13 dicas para um bom agendamento de consultas na clínica

Gerenciar o agendamento de consultas em uma clínica requer habilidades estratégicas e conhecimento das melhores práticas. Siga as dicas para um bom agendamento e veja como garantir um agendamento eficaz e satisfatório dos seus pacientes.

Uma agenda bem estruturada e otimizada não apenas garante a satisfação dos pacientes, mas também contribui para a produtividade dos profissionais de saúde.

Desde a organização da agenda até a implementação de estratégias que visam a redução de faltas e a maximização da eficiência, você encontrará orientações indispensáveis para alcançar um agendamento eficaz. 

Neste artigo, apresentaremos 13 dicas práticas para você aprimorar o agendamento de consultas em sua clínica. Acompanhe-nos nessa jornada e descubra como elevar o gerenciamento de consultas a um novo patamar.

13 dicas para um bom agendamento de consultas na sua clínica

A desorganização na agenda do consultório pode gerar insatisfação dos pacientes e até mesmo fazer com que procurem por outro profissional.

Para otimizar sua rotina e o agendamento de consultas, é fundamental contar com a tecnologia de softwares médicos e agendas online. Assim, você se organiza e entrega aos pacientes a melhor experiência.

Confira a seguir 13 dicas para otimizar o agendamento em sua clínica.

1. Utilize uma agenda online

Você já passou pela situação de ter dois pacientes agendados em um mesmo horário? Ou encontrar rasuras e letras ilegíveis na agenda?

A agenda de papel, embora ainda usada por alguns médicos, traz inúmeros problemas e falhas na comunicação que prejudicam o agendamento de consultas.

Para resolvê-los, utilizar uma agenda médica online é a melhor escolha. Isso porque, com ela, é possível acompanhar todas as alterações da agenda em tempo real, sem rasuras ou marcações em duplicidade.

Além disso, ao usar a agenda de um software médico, você conquista outros ótimos diferenciais para a clínica, como centralização das informações, gestão financeira e prontuário eletrônico.

Você e os profissionais da recepção conseguem acessar a agenda online de forma simultânea e rápida.

Assim, ambos sabem como está o dia e a semana na clínica, o que ajuda bastante na hora de otimizar o agendamento de consultas.

2. Automatize as confirmações de consultas

Sua recepcionista ainda precisa ligar para cada paciente e confirmar as consultas?

Outra dica para otimizar o agendamento na clínica é automatizar as confirmações de consultas.

Com um bom sistema para clínica, você consegue enviar comunicações por SMS, e-mail e WhatsApp de forma simples e fácil.

Assim que os pacientes respondem, os status dos agendamentos mudam automaticamente dentro da agenda online, o que agiliza encaixes de horários para pacientes na lista de espera, por exemplo.

Essa funcionalidade do sistema iClinic foi um grande diferencial para o Dr. Ricardo Meyer:

“Como podíamos enviar tanto mensagens por e-mail como por SMS, não precisávamos mais ficar ligando para os pacientes para confirmar as consultas. Essa ferramenta foi a que mais me chamou atenção no iClinic.”

Com a confirmação automática das consultas, você reduz as faltas na clínica e as lacunas na agenda provocadas por faltas de última hora sem aviso prévio.

Outra vantagem é que, como o tempo dos profissionais da recepção ficará mais livre, eles poderão focar em atender os pacientes que chegam e contatar aqueles que ainda não conseguiram um horário.

Reduza até 32,5% das faltas dos pacientes com a Mensageria da Afya iClinic  

A Mensageria, funcionalidade de envio automático por WhatsApp, permite que os profissionais de clínicas e consultórios enviem lembretes de consulta e confirmação de agendamento de forma 100% automatizada pelo sistema. 

Diferente do lembrete de consulta tradicional, em que você precisa clicar na agenda e enviar manualmente pelo WhatsApp Web ou o WhatsApp do celular, a Mensageria faz todo esse processo de forma automática para você. 

Com o envio automatizado, você tem maior grantia de entrega e pode personalizar o conteúdo da mensagem, bem como o horário de envio. 

Basta que você assine a Mensageria em qualquer plano do sistema Afya iClinic.  

Dessa forma, você pode focar no que realmente importa: pacientes que precisam de atendimento humano e ações de reengajamento de pacientes faltantes, por meio da lista automática de pacientes que cancelaram consultas.  

