A recepção de consultório é essencial para tornar a experiência do paciente mais agradável e fidelizá-lo. Felizmente, mudanças simples trazem ótimos resultados, como decoração, organização, móveis e sistemas de gestão.
As melhores técnicas de organização de clínicas envolvem atendimento humanizado, capacitação de profissionais, sistema de gestão, decoração e foco na experiência do paciente.
Por isso, a organização para recepção de clínicas deve ser bem pensada e planejada.
Neste artigo você descobrirá porque é tão importante investir em alguns pontos-chave da recepção do seu consultório e organizamos 9 dicas para deixar a sua recepção mais aconchegante e trazendo bem-estar para o paciente.
Veja abaixo o que você vai aprender nesse artigo:
Continue lendo e saiba mais!
Por que é importante ter uma boa apresentação da recepção de um consultório?
A recepção do consultório é mais do que apenas um espaço para o paciente aguardar por suas consultas; trata-se da primeira impressão que ele terá a respeito do serviço como um todo.
Por isso, é necessário ter um cuidado especial na hora de organizar esse ambiente, criando as condições perfeitas para acomodar os clientes com conforto e de maneira agradável.
Sendo assim, mesmo que seu atendimento seja de excelência o paciente terá receio de retornar caso encontre um ambiente em desacordo com suas expectativas.
Pois, considerando que o foco de um consultório é a saúde e o bem-estar das pessoas, construir um espaço cliente com conforto e qualidade para passar uma ótima imagem.
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Como fazer uma boa organização da recepção da sua clínica? Confira 9 dicas
A recepção da clínica é a primeira forma de contato presencial do paciente com a sua instituição.
Por isso é preciso organizá-la para que o atendimento seja não apenas ágil e eficiente, mas também próximo e humanizado.
Dessa maneira, é possível atrair mais interessados pelos seus serviços e, assim, aumentar a receita. Veja abaixo 9 dicas de como fazer uma boa organização da recepção da sua clínica ou consultório médico.
1. Tenha uma equipe bem treinada
O primeiro contato do seu paciente com seu consultório é na recepção, e é nesse momento que ele começa a observar a qualidade do seu atendimento.
A secretária precisa estar alinhada com os valores e a missão da clínica, e capacitada para manter um padrão elevado no trato com o público.
O treinamento pode abordar questões como proatividade, gentileza e clareza na fala, agilidade com software médico e equipamentos de informática.
Esse investimento na recepção de consultório o ajudará a criar uma relação mais próxima com o seu paciente.
Uma coisa importante a se observar é que, desde o agendamento da consulta, ela deve ser orientada a manter um padrão de atendimento elevado, condizente com os princípios do seu consultório e o perfil de pacientes que o médico atende.
Para receber o paciente de forma eficiente e agradável, ela pode atender o telefone ou o interfone ao primeiro toque, dirigir-se aos pacientes de forma respeitosa e fazer o possível para deixá-los à vontade no ambiente.
Tudo isso é primordial para um atendimento de excelência. Lembre-se que a recepção e seus profissionais impactam diretamente nas satisfação e fidelização dos pacientes.
A recepcionista também pode oferecer um retorno importante a respeito das impressões dos pacientes sobre a sala de espera.
Nisso, você pode ter uma ideia sobre como eles estão vendo o atendimento do seu consultório como um todo.
Queixas sobre o volume da música ambiente, a disposição dos móveis ou a temperatura do ar condicionado são alguns dos pontos comuns nessas sugestões.
Ter essas opiniões e feedbacks é essencial para que os pacientes se sintam confortáveis na sua recepção de consultório.
Aceitar as sugestões e fazer as correções necessárias, faz com que eles se sintam ainda mais satisfeitos com seu atendimento.
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2. Escolha os móveis pensando em conforto e beleza?
Mesa ou balcão? Cadeiras ou sofás? Estilo tradicional ou moderno?
Ao escolher os móveis que vão compor a decoração da sua sala de espera, você precisa levar em consideração não só a estética, mas também a funcionalidade de cada um dos objetos.
O design do ambiente influencia muito no bem estar do paciente enquanto ele aguarda ser chamado pelo médico.
