O conceito paperless, ou seja, a eliminação ou redução de papel, é uma política adotada nas organizações que, por meio do auxílio da tecnologia, permitem o gerenciamento e armazenamento de documentos no formato digital.
O avanço da tecnologia disponibiliza novas alternativas para redução da utilização do papel, o que também resulta em economias de custos.
Com novas opções tecnológicas e a redução da impressão física de documentos, o mercado já apresenta respostas acessíveis às organizações que desejam implantar esse conceito.
Para a transição ao ambiente paperless é necessário que a empresa trace um planejamento a fim de avaliar e viabilizar investimentos como software médicos.
Esse sistema deve permitir que documentos físicos, após digitalizados, sejam anexados em soluções como o prontuário eletrônico.
Além disso, é necessário investimentos em treinamentos da equipe relacionados ao programa adotado e também investimento em segurança digital.
Entenda o que envolve o conceito da cultura paperless e como ela pode ser aplicada no seu consultório ou clínica médica. Acompanhe!
O que é paperless?
O termo paperless vem do inglês que significa “sem papel”. Na gestão de uma organização, isso significa reduzir ao máximo a utilização de papel na rotina de trabalho.
Ou seja, substituir grande parte da rotina física por novas tecnologias, imprimir menos, ter menos bloquinhos de anotações e até mesmo usar assinaturas digitais nos contratos e documentos legalmente mais importantes.
Qual a origem desse conceito?
O conceito teve origem na década de 1970, justamente quando o uso de computadores se tornou popular e inspiraram as primeiras visões de um escritório 100% digital.
Em 1975, o termo foi citado em um artigo da revista Business Week. O artigo tinha uma previsão que, em 1995, os documentos poderiam ser acessados por um clique. Entretanto, naquela época ainda era muito difícil imaginar uma empresa sem papel.
A partir da virada do milênio, os acontecimentos começaram a tomar uma nova forma. As empresas começaram a substituir definitivamente os documentos impressos pelo “paperless”.
Enquanto o escritório tradicional utiliza inúmeras folhas de papel sulfite, blocos de anotações, post-its, envelopes, pastas, fichas e o famoso arquivo físico, o escritório sem papel requer apenas uma rede de computadores e uma conexão à internet para organizar todas as suas informações.
A importância da responsabilidade ambiental no setor de saúde
Com o avanço da tecnologia, o papel está sendo cada vez menos utilizado, principalmente em empresas que buscam agilidade e integração de dados. Na área da saúde, essa modernidade também é buscada por médicos empreendedores.
No mercado médico, o volume de documentos gerados todos os anos caminha na contramão da responsabilidade ambiental. Os arquivos físicos estão repletos de papéis, sem contar o volume que é entregue aos pacientes diariamente.
Nesse sentido, a tecnologia é a grande aliada não só para reduzir o uso de papel, como os custos relacionados à impressão e armazenamento.
Essa é uma tendência nas empresas que pode ser facilmente aplicada na sua clínica, com a ajuda de um sistema automatizado.
Quais as vantagens de adotar o conceito paperless?
A utilização intensa do papel ainda faz parte da cultura de várias empresas. Isso ocorre muitas vezes em função da burocracia ou mesmo do hábito de se manusear o documento.
Dessa forma, diminuir ao máximo o uso de papel em todos setores é uma vantagem para o meio ambiente de forma global.
A seguir, veja outros benefícios do paperless na área da saúde:
Maior segurança
Optar pela digitalização, além de eliminar o uso do papel e economizar recursos, também é uma forma muito mais segura de armazenar informações, pois diferente de documentos físicos, normalmente eles exigem login e senha para serem acessados.
Você ainda pode ter diferentes níveis de autorização de acesso e tanto os dados de cadastro, que podem ser acessados por recepcionistas, como os dados dos prontuários dos pacientes, autorizados apenas para profissionais de saúde, estarão protegidos.
Sustentabilidade
Um consultório sustentável vai muito além de apenas pensar no meio ambiente. Todas as ações são pensadas em melhorar a qualidade de vida dos pacientes, até mesmo para as próximas gerações.
Hoje em dia, a sociedade tem cobrado cada vez mais das empresas uma postura de redução do consumo dos recursos naturais. Nesse sentido, a utilização do papel pelas empresas pode ser algo mal visto pelos clientes.
Isso porque o processo de fabricação do papel envolve a derrubada de árvores e o uso de aditivos químicos que podem contaminar a água. Sendo assim, quanto menor for a demanda, menor a produção e menores os impactos ambientais.
Portanto, clínicas e consultórios devem investir em estratégias paperless. Assim, além de melhorar a imagem da empresa, conseguem ajudar com a sustentabilidade do planeta.
Redução de custos
Na saúde, os documentos impressos são volumosos, considerando receitas médicas, atestados, laudos e resultados de exames. Sem contar as áreas administrativas que geram informações apresentadas em relatórios, pautas e atas, por exemplo.
O primeiro impacto direto é a redução da aquisição de folhas de papel, de toner e tinta para impressora. Em longo prazo, o custo com a manutenção desse equipamento também diminui, já que ele será bem menos utilizado.
