Usar a produtividade para ter uma clínica de sucesso exige uma preocupação com a qualidade dos serviços, organização e automação dos processos, além de uma equipe qualificada.
O grande sonho de qualquer empresa é produzir muito, com qualidade e no menor tempo possível.
No entanto, para a maioria das pessoas, isso é apenas uma utopia que não pode ser alcançada, já que existem vários fatores que impedem elas de serem bem-sucedidas nesses quesitos.
Antes de pensarmos no aumento da produtividade, precisamos entender o que ela é de fato. Continue a leitura!
O que é produtividade?
Segundo o dicionário da língua portuguesa, o significado de produtividade é: a capacidade de produzir; relação que se consegue obter entre valor e quantidade produzida.
Então, antes de cogitar quais estratégias usar para melhorar o desempenho da clínica, é preciso mudar a ideia do senso comum sobre o que é produtividade.
De que produzir muito é o melhor caminho para o sucesso, pois, às vezes, o efeito pode ser ao contrário.
O conceito de que “produzir muito em menos tempo é a melhor estratégia” surgiu no início do século 20 com a revolução industrial.
Esse período é marcado pelo surgimento da transição do comércio artesanal para o industrial, a utilização de maquinários e a linha de produção.
Entretanto, aplicações nos dias atuais devem ser adaptadas e compreendidas em outra perspectiva, porque nesse processo pode haver uma perda na qualidade, já que cada negócio tem um público que reage de forma diferente.
A perda da qualidade na escala pode ocasionar prejuízo a médio e longo prazo, uma vez que os próprios pacientes vão deixando de usar o serviço pela baixa qualidade prestada.
Para estabelecer o nível de produtividade, precisamos determinar qual público frequenta sua clínica. Depois, temos que definir o que será acolhido como padrão de qualidade.
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5 passos para usar a produtividade para ter uma clínica de sucesso
1. Faça uma análise da clínica
Neste momento, você, como gestor, deve ter uma visão crítica da situação, examinando quais são os gargalos que hoje existem na clínica e que estão matando a produtividade da sua equipe.
Geralmente, os maiores gargalos enfrentados pelas clínicas são: gerenciamento, agendamento, equipe e fluxo de exames.
É necessário analisar com calma todos os pontos de melhoria da empresa, os processos, colaboradores e responsabilidades, para ter um planejamento estratégico e ser mais ágil.
Após fazer essa análise, é hora de seguir para os próximos passos.
2. Priorize a gestão
Sua clínica pode ser comparada com um corpo humano. Para que um corpo esteja funcionando bem, é necessário que todos os órgãos trabalhem corretamente para um bom desempenho.
Para obter sucesso na sua clínica, temos que começar a reforma no coração da instituição. A gestão!
Qual é a função do coração? Bombear sangue para todo o corpo, certo? Caso ele pare, nada mais funcionará no organismo. A gestão funciona da mesma forma.
A gestão espalha para todo o corpo da clínica as direções necessárias, toma as decisões que julga importantes e seu funcionamento diz muito a respeito de como vai o resto.
Um gerenciamento desorganizado, sem objetivo e desmotivado, contamina todas as áreas. O primeiro passo que se deve tomar é pensar onde você quer chegar com sua clínica daqui a 6 meses, por exemplo.
Talvez você queira dobrar o número de pacientes que você tem hoje. Então como fazer isso? Quais são as estratégias vitais que você usará?
São as respostas a essas perguntas que vão ditar o nível de produtividade que você precisa ter.
É aquele velho ditado, “para quem não sabe onde quer chegar, qualquer caminho serve”.
3. Automatize os processos
Dessa forma, para melhorar o desempenho da sua gestão, tendo em mente quais são os objetivos que deseja alcançar, é preciso sair do analógico para o digital.
Se você ainda faz tudo na planilha do excel, está na hora de automatizar.
Comece adquirindo um software médico de gestão online para sua clínica. Hoje você encontra vários no mercado que podem atender à sua demanda.
Pense em um software que permite que você tenha prontuário eletrônico, agenda médica, Teleconsulta, marketing, controle de estoque, solução financeira, entre outros.
Com isso você sai um pouco do operacional e foca mais no estratégico, que é de fato o papel do gestor.
