Por que controlar o Fluxo de Caixa do seu consultório?

Por que e como controlar o fluxo de caixa do consultório?

Dra. Luciana Lessa Gestão da Clínica

Leia em 6 min.

Última atualização em 06/08/2021 por Yasmim Mayumi

Controlar o fluxo de caixa do consultório é um processo imprescindível para qualquer médico que deseja obter crescimentos financeiros consistentes.

O fluxo de caixa dá total visibilidade do saldo atual e possibilita projetar os próximos saldos ao longo do tempo. Essa projeção proporciona a você a previsibilidade das suas receitas e despesas.

Além disso, seu bom gerenciamento é um dos caminhos mais diretos para o aumento do lucro líquido do consultório. Assim, você sabe o que sobra no caixa da empresa e consegue realizar seus sonhos.

Garantir a saúde desse instrumento é vital para a sobrevivência de qualquer negócio. 

Sem o controle exato de entradas e saídas, como apurar o que você realmente tem em caixa e, a partir desse valor, controlar o presente e projetar o futuro?

A análise do fluxo de caixa é tão importante para o empresário quanto a interpretação do exame de um paciente para o médico. 

Porque, em ambos os casos, é possível determinar tratamentos para fortalecer o organismo — investir os recursos ou pensar em projetos de expansão. 

Ou, se o saldo for negativo, buscar estratégias que revertam o quadro.

Continue a leitura e descubra mais sobre o fluxo de caixa do consultório!

O que é o fluxo de caixa do consultório?

O fluxo de caixa é um instrumento de gestão financeira usado para registrar todas as entradas e saídas de recursos financeiros do consultório, além de conseguir projetar entradas e saídas do futuro.

Isso significa que, se você mantém seu fluxo de caixa atualizado, consegue prever quais serão suas receitas e despesas dos próximos meses, o que permitirá um crescimento inteligente da sua empresa.

Ao realizar uma analogia com a vida particular, assim como controlamos as entradas e saídas de nossa conta bancária, devemos realizar um processo similar para o consultório. 

Cada negócio tem suas particularidades, mas em linhas gerais, não é algo que demanda um vasto conhecimento financeiro, mas sim um pequeno nível de organização e processos.

Um fluxo de caixa precisa ter:

  • Todas as entradas financeiras do consultório, como pagamentos de pacientes, sejam eles à vista, parcelados, em dinheiro ou por cartão de crédito;
  • Todas as saídas financeiras, como salários de funcionários, contas de luz, aluguel, compras de equipamentos, materiais descartáveis, entre outros;
  • Previsão de futuras receitas e despesas. É essencial registrar tudo que é recorrente na gestão financeira do seu consultório, assim, você tem maior previsibilidade financeira.

A melhor forma de controlar o fluxo de caixa do consultório é por meio de um software médico especializado em gestão na área da saúde.

Com um sistema de qualidade, você centraliza todos os dados em um único local, registra os valores de todos os procedimentos, despesas, contas recorrentes, e consegue ter relatórios automáticos de finanças.

Ou seja, a partir do momento que você conta com um software médico com controle financeiro, o fluxo de caixa se torna automático. 

A única coisa que você precisa fazer é se lembrar de registrar suas movimentações financeiras, ou garantir que a sua equipe o faça regularmente.

O livro Empreendedorismo: gestão financeira para micro e pequenas empresas afirma que pequenas empresas não costumam se organizar de maneira eficiente, o que prejudica a prevenção contra riscos.

“A administração financeira é o ofício do planejamento, da organização e da prevenção de riscos ou de situações indesejáveis no futuro e não requer recursos poderosos e caros para sua realização. Conhecimentos medianos de contabilidade, finanças e soluções de sistemas de gestão, podem resolver eficientemente a questão.”

Você sempre pode contar com a ajuda de especialistas para melhorar sua gestão financeira, mas é essencial que tenha um conhecimento mínimo nas ferramentas necessárias para o consultório.

Dessa maneira, você garante que seu negócio não fechará as portas, e consegue organizar, inclusive, suas finanças pessoais. 

5 motivos para controlar o fluxo de caixa do consultório

Você já notou que, com um fluxo de caixa, é possível tomar decisões como reduzir despesas sem comprometer o lucro do consultório, planejar investimentos e se preparar para crises?

A seguir, vou mostrar mais cinco motivos que fazem do fluxo de caixa uma ferramenta essencial. Acompanhe!

1. Você consegue atender pacientes sem se preocupar com as finanças do consultório

De acordo com a SEBRAE, 50% das micro e pequenas empresas, categorias na qual os consultórios médicos estão inseridos, fecham por inadimplência, ausência de capital e falta de lucro.

Na área da saúde, mesmo quando um médico é dono do seu próprio consultório, ainda é comum que ele não se veja como um empreendedor e não busque o AAFR.

