Cuidar de pacientes e administrar um consultório são responsabilidades que exigem produtividade e agilidade. Veja aqui como alcançar essas características com as metodologias ágeis na saúde.
Prefere escutar o artigo ao invés de ler? É só clicar no player abaixo:
Mentalidade dinâmica, adaptações constantes, melhoria da eficiência, e maior flexibilidade nos processos de trabalho. Esses são os principais fundamentos das metodologias ágeis.
Além de entregar resultados inteligentes, elas oferecem mais liberdade para os colaboradores, que se veem imersos em uma cultura de aprendizados.
As metodologias ágeis na saúde, também conhecidas como Agile Project Management, têm como principal intuito otimizar os processos das clínicas e consultórios médicos, para aumentar a produtividade da empresa.
Um artigo publicado pela McKinsey enfatiza alguns benefícios que as empresas obtêm ao adotarem a cultura ágil.
“Empresas de maior sucesso encontraram uma maneira de quebrar o paradoxo da agilidade, equilibrando uma base estável de processos com a capacidade de re-implementar esses recursos dinamicamente para abraçar desafios e oportunidades emergentes.”
Ou seja, para se sobressair em um mercado cada vez mais competitivo, é necessário ir além do conhecimento técnico proporcionado na faculdade de Medicina.
Neste artigo você irá descobrir o que são as metodologias ágeis na saúde, e como implementá-las na prática. Acompanhe!
[crp]
O que são as metodologias ágeis na saúde?
As metodologias ágeis na saúde são conjuntos de processos e práticas que proporcionam mais agilidade e produtividade para os consultórios e suas equipes.
Originalmente, as metodologias são focadas em desenvolvimento de produtos, como softwares médicos.
Para o seu negócio, elas irão proporcionar uma gestão mais organizada, e com a otimização dos seus processos, você terá mais tempo para oferecer um atendimento humanizado para seus pacientes.
As metodologias ágeis se baseiam em quatro principais pilares:
- Comunicação: uma boa comunicação com a sua equipe é a parte mais importante de qualquer metodologia;
- Praticidade: você precisa contar com ferramentas que proporcionem praticidade no seu dia a dia;
- Alinhamento de expectativas: não coloque metas inalcançáveis no planejamento estratégico do seu consultório;
- Adaptabilidade e flexibilidade: se seu plano original não está coerente com a realidade atual, é hora de adaptar suas estratégias e responder às mudanças.
Como comentado anteriormente, as metodologias ágeis são focadas em desenvolvimento de produtos.
Isso significa que nem todas irão funcionar para a a área da saúde, mas ao longo do conteúdo, iremos mostrar quais são as mais utilizadas no mercado médico.
A principal mudança que as metodologias provocam nos consultórios, são as ações que antes eram operacionais, focadas em números e rentabilidade, agora têm o cliente no centro.
As estratégias cederam espaço à humanização, mostrando que fidelizar pacientes, é muito mais do que simplesmente vender um serviço.
Hoje, todas as atenções estão voltadas à experiência do cliente — inclusive na área da saúde e bem-estar. Que outro segmento, aliás, tem maior relação com o lado humano do que esse?
Segundo o Dummies, uma marca referência em cultura ágil, as principais vantagens de adotar as metodologias ágeis na área da saúde são:
- Feedbacks rápidos e regulares, que aceleram auditorias internas e determinam o que é aceitável e o que não é, garantindo conformidade regulamentar;
- Implementação acelerada, facilitando tomadas de decisão urgentes e que podem, de fato, contribuir para salvar vidas;
- Maior retenção de talentos;
- Menores índices de falhas em maquinário e equipamentos.
A marca também afirma que as metodologias ágeis são capazes de solucionar ou minimizar os efeitos de alguns dos desafios mais latentes da saúde, como:
- Erros de procedimento;
- Acidentes e riscos de infecção;
- Gasto desnecessário de capital;
- Resposta a novas regulamentações;
- Digitalização de relatórios;
- Pesquisas sobre novos tratamentos;
- Riscos de segurança relacionados ao sigilo de pacientes.
