Como controlar as finanças do seu consultório

5 Dicas de como controlar o Fluxo de Caixa para clínicas e consultórios médicos + Planilha Excel

O fluxo de caixa para clínicas e consultórios é o primeiro e um dos mais importantes passos que todo e qualquer profissional de saúde deve fazer na estruturação do seu empreendimento.

É através do fluxo de caixa que você será capaz de saber a situação financeira da sua clínica mês a mês e ter uma ideia se ela está gerando lucro, prejuízo ou ficando no zero a zero.

Se você já tem um fluxo de caixa, vale a pena ler este artigo e dar uma boa revisada nele. Veja se realmente está bem feito e se vai cumprir com todas as necessidades de informação que você precisa ter para realizar um controle eficaz de suas finanças.

Se você ainda não tem, este artigo vai ajudá-lo a entender como o fluxo funciona e como utilizá-lo.

Em ambos os casos, ao final deste artigo você vai receber um modelo de planilha pronto para você usar no dia a dia da sua clínica.

Primeiramente, é imprescindível que você conheça dois conceitos básicos da Contabilidade: Regime de Caixa e Regime por Competências.

O Regime de Competência é aquele que tem por objetivo reconhecer as receitas, custos e despesas nos períodos em que elas acontecem, independentemente se há ou não movimentação financeira.

Em contrapartida, no Regime de Caixa você reconhece as receitas, custos e despesas em suas contas no momento em que há a movimentação financeira referente àquela conta- seja ela recebimento ou pagamento – através dos fluxos de caixa.

fluxo de caixa para clínicas

Por que fazer Fluxo de Caixa para clínicas?

 O controle (fluxo) de caixa é o registro das transações financeiras de um negócio

Esta é a melhor ferramenta de controle das contas do seu consultório, mas o principal é que ela é muito simples de se fazer. Sem precisar de muito esforço, você pode começar facilmente e extrair informações valiosas, além de proporcionar mais controle dos gastos da clínica.

Basicamente você pode fazer o fluxo de caixa de duas formas: manualmente ou digitalmente.

Manualmente, você pode utilizar um Livro Caixa e registrar, no papel, todas as alterações de caixa ao longo do mês. O problema disso é que dificilmente você pode gerar relatórios e gráficos a partir dos dados – isso torna-se uma tarefa muito difícil e extremamente manual.

Utilizando a tecnologia a seu favor, você pode manter os registros em seu computador em uma planilha de Excel ou através de um software com módulo de finanças.

Fluxo de Caixa para clínicas e consultórios

Dessa maneira informatizada fica muito mais simples a realização de relatórios e gráficos constantes para você analisar os dados do fluxo de forma mais simples e visual.

De qualquer modo, para que ele seja realmente útil, é preciso que você tenha em mente algumas dicas para seu fluxo funcionar da melhor forma possível para você.

1. Separar ENTRADAS e SAÍDAS de dinheiro

Como vimos anteriormente, o fluxo de caixa para clínicas é onde ficam registradas as transações financeiras.

Imagine que o dinheiro flui como água no caixa da clínica ao longo do dia, do mês e do ano e, para que você tenha controle da vazão dos recursos financeiros, precisa criar alguns filtros.

O primeiro passo é separar quais destas transações são entradas de dinheiro no caixa (recebimentos de consultas, recebimentos dos planos de saúde, etc) e quais delas são* saídas de dinheiro do caixa* (pagamento da conta do aluguel, água, luz, telefone, etc).

Quando você tem controle sobre as entradas e as saídas você pode fazer um planejamento estratégico de acordo com os dados do fluxo de caixa.

Por exemplo, quando você faz essa análise você consegue ver quais procedimentos e quais convênios são mais rentáveis para a clínica. Assim, você pode focar neles e aumentar seus rendimentos.

Da mesma maneira as saídas de dinheiro. Quando você entende como – e onde – está gastando, pode reduzir custos desnecessários, fazer economias, e pode investir esses recursos em outras áreas mais interessantes.

2. Criar categorias

fluxo de caixa para consultorios

Além saber o dinheiro que entra e sai do caixa, é necessário que você possa identificar a procedência (natureza) destas transações, de modo que saiba a vazão exata dos seus recursos em cada uma delas – ou seja, o quanto gasta e quanto recebe em cada transação que seu consultório realiza.

Cada transação – ou grupo de transações – deve constar no seu fluxo de caixa com um nome que a represente e dentro das categorias de entrada ou saída.

3. Separar suas contas pessoais (PF) das contas do seu consultório (PJ)

Mesmo que você trabalhe como profissional autônomo e não tenha um registro de Pessoa Jurídica, é importante que você separe suas contas pessoais das contas da clínica.

Se você não faz essa separação das contas, você não sabe exatamente quanto fatura, quanto gasta com a empresa e quanto gasta na sua vida pessoal. Isso prejudica o gerenciamento de recursos disponíveis.

Esse comportamento desorganizado pode levar a desfechos muito negativos. Portanto, tenha cuidado.

4. Realizar projeções financeiras

Com a utilização de crédito e políticas de recebimento e de pagamento a prazo, é comum que o profissional de saúde tenha conhecimento das contas a pagar e a receber no futuro.

Dessa forma, você pode facilmente projetar estas transações no seu fluxo na respectiva data de realização (pagamento ou recebimento) e saber, no mês presente, qual será o fluxo de caixa dos meses seguintes.

Essa informação vai ajudá-lo a tomar duas decisões importantes quanto ao seu fluxo:

  • a primeira delas é como você deve negociar os prazos das transações (pagamentos/recebimentos) da sua clínica para que não corra o risco de gerar caixa negativo em algum mês;
  • a outra, é poder prever os seus gastos no futuro e antecipar a possível necessidade de poupar dinheiro para pagá-los sem o auxílio de empréstimos bancários ou cheque especial.

 5. Disciplina e rigor

fluxo de caixa para clínicas

Manter sua planilha ou livro caixa sempre atualizados é de suma importância.

Sempre que ocorrem alterações no caixa, certifique-se de computá-las em sua devida categoria. Tente criar o hábito de sempre lançar as contas nos momentos em que elas ocorrem. Assim você evita esquecimentos.

Manter o fluxo de caixa desatualizado vai prejudicar o bom controle dos seus recursos financeiros e, mais perigoso ainda, dar-lhe informações erradas sobre eles e aumentar o risco de más decisões.

Busque tornar diário o controle do seu caixa, para evitar que qualquer transação passe desapercebida.

6. Adapte à sua realidade

Por fim, eu criei um modelo de planilha simples de fluxo de caixa para clínicas e consultórios, para que você possa começar a utilizar esta ferramenta e vislumbrar seu valor.

Entretanto, este é apenas um modelo, você deve adaptar as contas e categorias à sua realidade clínica e de um modo que fique mais fácil e agradável para você consultar as informações.

“Ok, vou baixar a planilha e virando o mês eu começo!”

Evite deixar esta tarefa para depois!

Baixe o modelo e já comece o quanto antes a editar a sua planilha às suas contas – você verá que é simples, rápido e tranquilo.

Quanto antes você começar a usá-la, mais rápido você criará a disciplina de atualizá-la e se acostumará com seu funcionamento, bem como no primeiro mês já terá uma outra visão – até surpreendente – sobre os custos e despesas do seu consultório.

modulo financeiro iclinic

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