Como controlar as finanças do seu consultório

6 Dicas de como controlar o Fluxo de Caixa para clínicas e consultórios médicos + Planilha Excel

O fluxo de caixa para clínicas e consultórios é o primeiro e um dos mais importantes passos que todo e qualquer profissional de saúde deve fazer na estruturação do seu empreendimento.

É através do fluxo de caixa que você será capaz de saber a situação financeira da sua clínica mês a mês e ter uma ideia se ela está gerando lucro, prejuízo ou ficando no zero a zero.

Se você já tem um fluxo de caixa, vale a pena ler este artigo e dar uma boa revisada nele. Veja se realmente está bem feito e se vai cumprir com todas as necessidades de informação que você precisa ter para realizar um controle eficaz de suas finanças.

Se você ainda não tem, este artigo vai ajudá-lo a entender como o fluxo funciona e como utilizá-lo.

Em ambos os casos, ao final deste artigo você vai receber um modelo de planilha pronto para você usar no dia a dia da sua clínica.

Primeiramente, é imprescindível que você conheça dois conceitos básicos da Contabilidade: Regime de Caixa e Regime por Competências.

O Regime de Competência é aquele que tem por objetivo reconhecer as receitas, custos e despesas nos períodos em que elas acontecem, independentemente se há ou não movimentação financeira.

Em contrapartida, no Regime de Caixa você reconhece as receitas, custos e despesas em suas contas no momento em que há a movimentação financeira referente àquela conta- seja ela recebimento ou pagamento – através dos fluxos de caixa.

fluxo de caixa para clínicas

Por que fazer Fluxo de Caixa para clínicas?

O controle (fluxo) de caixa é o registro das transações financeiras de um negócio

Esta é a melhor ferramenta de controle das contas do seu consultório, mas o principal é que ela é muito simples de se fazer. Sem precisar de muito esforço, você pode começar facilmente e extrair informações valiosas, além de proporcionar mais controle dos gastos da clínica.

Basicamente você pode fazer o fluxo de caixa de duas formas: manualmente ou digitalmente.

Manualmente, você pode utilizar um Livro Caixa e registrar, no papel, todas as alterações de caixa ao longo do mês. O problema disso é que dificilmente você pode gerar relatórios e gráficos a partir dos dados – isso torna-se uma tarefa muito difícil e extremamente manual.

Utilizando a tecnologia a seu favor, você pode manter os registros em seu computador em uma planilha de Excel ou através de um software com módulo de finanças.

modulo financeiro iclinic

Dessa maneira informatizada fica muito mais simples a realização de relatórios e gráficos constantes para você analisar os dados do fluxo de forma mais simples e visual.

De qualquer modo, para que ele seja realmente útil, é preciso que você tenha em mente algumas dicas para seu fluxo funcionar da melhor forma possível para você.

1. Separar ENTRADAS e SAÍDAS de dinheiro

Como vimos anteriormente, o fluxo de caixa para clínicas é onde ficam registradas as transações financeiras.

Imagine que o dinheiro flui como água no caixa da clínica ao longo do dia, do mês e do ano e, para que você tenha controle da vazão dos recursos financeiros, precisa criar alguns filtros.

O primeiro passo é separar quais destas transações são entradas de dinheiro no caixa (recebimentos de consultas, recebimentos dos planos de saúde, etc) e quais delas são saídas de dinheiro do caixa (pagamento da conta do aluguel, água, luz, telefone, etc).

Quando você tem controle sobre as entradas e as saídas você pode fazer um planejamento estratégico de acordo com os dados do fluxo de caixa.

Por exemplo, quando você faz essa análise você consegue ver quais procedimentos e quais convênios são mais rentáveis para a clínica. Assim, você pode focar neles e aumentar seus rendimentos.

Da mesma maneira as saídas de dinheiro. Quando você entende como – e onde – está gastando, pode reduzir custos desnecessários, fazer economias, e pode investir esses recursos em outras áreas mais interessantes.

2. Criar categorias

fluxo de caixa para consultorios

Além saber o dinheiro que entra e sai do caixa, é necessário que você possa identificar a procedência (natureza) destas transações, de modo que saiba a vazão exata dos seus recursos em cada uma delas – ou seja, o quanto gasta e quanto recebe em cada transação que seu consultório realiza.

Cada transação – ou grupo de transações – deve constar no seu fluxo de caixa com um nome que a represente e dentro das categorias de entrada ou saída.

3. Separar suas contas pessoais (PF) das contas do seu consultório (PJ)

Mesmo que você trabalhe como profissional autônomo e não tenha um registro de Pessoa Jurídica, é importante que você separe suas contas pessoais das contas da clínica.

Se você não faz essa separação das contas, você não sabe exatamente quanto fatura, quanto gasta com a empresa e quanto gasta na sua vida pessoal. Isso prejudica o gerenciamento de recursos disponíveis.

Esse comportamento desorganizado pode levar a desfechos muito negativos. Portanto, tenha cuidado.

4. Realizar projeções financeiras

Com a utilização de crédito e políticas de recebimento e de pagamento a prazo, é comum que o profissional de saúde tenha conhecimento das contas a pagar e a receber no futuro.

Dessa forma, você pode facilmente projetar estas transações no seu fluxo na respectiva data de realização (pagamento ou recebimento) e saber, no mês presente, qual será o fluxo de caixa dos meses seguintes.

Essa informação vai ajudá-lo a tomar duas decisões importantes quanto ao seu fluxo:

  • a primeira delas é como você deve negociar os prazos das transações (pagamentos/recebimentos) da sua clínica para que não corra o risco de gerar caixa negativo em algum mês;
  • a outra, é poder prever os seus gastos no futuro e antecipar a possível necessidade de poupar dinheiro para pagá-los sem o auxílio de empréstimos bancários ou cheque especial.

5. Disciplina e rigor

fluxo de caixa para clínicas

Manter sua planilha ou livro caixa sempre atualizados é de suma importância.

Sempre que ocorrem alterações no caixa, certifique-se de computá-las em sua devida categoria. Tente criar o hábito de sempre lançar as contas nos momentos em que elas ocorrem. Assim você evita esquecimentos.

Manter o fluxo de caixa desatualizado vai prejudicar o bom controle dos seus recursos financeiros e, mais perigoso ainda, dar-lhe informações erradas sobre eles e aumentar o risco de más decisões.

Busque tornar diário o controle do seu caixa, para evitar que qualquer transação passe desapercebida.

6. Adapte à sua realidade

Por fim, eu criei um modelo de planilha simples de fluxo de caixa para clínicas e consultórios, para que você possa começar a utilizar esta ferramenta e vislumbrar seu valor.

Entretanto, este é apenas um modelo, você deve adaptar as contas e categorias à sua realidade clínica e de um modo que fique mais fácil e agradável para você consultar as informações.

“Ok, vou baixar a planilha e virando o mês eu começo!”

Evite deixar esta tarefa para depois!

Baixe o modelo e já comece o quanto antes a editar a sua planilha às suas contas – você verá que é simples, rápido e tranquilo.

Quanto antes você começar a usá-la, mais rápido você criará a disciplina de atualizá-la e se acostumará com seu funcionamento, bem como no primeiro mês já terá uma outra visão – até surpreendente – sobre os custos e despesas do seu consultório.

Fluxo de Caixa para clínicas e consultórios

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