Quer solucionar os principais desafios do seu consultório? Além do artigo, também assista nosso vídeo sobre gestão em saúde:
O site do Virginia Mason Institute fala sobre seu próprio caso de sucesso com as metodologias ágeis.
Antes, a instituição de saúde de Seattle era como a maioria das outras organizações da área — dependente do instinto de funcionários para o abastecimento de materiais, sem bases em dados concretos.
O resultado?
“Em alguns casos, a disponibilidade era escassa e muitos colaboradores sentiam a necessidade de acumular suprimentos para quando precisassem. Em outros casos, os estoques transbordavam, ocupando espaço que poderia ser destinado ao cuidado de pacientes.”
Desde a implementação de metodologias ágeis, o jogo virou e os profissionais encontraram consistência nas ações.
Ninguém fica sem material, a logística de estoque é melhor, os itens não permanecem inutilizados a ponto de vencer, houve redução de inventário, e economia de recursos financeiros.
No Brasil, um dos órgãos que passou a adotar uma metodologia ágil recentemente é o Departamento de Informática do Sistema Único de Saúde (Datasus).
Você deve estar pensando: como eu também posso obter esses benefícios?
A seguir, iremos mostrar as três principais metodologias ágeis que os profissionais de saúde mais utilizam em suas clínicas e consultórios médicos.
3 metodologias ágeis mais utilizadas na saúde
Atender pacientes, registrar as informações do seu negócio, administrar as finanças, e gerenciar uma equipe, são diversas tarefas para um único profissional, não concorda?
Para conseguir realizar todas elas com excelência, você precisa contar com uma ferramenta de gestão, como um software médico, e adotar pelo menos uma metodologia ágil no seu consultório.
Vamos descobrir quais são as mais utilizadas na saúde?
1. Scrum
O Scrum provavelmente é o método ágil mais utilizado por todas as empresas, porque ele consegue ser integrado com outras metodologias, e funciona para qualquer segmento do mercado.
Ele tem como principal foco a gestão de um projeto, seja ele de um produto, ou serviço.
Para utilizá-lo, você deve listar todos os objetivos que você busca alcançar, como a implementação de funcionalidades automáticas no seu consultório.
Em seu conceito original, esse processo é chamado de product backlog, ou seja, todas as etapas que seu projeto deve seguir para ser finalizado.
Imagine que para tornar automáticas as confirmações de consultas que suas recepcionistas realizam manualmente, você precise escolher um sistema médico.
Para escolher um sistema, é necessário:
- Pesquisar as opções disponíveis no mercado;
- Separar as melhores e testá-las na prática;
- Considerar as vantagens e desvantagens de cada sistema analisado;
- Discutir com a equipe qual opção é a ideal para a realidade do consultório;
- Realizar a negociação com a empresa do sistema;
- Implementar o uso do sistema.
Várias etapas, certo? Cada uma delas será divida em sprints, o período de tempo que sua equipe irá levar para realizar cada uma.
Imagine que a primeira etapa leve duas semanas, a segunda, uma, e assim por diante. Você irá dividir as atividades entre sua equipe, ou designá-las para si próprio, e estar atento ao prazo (sprint) estabelecido.
Ao utilizar o Scrum, você irá perceber que seu planejamento será muito mais prático, porque cada profissional terá uma responsabilidade definida, e um prazo a ser seguido.
Além disso, você também pode realizar adaptações ao longo do processo, caso perceba que os prazos não estão funcionando, ou um imprevisto tenha ocorrido durante o projeto.
Quer conhecer uma funcionalidade de confirmações de consultas automáticas? Assista ao vídeo abaixo:
2. Kanban
O Kanban é composto por checklists (lista de tarefas a serem completadas) e boards (quadros), ferramentas que oferecem uma excelente visão do andamento de um projeto.
Para utilizá-lo, você precisa criar um quadro, ou utilizar uma ferramenta de Kanban, como o Trello, e dividi-lo em pleno menos três etapas:
- To do: atividades que não foram iniciadas;
- Doing: atividades que são estão sendo realizadas;
- Done: atividades finalizadas.