Ao contar com a automação em lembretes e confirmações de consulta, você pode reduzir as faltas dos pacientes em até 32,5%, além de converter agendamentos em atendimentos de 70% para 79,75%! 

Ou seja, com a Mensageria da Afya iClinic você pode aumentar seus atendimentos em mais de 40%.  

Além de todos esses benefícios, a solução possui gráficos e métricas inteligentes como quantidade de cancelamentos e faltas, histórico de envio e relação entre agendamentos versus atendimentos. 

Para conhecer mais, faça seu cadastro e agende uma demonstração da ferramenta sem nenhum compromisso. 

3. Tenha uma lista de espera e uma lista de pacientes do dia

Você se programa para seus atendimentos no dia anterior? Consegue saber como estará sua agenda na semana de forma fácil?

Para otimizar o agendamento de consultas, outro ponto crucial é a organização de seus atendimentos.

Ao ter uma lista de espera e uma lista de pacientes do dia, você consegue se programar para as consultas e organizar sua rotina para que tudo corra bem.

O iClinic, por exemplo, envia um e-mail com todos os pacientes confirmados do dia seguinte na noite anterior.

Com a agenda médica do sistema, você obtém uma lista de espera com todos os pacientes que estão aguardando por um horário disponível.

Usado em conjunto com a confirmação de consultas, a recepcionista consegue encaixar um paciente no horário vago assim que uma consulta é cancelada.

Ao ter essas duas listas, você entende como funciona sua semana e consegue separar alguns minutos entre cada atendimento para evitar atrasos, ou separar horários vagos para algum compromisso.

4. Conte com o agendamento online

Sua clínica já utiliza o agendamento online?

O paciente pós-digital valoriza cada vez mais facilidades como links de pagamento, Teleconsulta e agendamento online.

Com ele, o paciente consegue agendar consultas a qualquer hora e de qualquer lugar por meio da internet.

Você pode disponibilizar sua agenda online em sites como o AgendarConsulta, em suas redes sociais ou em seu site médico, o que aumenta ainda mais sua conversão.

Essa é uma excelente maneira de facilitar a vida dos pacientes, liberar tempo para as recepcionistas e ter sua agenda cheia mesmo quando voltar de férias.

O agendamento online é um excelente facilitador para aqueles pacientes que possuem a rotina mais corrida e muitas vezes não têm tempo para esperarem ser atendidos pelo telefone.

Com essa ótima ferramenta, você otimiza o agendamento de consultas na clínica e fideliza mais seus pacientes.

Saiba mais sobre o agendamento online:

5. Realize treinamentos com os profissionais da recepção

Suas recepcionistas realizam cursos e treinamentos para se especializarem?

Investir na formação de seus colaboradores é outro ponto essencial para otimizar o agendamento de consultas.

Com profissionais qualificados, a rotina e a gestão ficam mais organizadas e a clínica funciona melhor.

Além do mais, é importante que os colaboradores saibam lidar com as novas tecnologias na saúde, como os sistemas médicos. Dessa forma, eles se tornam mais eficientes e produtivos.

Conheça nosso curso gratuito para recepcionistas e secretárias e comece a incentivá-las ainda mais.

6. Alterne atendimentos de rotina com novos pacientes

Você procura coordenar o tempo e o volume de agendamento entre as primeiras consultas e as consultas de rotina?

Ter essa organização é um excelente passo para não perder mais pacientes por falta de espaço na agenda.

Isso porque, para cada tipo de atendimento é necessário uma consulta diferenciada, assim como o tempo reservado para ela.

Para um primeiro contato, é recomendado que haja uma investigação profunda do histórico da pessoa, com uma escuta ativa para construir uma relação positiva com o paciente.

Por isso, essas consultas geralmente duram mais tempo.

A sugestão é reservar um período dentro da semana para alguns desses atendimentos e, caso não haja procura, você pode usar esse período para encaixes ou adiantamento de retorno.

Dessa maneira, você otimiza o agendamento na clínica e seus pacientes ficam satisfeitos com a agilidade para conseguir consultas, bem como com o atendimento diferenciado.

7. Tenha presença digital

Como está a presença digital da sua clínica?

