes agendados irão receber os lembretes.
Com os lembretes automáticos, seus pacientes serão lembrados de todos os detalhes da consulta, e o problema do esquecimento será eliminado de maneira eficiente e bem menos invasiva do que um telefonema.
Além das despesas com telefonia, os lembretes de consulta feitos de forma manual também gastam o tempo dos profissionais da recepção, que poderiam empregá-lo de forma bem mais produtiva.
Ao utilizar os lembretes automáticos, as recepcionistas não precisam ligar para cada paciente, e conseguem empregar esse tempo tanto para recepcionar pacientes, como para organizar sua agenda.
Confirmação de consulta automática
A confirmação de consulta é um serviço aliado aos lembretes de consulta. Quando um lembrete é enviado e permite que o paciente confirme ou cancele, essa resposta é chamada de confirmação de consulta.
Assim, ao invés de apenas enviar um lembrete, você consegue ter uma resposta do paciente e os status dos agendamentos são alterados automaticamente na agenda médica.
Quando uma agenda não tem status de agendamento ligados à confirmação de consulta, a recepção precisa alterá-los manualmente para confirmar ou cancelar.
Se um dia estiver muito agitado, os profissionais podem se esquecer de fazer essa alteração ou a funcionalidade nem será usada, e você não saberá quais pacientes confirmaram.
Ao automatizar uma tarefa de recepção, os profissionais conseguem investir em atividades produtivas como atender os pacientes, organizar o ambiente e produzir relatórios.
Dessa forma, várias áreas da clínica melhoram porque a equipe se torna produtiva, como a gestão financeira e atendimento ao público.
Reagendamento
Ao integrar um sistema de agendamento de consultas a sua agenda médica online, os pacientes podem responder aos lembretes com “SIM” ou “NÃO”, para confirmar ou cancelar a consulta.
A resposta do paciente altera automaticamente o status do agendamento na agenda do médico, para “confirmado pelo paciente” ou “cancelado pelo paciente”, o que permite um encaixe rápido dos pacientes que estão na lista de espera e o rápido reagendamento do paciente que cancelou o atendimento.
Como fazer uma boa gestão da sua agenda médica?
Para te ajudar a ter uma agenda organizada, separamos estes 5 passos.
1. Agende os procedimentos com cores diferentes e intercale diferentes tipos de consulta
Ao estabelecer cores diferentes para cada procedimento será mais rápido e fácil identificar quais os procedimentos serão realizados durante o dia ou semana.
Com a agenda médica do iClinic, sua recepção conta a funcionalidade de multi procedimentos, permitindo que você registre exatamente quantos e quais procedimentos serão realizados nas consultas.
Além disso, você consegue listar os pacientes por dia e visualizar o status do agendamento.
O sistema ainda conta com a personalização de cores na agenda médica, na qual cada procedimento terá uma cor correspondente, facilitando a visualização.
2. Estabeleça um intervalo fixo entre as consultas e bloqueie horários
É importante estabelecer o intervalo de, no mínimo, 10 minutos entre cada consulta, para o médico descansar e se preparar para receber o próximo paciente.
Essa margem de tempo entre uma consulta e outra permite que, caso um paciente atrase, isso não afete diretamente os atendimentos seguintes.
3. Conheça os perfis dos pacientes que atrasam
Atrasos são comuns, afinal, imprevistos acontecem com qualquer pessoa, mas alguns pacientes costumam atrasar com certa frequência e isso pode afetar o andamento das consultas seguintes.
Com um software médico, você consegue ver pelas anotações da agenda quais pacientes atrasaram, ou, pelos relatórios automáticos, aqueles que faltaram.
Assim, ao agendar novamente esse paciente, o profissional da recepção pode deixá-lo para o final do dia.
4. Envie lembretes de consulta para os pacientes
Do mesmo modo que os pacientes podem se atrasar para a consulta, eles também podem se esquecer da mesma.
Para evitar esse problema, é fundamental que você lembre os pacientes da consulta, seja pela ligação de uma recepcionista, mensagem, ou por lembretes automáticos.
Os lembretes de consulta automáticos são a melhor opção para quem quer automatizar processos e reduzir 30% das faltas, como o profissional Albespyerry Diniz fez em sua clínica.
5. Tenha uma lista de espera
Um paciente desmarcou? É importante colocar outro no lugar e não deixar aquele horário vago, para isso, nada melhor do que uma lista de espera que mantém uma excelente organização, diferente de uma lista de papel, que precisa de rasuras.
Conclusão
As agendas de papel não são eficientes para um estabelecimento médico, já que é comum os pacientes precisarem reagendar o atendimento, ou realizar mais de um procedimento em uma única consulta.
Os recursos de agendamento online têm como objetivo, otimizar o processo de agendamento de consultas, agregando mais confiabilidade, conforto e confiança para o paciente e melhorando todo o fluxo de trabalho da equipe médica.
Um sistema que funciona 24 horas, 7 dias por semana, permite que o paciente marque sua consulta de qualquer lugar a qualquer momento.
O AgendarConsulta é o marketplace (plataforma que conecta prestadores de serviços e consumidores) para profissionais de saúde e pacientes da iClinic.
Ao mesmo tempo em que a plataforma ajuda os profissionais a se posicionarem com mais relevância na internet, os pacientes também conseguem encontrar especialistas para agendar suas consultas.
Além de detalhar a especialidade, localização e convênio, os pacientes conseguem optar por um atendimento presencial, ou uma Teleconsulta (atendimento a distância).
