Como controlar o Fluxo de Caixa para clínicas e consultórios médicos

Como controlar o fluxo de caixa para clínicas?

Dra. Luciana Lessa Gestão da Clínica

Leia em 9 min.

Última atualização em 08/07/2022 por Yasmim Mayumi

Ao controlar o fluxo de caixa é possível evitar uma crise financeira, aumentar a lucratividade da clínica e garantir uma boa saúde financeira para a empresa.

Você trabalha, sua clínica tem atendimentos e mesmo assim a conta fica no negativo de vez em quando? Já precisou colocar dinheiro do seu bolso para pagar quitar um débito?

Este conteúdo irá te ajudar a entender o porquê desse cenário ser frequente na sua rotina e como controlar o fluxo de caixa da sua clínica.

A pandemia causou oscilação entre atendimentos presenciais e a redução de idas aos consultórios, o que provavelmente deixou mais evidente a necessidade de uma organização maior do seu caixa.

O maior benefício do fluxo de caixa é conseguir gerenciar datas de pagamentos e recebimentos de forma que a sua clínica passe todos os dias do mês no azul!

Continue a leitura e descubra como alcançar esse objetivo.

Por que fazer o fluxo de caixa da minha clínica?

O controle (fluxo) de caixa é o registro das movimentações financeiras de um negócio. Por meio de uma visualização diária, semanal ou mensal, é possível analisar o fluxo financeiro da sua clínica.

De forma prática, para organizar essa ferramenta, você irá anotar todo o dinheiro que entra (atendimentos, exames), e todo o dinheiro que sai (contas de luz, água, salário, aluguel).

A partir desses registros, é possível gerar um gráfico que mostra a diferença de tudo que entrou e saiu do caixa, evidenciando se está sobrando ou faltando dinheiro. 

O mais importante é ficar atento às datas de cada movimento. Mesmo que no final do mês seu saldo seja positivo, a oscilação e descasamento custam ao seu consultório.

Lembre-se que entrar no cheque especial é caro e, se estivermos bem programados, será desnecessário.

A imagem abaixo deixa mais claro como ficará o fluxo de caixa da clínica:

Gráfico de um fluxo de caixa para clínicas

Legenda: as colunas verdes são entradas e as colunas em vermelho no eixo inferior são as saídas. A linha em azul é o saldo existente em conta.

Hoje em dia, não se usa apenas dinheiro físico, o que traz complexidade nesse controle. 

Como os pacientes pagam consultas com cartões, pagamento online, PIX e transferências, é necessário somar tudo no caixa e tomar cuidado com os cheques pré-datados, se você ainda os usa. 

Vale entender como funciona o fluxo dos seus atendimentos e se seus pacientes retornam com periodicidade para usar a recorrência de forma inteligente no seu negócio. 

As vantagens do modelo recorrente são: a receita previsível para o consultório, maior facilidade na gestão financeira e conveniência para o paciente.

Se você mantém um faturamento contínuo, é muito mais fácil planejar o crescimento do negócio, enquanto os pacientes são facilmente fidelizados. Além disso, é uma forma de combater a temida inadimplência e ficar sempre no azul.

Já pensou em fazer o controle disso tudo de forma mais fácil? 

Vamos a um exemplo: o caixa da clínica é uma carteira. 

Se hoje você tem que pagar o aluguel de R$1.000, mas tem apenas R$500, é impossível realizar o pagamento neste momento, mesmo sabendo que nos próximos dias você receberá mais dinheiro.

Entretanto, com uma conta no banco, é possível fazer o pagamento de contas mesmo sem ter o dinheiro no momento, o que não é nada saudável para as finanças da clínica. 

Os juros do período são uma despesa que geralmente você não contabiliza e não consegue ver o quanto de dinheiro é perdido ao final do mês. Somente esse cenário já justifica fazer um fluxo de caixa para a sua clínica.

A forma mais fácil de ganhar dinheiro é deixando de perder.

O fluxo de caixa é uma ferramenta essencial no controle das contas, e uma vez feita na planilha ou em um software médico, basta inserir os dados na ferramenta, o que não toma muito tempo de sua secretária.

Essa atitude fornecerá diagnósticos importantes de como está a sua clínica, ou seja, você terá um verdadeiro raio-x financeiro.

Você terá previsibilidade das finanças, e se elas estiverem bem, você poderá aplicar ou investir as sobras. 

Por outro lado, se houver a sinalização que o mês não está sendo bom, você ainda terá tempo de criar estratégias para reverter o quadro!

E como controlar o fluxo de caixa da clínica?

Você pode fazer o fluxo de caixa de duas formas: manualmente ou digitalmente.

No formato manual, você pode utilizar um livro caixa e registrar, no papel, todas as alterações de caixa ao longo do mês. 