Atualmente, estar presente na internet é outra ótima maneira de facilitar a vida dos pacientes e otimizar o agendamento de consultas.

Com uma boa presença online, sua clínica se diferencia da concorrência e consegue atrair mais pacientes.

Como muitas pessoas buscam pelos médicos na internet, mesmo quando recebem uma indicação, essa é uma ótima oportunidade para mostrar seu trabalho e disponibilizar o agendamento online.

Seja em sites como o AgendarConsulta ou no  seu site médico, usar a marcação de consultas online aumenta sua presença online e te ajuda a ser encontrado por novos pacientes.

8. Mantenha uma agenda atualizada

Manter uma agenda atualizada permite que os profissionais de saúde visualizem facilmente os horários disponíveis e marquem novas consultas de acordo com a disponibilidade.

Isso ajuda a evitar a marcação de consultas em horários já ocupados e minimiza o risco de sobreposição de compromissos.

Uma agenda bem organizada também contribui para minimizar o tempo de espera dos pacientes.

Ao planejar as consultas de forma eficiente, evitamos longas esperas entre os atendimentos, garantindo que os pacientes sejam atendidos pontualmente.

Como resultado, essa abordagem melhora a experiência do paciente e aumenta a satisfação geral.

Além disso, com uma agenda bem organizada e atualizada, é mais fácil gerenciar cancelamentos e reagendamentos de consultas. Permitindo uma gestão eficiente das mudanças de última hora, garantindo que os pacientes sejam acomodados de maneira adequada e evitando lacunas na agenda. 

9. Estime corretamente o tempo de cada consulta

Uma estimativa precisa permite otimizar o tempo disponível, garantir a pontualidade e evitar atrasos desnecessários, além de contribuir para a satisfação dos pacientes.

Aqui estão algumas etapas para estimar corretamente o tempo de cada consulta:

1. Analise a especialidade médica: diferentes especialidades possuem diferentes padrões de tempo para cada consulta. Portanto, leve em consideração a especialidade médica ao fazer sua estimativa;
2. Avalie o tipo de consulta: considere se a consulta é de acompanhamento ou se é a primeira visita de um novo paciente. Normalmente, as consultas iniciais requerem mais tempo para uma avaliação completa, histórico médico, perguntas adicionais e possíveis exames;
3. Revise o histórico do paciente: antes de cada consulta, revise o histórico médico do paciente. Isso ajudará a identificar problemas recorrentes, condições crônicas ou quaisquer outras informações relevantes que possam influenciar o tempo necessário para a consulta;
4. Considere a complexidade do caso: alguns casos podem exigir mais tempo de consulta devido à complexidade do diagnóstico ou à necessidade de discutir opções de tratamento. Ao revisar os detalhes do caso, faça uma estimativa realista do tempo necessário para garantir uma consulta adequada e abrangente;
5. Leve em conta os procedimentos adicionais: se a consulta envolver procedimentos adicionais, como exames físicos, coleta de amostras, realização de testes ou procedimentos menores, certifique-se de incluir o tempo necessário para essas atividades em sua estimativa;
6. Fatores externos: considere fatores externos que possam influenciar o tempo de consulta, como atrasos do paciente, emergências inesperadas ou interrupções imprevistas. Reserve um tempo adicional para lidar com essas situações, a fim de minimizar o impacto na sua agenda.

Ao estimar corretamente o tempo de cada consulta, você poderá agendar um número apropriado de pacientes ao longo do dia, garantindo um fluxo suave e evitando atrasos.

Isso contribui para a satisfação dos pacientes, reduz o tempo de espera e melhora a eficiência geral da clínica ou consultório médico.

10. Ofereça opções de agendamento flexíveis

O agendamento flexível distribui a demanda de forma mais uniforme, otimizando os recursos disponíveis e aumentando a eficiência dos serviços de saúde.

Além disso, oferecer opções de agendamento flexíveis para os pacientes traz diversos benefícios tanto para os pacientes quanto para a clínica.

A conveniência para pacientes, oferecendo horários flexíveis, incluindo horários noturnos e fins de semana, ajuda os pacientes a encontrar consultas médicas que se encaixem em suas agendas.

Isso ajuda a distribuir a demanda de forma mais equilibrada, resultando em uma diminuição do tempo de espera para agendar consultas e durante o tempo das consultas.

