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Gestão do consultório: conquiste a excelência em 3 passos

Gestão do consultório: conquiste a excelência em 3 passos
Leia em 5 min.

O seu consultório também é uma empresa. Para garantir o sucesso do seu negócio e aumentar a satisfação dos pacientes, a gestão do consultório é um fator fundamental.

O empreendedorismo é um tema cada vez mais difundido no Brasil. Dentre os médicos, não são poucos os que sonham em montar um consultório próprio.

No entanto, a grade tradicional das faculdades de Medicina não inclui matérias como gestão de negócios ou administração. Por isso, muitos consultórios fecham as portas todos os anos.

Essa falta de conhecimento costuma ser mais um dos inúmeros desafios das pequenas empresas. Segundo o Sebrae:

“As micro e pequenas empresas apresentam em sua maioria uma série de constrições, tendo em vista que constantemente a gestão dos negócios é efetuada de maneira empírica, sem um maior conhecimento técnico.”

Neste artigo, você vai entender a importância de uma boa gestão do consultório, e aprender como implementá-la com excelência em 3 passos simples. 

Continue a leitura!

Por que é importante ter uma boa gestão do consultório?

Segundo a definição tradicional, gestão é o ato de gerenciar processos, pessoas e estratégias em prol de um objetivo.

O gestor é a pessoa que irá definir os caminhos e metas para que uma organização atinja o propósito desejado.

A gestão é, inclusive, um termo mais amplo do que administração, pois enquanto administração é mais voltada para as etapas dos processos, a gestão é responsável por toda a estratégia por trás deles.

Sem uma boa gestão, você não consegue entender seu consultório, não consegue saber onde investir, quais gastos podem ser cortados, o que pode ser feito para atrair mais pacientes, entre outras questões.

Devido a essa falta de informações, não é possível saber se o consultório está ou não indo bem, como ele está posicionado frente à concorrência. E essa é uma questão importante, não concorda?

Se você quer aprender a avaliar o sucesso de sua clínica ou consultório, baixe já nosso eBook gratuito:

Confira a seguir como a boa gestão pode impactar no sucesso do consultório.

1. Contribui para a análise das informações

Você costuma analisar os resultados de seu consultório? 

A análise das informações é um passo básico de toda boa gestão. Segundo o professor Henrique Freitas em seu livro A Informação Como Ferramenta Gerencial:

Não há gestão sem informação. As empresas que ganharão a guerra econômica serão aquelas que tiverem ganhado a guerra da informação.”

Quando você começa a se preocupar com as decisões estratégicas de seu consultório, a análise das informações surgirá como uma necessidade. Afinal, você precisa dela para traçar seus próximos passos.

Sem essa análise, você toma decisões às cegas, e a chance de errar passa a ser bem maior.

2. Facilita a tomada de decisões

Atualmente, como é feita a tomada de decisão no seu negócio? Você consegue traçar uma estratégia eficaz e definir metas?

Como você viu anteriormente, quando você começa a implementar uma boa gestão, começa a analisar as informações relevantes. Por isso, a tomada de decisão fica mais fácil.

Assim, você sabe quando é a hora de investir em um equipamento, elaborar estratégias de marketing, contratar mais colaboradores e outras questões importantes.

Tudo isso entendendo e respeitando o momento em que seu consultório se encontra.

3. Proporciona melhorias no financeiro

Como você realiza o controle financeiro de seu consultório? Como saber  quando é a melhor hora para investir ou controlar os gastos?

Quando você realiza uma gestão focada na otimização dos processos, você passa a entender quais são seus custos, o que pode ser reduzido, quais meses têm mais pacientes.

Ao analisar essas informações, você entende quando precisa poupar e quando pode investir, pois também terá uma previsibilidade muito maior.

4. Melhora a jornada dos pacientes

Você conhece a jornada do paciente?

Todos os pacientes que chegam até seu consultório percorrem uma jornada que se inicia muito antes da entrada na sala de atendimento.

Ela começa no momento em que ele percebe que tem um problema e procura possíveis soluções, e vai até o pós-consulta.

A gestão proporciona melhorias em todos os aspectos do ambiente, e considera inovações como o agendamento online, uma sala de recepção preocupada com a experiência do paciente, entre outros.

A partir disso, você terá um consultório otimizado e eficiente, pronto para oferecer o melhor atendimento enquanto se preocupa com todos os pontos da jornada do paciente.