Em nível de produtividade, você centraliza tudo em um único software que está integrado a sua clínica.
E não precisará mais ir atrás de nenhuma informação que talvez ficasse solta com tantas planilhas e documentos ou até mesmo correr o risco de perder dados importantes.
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4. Organize os agendamentos
Como dito anteriormente, os grandes empecilhos enfrentados são, geralmente:
- Gestão;
- Agendamento;
- Equipe;
- Fluxo de exames.
Tratemos agora dos agendamentos.
Comparando a clínica ao corpo humano, o agendamento seria a retina, que nada mais é que uma parte do olho, responsável pela formação de imagem.
Faço essa comparação porque, o agendamento é o primeiro contato que seu paciente tem com a clínica e se a experiência for péssima, diga adeus! Pois, é bem provável que ele nunca mais volte.
Vamos abusar dos ditados mais uma vez, “a primeira impressão é a que fica”.
O que causa essa má impressão, é justamente o estresse enfrentado pelo paciente logo que ele entra em contato para agendar sua consulta.
Esses inconvenientes podem ser resumidos em duas situações que geram perda na qualidade do serviço, são elas:
- Demora no atendimento telefônico;
- Tratamento nada amigável da atendente.
Nesse contexto, ainda temos um ponto importante para considerar que são os buracos na agenda.
A rotina da recepcionista é bastante agitada, já que, na maioria das vezes ela faz os agendamentos e também recebe os pacientes que chegam na clínica.
Portanto, é comum alguns horários que ficaram vagos, que poderiam ter sido preenchidos.
Para resolver isso, voltamos à necessidade de automatizar e digitalizar sua clínica. Por que não oferecer um serviço com agendamento online?
Basta o paciente acessar o seu site e ver os horários disponíveis e escolher o que melhor se encaixa para ele.
A sua recepcionista poderá focar apenas em receber os pacientes que vão chegando. A produtividade dela dará um salto. Já que o foco maior ficará apenas no atendimento presencial.
Diminuindo, desta forma, o estresse causado pelo acúmulo de funções, acabando com os buracos na agenda e garantindo ao paciente um atendimento com mais qualidade, saindo de lá satisfeito.
5. Tenha uma equipe qualificada e invista na capacitação
Você pode ter as melhores ferramentas do mercado, mas sem ter uma equipe dedicada e com vontade de aprender, não vai adiantar.
Você depende das pessoas para fazer o seu trabalho – essa é uma verdade em qualquer profissão. Médicos de hospitais precisam dos enfermeiros, um hospital precisa de recepcionistas, assim por diante.
Há uma dependência mútua entre quase todas as profissões. Como diz o ditado “se quiser chegar rápido, vá sozinho; se quer ir longe, vá acompanhado“.
Ao saber como contratar e manter sua equipe motivada, é consideravelmente mais fácil ter um ambiente produtivo de alta qualidade. Mas é essencial que você invista na capacitação desses profissionais e os valorize.
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Todo médico deseja ter uma clínica de sucesso. Além de precisar ser bom em sua especialidade, é preciso se ver como um gestor e cuidar das finanças, marketing, processos, serviços, treinamento de funcionários e muito mais.
Porém, tão importante quanto agir nessas áreas, é medir os resultados dessas ações, sejam eles financeiros, de divulgação ou de valor atribuído à clínica.
Você sabe qual é o lucro líquido da sua clínica? E o ponto de equilíbrio das finanças? O treinamento de funcionários e a satisfação dos pacientes também são peças chave para uma clínica bem sucedida.
Essas questões são essenciais para que o consultório seja bem visto pelos pacientes e também seja saudável financeiramente. Muitas vezes elas são deixadas de lado na correria dos atendimentos no consultório.
Por isso criamos o eBook sobre como medir o sucesso da sua clínica. Nele, trouxemos toda a linguagem da administração adaptada para a realidade de um consultório médico.
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Neste artigo você aprendeu o que é produtividade, como usá-la para ter uma clínica de sucesso e conseguiu acesso a um material gratuito que te ajudará a medir, na prática, o nível de sucesso do seu empreendimento.
Espero que tenha sido útil! Não deixe de compartilhar com seus colegas. 🙂
