eficiência do consultório

Por que usar prontuário de papel é ineficiente em consultórios médicos?

No mundo atual, o papel está cada vez mais sendo substituído por arquivos eletrônicos.

Livros se tornam e-books, cartas já se tornaram e-mails, anotações e prescrições se tornam arquivos do Word e assim por diante.

Nos consultórios médicos,isso não poderia ser diferente!

Os prontuários escritos à mão estão sendo substituídos por arquivos salvos no computador — a agenda é eletrônica e até a prescrição pode ser digitada.

Quando o consultório se agarra ao uso do papel ele perde muito em eficiência. Confira por quê:

O acesso às informações no papel é lento

Para acessar o prontuário médico em papel é necessário ir no armário de arquivos e procurar pela pasta correta de acordo com o sistema organizacional.

Sem dúvida, esta imagem representa muito bem este fato:

Pastas com prontuários eletrônicos

Uma atividade simples, mas que na verdade pode demorar horas dependendo do tamanho da clínica e do número de pacientes.

Um fator que ainda complica esta situação é o alto número de secretárias diferentes que podem passar pela clínica. Cada uma costuma organizar-se de uma forma diferente e o resultado é ainda mais complicação na hora de procurar por informações dos seus pacientes, o que corrobora para a demora e perda de eficiência da clínica.

Com o prontuário eletrônico, o arquivo pode ser acessado do próprio computador do médico, dentro do consultório, após uma rápida busca pelo nome do paciente.

Em apenas alguns segundos, o arquivo já está disponível para ser visualizado.

O papel oferece menos segurança

Outra grande vantagem do arquivo eletrônico é sua segurança.

Com o armazenamento em nuvem, mesmo que o computador do consultório pare de funcionar, todos os dados dos pacientes continuarão a salvo, podendo ser acessados de qualquer outro aparelho eletrônico.

Isso significa nunca mais ter que se preocupar com prontuários perdidos, roubados ou destruídos em algum imprevisto, como um incêndio.

Além disso, o prontuário em papel pode ser lido pela secretária ou qualquer outra pessoa que entre em contato com a pasta.

Já o acesso ao prontuário eletrônico pode ser limitado por meio de senhas. O que facilita o controle e garante o respeito à privacidade do paciente.

Menos espaço livre

A pasta contendo o prontuário de 1 paciente pode não ocupar muito espaço, mas quando se fala de 100, 1.000 ou 10.000 pacientes esse espaço pode começar a se tornar um problema.

computador_e_armazenamento_digital

Ainda mais quando consideramos que esse espaço gasto** com armazenamento também está incluso no preço do aluguel.**

Ou seja, o consultório tem que arcar com o preço de um espaço morto com o objetivo único de armazenar papel. Uma sala inteira que poderia se tornar um novo consultório ou uma extensão da sala de espera, deixando o ambiente mais espaçoso e agradável.

Os arquivos eletrônicos, no entanto, são armazenados em um espaço ínfimo de hardware, não atrapalhando em nada a estrutura física do consultório.

Organizar papel é mais difícil

Lidar com arquivos físicos implica em mantê-los organizados por um sistema perfeito, seja por ordem alfabética, seja por número de prontuário, seja por convênio, etc.

Nesse sistema, cada pasta deve sempre ser colocada de volta em seu local específico.

Se isso não ocorre,é mais tempo gasto na hora de procurar o prontuário no dia do retorno do paciente.

Com o sistema de gestão eletrônico, os arquivos não se perdem, estão sempre disponíveis e podem ser organizados de diversas formas instantaneamente.

É possível fazer buscas imediatas por nome, sobrenome, convênio, número de prontuário ou qualquer outro parâmetro.

A agenda online também permite o cancelamento de consultas e a remarcação, sem que o documento fique confuso e cheio de rasuras.

O papel dá menos mobilidade

Um arquivo eletrônico salvo na nuvem pode ser acessado de qualquer aparelho eletrônico com acesso à internet, seja do celular, do tablet ou do computador.

Dessa forma, é possível consultar a agenda e o prontuário do paciente praticamente de qualquer lugar, com muita praticidade e sem perda de tempo.

O mesmo não ocorre com o papel.

Se for necessário esclarecer alguma dúvida durante o final de semana ou durante às férias, você precisará ir até o consultório para verificar o documento.

Embora o uso do papel ainda não possa ser eliminado completamente é possível diminuir o consumo desse material no consultório médico.

O que implica ainda em uma redução de custos e em uma contribuição para o bem-estar do planeta.

Se você quer buscar a eficiência de um consultório com menos papel, basta digitalizar todos os documentos e incorporar à agenda e o prontuário eletrônico ao seu dia a dia.

Tem alguma dúvida? Fique à vontade para escrever nos comentários abaixo!

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