O problema disso é que dificilmente você pode gerar relatórios e gráficos a partir dos dados, pois se torna uma tarefa muito difícil, bastante operacional e repetitiva. 

E a análise também fica dificultada uma vez que você terá que somar manualmente todos os resultados para ter uma ideia do padrão, e dificilmente conseguirá fazer projeções futuras.

Com a utilização da tecnologia a seu favor, você consegue manter todos os registros em uma planilha Excel ou em um software para clínicas com módulo de finanças.

Assim, os registros vão se tornar parte dos seus processos, se incorporando à rotina da clínica. 

Em um sistema de gestão para clínicas, quando a recepcionista recebe o pagamento de um paciente e registra a transação, o sistema automaticamente insere essa informação no fluxo de caixa.

Dessa maneira informatizada, com relatórios e gráficos gerados automaticamente, fica muito mais fácil analisar os dados de seu fluxo de caixa de forma mais simples, visual e regular.

Lia Lima, administradora do Instituto Autopoiesis, conta como foi implementar um sistema de gestão com módulo financeiro na clínica:

“A facilidade de analisar dados através do iClinic, nos proporcionou uma redução de 40% em gastos com Telefonia e Internet.”

Quer ver mais dicas sobre este assunto em formato de vídeo? Assista clicando no player abaixo:

O que é regime de caixa e regime de competência?

Para fazer o controle financeiro da clínica, a primeira lição é conhecer dois conceitos básicos da contabilidade: regime de caixa e regime de competência.

O regime de competência é aquele que tem por objetivo registrar as receitas, custos e despesas nos períodos em que elas acontecem, independentemente se há ou não movimentação financeira.

Em contrapartida, no regime de caixa você registra as receitas, custos e despesas em suas contas no momento em que há movimentação financeira referente àquela conta — seja ela recebimento ou pagamento — por meio dos fluxos de caixa.

Portanto, a principal diferença entre os dois regimes é que, no primeiro, o registro é baseado na data em que a compra ou venda aconteceu e, no segundo, o registro é feito de acordo com a data em que o dinheiro efetivamente entrou ou saiu do caixa da clínica.

Um exemplo bom do conceito é: uma conta que vence no dia 10 do mês, será registrada na competência do dia 10, mas como dia 10 é um sábado, só sai efetivamente do caixa na segunda-feira dia 12!

Esses são conceitos importantes para quem usa o parcelamento em cartões sem a antecipação desta venda, ou para quem ainda usa cheques pré-datados.

Agora que você compreendeu as diferenças entre os dois regimes, já pode começar a aplicá-los em sua gestão, afinal, os dois são fundamentais e complementares. 

Caso você ainda não faça nenhum dos dois, pode começar pelo regime de caixa, que é o fluxo de caixa que ensinamos a fazer neste artigo.

Vamos às dicas que vão te ajudar a fazer o fluxo de caixa da sua clínica na prática!

1. Separe suas contas pessoais (PF) das contas do seu consultório (PJ)

Mesmo que você trabalhe como profissional autônomo e não tenha um registro de pessoa jurídica, é importante que você separe suas contas pessoais das contas da clínica.

Se você não faz essa separação das contas, não tem como saber exatamente quanto fatura, quanto gasta com o empreendimento e quanto gasta na sua vida pessoal.

Isso prejudica o gerenciamento de recursos disponíveis na clínica e o real diagnóstico de como ela está financeiramente.

Esse comportamento desorganizado pode levar a desfechos muito negativos. Portanto, tenha cuidado.

2. Separe entradas e saídas de dinheiro

Como vimos anteriormente, o fluxo de caixa para clínicas registra as transações financeiras.

Imagine que o dinheiro flui como água no caixa da clínica ao longo do dia, do mês e do ano e, para que você tenha controle da saída dos recursos financeiros, precisa criar alguns filtros.

O primeiro passo é separar quais dessas transações são entradas de dinheiro no caixa (recebimentos de consultas, dos planos de saúde, de procedimentos) e quais delas são saídas de dinheiro do caixa (pagamento da conta do aluguel, água, luz, telefone, salários).

Quando você tem controle sobre as entradas e as saídas, você pode fazer um planejamento estratégico de acordo com os dados do fluxo de caixa.

Por exemplo, quando você faz essa análise, consegue ver quais procedimentos e quais convênios são mais rentáveis para a clínica. 

Além disso, pode conhecer em que dia da semana acontece o seu maior faturamento, e se você fatura mais ou menos ao longo do mês.  Assim, você consegue focar neles e aumentar seus rendimentos.

Da mesma maneira funciona as saídas de dinheiro. Quando você entende como — e onde — está gastando, pode reduzir custos desnecessários fazendo economias, e investir esses recursos em outras áreas mais interessantes.

