Você sabe as diferenças entre uma recepcionista e uma secretária de consultório?

As diferenças entre uma recepcionista e secretária de consultório podem ser sutis, mas fazem toda a diferença, principalmente para a gestão do seu consultório médico.

Uma atua na entrada do consultório, e a outra, na entrada da sala do profissional de saúde. Será que essa é a única diferença entre as duas profissionais?

Na verdade, as recepcionistas e secretárias são muito mais do que isso: com suas funções específicas, elas auxiliam o médico empreendedor na desafiante tarefa de promover uma gestão produtiva no consultório.

Um estudo com recepcionistas de consultórios da Revista Gestão em Análise afirma que os profissionais da recepção podem determinar a qualidade da experiência do paciente com o estabelecimento.

“Trabalhar na recepção de clientes envolve uma diversidade de elementos, […] considera-se como atividade base para a continuação do restante do trabalho com o cliente, repercutindo no desenvolvimento um bom ou mau serviço prestado.”

Mas afinal, o que difere uma recepcionista e uma secretária de consultório?

Continue a leitura e tire todas as suas dúvidas!

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Como identificar as diferenças entre uma recepcionista e secretária de consultório?

Na maioria dos casos, recepcionista e secretária são usados como sinônimos.

Na prática, não há problema nenhum em chamá-las pelo mesmo nome. Mas neste artigo, você irá aprender as diferenças entre os dois conceitos.

Assim, você pode entender melhor as responsabilidades de cada uma, e conquistar uma gestão de excelência para o seu consultório.

Veja a seguir quais são as diferenças entre uma recepcionista e secretária de consultório! 😉

Quais são as principais funções de uma secretária de consultório?

Uma das principais diferenças entre uma recepcionista e uma secretária é o viés do seu trabalho: enquanto a recepcionista lida com o atendimento ao paciente, a secretária cuida das obrigações administrativas.

A pesquisa Recepcionistas em Serviço de Saúde, citada mais acima, aborda as mudanças de visão sobre as secretárias.

Antes, elas eram vistas como encarregadas apenas de monitorar a agenda dos profissionais de saúde, e agora, são indispensáveis para a administração dos consultórios.

“As secretárias do novo milênio vêm ocupando cada vez mais funções na esfera estratégica: atuam no atendimento aos clientes, negociam com fornecedores, gerenciam informações.”

Entre as principais funções de uma secretária, podemos enfatizar:

• Elaborar relatórios sobre a gestão do consultório, desde o perfil dos pacientes até o controle financeiro;
• Responder os e-mails do consultório;
• Organizar a agenda dos profissionais de saúde;
• Realizar um controle de estoque e garantir que nenhum material esteja faltando;
• Ter uma boa capacidade de gerenciamento do consultório;
• Filtrar as demandas enviadas aos profissionais de saúde, priorizando as mais urgentes;
• Ter conhecimento básico em informática e buscar especialização em uso de softwares médicos.

Ou seja, as secretárias são responsáveis pela administração do consultório, e permitem que os médicos tenham mais tempo para cuidar de seus pacientes.

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Quais são as principais funções de uma recepcionista de consultório?

Como o próprio nome sugere, a recepcionista é aquela que recepciona os pacientes no consultório.

Veja um trecho da pesquisa Recepcionista em Serviços de Saúde para entender melhor sobre a profissão.

“O profissional recepcionista desempenha função muito importante para a empresa, pois é ele quem recepciona e atende os visitantes ou clientes de uma instituição.”

Segundo a pesquisa, as características desejáveis de uma recepcionista são:

• Fluência verbal e boa dicção;
• Facilidade e gosto em lidar com o público;
• Concentração e organização;
• Administração de tempo;
• Paciência e bom humor.

Essas qualidades são essenciais para os profissionais da recepção, uma vez que os pacientes não apenas passam por esse espaço, mas têm experiências duradouras.

Por exemplo: se os pacientes não realizam a marcação de consultas por um agendamento online, eles irão entrar em contato com as recepcionistas para agendar um atendimento.

Eles vão ligar para a clínica, verificar a disponibilidade de horários, esclarecer outras informações pertinentes, para depois comparecer.

E quem gerencia todo esse trâmite é a recepcionista.

Por lidar diariamente com o público, essa profissional precisa saber se expressar com clareza, agir com cortesia e ter uma voz calma e confiante, capaz de cativar quem está do outro lado da linha e quem acaba de chegar no consultório.

Entre as principais funções de uma recepcionista, podemos citar:

• Organizar a entrada e saída de pacientes do consultório;
• Cadastrar novos pacientes e gerar relatórios sobre suas atividades;
• Prestar atendimento por telefone ou mensagens, auxiliando os pacientes e solucionando suas dúvidas;
• Receber correspondências e materiais de fornecedores;
• Manter a recepção organizada e agradável para os pacientes;
• Estar atenta para oferecer um atendimento humanizado em todo momento.

Portanto, podemos concluir que as recepcionistas estão diretamente ligadas ao nível de satisfação dos pacientes, e muitas vezes são responsáveis pela primeira impressão do consultório.

Qual é a importância das recepcionistas e secretárias de consultórios na jornada do paciente?

Imagine que um paciente esteja buscando por um cardiologista, e para escolher um confiável, pediu recomendações para seus amigos. Após coletar as indicações, decidiu buscar na internet os profissionais dessa especialidade.

Entre eles, a Dra. Camila tinha uma ótima presença online, e o paciente encontrou todas as informações necessárias: suas especializações, endereço do consultório e formas de contato.

Porém, apesar de ter sido atendido de forma atenciosa pela cardiologista, a recepcionista estava tão ocupada que não conseguiu dar atenção para ele, e errou vários dados durante seu cadastro.

Se na próxima vez que o paciente precisar de um cardiologista, ele receber uma indicação de um consultório que, além de ter profissionais atenciosos, também possui ótimas recepcionistas, será que ele irá marcar um retorno com a Dra. Camila?

É provável que ele tente outro profissional, justamente pela experiência na recepção não ter sido agradável.

Quer aprender mais sobre a jornada do paciente? Assista nosso vídeo:

As secretárias e recepcionistas são pilares fundamentais para o bom funcionamento de um consultório, e elas possuem uma ótima abertura para encantar e fidelizar pacientes.

Mesmo com as diferenças entre uma recepcionista e uma secretária, elas têm uma coisa em comum: a responsabilidade de oferecer uma experiência agradável ao paciente.

Claro, cada consultório tem sua própria realidade e algumas vezes não é possível ter duas pessoas responsáveis por essas tarefas.

Porém, existem diversas formas de otimizar as atividades das recepcionistas e secretárias. Uma delas, por exemplo, é a especialização em gestão médica.

Dê uma olhada em um trecho adaptado do estudo da Revista Gestão em Análise, citado mais acima no artigo.

“Nota-se a importância de incentivar a profissionalização daqueles que fazem o início do atendimento, seja na função de secretária, seja na função de recepcionista, já que, nos consultórios médicos, são essas pessoas que fazem a prática da boa relação e interação com o paciente/cliente.”

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