Outro ponto de economia é no espaço físico para armazenamento dos documentos. Volumes de papel podem ser digitalizados e armazenados na nuvem, sem ocupar nenhum espaço da empresa, seja físico ou no servidor do computador.
Evita perda de informações importantes
A preocupação com a segurança dos dados é frequente, principalmente no que se refere a perda dessas informações.
Ao utilizar arquivos físicos como papéis ou cadernos, a chance de perder arquivos ou alguém conseguir ver os conteúdos deles é bem maior do que se estivessem armazenados no meio digital.
Documentos físicos não possuem a proteção necessária para os dados sensíveis, como a criptografia que impede o acesso e leitura de pessoas não autorizadas, e não têm nível de acesso personalizado para cada usuário.
Dessa forma, um sistema digital bem projetado com recursos de backup (cópias) seguros e planos de desastres, pode garantir melhor e de forma mais confiável os dados contra danos e perdas.
Assim, a melhor forma de utilizá-lo em seu consultório é por meio de um software médico.
Melhoria de processos e gestão inteligente
Ao digitalizar processos, os dados podem ser acessados de qualquer lugar e a qualquer hora, em apenas poucos segundos. Assim, você pode ajudar pacientes em emergências, mesmo longe da clínica.
Conforme a digitalização de processos permite o aumento da eficiência, você e sua equipe podem render muito mais e aproveitar o tempo extra de forma inteligente.
É possível, por exemplo, encurtar o caminho entre as aprovações de um projeto, melhorar a comunicação entre as equipes, reduzir o número de etapas de um processo assim como o seu tempo de execução, ter mais transparência e identificar eventuais gargalos.
O acesso às informações confiáveis também é mais rápido e fácil, evitando a ocorrência de erros e de retrabalho. Como diferentes sistemas são integrados, você não precisa mais executar operações manuais, como digitar dados de uma solução para outra.
A cultura paperless e o certificado digital
O certificado digital é um documento com criptografia avançada e identidade eletrônica da empresa, pessoas ou máquinas. Ele é pré-requisito para algumas operações e a forma ideal para aumentar sua segurança.
Além disso, essa ferramenta tem um avanço imenso quando tratamos de longevidade, segurança, praticidade, confiabilidade e muitos outros. Afinal, de nada adianta ter seus arquivos e não garantir que estejam seguros no ambiente digital.
Com o certificado digital, você pode assinar as prescrições eletrônicas do seu software médico e enviá-las por SMS, e-mail ou mensagem para seus pacientes.
Portanto, com esse recurso você pode eliminar o uso exagerado de papel do seu dia a dia, e ter a certeza que documentos importantes como prontuários e receitas, sempre estarão seguros.
Quais são os passos para implementar o conceito paperless na sua clínica ou consultório?
Agora que você já sabe o que é paperless, deve estar se perguntando sobre quais são os passos para colocar em prática esse conceito no seu consultório, certo?
Para te ajudar, separamos algumas dicas valiosas a seguir:
Utilize softwares e ferramentas
Um bom software médico transformará seu dia a dia, trazendo mais produtividade e organização para o seu consultório, e deixando-o focado em fornecer o melhor atendimento possível aos que o procuram.
A maior parte da rotina de um consultório médico é tomada por tarefas que devem ser realizadas toda semana e poderiam facilmente ser feitas por máquinas, como a produção de relatórios ou documentos.
No caso das clínicas e consultórios, um software médico consegue automatizar quase todos os processos de gestão, por meio de ferramentas como prontuário eletrônico, prescrição digital, relatórios, entre outros.
Digitalize os documentos da clínica
Ao digitalizar os documentos da clínica, os médicos conseguem tornar os espaços físicos do consultório mais produtivos, preservar documentos e proporcionar mais segurança para os pacientes.
No ambiente de uma clínica médica, a digitalização de documentos se dá, na maioria das vezes, para que os dados dos pacientes fiquem armazenados de forma centralizada e segura, como em prontuários eletrônicos e softwares de gestão.
Também é uma forma de deixar algumas dessas informações disponíveis para colaboradores, agilizando a sua atuação.
Digitalizar, portanto, facilitará o armazenamento e o gerenciamento da clínica como um todo.
Como existem muitos elementos que são confidenciais e demandam sigilo, existem limitações de acesso e vale lembrar que a documentação em formato digital está, ao contrário da física, protegida da ação nociva do tempo ou de umidade.
Outro ponto é que, com a economia de tempo gerada pela agilidade na localização dos arquivos e a maior eficiência da gestão de documentos, a tomada de decisão feita pela equipe passa a ser muito mais satisfatória e proveitosa.
Ofereça treinamento a sua equipe
Funcionários que se sentem perdidos ao realizar seu trabalho, porque não foram devidamente treinados, passam ao paciente uma imagem de despreparo, de não poder contar com a clínica para suas demandas médicas.
Dessa forma, é importante realizar o treinamento em novas tecnologias, métodos de atendimento, liderança corporativa, gestão em saúde, gestão de contas e muitos outros pontos.
