Checklist para escolher o sistema ideal para sua clínica médica

Sistema para clínicas: 9 dicas para você escolher o melhor

Leia em 6 min.

Quer tornar os processos da sua clínica muito mais ágeis? Saiba como economizar tempo, tornar sua equipe mais produtiva, e ainda ter todas as informações que precisa em um único lugar!

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A rotina da sua clínica pode ser muito mais produtiva e rentável com a ajuda de um sistema médico de gestão. Porém, escolher o sistema ideal para o seu dia a dia pode ser difícil com tantas opções no mercado, não é mesmo?

O preço, por exemplo, não é a única opção que deve ser levada em consideração em um processo tão delicado que impacta todos os aspectos da sua rotina, que é a decisão de escolha de um sistema para clínicas.

Pensando nisso, trouxemos 9 dicas incríveis para garantir que você não acabe contratando um sistema para clínicas que não atenda suas principais necessidades. Continue a leitura e confira todas as dicas! 

Veja como escolher o melhor sistema para sua clínica médica

Para que um sistema satisfaça todas as suas necessidades, seja intuitivo, fácil de mexer, facilite o trabalho e a comunicação da sua equipe, ele precisa oferecer recursos específicos e essenciais para otimizar sua rotina.

Dessa forma, na hora de realizar essa decisão, é importante ficar atento a alguns dos diferenciais oferecidos pelos diversos softwares disponíveis no mercado.

Confira a seguir os 9 principais aspectos que devem ser observados para garantir a melhor escolha.

1. Qual a forma de acesso do sistema?

A maioria dos sistemas de gestão para clínicas seguem o padrão SaaS (Software como Serviço), onde o sistema fica armazenado na nuvem, como o Facebook, por exemplo.

Você acessa sua conta através de uma plataforma, onde todos seus dados médicos ficam salvos na nuvem, ou seja, mesmo que seu dispositivo seja furtado, nenhuma parte da sua conta será afetada.

Isso significa que diferente dos softwares instalados, não é necessário uma equipe de TI na sua clínica para realizar a instalação. 

Além disso, com um sistema na nuvem, você possui acesso a inovações do mercado mais facilmente, afinal, esses sistemas são constantemente atualizados. 

Você não precisa comprar um novo pacote do sistema toda vez que essas atualizações são liberadas, cenário bastante comum nos sistemas que são instalados no computador. 

2. O atendimento e suporte da empresa é rápido?

Mesmo que o sistema seja prático e fácil de usar, dúvidas e problemas podem surgir ao longo do seu uso. 

Ter um suporte técnico eficiente e dedicado em te ajudar a responder todas as suas dúvidas rapidamente, com certeza é um diferencial que deve ser considerado na hora da contratação do sistema.

O ideal é que o suporte seja oferecido de diversas formas — como chat, e-mail ou telefone — para facilitar e acelerar as resoluções dos problemas sem que o atendimento a seus pacientes seja prejudicado.

Dê preferência a serviços pró-ativos que não demorem mais do que 5 minutos para responder, como o suporte da iClinic, que através do chat do sistema normalmente responde em menos de três minutos.

Também é importante verificar se a empresa do sistema disponibiliza cursos, vídeos e materiais educativos voltados a como utilizar o sistema da melhor forma, até mesmo oferecendo dicas de gestão. 

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3. O sistema possui integração de dados?

Você já teve dificuldade em encontrar as informações dos seus pacientes? Ou até mesmo os recebimentos da sua clínica?

A principal desvantagem de usar arquivos em papel é a descentralização das informações. 

Com prontuários físicos, além do alto risco de perda de dados por acontecimentos simples como derramamento de líquidos, os dados médicos dos pacientes ficam espalhados e dificultam a entrega de um diagnóstico mais preciso. 

Sem contar que o tempo reservado para a preparação de cada consulta acaba se tornando muito maior, já que é preciso procurar em uma pilha de documentos o prontuário de um paciente específico, isso quando a agenda não está rasurada ou com duplicidade de horários.

Um sistema que possui integração do prontuário com a agenda médica elimina todos esses problemas, além de oferecer uma gestão muito mais completa e prática. 

4. Os processos manuais e repetitivos são otimizados?

O profissional da recepção da sua clínica perde muito tempo confirmando consultas, inclusive deixando de recepcionar os pacientes da melhor forma?

Um sistema eficiente pode lembrar automaticamente o paciente da consulta agendada através de uma funcionalidade como lembretes de consultas por SMS e e-mail.

Alguns sistemas vão mais além, oferecendo uma confirmação de consultas e mudando o status do agendamento para confirmado ou cancelado, conforme a resposta do paciente.

Assim, além de lembrar o paciente sobre o agendamento, diminuindo o risco de faltas, a agenda fica sempre organizada, sem a necessidade de rasuras ou mal entendidos em relação a quais pacientes cancelaram ou não.