Saiba mais sobre esse conceito em nosso vídeo:

5. Centraliza e armazena as informações

Como você organiza as informações de seu consultório? Elas estão centralizadas em um só lugar? Você consegue acessá-las mesmo quando está em casa?

Ao se preocupar com a gestão, uma atitude natural é o cuidado com o armazenamento e centralização dos dados.

As melhorias em sua organização devem considerar armazenar as informações de forma segura, de maneira que não seja necessário que você esteja no consultório para acessá-las.

Uma excelente opção para proporcionar acesso facilitado, centralizado e seguro, é o uso do armazenamento na nuvem.

6. Agiliza os processos do consultório

Com todas as melhorias que a gestão traz para seu ambiente de trabalho, naturalmente seus processos serão feitos com muito mais agilidade.

Você economiza tempo ao localizar dados com rapidez, ter processos mapeados, decisões facilitadas e um bom planejamento. 

Dessa forma, seu consultório presta um atendimento mais ágil aos pacientes, mas isso não significa que você precise fazer consultas com durações menores. 

Na verdade, suas consultas podem durar a mesma coisa, porém, ao invés de passar o tempo delas preenchendo dados ou tentando localizar as informações, você ficará bem mais focado no paciente.

O que é ótimo, não acha?

3 dicas para uma boa gestão do consultório

Ao longo do artigo, analisamos a diferença que a gestão pode fazer em seu negócio. 

E com tantos benefícios, não poderíamos deixar de te ajudar caso você não saiba como começar a organizar a sua gestão do consultório.

Confira abaixo 3 dicas para começar a sua jornada.

1. Treine os colaboradores

Todos os seus colaboradores estão comprometidos com o propósito da empresa?

Para alcançar a excelência, é necessário o envolvimento de todos, e para isso, nada melhor do que realizar treinamentos com os funcionários e sempre incentivá-los a implementar melhorias.

Aqui na iClinic, disponibilizamos dois cursos gratuitos feitos especialmente para recepcionistas. Você pode indicá-los para seus colaboradores, explicando sua importância.

Além dos treinamentos, é fundamental trazer feedbacks e elogiar as pessoas que trabalham com você, pois essa é uma ótima forma de mantê-los felizes e dispostos a evoluir ainda mais.

2. Utilize um software médico

Você ainda utiliza diversas planilhas para organizar seus dados?

Se sim, saiba que além de não ser uma forma segura de armazenamento de dados, ainda pode gerar erros de preenchimento.

Com um software médico, você pode ter todas as informações de seu consultório, desde o financeiro até a agenda, armazenadas na nuvem e acessíveis de qualquer lugar.

Essa é uma ótima forma de centralizar seus dados, e ainda contar com a geração automática de relatórios, controle de estoque, lembretes de consultas para pacientes, entre outros benefícios.

Todos esses pontos podem colaborar imensamente com a boa gestão do consultório, não concorda?

3. Elabore estratégias para fidelização de pacientes

Como você se comunica com seus pacientes no pós-consulta?

Preocupar-se com a fidelização dos pacientes é indispensável, pois é muito mais barato fidelizar um paciente, do que atrair um novo.

Além do benefício financeiro, a fidelização garante que seu paciente seja um promotor da sua marca, e indique seus serviços para todos os conhecidos. 

Uma excelente estratégia de fidelização consiste no contato pós-consulta, porque devido a rotina agitada de muitos médicos, a maioria não tem tempo para se comunicar com o paciente sem um retorno marcado.

Para alcançar uma comunicação automatizada e personalizada de fidelização, o mais indicado é utilizar o e-mail marketing

Com o e-mail marketing, você pode enviar conteúdos educativos, confirmação de consultas, lembretes de retorno, mensagens de aniversário e muito mais. 

Além de tudo, o e-mail marketing facilita o trabalho de sua secretária. Veja a experiência da Dra. Imara Queiroz:

“Antes eu ficava pedindo pra secretária enviar e-mail de aniversário, então pra ela ficou mais fácil com o e-mail automático de aniversariantes, é um trabalho extra que ela deixou de fazer.”

Com toda a certeza, esse cuidado será muito valorizado por seu paciente, e aumentará suas chances de fidelização.

Fazer uma excelente gestão do consultório parece uma tarefa complicada, mas saiba que sua dedicação irá gerar excelentes frutos no futuro!

Espero que este conteúdo tenha te ajudado, e antes de ir, não se esqueça de compartilhar com os amigos! 😉

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