Não adianta ter uma recepcionista eficiente, se, por exemplo, a cadeira de espera for desconfortável, ou se a parede estiver manchada dando uma aparência de falta de higiene.
A decoração deve estar alinhada à imagem que sua clínica quer passar aos pacientes.
Proporcione conforto para quem aguarda na sala de espera. Se preciso consulte um profissional da área para harmonizar os elementos da sala, e que te ajude a evitar tons que provoquem qualquer sensação de mal estar nos pacientes.
Observe os espaços de circulação, tanto para o conforto do paciente, quanto para a sua privacidade. E, claro, mantenha sempre todos os móveis e objetos limpos.
Essas questões são importantes ao se planejar a área da recepção, pois refletem a personalidade do médico e podem tornar o ambiente agradável e aconchegante ou desconfortável e intimidante.
Um bom investimento é ter móveis de boa qualidade, que sejam confortáveis e duráveis. Esse conjunto é fundamental para que a espera dos pacientes não se torne desagradável.
A decoração da recepção de consultório pode influenciar – e muito – a percepção do paciente e isso se reflete até na maneira como ele entra para a sala de consultas.
3. Planeje a disposição dos móveis: organizando o espaço
É preciso dispor os móveis de uma maneira que não atrapalhe a circulação e torne o ambiente harmonioso e prático.
Para isso, deve-se levar em consideração o tamanho da sala e a quantidade necessária de cadeiras ou sofás de acordo com o fluxo de pacientes que você atende.
Alguns erros comuns na recepção de consultório são:
- Colocar o paciente de costas para a porta de entrada;
- Concentrar as cadeiras em um único espaço;
- Não considerar os pacientes ou acompanhantes de pessoas com deficiência.
4. Escolha as cores e decoração: tem como fugir dos tons de branco?
O branco é a cor mais utilizada em consultórios e clínicas, mas isso pode passar uma sensação de ambiente hospitalar que você com certeza não deseja na sua recepção de consultório.
Paredes em tons pastéis, como verde-claro, salmão e azul água transmitem a sensação de relaxamento e permitem que os acessórios e objetos de decoração usem cores mais vibrantes ou escuras.
Almofadas, flores, quadros e gravuras também são bem vindos, e podem tornar o ambiente mais acolhedor e aconchegante.
Um aquário na sala de espera pode ser um diferencial interessante ao seu consultório, mas deve estar sempre limpo e ser feito de material resistente.
Uma boa ideia para se diferenciar é incluir na decoração objetos que remetem à sua especialidade, dando um toque de personalização ao consultório.
5. Atente-se ao balcão da recepção: o primeiro atendimento
A área de trabalho da recepcionista deve ser planejada de forma prática e eficiente, de forma que ela tenha à mão todas as ferramentas que necessita no dia a dia.
Os equipamentos necessários ao seu trabalho, como: telefone, computador, agenda, cadastro dos pacientes, controles dos aparelhos de televisão, som e ar condicionado precisam estar todos em seus devidos lugares e com fácil acesso.
Manter a área sempre organizada é sinal de profissionalismo e passa uma boa impressão.
Compartilhe nosso vídeo sobre como as secretárias podem fidelizar pacientes pelo atendimento da recepção com os profissionais da sua instituição:
6. Invista em distrações: tornando a espera mais tranquila
Alguns detalhes deixam o ambiente bem mais interessante e elevam muito o grau de satisfação do paciente.
Boas opções para distrair os pacientes durante o tempo de espera incluem:
- Música ambiente;
- Televisão ligada em volume baixo (fuja dos noticiários e programas polêmicos);
- Revistas atualizadas e bem conservadas;
- Livros interessantes (sobre artes, decoração, lugares turísticos ou temas ligados à saúde).
Se você costuma receber crianças em seu consultório, um espaço com mesa baixa e alguns brinquedos, gibis ou livros de colorir podem acalmar os pequenos e ser de grande utilidade para os pais.
Investir em internet Wi-Fi na recepção hoje em dia não é considerado um diferencial, mas obrigação. Através dela, os pacientes podem utilizar o tempo de espera para trabalhar ou se distrair online.
Como você viu, há muitas maneiras de deixar o ambiente da recepção do consultório mais agradável. São detalhes simples que fazem a diferença na impressão que o paciente terá do seu trabalho.