3. Crie categorias

Além de conhecer o dinheiro que entra e sai do caixa, é necessário que você possa identificar a procedência (natureza) dessas transações, de modo que saiba a saída exata dos seus recursos em cada uma delas.

Ou seja, quanto gasta e quanto recebe em cada transação que sua clínica realiza.

Cada transação — ou grupo de transações — deve constar no seu fluxo de caixa com um nome que a represente e dentro das categorias de entrada ou saída. 

Porque, basicamente, não adianta registrar os valores que entram e saem sem saber o que eles são. Então, crie categorias. Por exemplo: consultas particulares, convênio X, convênio Y, procedimento A, procedimento B.

É importante categorizar o que é um custo fixo (não varia com o volume de atendimentos) e o que é um custo variável (varia conforme você atende).

Isso te dá uma projeção de compra de materiais, ou aumento de margem de lucro, por exemplo.

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4. Faça projeções financeiras

Com a utilização de crédito e políticas de recebimento e de pagamento a prazo na clínica, é vital que o profissional tenha conhecimento das contas a pagar e a receber no futuro.

Dessa forma, você pode facilmente projetar essas transações no seu fluxo na respectiva data de realização (pagamento ou recebimento) e saber, no mês presente, qual será o fluxo de caixa dos meses seguintes.

Essa informação vai ajudá-lo a tomar decisões importantes quanto ao seu fluxo:

  • Saber como negociar os prazos das transações (pagamentos e recebimentos) da sua clínica para que não corra o risco de gerar caixa negativo em algum mês. O encaixe das datas já gera um resultado visível da organização!
  • Prever os seus gastos no futuro e antecipar possíveis necessidades, negociando melhor a compra de materiais e economizando com a compra em maior volume.
  • Prever qual é o melhor período para tirar férias, sem deixar o consultório descoberto;
  • Projetar os lucros e escolher como investir.

Esses são os maiores benefícios do fluxo de caixa para clínicas, pois ele te trará inteligência para saber se você precisa fazer mais consultas ou otimizar a sua agenda. 

Todas as suas decisões passam a ser pautadas em dados, te dando a tranquilidade de saber que a clínica possui saúde financeira para os próximos meses.

Se você identificar uma conta grande a pagar em um período em que o caixa está em baixa, pode tentar realocar a data do pagamento

Por exemplo, se o aluguel do consultório e os salários dos funcionários estão agendados para o mesmo dia, você pode negociar uma realocação de datas com o locatário.

Essas pequenas alterações podem fazer uma grande diferença na sustentabilidade de sua conta bancária.

5. Crie hábitos

Manter sua planilha ou sistema de gestão sempre atualizados é de suma importância.

Crie o hábito de, ao final do dia, consultar o resultado da sua jornada de trabalho. A ideia é inserir o controle de caixa no dia a dia da clínica, o que é mais fácil quando se utiliza um sistema de gestão.

Sempre que ocorrerem alterações no caixa, certifique-se de que foram computadas em sua devida categoria, porque devemos lançar as contas nos momentos em que elas ocorrem. 

Assim você ou sua secretária evitarão esquecimentos.

Manter o fluxo de caixa desatualizado prejudicará o bom controle dos seus recursos financeiros e, mais perigoso ainda, fornece informações erradas sobre eles e te deixa propenso a tomar más decisões a curto ou a longo prazo.

6. Controle o financeiro da clínica na prática

Por fim, use o modelo de planilha simples de fluxo de caixa que disponibilizei no final do conteúdo, para que você possa começar a utilizar essa ferramenta em seu dia a dia e perceber seu valor na prática.

Entretanto, lembre-se que a planilha é apenas um modelo, você pode adaptar as contas e categorias à realidade da sua clínica, de um modo que fique mais prático e funcional para você consultar as informações.

“Ok, vou baixar a planilha e virando o mês eu começo!”

Nada disso. Evite deixar esta tarefa para depois!

Baixe o modelo e já comece o quanto antes a preencher a planilha — você verá que é simples, rápido e bem tranquilo.

Quanto antes você começar a usá-la, mais rápido você criará o hábito de atualizá-la, e irá se acostumar com seu funcionamento, bem como no primeiro mês já terá uma outra visão — até surpreendente — sobre os custos e despesas do seu consultório.

Baixe agora mesmo e descubra como andam suas finanças. Aproveite! E qualquer dúvida, é só deixar um comentário aqui embaixo.

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Sobre o autor

Dra. Luciana Lessa

COO da Medicinae Solutions, a única plataforma de antecipação de faturas médicas do Brasil. Graduada em Medicina pela Universidade Federal Fluminense (UFF), Cirurgiã Geral, MBA de Executivo em Saúde pela FGV, Health Management pela UPENN, Design Thinking na D.School - Stanford, possui mais de quinze anos de experiência no setor.