Com um serviço de confirmação de consultas é possível reduzir as faltas da sua clínica em até 30%.

Quer ver na prática como essa funcionalidade traz resultados positivos? Confira nessa entrevista como a Dra. Clarisse Lobo obteve resultados muito positivos na sua clínica após a implementação dos lembretes de consulta.

5. O prontuário eletrônico permite personalização?

Um prontuário eletrônico traz vantagens que vão muito mais além do que uma segurança de excelência e centralização das informações.

Com um sistema para clínicas realmente dedicado aos seus usuários, você terá acesso a funcionalidades exclusivas para sua especialidade, além da possibilidade de personalizar o prontuário da melhor maneira para seu atendimento.

O prontuário do iClinic foi desenvolvido especialmente para cada especialidade médica. Para os pediatras, por exemplo, a anamnese foi personalizada para agradar as famílias dos pacientes.

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Com um prontuário adaptado à sua rotina, fica mais fácil oferecer aos seus pacientes o melhor atendimento e você ganha muito em produtividade e eficiência.

6. O sistema disponibiliza relatórios precisos para a gestão?

Com a integração de dados fornecida pelos sistemas médicos, fica fácil disponibilizar relatórios com informações essenciais sobre os atendimentos, pacientes e movimentação financeira da clínica.

No iClinic, por exemplo, basta adicionar os dados no sistema e gráficos são fornecidos automaticamente. Eles podem inclusive ajudar a visualizar qual é o convênio mais rentável para sua clínica.

É possível, então, descobrir facilmente quais procedimentos são os mais realizados na sua clínica, quais trazem prejuízos, qual o rendimento trazido pelos pacientes particulares e muito mais.

Com esses relatórios em mãos, fica muito mais fácil tomar as decisões certas para melhorar a gestão e garantir o bem estar financeiro da sua clínica.

7. Meus dados médicos estão armazenados de forma segura?

Seria muito difícil contar com todas essas vantagens se o software de gestão médica utilizasse o hardware — computadores e servidores — da clínica para armazenar dados e processar os arquivos.

Porém, um sistema na nuvem pode garantir a mesma segurança que sistemas bancários, com criptografias de ponta que permitem apenas quem tem o acesso devido a visualizar dados sigilosos dos pacientes.

Você não corre risco da máquina ficar lenta ou perder arquivos que não tinham backup (atualização) em algum incidente.

O armazenamento em nuvem garante a segurança da sua clínica e dos seus pacientes, além de uma mobilidade prática, que abordaremos a seguir. 

8. A empresa do sistema realmente se compromete com os usuários?

Qual empresa é referência em seu segmento? Ela participa de eventos médicos importantes? Conta com inovações e realmente se compromete?

Antes da decisão final, estas são algumas das perguntas que você deve conferir. Isso porque muitas empresas prometem expectativas que não conseguem alcançar e acabam deixando seus clientes na mão.

Por isso, é importante verificar se a equipe de vendas procura ajudar de fato sua clínica e não apenas vender o sistema de qualquer maneira.

Empresas sérias buscam se diferenciar, participar ativamente do setor em que fazem parte e sempre aprimorar tanto o sistema como a empresa em si.

Foi pensando nisso que a iClinic lançou um desafio para você e todas as empresas que dizem se comprometer com os usuários:

Desafie-se agora: você satisfeito ou seu dinheiro de volta

Caso você assine um contrato anual e não tenha ficado satisfeito com o sistema em menos de 30 dias, todo o seu dinheiro será devolvido.

Dessa forma, garantimos que você não será enganado e forçado a pagar por um sistema que não atende suas necessidades. Além disso, também disponibilizamos um teste gratuito para que você conheça na prática como o sistema funciona.

9. Posso acessar o sistema de diferentes dispositivos?

Para que você possa utilizar o sistema da melhor forma, ele deve estar disponívelquando e onde você precisa – não é sempre que existe a possibilidade de estar próximo um computador, muito menos do computador da clínica.

Com a mobilidade, garantida pelo armazenamento em nuvem e pelo sistema SaaS, você pode acessar os dados de seus pacientes de qualquer lugar do mundo a qualquer momento. Basta estar conectado à internet, e entrar através do site ou aplicativo.

Assim, caso seja necessário renovar uma receita durante as férias na praia ou passar informações médicas do paciente em uma situação de emergência, tudo será feito rapidamente e sem atrapalhar os seus planos.

Está interessado em fazer uma análise mais profunda dos sistemas para clínicas? Confira nossa checklist onde destacamos pontos importantes que às vezes são esquecidos na hora dessa importante decisão, como a segurança e armazenamento de dados.

Assim, a escolha do sistema ideal será muito mais fácil e você não vai se esquecer de nenhum detalhe. Baixe gratuitamente a checklist e aproveite nossas dicas exclusivas para escolher o melhor sistema para sua rotina:

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Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo e estudante de Letras na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.