7. Veja como organizar um serviço de copa
Disponibilizar aos pacientes e acompanhantes uma área limpa e organizada, com água, café, suco ou até mesmo algumas opções de chá ou bolachas pode ser uma boa ideia.
Afinal, isso demonstra consideração ao paciente e aos acompanhantes e influencia positivamente a imagem do consultório.
Um espaço com água sempre gelada, café e copos descartáveis, é uma boa maneira de deixar o paciente à vontade e cuidar de suas necessidades.
Se for possível, considere instalar uma máquina automática, com várias opções de bebidas quentes e geladas.
8. Utilize sistemas que facilitem a organização
Para que a recepcionista consiga desenvolver de maneira eficaz a sua função, a estação de trabalho dela precisa estar bem organizada, e o sistema da clínica médica deve ser descomplicado para facilitar e otimizar os processos.
Softwares inteligentes e seguros reduzem drasticamente os erros de marcação e confirmação de consultas, diminuindo assim as reclamações dos pacientes.
É muito importante que o consultório use uma tecnologia adequada e de qualidade, pois alguns softwares podem trazer riscos para o armazenamento dos dados.
O iClinic é a melhor opção nesse sentido, pois traz facilidade ao seu negócio médico e está de acordo com a legislação e as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados.
Se você ainda está em dúvida sobre ter ou não um sistema para sua clínica, baixe nossa checklist gratuita para descobrir se essa solução é para você:
9. Considere que mudanças são boas!
Um exercício interessante que pode auxiliar na adequação da recepção é se colocar no lugar do paciente.
Se estivesse chegando pela primeira vez no seu consultório, você se sentiria bem-vindo? A espera seria tranquila ou o ambiente parece desagradável?
Muitas vezes uma pequena mudança na disposição dos móveis, nas cores das paredes ou na decoração da sala de espera pode gerar um resultado muito agradável.
Se você fez essa análise e acredita que a clínica ou consultório precisa de uma reforma, existem opções rápidas e práticas, que podem alterar o ambiente sem a necessidade de pausar os atendimentos.
Afinal, quando chegam em uma recepção de consultório agradável e bem decorada, os pacientes e seus acompanhantes se sentem à vontade e percebem o cuidado que você dispensa a eles.
Detalhes da recepção de consultório para você se inspirar
As primeiras impressões são uma parte importante da interação humana, isso também se traduz em um ambiente de escritório.
Na decoração do ambiente, equilíbrio e bom gosto são ingredientes essenciais e devem transmitir conforto e segurança.
Por exemplo, tons claros e neutros criam um clima amistoso, mas se são totalmente brancos acabam remetendo à frieza dos hospitais.
Por isso, saber dosar cores, texturas, objetos e espaços dentro das normas sanitárias faz toda a diferença para quem está cuidando da saúde e, provavelmente, preocupado com sua recuperação.
Cadeiras e poltronas para recepção de consultório
As cadeiras e poltronas para a recepção do consultório precisam ser bonitas, confortáveis e ergonômicas. Lembre-se de que a experiência do paciente precisa ser positiva, certo?
Também precisam que o seu tecido de revestimento seja extremamente resistente, para aguentar o alto fluxo de pessoas no local.
E até, para que as peças pareçam sempre novas, o melhor é que sejam fáceis de limpar e preferencialmente em um tom escuro.
Enquanto aguardam na recepção, os pacientes precisam se sentir confortáveis. Isso ajuda a deixá-los mais calmos. E para atender o público da terceira idade, evite as poltronas e cadeiras muito baixas.
Os melhores modelos de poltronas e cadeiras para consultórios são as poltronas acolchoadas, sofás executivos, cadeiras individuais e cadeiras longarinas (em blocos).
Balcão para recepção de consultório médico
O balcão da recepção deve ser planejado de maneira prática e eficiente. Afinal, a recepcionista precisa ter à mão todas as ferramentas e equipamentos necessários ao seu trabalho como, por exemplo, canetas, clipes e agendas.
Quando se procura um balcão de recepção, preço, qualidade e variedade são muito importantes. Mas primeiro você precisa observar quais as medidas do seu espaço para escolher os móveis no tamanho correto.