Essa prática também demonstra consideração pelas necessidades e preferências dos pacientes, aumentando sua satisfação geral, resultando em um diferencial e em uma  maior fidelidade e recomendação dos serviços de saúde.

11. Solicite feedback dos pacientes

Obter feedback dos pacientes sobre o agendamento de consultas é uma prática essencial para aprimorar a qualidade e eficiência dos serviços prestados. 

O feedback dos pacientes proporciona insights valiosos e ajuda a identificar áreas que precisam de melhorias.

Por exemplo, se o agendamento por telefone é demorado e inconveniente, uma solução viável seria implementar um sistema de agendamento online. 

Ao ouvir os pacientes e tomar medidas para resolver as deficiências identificadas, é possível aprimorar a experiência de agendamento e garantir um serviço mais eficiente e satisfatório para todos.

Aqui estão alguns motivos pelos quais é benéfico solicitar feedback dos pacientes nesse aspecto:

1. Identificar problemas no processo de agendamento: os pacientes podem fornecer informações sobre dificuldades que encontraram ao marcar consultas, como longos tempos de espera e indisponibilidade para realizar uma ligação;
2. Melhorar a satisfação do paciente: ao permitir que os pacientes expressem suas opiniões sobre o processo de agendamento, você demonstra que valoriza suas experiências e opiniões. E ao empregar essas mudanças, o paciente pode se sentir que sua opinião é realmente importante, levando a uma maior satisfação geral;
3. Aperfeiçoar a eficiência e produtividade: o feedback dos pacientes pode ajudar a identificar áreas em que o processo de agendamento pode ser otimizado. Essas melhorias podem aumentar a eficiência e a produtividade dos funcionários da clínica ou consultório, que agora podem focar seus esforços em outras atividades;
4. Antecipar demandas e necessidades: ao entender melhor as preferências dos pacientes em relação aos horários de consulta, serviços adicionais ou outros aspectos relacionados ao agendamento, é possível ajustar os processos e planejar adequadamente para atender às expectativas dos pacientes;
5. Construir relacionamentos e fidelidade: ao envolver os pacientes no processo de agendamento e valorizar suas opiniões, você cria um senso de colaboração e constrói relacionamentos mais fortes. Isso pode levar a uma maior fidelidade à clínica ou ao consultório, pois os pacientes se sentem mais conectados e satisfeitos com os serviços prestados.

Ao valorizar o feedback dos pacientes, você demonstra comprometimento em oferecer um atendimento de excelência.

12. Estabeleça políticas claras de cancelamento

Ter uma política de cancelamento é fundamental para garantir a organização e o bom funcionamento da clínica. 

Essa política estabelece regras claras e objetivas em relação às faltas e desmarques, evitando a perda de tempo e recursos dos profissionais e da instituição.

Ao estabelecer regras claras em relação às faltas e desmarques, a clínica consegue reduzir a quantidade de atrasos e cancelamentos, garantindo assim um atendimento mais eficiente e organizado para todos os pacientes.

Outra vantagem é que, com esse tipo de política, há maior transparência e objetividade nas relações entre a clínica e os pacientes. Dessa forma, o paciente fica ciente das regras e das consequências de suas ações, garantindo uma relação de confiança e respeito.

Tudo isso forma um ciclo virtuoso, contribuindo para a redução de prejuízos financeiros e de imagem para a clínica. Com as regras bem alinhadas, a instituição reduz a ausência, evitando perda de tempo e recursos.

13. Envie lembretes de consulta aos pacientes

Enviar lembretes de consulta aos pacientes é uma prática comum e benéfica para consultórios e clínicas. Essa ferramenta pode otimizar a gestão do consultório de várias maneiras.