Portanto, de tempos em tempos, deve-se realizar capacitações para os colaboradores e também ter um processo de treinamento para os novos funcionários.
Promova uma cultura alinhada à transformação digital
Um ponto importante para tornar a clínica cada vez mais digital é mostrar a todos os colaboradores os benefícios que a digitalização proporciona tanto para a equipe quanto para os clientes.
Mostre que documentos digitais, além de serem mais seguros, facilitam, e muito, o armazenamento de dados e o compartilhamento de informações entre profissionais autorizados e pacientes.
Ao enfatizar esses benefícios com toda a equipe, certamente, a cultura da empresa vai se moldar para as práticas da digitalização, reduzindo a utilização de papéis.
Use soluções em nuvem
Diferente dos sistemas médicos instalados, que exigem máquinas com configurações específicas, grande capacidade dos servidores e um longo período para instalação, os sistemas na nuvem são muito mais práticos.
Isso significa que o sistema médico pode ser acessado em qualquer momento e de qualquer lugar que você precisar, pois geralmente os softwares são extremamente leves, podendo ser acessados por meio da própria internet do celular.
Como o sistema é integrado, ele oferece uma centralização de dados incrível, permitindo que suas análises sejam muito mais efetivas e rápidas.
Dessa forma, todos os documentos que antes ficavam espalhados como prontuários e histórico de atendimentos, podem ser acessados em um único local.
Portanto, é possível ter uma visão total do histórico do paciente e oferecer um atendimento ainda mais humanizado, já que se tem acesso a todas as informações de forma simples e completa.
Esteja atento às novidades tecnológicas
O mercado digital muda constantemente e é preciso saber procurar e acessar todas as informações necessárias para se manter atualizado e atento à rápida evolução do mundo online.
Cirurgias robóticas, pílulas digitais, inteligência artificial, Telemedicina e realidade aumentada são apenas alguns dos exemplos de ferramentas que irão moldar as práticas médicas daqui pra frente.
Por isso, é essencial que os profissionais busquem aprimorar sua educação médica pensando nas inovações da medicina e se mantenham atualizados para oferecer sempre o melhor atendimento.
Os benefícios de usar um sistema médico em sua clínica ou consultório médico
As rotinas de clínicas e consultórios precisam estar cada vez mais otimizadas com o uso da tecnologia para engajar pacientes e evitar perdas financeiras com ausências em consultas ou com fluxos desorganizados.
A qualidade no atendimento médico é outro ponto de atenção, já que pode custar a vida de um paciente e, por isso, é preciso manter todos os dados das consultas organizados em um histórico livre de falhas operacionais e erros de processamentos manuais.
Com um software médico, você centraliza todas as informações dos pacientes, cria prontuários personalizados, oferece teleatendimentos e utiliza assinatura digital para assinar documentos eletrônicos.
Além das vantagens para os pacientes, um sistema médico oferece uma melhor organização da clínica e de seus processos. Desse modo, é possível elaborar um manual de rotinas muito mais eficiente e completo.
Tarefas que anteriormente eram realizadas manualmente podem ser facilmente executadas de forma automática.
Assim, a rotina dos profissionais tem ficado cada vez mais descomplicada e eficiente, com a automatização de processos que vão desde a digitalização de relatórios e documentos, até agendamento online de consulta.
Por meio do agendamento online, o próprio paciente marca uma consulta no dia e horário de sua preferência, e a marcação é sincronizada diretamente na agenda do médico de forma automática, sem a necessidade de nenhuma intervenção humana.
Outro recurso que otimiza o atendimento médico é o prontuário eletrônico, que se trata de um sistema que permite aos médicos inserirem de forma rápida e eficiente, muitas informações sobre os pacientes.
O prontuário eletrônico é muito mais prático e seguro do que o prontuário de papel, além de poder proporcionar mais agilidade para sua rotina médica.
Com um prontuário personalizado, você consegue criar os campos e seções necessários para sua anamnese e adaptá-la de acordo com o seu estilo de atendimento.
Além disso, o prontuário é um documento que deve ser compartilhado com facilidade, ter uma segurança de dados de excelência e centralizar todos os dados de saúde.
Com toda essa comodidade e personalização, a rotina médica no seu consultório fica bem mais prática. Confira outras funcionalidades do software do iClinic!
Conclusão
Vimos que o conceito paperless está ganhando grande destaque nas organizações de saúde nos últimos anos.
Esse conceito diz respeito à redução do uso de papel para que a empresa tenha atitudes mais sustentáveis, que geram benefícios para o meio ambiente e melhoram a imagem corporativa da organização.
Mesmo as especialidades que ainda dependem de arquivos em papel já podem se beneficiar de softwares específicos para digitalização. Assim, todos os dados ficam armazenados numa plataforma digital.
Desse modo, será mais fácil para consultórios e clínicas oferecerem um serviço de excelência e que atenda as expectativas dos seus pacientes.
Se você deseja implementar a cultura do paperless em sua clínica, conte com o sistema do iClinic. Faça um teste grátis e conheça todos os serviços que oferecemos para você, sem compromisso e sem adicionar dados de cartão.