É importante ter em mãos um layout de disposição dos móveis da recepção, evitando assim comprar um modelo com tamanho desproporcional ao seu ambiente.
Os melhores modelos de balcões devem ser mais sofisticados e funcionais.
Quadro para recepção de consultório
Decorar uma clínica ou consultório médico pode trazer todo diferencial para quem exercita na área da saúde.
Normalmente, as tonalidades mais sóbrias como cinza, gelo e azul são escolhidas como as cores das paredes.
Agradam muito, também, o bege, salmão, branco e tons terrosos que transmitem sofisticação. Além disso, conferem relaxamento ao paciente.
Pensando nisso, uma forma de trazer um pouco mais de cor e tornar o ambiente mais interessante é através de quadros.
Entretanto, deve-se estar atento na mensagem que cada quadro irá transmitir. Lembrando que pacientes em tratamento estão mais suscetíveis a ver nessas peças imagens que outras pessoas não veriam.
Por exemplo, uma imagem abstrata pode trazer à tona sentimentos ruins. Então, o melhor é optar por quadros com figuras bem definidas, mas genéricas, como de paisagens.
Alguns erros comuns na recepção de consultório são:
A acessibilidade no consultório médico é uma forma de permitir a inclusão de pacientes, funcionários e prestadores de serviços. Por isso, é fundamental se preocupar com essa questão na hora de montar a recepção do consultório.
Para os pacientes com deficiência, isso é um grande diferencial, já que muitas pessoas não seguem as recomendações previstas por lei.
Tanto a área externa como interna merecem atenção e adaptações.Por exemplo, alguns detalhes, como a altura do balcão e a largura das portas, dificultam o atendimento de pacientes com algum tipo de deficiência.
Como devem ser as músicas para recepção de consultório?
Ouvir música de qualidade dá uma dose a mais de ânimo, melhorando o humor do paciente e deixando-o mais receptivo e calmo na hora de entrar na sala de consulta.
Pesquisadores descobriram que a música relaxante promove a liberação de endorfinas e imunoglobulinas. Muitos ouvintes se sentem relaxados quando ouvem músicas com um ritmo lento e estável, com volume baixo e timbre suave.
Essa é uma informação muito importante na hora que você for escolher o som ambiente para sala de espera.
Opte por músicas clássicas, calmas, harmoniosas e até aquelas que reproduzem sons da natureza.
Recepção de consultório: o atendimento ao cliente
O atendimento ao cliente é o suporte dado pela empresa aos pacientes antes, durante e depois da consulta.
Como essas interações são essenciais para a satisfação e fidelização dos pacientes, oferecer um atendimento de excelência é importante para as empresas que querem se manter competitivas no mercado.
Conheça algumas técnicas de atendimento ao cliente
As técnicas de atendimento ao público são estratégias ou métodos que possibilitam uma comunicação mais clara, humanizada e objetiva com os clientes.
Dessa forma, é possível resolver as dores dos clientes com eficiência e agilidade, o que proporciona uma experiência satisfatória e, é claro, alavanca os resultados!
Forneça um atendimento personalizado
Oferecer um atendimento personalizado é uma ótima técnica para garantir excelência no atendimento ao cliente.
Para isso, você precisa conhecer profundamente o seu cliente e se colocar de maneira mais próxima dele.
Exponha as suas ideias de forma clara e objetiva
O ideal é que a comunicação seja clara, objetiva e didática.
Dessa forma, o seu discurso será acessível e efetivamente ajudará as pessoas a encontrarem soluções para seus problemas – seja na hora de adquirir um produto ou serviço, seja na resolução de algum problema.
Transmita segurança
Transmitir segurança em suas ideias é outra técnica de atendimento ao público que está diretamente relacionada com a experiência do cliente.
Conclusão
Atualmente, o atendimento em um consultório é direcionado para oferecer abordagem humanizada, seguindo tendências do mercado que contribuam para elevar a satisfação do paciente.
Por isso, seguir algumas técnicas de recepção para consultório é uma alternativa que fortalece o atendimento de qualidade contribuindo para atingir as expectativas do paciente.
Como resultado, tudo isso aumenta a reputação do seu consultório e fortalece a sua marca.
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