A rotina de um profissional da área da recepção não é fácil. Por isso, na hora de escolher um sistema, é importante garantir que seu uso seja fácil e prático para esse profissional que possui um papel essencial no funcionamento da clínica.
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O recepcionista é responsável por inúmeras atividades no dia a dia da clínica, como: agendamento e confirmação de consultas, recepção dos pacientes, controle dos pagamentos, ou seja, possui um papel importante na fidelização dos pacientes.
Dessa forma, a utilização de ferramentas que facilitem a rotina do profissional irá garantir maior sucesso e praticidade em todo o processo da clínica.
Para mostrar as principais vantagens e as funcionalidades favoritas do software para os recepcionistas, elaboramos este conteúdo em que iremos explicar como conseguimos ajudar diferentes tipos de recepcionistas.
Continue a leitura e descubra como o software iClinic facilita a rotina para os profissionais da área da recepção!
Principais vantagens para todos os tipos recepcionistas
Cada clínica funciona de um jeito diferente, por isso, existem vários tipos diferentes de recepcionistas, cada um com grandes responsabilidades que garantem o bom funcionamento da clínica.
A seguir, iremos mostrar como o iClinic ajuda diferentes tipos de recepcionistas com nosso sistema.
Recepcionistas que cuidam do financeiro
No sistema, existe a seção finanças, onde você pode registrar movimentos financeiros como receitas, despesas e transferências. Nela, ficam visíveis o saldo geral da clínica, assim como das contas bancárias, caso a clínica possua mais de uma.
Relatórios são gerados automaticamente com as informações adicionadas no sistema, como “Receitas x Convênio” e “Receitas x Procedimentos”. Também é possível filtrar essas informações pelo período de tempo da sua preferência, como exemplificado na imagem abaixo.
Em fluxo de caixa, você pode ver de maneira organizada as receitas e despesas do mês, caso prefira, também pode selecionar para que a visualização seja feita por dias. O filtro pode ser selecionado como “Todas as Contas” ou especificar a conta bancária.
Dessa forma, fica fácil organizar a parte financeira da clínica, mesmo com uma rotina agitada.
Recepcionistas que cuidam da gestão da clínica
Algumas funcionalidades do sistema funcionam de forma automática, justamente para facilitar a rotina da clínica. Os gráficos que aparecem no painel de gerenciamento também funcionam dessa forma.
Neles, o recepcionista pode visualizar quantos pacientes por convênio foram atendidos, quantos procedimentos foram realizados, duração média do atendimento, características dos pacientes, entre outros.
Caso o profissional atue em outras clínicas, também possuímos a funcionalidade de múltiplas clínicas, que permite o gerenciamento de diferentes clínicas em uma única conta.
Além disso, existe a praticidade de exportação, sendo possível exportar os dados da clínica a qualquer momento com um simples clique no botão. Dessa forma, o gerenciamento da clínica nunca foi tão fácil!
Recepcionistas que fidelizam pacientes
Sabemos que a rotina de uma recepção raramente é parada, então ter funcionalidades que agilizam processos disponibiliza tempo para focar em outras atividades importantes, como entregar um serviço de excelência na recepção.
Com a ajuda de um software médico que facilita sua rotina, fica muito mais fácil dar a atenção necessária para cada paciente que entra na recepção da clínica.
Ao invés de se preocupar em ligar confirmando cada consulta, ou fazer relatórios sobre a gestão da clínica, a energia do profissional da recepção pode ser focada no atendimento humanizado.
Afinal, ter um bom atendimento no local que ocorre a primeira e última experiência do paciente é extremamente importante.
Resposta rápida da equipe de suporte
O iClinic foi desenvolvido com o intuito de ser o software mais fácil de usar. Porém, sabemos que não é simples se adaptar com um sistema novo de uma hora pra outra, principalmente com tantas funcionalidades diferentes.
Por isso, nossa equipe de suporte está sempre a disposição para tirar qualquer dúvida, ou receber sugestões sobre o sistema. Você pode entrar em contato direto pelo sistema, clicando no ícone de mensagens no canto inferior direito da sua tela.
Nossa equipe fica disponível durante o horário comercial, respondendo normalmente em até três minutos.
Além disso, é possível enviar um e-mail para o [email protected], e conferir nosso artigos práticos na nossa central de suporte, onde respondemos as dúvidas mais frequentes e ensinamos como realizar os primeiros passos no iClinic.
Garantir um bom funcionamento do software é muito importante para nós, por isso, também criamos um curso gratuito de como usar o iClinic para facilitar ainda mais sua utilização na rotina da clínica.
