5 dicas para encontrar o melhor sistema de prontuário eletrônico para sua clínica

Prontuário eletrônico para sua clínica: 5 dicas para escolher o melhor

Leia em 6 min.

Um prontuário de papel apresenta muitos riscos, como extravio de informações sigilosas e perda completa de dados. Tornar esse processo mais seguro é o que muitas clínicas buscam ao adotar um sistema de prontuário eletrônico. Saiba neste artigo como fazer a escolha certa.

A tecnologia vem revolucionando a forma como as empresas realizam seus negócios. E, na área médica, não poderia ser diferente.

Se você parar e analisar como era a rotina na sua clínica há alguns anos, verá que muita coisa mudou — e para melhor.

Agendamento mais prático e flexível, aumento da taxa de comparecimento dos pacientes com envio de lembretes via e-mail e SMS, laudos online, e uma infinidade de ferramentas que trouxeram, além das facilidades do dia a dia, um atendimento com mais qualidade.

Fica difícil imaginar a rotina de uma clínica sem estas possibilidades, não é? Muitos médicos já abandonaram os tradicionais prontuários de papel e aderiram à implantação do prontuário eletrônico do paciente.

O resultado dessa informatização é visível: aumento na eficiência da clínica, redução ou eliminação de erros de registro, aumento da produtividade, atendimento melhor e até mesmo redução de custos.

Mas, antes de se lançar à procura de um sistema de prontuário para sua clínica, é preciso ter em mente alguns aspectos que devem ser levados em conta.

É importante saber se essa escolha será capaz de atender às expectativas e às necessidades da sua clínica antes de fechar a compra.

Para te ajudar nesse processo, selecionamos algumas dicas fundamentais para escolher o melhor sistema com prontuário eletrônico, confira!

Como encontrar o melhor sistema de prontuário eletrônico?

Cadastrar pacientes, fazer anotações, arquivar exames e informações sobre o histórico de paciente, essas são atividades repetitivas que fazem parte da rotina de todo médico.

E por mais que pareçam simples, acabam tomando muito tempo, o que para  o médico é bastante precioso e poderia ser investido em outras ações mais produtivas.

Com um prontuário eletrônico, além das informações ficarem concentradas em um único lugar, sem ocupar espaço físico com arquivos em papel, todos os prontuários podem ser acessados de qualquer lugar, dando mais flexibilidade ao trabalho do médico.

Mas, o que considerar na hora de contratar um sistema para clínicas com prontuário integrado? Pensando nisso, listamos algumas dicas para te ajudar nessa escolha tão importante.

1. O prontuário eletrônico é personalizável?

O prontuário eletrônico por si só já é um grande diferencial para sua clínica, mas poder personalizá-lo de acordo com a sua prática médica, com certeza é uma grande vantagem.

Por muito tempo, clínicas e consultórios médicos tiveram como único aliado os famosos prontuários de papel, que eram facilmente perdidos e não apresentavam nenhuma garantia de segurança.

A personalização dos prontuários médicos é um dos primeiros requisitos que devem ser analisados. Afinal, de nada adianta você modernizar sua clínica se não puder integrar todas as informações automaticamente e facilitar a sua rotina.

A possibilidade de customizar o prontuário médico, com seções, campos e protocolos, para adequar o documento ao seu atendimento é, sem dúvida, um importante requisito.

Com um prontuário personalizável, desenvolvido para sua especialidade, a ficha do seu paciente terá todos os dados fundamentais, permitindo um diagnóstico mais preciso, e uma agilidade no atendimento

2. O suporte do sistema é eficiente?

Procure um sistema que ofereça suporte no uso diário. Mesmo que o software seja fácil de usar, é fundamental ter uma equipe à sua disposição para te dar apoio quando você tiver dúvidas.

Um diferencial muito positivo é quando a empresa fornecedora do software além de dar apoio em relação às dúvidas do dia a dia, também busca entender como funciona a sua clínica e te ajuda a ter ainda mais sucesso.

Na iClinic, por exemplo, a equipe de suporte possui os Gerentes de Conta, responsáveis pela sua experiência no iClinic que buscam conhecer mais profundamente a rotina da sua clínica e suas principais necessidades.

Além disso, o tempo de resposta do suporte da iClinic é de até três minutos, em horário comercial. 

3. Há garantia da segurança de dados?

Sem dúvida, a escolha de um sistema de prontuário eletrônico deve levar em consideração a segurança dos dados dos seus pacientes.

