Saiba como otimizar o encaixe de consulta da clínica

Saiba como otimizar o encaixe de consulta da clínica

Yasmim Mayumi Agenda Médica, Ferramentas para Clínica

Leia em 5 min.

Última atualização em 09/08/2022 por Daniel Amaral

Para otimizar o encaixe de consulta da clínica, é preciso contar com uma agenda online eficiente com lista de espera, lembretes de consulta, agendamento online e profissionais da recepção qualificados.

Ter uma agenda lotada é uma boa notícia, mas não garante que os pacientes não vão cancelar a consulta em cima da hora. Para não perder esse horário, é importante ter um encaixe de consulta rápido.

Infelizmente, esse encaixe costuma ser demorado, o que é frustrante para o médico que fica com a hora vaga, para a recepção e para os pacientes que estavam esperando por uma oportunidade de se encaixarem.

Uma pesquisa da Accenture mostra que muitos prestadores de serviços de saúde ainda não conseguem atender as expectativas dos pacientes no processo de agendamento, que deveria ser a primeira experiência satisfatória.

“Os sistemas de saúde americanos passaram a adotar ferramentas digitais de autoagendamento para se diferenciar da concorrência, melhorar a eficiência e aumentar o engajamento e satisfação dos pacientes. 77% dos pacientes julgam importante poder marcar, alterar ou cancelar consultas por internet.”

Neste artigo você vai aprender:

Como o encaixe de consulta pode impactar na rotina da clínica

O encaixe de consulta costuma estar dividido em duas categorias. O mais comum é quando um paciente precisa cancelar o compromisso devido a um imprevisto e a recepção encaixa outra pessoa em seu horário.

Outro cenário é quando um paciente aparece com um caso mais grave, que exige um atendimento prioritário. Ele precisa ser encaixado no mesmo dia ou no dia seguinte.

Nesses casos, pelo menos um paciente terá sua consulta adiada e, sem uma boa organização, toda a agenda do médico fica bagunçada, com atrasos e pontos a resolver.

Se você não conta com uma agenda médica online ou um profissional da recepção qualificado, qualquer tipo de encaixe pode se tornar uma verdadeira dor de cabeça.

Conheça as principais vantagens de uma agenda em nosso online em nosso vídeo:

Mas, se você contar com a ferramenta certa, um profissional treinado e uma boa organização, qualquer encaixe se tornará uma oportunidade de fidelização de pacientes.

Imagine que um paciente tenha agendado uma consulta daqui a 3 meses. Uma semana depois, a recepcionista da clínica liga avisando que apareceu um horário vago na parte da tarde.

O paciente está disponível e vai para a consulta naquele mesmo dia, com uma sensação de felicidade por não ter precisado esperar 3 meses. É uma ótima forma de fidelização, não concorda?

7 dicas para otimizar o encaixe de consulta da clínica

1. Tenha clareza sobre suas prioridades

Muitas pacientes provavelmente vão querer ser encaixados em um horário mais cedo, mesmo seus casos não sendo urgências ou emergências, por isso, é preciso ter clareza sobre o que será prioridade na sua agenda.

Os profissionais devem receber orientações de apenas encaixar um paciente no dia quando o caso for grave, se necessário, fale para que entrem em contato com você nessas situações.

Dessa forma, você garante que os encaixes feitos de última hora sempre serão válidos, o que justifica uma possível confusão de horários e atrasos nas consultas.

2. Adote medidas de segurança (considere os imprevistos)

Nós nunca sabemos qual imprevisto vai acontecer, mas temos certeza de que nada vai sair exatamente como planejamos. O que podemos controlar é abrir espaços na agenda para lidar com esses imprevistos.

Vamos supor que você atende apenas na sua clínica, principalmente pacientes particulares. Suas consultas costumam durar 40 minutos, e você consegue atender cerca de 8 pacientes por dia.

Deixe um espaço de 10 minutos entre os pacientes. Caso nenhuma consulta atrase, você tem mais tempo para se preparar, responder e-mails e ler um artigo que estava salvo no seu computador.

Agora, se alguma das consultas atrasar, esse intervalo pode permitir que você não fique atrasado pelo resto do dia.

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3. Envie lembretes de consulta

Enviar lembretes de consultas automáticos reduz 30% das faltas dos pacientes.

Ao integrar esse serviço em uma agenda médica online, os pacientes podem responder aos lembretes com “SIM” ou “NÃO”, para confirmar ou cancelar a consulta.

A resposta do paciente altera automaticamente o status do agendamento na agenda do médico, para “confirmado pelo paciente” ou “cancelado pelo paciente”, o que permite um encaixe rápido pela recepção.

Conheça mais sobre essa ferramenta em nosso vídeo:

4. Saiba o tempo médio de cada procedimento

No tópico sobre adotar medidas de segurança, você viu exemplo sobre como saber o tempo médio da consulta permite que você estabeleça intervalos de tempo entre as consultas, organizando melhor a agenda.

É importante que você faça esse exercício com cada procedimento feito na clínica. Quanto tempo as primeiras consultas duram? E retornos? Existem outros procedimentos realizados na instituição?

Ao ter um controle desse tempo médio, os profissionais da recepção podem configurar a agenda online para selecionar automaticamente esses horários de acordo com o procedimento.

5. Use uma lista de espera

A lista de espera é outra ferramenta que costuma estar disponível nas agendas onlines de softwares médicos. Nela, a recepção pode adicionar todos os pacientes que estão esperando por um horário vago.

A lista mostra o nome do paciente, contatos e observações como qual é o horário ideal para o encaixe da consulta.

Essa funcionalidade é essencial para garantir que nenhum horário seja desperdiçado, mesmo quando alguém cancelar de última hora, porque a recepção terá uma lista de pacientes para entrar em contato.

6. Ofereça o agendamento online para os pacientes

Seus pacientes conseguem agendar consultas a qualquer hora, de qualquer lugar, ou precisam sempre ligar para a recepção?

O agendamento online permite que os pacientes marquem atendimentos sempre que quiserem, sem depender que um profissional esteja na clínica.

Agendamento Online: deixe que seus pacientes marquem consultas de qualquer lugar e a qualquer hora

Essa praticidade é importante quando o paciente precisa desmarcar de última hora, mas já quer deixar outra consulta agendada no próximo horário vago da agenda.

Ao invés de precisar ligar novamente para o paciente, a recepção pode apenas orientar que ele acesse o site da clínica para realizar um novo agendamento.

O ideal é que você conte com um sistema médico que centralize todas essas ferramentas em uma única agenda online, de preferência com outras funcionalidades como prontuário eletrônico, Teleconsulta e gestão financeira.

7. Capacite os profissionais da recepção

No final, ter um processo eficiente de encaixe de consulta na clínica sempre dependerá do profissional de recepção. Se esse profissional tiver uma boa organização, gestão do tempo e agenda online, tudo correrá bem.

Entretanto, talvez seja necessário capacitar sua equipe para que essas habilidades sejam adquiridas. Além disso, é sempre importante investir na atualização profissional.

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Neste artigo você aprendeu como otimizar o encaixe de consulta da clínica com 7 dicas práticas, além de seu impacto na gestão da instituição. Espero que tenha sido útil!

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Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo, atua como analista de conteúdo há mais de 3 anos na iClinic. Graduanda em Letras - Licenciatura em Inglês e Português na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.