Você pode personalizar seu quadro, como deixar os termos em português, criar novas etapas, como “impedimento”, sinalizando que algum processo não pode ser continuado por determinado motivo, entre outros.
Aliado ao Scrum, o Kanban irá mostrar na prática quais atividades estão sendo realizadas, e quanto falta para seu projeto ser finalizado.
3. SMART
A metodologia SMART é utilizada para definir objetivos e metas realistas durante planejamentos estratégicos. Ela é desenvolvida a partir de cinco princípios:
- Specific: suas metas precisam ser específicas, e não deixar margens para interpretações pessoais. Por exemplo, caso seu principal objetivo seja fidelizar pacientes, uma meta específica é enviar e-mails de parabéns para os pacientes aniversariantes;
- Measurable: suas metas devem ser mensuráveis, ou seja, você precisa medir os resultados das suas estratégias, por meio de dados sólidos;
- Attainable: elas também precisam ser alcançáveis, e seguir a realidade do seu consultório, assim como da sua equipe;
- Relevant: as metas também devem ser relevantes para o sucesso do seu negócio, caso contrário, elas podem ser apenas distrações;
- Time-related: você também deve seguir os prazos do seu projeto, para que sua equipe trabalhe com foco, e mantenha a produtividade.
Essas são as três principais metodologias utilizadas no setor médico. Para implementá-las da melhor forma, nós também iremos mostrar um passo a passo sobre como aplicá-las no dia a dia.
Passo a passo para aplicar as metodologias ágeis na saúde
Chegou o momento de aprender quais são as melhores práticas para a implementação dessas metodologias.
1. Escolha suas metodologias ágeis
Implemente as metodologias escolhidas em todos as áreas do seu consultório, e não se esqueça de educar sua equipe sobre os benefícios da cultura ágil.
Dependendo da metodologia ágil que você escolher, seus colaboradores deverão utilizar novas ferramentas, e é imprescindível levar em consideração o tempo de adaptação para seus aprendizados.
2. Comunique com clareza
A comunicação é um ponto-chave durante o uso de métodos ágeis e deve ocorrer de maneira simples, direta, e eficaz em todos os níveis da organização.
Trabalhe com transparência e certifique-se que todos estejam cientes sobre práticas esperadas, planejamentos, projetos, reuniões, e avaliações.
3. Preze por consistência
A perfeição não existe, mas lute pela consistência durante a implementação das metodologias ágeis no seu consultório. Toda mudança exige planejamento e adaptações.
Portanto, estabeleça um processo que faça sentido, e, se novas necessidades surgirem, reavalie as etapas.
4. Documente processos
Se você está utilizando um método para um projeto da área da saúde, provavelmente existe um sistema de gestão de qualidade.
Caso você não conte com um software médico de gestão, é essencial considerar a adoção de um, pois ele é um aliado essencial para a sua cultura ágil.
Afinal, um bom software permite que você registre todos os seus pacientes em um único local, tenha um histórico mais completo, acompanhe todas as suas movimentações financeiras, e torne processos automáticos.
É preciso certificar-se sobre a documentação de processos e procedimentos, bem como seguir os padrões definidos pelo sistema de gestão.
Qualquer mudança, você já sabe: adapte a documentação.
5. Seja paciente
Por fim, trabalhe com paciência, especialmente no processo de transição. De nada adianta apressar equipes e ignorar etapas.
A ideia é reconhecer o que melhor funciona para o seu consultório e tentar adaptar o que precisa de ajustes. É uma mudança que pode levar meses ou até anos, portanto, tenha calma.
As metodologias ágeis servem como um apoio para qualquer empresa que deseja abraçar a transformação digital. Lembre-se: é uma mudança que não deve ser imposta, mas proposta para toda a equipe.
Busque a integração de seus profissionais, faça com que estejam na mesma página e que sigam rumo a um objetivo comum. Com o tempo, sua equipe irá vivenciar as vantagens das metodologias.
Para receber mais conteúdos como este, inscreva-se na nossa newsletter:
Gostou do conteúdo? Já implementou alguma metodologia ágil na saúde? Conte para a gente nos comentários abaixo.