É muito difícil contar com segurança quando as informações são mantidas em fichas de papel e guardadas em pastas ou fichários. 

Você já teve algum problema do tipo, ou conhece algum profissional que passou por essa situação? Com certeza, é algo que acaba sendo bastante comum. 

Além de correr um grande risco de perder o documento com acidentes comuns, o médico gasta um tempo excessivo procurando, lendo e entendendo.

Isso tudo com o paciente aguardando, o que já gera um grande desconforto para ambos, dificultando a construção de uma relação duradoura.

Clínicas e consultórios médicos devem contar com um sistema automatizado e que segue o padrão software como serviço — do inglês Software as a Service, ou melhor, SaaS.

Mesmo que você otimize todos os processos da sua clínica, é muito arriscado manter as informações em meios físicos, como HDs, discos rígidos, servidores e computadores.

É indispensável que o sistema de prontuário eletrônico para sua clínica possibilite uma integração em nuvem de todas as informações dos pacientes.

Com a possibilidade de armazenar tudo online, a clínica não corre o risco de perder arquivos e ter que cancelar consultas por problemas nos computadores.

Com um sistema em nuvem, os dados dos pacientes estão seguros e o acesso pelo médico a tais informações pode ser feito de qualquer dispositivo eletrônico que tenha acesso à internet, como smartphones e tablets.

Atualmente, existe a necessidade do uso da Certificação Digital, o que evidencia que o acesso a essas informações pode ser feito apenas por profissional habilitado e através de senha, para garantir que apenas as pessoas autorizadas serão capazes de ver as informações sigilosas sobre o paciente.

Também é importante se certificar de que o sistema possui criptografia, uma ferramenta que codifica os dados do usuário, aumentando ainda mais a segurança.

Para verificar se o software que está utilizando é seguro, basta conferir se a URL possui um cadeado e o “https”, como na imagem a seguir.

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Com um software médico ideal, seu prontuário eletrônico garante uma segurança de excelência para seus pacientes.

4. É possível acessar o prontuário de diferentes dispositivos?

Estamos na era da informação e as inovações tecnológicas vêm trazendo inúmeras facilidades para a rotina dos estabelecimentos médicos.

Sem dúvida, a rotina de um profissional da saúde é atribuída de uma extensa lista de atendimentos e outras tarefas, além — é claro — de ter que conciliar tudo com sua vida pessoal.

Uma das grandes vantagens de um sistema de prontuário eletrônico é a interface com dispositivos móveis. Todos os dados de um paciente podem ser acessados a qualquer hora e em qualquer lugar por meio do armazenamento online.

A ideia de que o paciente só poderia falar com seu médico dentro de um consultório já não faz mais parte da rotina da área da saúde — todo este avanço dos processos torna a leitura das informações mais fáceis e o atendimento mais ágil.

Esta possibilidade também oferece ao médico uma melhor organização da sua agenda, gerenciando de forma rápida e planejando todos os seus atendimentos, onde quer que esteja.

Assim, uma viagem, um passeio em família ou mesmo um simples almoço pode ser facilmente encaixado entre um atendimento e outro, sem ter que deixar de lado a vida pessoal para se dedicar exclusivamente à vida profissional.

5. O anexo de documentos é prático?

A possibilidade de anexar imagens, fotos e outros documentos são de extrema importância, pois assim é possível verificar durante as consultas um exame que foi realizado anteriormente, e analisar seu progresso.

A medicina diagnóstica vem evoluindo nos últimos anos, são análises clínicas, ultrassonografia, ressonância e uma infinidade de exames cujos resultados são disponibilizados em formato digital, oferecendo ao médico a possibilidade de manter um histórico do paciente atualizado.

A escolha de um sistema de prontuário eletrônico deve vir engajada na possibilidade de adicionar documentos, o que torna a consulta mais precisa e segura.

Além disso, o médico pode se certificar, em caso de dúvida, da procedência de um exame e requisitar outro, ou até mesmo avaliar um paciente sem que ele esteja de fato presente, lhe encaminhando o laudo via e-mail, celular ou tablet.

Na procura por um sistema de prontuário eletrônico para sua clínica, você vai se deparar com muitas opções e muitas delas podem te deixar ainda mais confuso.

Por isso é preciso prestar atenção nessas funcionalidades básicas, assim, você garante que a melhor escolha seja feita para sua clínica.

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Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo e estudante de Letras na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.