Aqui estão algumas razões pelas quais o envio de lembretes de consulta é importante:

1. Redução de faltas e atrasos: ao enviar lembretes aos pacientes, seja por mensagem de texto, e-mail ou outro meio de comunicação, é possível lembrá-los de sua consulta marcada. Isso reduz significativamente o número de faltas e atrasos;
2. Otimização do tempo da equipe: o envio automático de lembretes economiza tempo da recepcionista ou da equipe responsável por entrar em contato com cada um dos pacientes agendados. A equipe pode dedicar seu tempo a outras tarefas importantes, como o atendimento presencial dos pacientes;
3. Melhoria na comunicação: os lembretes de consulta ajudam a estabelecer uma comunicação eficiente entre o consultório e o paciente. Ao receber um lembrete, o paciente tem todas as informações relevantes sobre a consulta, incluindo a data, hora, local e qualquer preparação necessária;
4. Satisfação do paciente: ao receber um lembrete de consulta, os pacientes se sentem valorizados e cuidados. Eles percebem que o consultório se preocupa em lembrá-los de seus compromissos;
5. Agendamento eficiente: além de lembrar os pacientes de suas consultas atuais, o envio automático de lembretes também pode ser usado para facilitar o agendamento futuro. O consultório pode incluir informações sobre a necessidade de um próximo agendamento ou oferecer a opção de marcar uma nova consulta diretamente no lembrete.

Dicas para agendamento de pacientes com deficiência (PCDs)

Ao agendar pacientes com deficiência (PcD), é importante adotar algumas medidas para garantir que recebam um atendimento adequado e personalizado. Aqui estão algumas sugestões:

1. Comunicação clara: ao entrar em contato com o paciente, certifique-se de explicar claramente os serviços disponíveis, os horários disponíveis e quaisquer requisitos que possam ser necessários para atender às suas necessidades;
2. Questionário de triagem: considere a criação de um questionário de triagem para coletar informações relevantes sobre as necessidades específicas do paciente. Isso pode ajudar a determinar quais recursos adicionais podem ser necessários para atendê-lo adequadamente;
3. Flexibilidade nos horários: tente oferecer horários flexíveis para acomodar as necessidades dos pacientes. Como por exemplo, horários de atendimento fora do expediente regular por Telemedicina, se necessário;
4. Treinamento da equipe: garanta que sua equipe esteja treinada para lidar com as diferentes necessidades específicas dos pacientes. Isso pode envolver treinamentos sobre como se comunicar com pacientes com deficiências auditivas ou visuais, por exemplo, ou como lidar com pacientes com mobilidade reduzida;
5. Acessibilidade física: verifique se o seu local de atendimento é acessível para pessoas com deficiência, com rampas, corrimões e banheiros adaptados. Certifique-se de que o ambiente seja seguro e confortável para todos os pacientes;
6. Agendamento prioritário: se houver pacientes com necessidades específicas que exigem atendimento prioritário, reserve horários específicos para eles, garantindo que não tenham que esperar por longos períodos;
7. Acompanhante: se necessário, permita que o paciente traga um acompanhante para auxiliá-lo durante a consulta ou o procedimento. Certifique-se de que haja espaço suficiente para acomodar o acompanhante;
8. Registro detalhado: ao agendar um paciente com deficiência, registre todas as informações relevantes sobre suas necessidades e preferências em seu prontuário médico. Isso ajudará a equipe a se preparar adequadamente para sua chegada;
9. Feedback e melhoria contínua: solicite feedback dos pacientes sobre o processo de agendamento e atendimento. Isso permitirá que você identifique áreas de melhoria e faça ajustes necessários para aprimorar a experiência dos pacientes.

Lembre-se de que cada paciente é único, e é fundamental tratar cada caso de maneira individualizada.

Ao adotar essas dicas, você estará demonstrando cuidado e comprometimento em fornecer um atendimento de qualidade a todos os seus pacientes, independentemente de suas necessidades.

Como lidar com atrasos dos pacientes?

Lidar com atrasos dos pacientes pode ser um desafio, mas aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a gerenciar essa situação de forma eficiente:

1. Política de atrasos: tenha uma política clara em relação a atrasos e comunique-a aos pacientes. Explique que o respeito ao horário agendado é importante para garantir um atendimento adequado a todos os pacientes;
2. Lembrete de consultas: envie lembretes de consultas aos pacientes alguns dias antes da consulta ou do procedimento. Isso pode ajudar a minimizar a ocorrência de atrasos, pois serve como um lembrete e também dá aos pacientes a oportunidade de reagendar caso não possam comparecer no horário marcado;
3. Gerenciamento de tempo adequado: tente planejar as consultas com um tempo extra entre elas para acomodar eventuais atrasos, minimizando o impacto de atrasos individuais nos demais pacientes;
4. Comunicação com o paciente: se um paciente estiver atrasado, mantenha uma comunicação clara com ele. Entre em contato por telefone ou envie uma mensagem para informar sobre o atraso e perguntar se ele ainda pode comparecer ou se prefere reagendar;
5. Priorização de atendimento: se o paciente estiver atrasado, mas ainda puder ser atendido sem comprometer a programação dos outros pacientes, considere encaixá-lo em um horário disponível próximo;
6. Flexibilidade: se o atraso for inevitável, seja flexível e compreensivo, especialmente em casos excepcionais. Avalie a situação individualmente e tente encontrar uma solução que atenda tanto às necessidades do paciente quanto à programação da clínica;
7. Registro adequado: registre todos os atrasos e os motivos nos prontuários dos pacientes. Isso pode ser útil para referências futuras e também para identificar padrões recorrentes que podem exigir medidas adicionais;
8. Análise e melhoria contínua: regularmente, revise sua política de cancelamentos e atrasos para identificar possíveis áreas de melhoria. Considere realizar pesquisas de satisfação dos pacientes para obter feedback sobre a experiência deles em relação a pontualidade e atrasos.

Adotar essas dicas ajudará a minimizar os impactos dos atrasos e a melhorar a eficiência no agendamento e atendimento dos pacientes.

Otimizando o agendamento da clínica com o iClinic e AgendarConsulta

Em um mercado cada vez mais competitivo como o da saúde, é essencial contar com ferramentas que otimizem processos e aumentem a produtividade. 

O AgendarConsulta foi criado com o intuito de melhorar a experiência de agendamento para seus pacientes, proporcionando maior visibilidade para a sua imagem profissional.

Isso é possível principalmente com o agendamento online do iClinic, uma agenda médica que fica disponível no AgendarConsulta para seus pacientes.

Por contar com ferramentas integradas como o prontuário eletrônico e o agendamento online, o iClinic ajuda a garantir a qualidade e precisão dos dados dos pacientes.

Com uma interface intuitiva e de fácil usabilidade, o iClinic oferece diversas funcionalidades para otimizar a gestão de agendamentos médicos, como:

• Cadastro personalizado de procedimentos por cor, duração e valor;
• Status de agendamento que mostram se o paciente confirmou a consulta, está aguardando na recepção ou não compareceu;
• Lembretes de consulta por SMS, e-mail e WhatsApp;
• Lista de pacientes do dia com status de agendamento atualizados;
• Lista de espera com todos que estão aguardando por um horário vago;
• Bloqueio de horários para evitar marcações de consultas quando você está ocupado;
• Agendamentos recorrentes para que você não desperdice seu tempo marcando o mesmo agendamento várias vezes;
• Integração com o prontuário eletrônico e cadastro de pacientes;
• Lançamento financeiro direto da agenda;
• Sincronização da agenda com outros calendários, como Apple e Google.

Ao combinar o iClinic e o AgendarConsulta, você pode melhorar consideravelmente o processo de agendamento da sua clínica, tornando-o mais eficiente, conveniente e organizado tanto para os profissionais de saúde quanto para os pacientes.

Com o iClinic, as clínicas conseguem otimizar o tempo com o controle de agenda, organização de pagamentos de despesas, agilizar confirmação de consultas, centralizar informações essenciais e melhorar a produtividade.

Conclusão

Um bom agendamento é essencial para o funcionamento eficiente de uma clínica médica.

Um processo bem organizado evita conflitos de horários, reduz as faltas e atrasos dos pacientes e melhora a experiência geral tanto para profissionais de saúde quanto para os pacientes.

A adoção de um software médico com agendamento online, como o iClinic pode otimizar significativamente esse processo.

Com recursos de integração de calendários, marcação online, lembretes automáticos e gerenciamento de lista de espera, a clínica ganha eficiência, conveniência e redução de tarefas administrativas.

Além disso, um software médico com agendamento online oferece acesso rápido ao histórico de consultas dos pacientes, permitindo um atendimento mais personalizado e eficiente.

Outro aspecto importante é a geração de relatórios e análises detalhadas fornecidas por um software médico, como o iClinic. Essas informações permitem identificar padrões, otimizar a alocação de recursos e melhorar a eficiência geral do processo de agendamento.

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