O AAFR representa os quatro principais objetivos do médico empreendedor: atrair, atender, fidelizar pacientes e rentabilizar.

Para conseguir atender seus pacientes e garantir que eles não ficarão sem assistência, você precisa manter seu negócio funcionando, ou seja, é necessário entender seu fluxo de caixa.

Outro instrumento fundamental é o capital de giro, uma reserva de dinheiro usada para manter o consultório funcionando ao longo dos anos.

Pense em quantos consultórios precisaram se adequar às exigências sanitárias no início da pandemia de COVID-19. Imagine se algum deles não tivesse dinheiro suficiente para realizar as adequações.

Eles não poderiam atender pacientes e isso poderia ser um risco real à sua sobrevivência.

Você precisa ter dinheiro reservado para obras inesperadas, rescisões trabalhistas, ou para casos de afastamento do trabalho quando algum colaborador fica doente. 

Além disso, com uma boa gestão de caixa, você pode escolher o melhor momento financeiro do seu consultório para tirar férias.

Por isso, é essencial manter um bom capital de giro e acompanhar seu fluxo de caixa. Baixe gratuitamente nosso material para aprofundar seus conhecimentos:

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2. As finanças do consultório deixam de ser complicadas

A gestão financeira é uma matéria desconhecida por muitos profissionais de saúde. Afinal, cursos tradicionais de Medicina não abordam a matéria durante a graduação.

Mesmo que, segundo a Demografia Médica de 2020 do CFM, quase metade dos médicos do Brasil tenham consultório particular, muitos não sabem como controlar suas finanças.

Ao contar com a ajuda de um sistema de controle financeiro que oferece funcionalidades automáticas como fluxo de caixa, relatórios, gráficos e repasse médico, as finanças deixam de ser complicadas.

Descomplicar sua gestão financeira é fundamental se você deseja reduzir custos.

Invista em tecnologia para ter auxílio na sua gestão financeira e faça cursos, especializações ou adote inovações no atendimento ao seu paciente para conquistar ainda mais destaque.

3. É possível reduzir custos

Qual área do consultório gasta mais dinheiro? Você sabe qual procedimento traz maior retorno financeiro?

A forma mais rápida de ganhar dinheiro é parar de perdê-lo.

Quando entramos no automático, é difícil tirar um tempo para respirar e analisar quais atividades trazem mais resultados, e o que está gerando mais despesa do que o esperado.

Ao gerir seu fluxo de caixa e registrar os centros de custo do consultório, como salas de atendimento, recepção, copa, banheiros, entre outros, você encontra informações que nunca tinha imaginado.

Existem vários casos de consultórios que reduziram custos e aumentaram sua lucratividade com a ajuda de um sistema financeiro de qualidade.

4. Os processos manuais podem ser automatizados

Já pensou em quanto tempo você teria no final do dia se pudesse automatizar tarefas manuais e repetitivas?

A tecnologia é uma grande aliada para todas as pessoas que querem ter mais tempo para focar naquilo que realmente importa. 

Médicos que desejam dedicar mais tempo para os pacientes contam com inovações como o prontuário eletrônico para agilizar a consulta e poder focar na conversa humanizada.

Na área de finanças não é diferente. Já foi citado no conteúdo que o fluxo de caixa pode ser automático, desde que você lembre de registrar as movimentações financeiras do consultório.

Assim, ao invés de perder tempo escrevendo no papel tudo que entra e sai, você garante que não cometerá nenhum erro e poderá focar em tarefas realmente produtivas.

5. Os pacientes enxergam o consultório como um ambiente moderno e atrativo

Você já entrou em um estabelecimento e sentiu que ele estava “parado no tempo”?

Milhares de pacientes têm essa sensação quando entram em um consultório que registra tudo no papel, só tem o telefone como meio de contato e faz as mesmas perguntas em todos os retornos.

Para mostrar que seu serviço acompanha as inovações do mercado e oferece a melhor experiência, é fundamental entender como a tecnologia pode atuar ao seu favor. 

Digitalizando processos do consultório, como cadastro de pacientes, gestão financeira, lembretes de consulta, entre outros, você consegue ter um consultório modernizado.

Esses são apenas alguns dos diversos benefícios que você conquista ao controlar o fluxo de caixa do consultório.

Se você não tem um software médico e quer implementar o fluxo de caixa agora mesmo, baixe nossa planilha gratuita:

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Sobre o autor

Dra. Luciana Lessa

COO da Medicinae Solutions, a única plataforma de antecipação de faturas médicas do Brasil. Graduada em Medicina pela Universidade Federal Fluminense (UFF), Cirurgiã Geral, MBA de Executivo em Saúde pela FGV, Health Management pela UPENN, Design Thinking na D.School - Stanford, possui mais de quinze anos de experiência no setor.