As funcionalidades favoritas dos recepcionistas
Para entender melhor por que os recepcionistas adoram o iClinic, separamos as funcionalidades favoritas dos profissionais da área de recepção. Continue a leitura e confira quais são elas e como funcionam.
1. Facilidade na marcação de consultas
A agenda médica iClinic foi desenvolvida para ter um visual limpo e de fácil entendimento. Não existe muito segredo em como gerenciar a agenda, ela foi criada com o objetivo de ser intuitiva e prática no funcionamento.
A visualização da agenda fica como na imagem acima. E os agendamentos podem ser feitos de duas maneiras diferentes: clicando sobre um espaço em branco ou clicando no botão “Novo Agendamento”.
Na hora do agendamento, é possível marcar múltiplos procedimentos em um único horário, assim, para registrar que um paciente irá realizar vários procedimentos, não é preciso marcar várias vezes ao longo da agenda.
É possível personalizar as cores de cada procedimento de acordo com a sua preferência, dessa forma, fica mais fácil visualizar como será a rotina da clínica. Além disso, você também consegue estabelecer diferentes durações para cada tipo de procedimento.
Dessa forma, o médico pode ter um controle maior e melhor sobre sua rotina e os seus horários, não havendo, por exemplo, várias primeiras consultas em um mesmo dia.
Também há a opção de bloquear horários na agenda. Com essa funcionalidade, erros como marcação de uma consulta em um horário que o médico não pode atender são evitados. Isso facilita no dia a dia, afinal, não será preciso ficar verificando quais horários realmente estão disponíveis ou não.
2. Facilidade em encontrar pacientes
Na seção pacientes, todas as informações dos pacientes que foram registrados ficam disponíveis. A busca por um determinado paciente pode ser feita pelo nome, código do paciente, telefone ou CPF.
É possível também filtrar os pacientes de um profissional da saúde específico – caso mais de um atue na clínica – ou todos os profissionais. Nessa seção também é possível cadastrar um novo paciente, ação que também pode ser realizada direto na agenda.
3. Confirmação de consultas por SMS, WhatsApp, e e-mail
Geralmente, todo o trabalho de agendamento e confirmação de consultas ficam centrados no profissional da área da recepção. Essas atividades costumam levar praticamente o dia inteiro para serem realizadas, afinal, existem várias consultas ao longo da semana.
Sem contar o custo de telefonia que todo esse processo manual de confirmação gera. Pensando nisso, o iClinic disponibiliza a funcionalidade de confirmação de consultas por SMS, WhatsApp, e e-mail. Ela funciona desse jeito:
Ao habilitar a funcionalidade, ela funcionará de forma automática, enviando mensagens no dia anterior da consulta perguntando se o atendimento pode ser confirmado, com as opções de “SIM” ou “NÃO”.
Caso o paciente responda “NÃO”, o iClinic automaticamente marca a consulta como “Cancelada por e-mail pelo paciente” ou “Cancelado por SMS pelo paciente”. Se o paciente confirma, o status do agendamento é alterado para “Confirmado por e-mail” ou “Confirmado por SMS”.
Você sabia que os lembretes de consultas podem reduzir em até 30% o número de faltas na sua clínica? Que tal reduzir o absenteísmo agora mesmo?
4. Chat interno
Ter uma boa comunicação é essencial para alcançar um excelente funcionamento da clínica, e muitas vezes essa área acaba sendo um obstáculo na rotina. Isso não acontece apenas por conta das várias tarefas que precisam ser realizadas, mas por conta da disposição dos profissionais.
Os médicos passam a maior parte do tempo em sua sala, afinal, é onde eles precisam se preparar e atender os pacientes. Já o recepcionista dificilmente sai da recepção, pois tem o dever de recepcionar os pacientes. Com isso, a comunicação médico-recepção é prejudicada.
O chat interno do iClinic permite que você envie mensagens direto do software, e possui mensagens rápidas que podem ser enviadas com um clique pelos médicos. Elas são: “Próximo paciente, por favor.” “Venha aqui, por gentileza.” e “Obrigado.”
Não se esqueça de conferir nosso caso de sucesso com a secretária Lucicleide de Oliveira, contando como o software médico iClinic facilitou o dia a dia dela na clínica.
“Foi tudo de bom na minha vida. O software e a dedicação de vocês. A médica está gostando também. Além disso, qualquer dúvida que eu tenho, utilizo o chat, e vocês são muito rápidos”.
Esses são alguns dos motivos que agradam tanto os recepcionistas que usam o iClinic! Quer testá-los na prática? Faça nosso teste grátis e veja pessoalmente como o iClinic funciona.
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