Da elaboração de relatórios à organização da agenda e das demandas do profissional de saúde, as secretárias são essenciais dentro de qualquer consultório médico.
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Apesar de muitos considerarem que secretária e recepcionista são sinônimos, essa é uma visão equivocada, pois uma atende na recepção, enquanto a outra atua no escopo das obrigações administrativas.
Com diferentes funções, a secretária auxilia auxilia você, médico empreendedor, a realizar toda a gestão do seu consultório.
Indispensáveis para a organização de qualquer negócio, elas têm conquistado cada vez mais espaço na esfera estratégica, atuando tanto no atendimento aos clientes, como no gerenciamento das informações.
Neste artigo, você vai entender a importância dessa profissional para o seu consultório.
Vamos lá?
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Como a secretária pode impactar seu consultório médico?
Já imaginou se você, como profissional de saúde, além de cuidar dos pacientes, tivesse de realizar todas as demandas do seu consultório sozinho?
Graças ao auxílio das secretárias, os médicos podem focar em seus atendimentos, e dividir centenas de tarefas administrativas das quais seriam impossíveis cuidar sem a ajuda de outra pessoa.
Além disso, a secretária representa um compromisso de qualidade com aqueles que procuram seus serviços, assumindo um papel fundamental na fidelização de pacientes.
Afinal, tanto ela, como a recepcionista, fornecem a primeira impressão do seu consultório. É preciso que elas sejam cordiais, proativas e organizadas.
Se um paciente for mal atendido ou não se sentir confortável durante a espera até a consulta, toda a sua imagem ficará comprometida.
A secretária pode ajudar, inclusive, no treinamento das recepcionistas e na organização de toda a sala de espera para que nunca falte nenhum material.
Tudo isso é essencial para garantir uma boa jornada do paciente. Você pode descobrir mais sobre ela no vídeo a seguir:
Quais são as funções mais importantes da secretária de consultório médico?
As secretárias são as maiores responsáveis pela administração de um consultório médico. Elas permitem que os profissionais de saúde tenham mais tempo para cuidar dos pacientes.
Aliás, elas podem até colaborar com a humanização de seus atendimentos traçando relatórios sobre o perfil dos pacientes, o que torna suas consultas mais personalizadas e diferenciadas.
Confira a seguir as funções mais importantes da secretária:
1. Auxílio na gestão do consultório
Ter um consultório próprio não é nada fácil. São diversas demandas administrativas, além da preocupação com a legislação, e com a gestão de maneira geral.
É preciso contatar fornecedores, planejar investimentos, investigar pontos de melhoria, isso tudo mantendo o ambiente organizado da melhor maneira para que os pacientes tenham uma ótima impressão.
A gestão financeira também é um ponto de cuidado, pois é preciso separar contas, alocar recursos e elaborar relatórios com percepções sobre todo o desempenho financeiro.
Certamente, seria uma corrida contra o tempo se o médico tivesse de cuidar de tudo sozinho. Por isso, uma secretária empenhada e proativa é essencial.
Para facilitar ainda mais o trabalho dela, você pode contar com um software médico que vai automatizar vários processos e deixá-la bem mais focada na experiência do paciente.
Um bom software ajuda desde a parte financeira, tornando o controle muito mais fácil, quanto na organização da agenda, e até na confirmação de consultas.
Com tamanha facilidade, sua secretária ficará muito mais eficiente e satisfeita, o que com certeza refletirá na fidelização dos seus pacientes.
Para ajudá-la a informatizar seus processos, baixe já nosso guia sobre informática para secretárias:
2. Organização da agenda
Sua secretária sabe mais sobre seus compromissos do que você?
A situação é comum. Esta tarefa exige muita atenção por parte da mesma. Um bom gerenciamento da agenda permite que você planeje seu dia e evite imprevistos.
Da mesma forma, os atrasos no seu consultório podem ser diminuídos, melhorando demais a percepção dos pacientes sobre seus serviços.
A secretária filtrará as demandas, organizando-as por ordem de prioridade para que você possa resolver uma coisa de cada vez.
Ela também pode tomar a frente de certas situações por meio do cuidado com todas as tarefas da parte administrativa ao negociar descontos e benefícios com fornecedores, por exemplo.
Dessa maneira, seu tempo ficará mais livre, podendo ser direcionado aos pacientes ou aos seus estudos, família e amigos.
Mas manter uma agenda sempre organizada e ainda cuidar de todo o restante é uma tarefa exaustiva. Um software médico pode disponibilizar uma agenda totalmente integrada e digital para melhorar esse trabalho.
A agenda de um software pode ser personalizada em várias cores, ter horários bloqueados de acordo com a necessidade, exibir uma lista de pacientes do dia.
Além do mais, é possível disponibilizar um agendamento online, e enviar lembretes de consulta automatizados por e-mail, SMS ou WhatsApp que mudam o status de acordo com a resposta do paciente.
Assim, é possível aliar tecnologia a excelentes profissionais. O resultado disso? A organização do seu consultório melhora, e seus pacientes ficam bem mais satisfeitos.
3. Assistência ao profissional de saúde
Uma clínica ou consultório médico é um sistema. Consequentemente, possui processos e centenas de demandas além do cuidado aos pacientes.
Se o sistema em seu consultório funciona bem, seus pacientes serão bem cuidados.
A secretária precisa estar disposta a trabalhar ao lado do médico e ajudá-lo a resolver problemas tanto relacionados aos pacientes, quanto com o consultório em si.
Realizar o controle de estoque, responder e-mails, fornecedores, e procurar melhorias acerca do direcionamento de recursos são algumas das diversas formas pelas quais elas prestam valiosa assistência.
Agora, você sabe o quanto essa profissional é importante para a prosperidade do seu negócio.
Suas funções possuem forte influência na jornada do seu paciente, sendo responsáveis pela percepção geral do mesmo sobre o seu atendimento como um todo.
Afinal, ele irá avaliar desde a marcação das consultas, atendimento na sala de espera e organização geral, até a sua assistência.
Não se esqueça que seu paciente também é um cliente. Portanto, entregar o melhor serviço é um tarefa que deve ser realizada em conjunto por todos os profissionais da sua clínica.
Como médico empreendedor, você pode incentivar a formação de suas secretárias, possibilitando-as entregar cada vez mais valor ao trabalho que realizam.
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