A ausência não justificada dos pacientes nas consultas marcadas pode ser um problema para todo e qualquer estabelecimento de saúde. Saber reduzir o absenteísmo de pacientes é uma das formas de tornar o seu serviço mais eficiente e lucrativo.
O paciente que falta uma consulta sem avisar afeta todo o planejamento da equipe, diminui a lucratividade do empreendimento ao fim do mês e prejudica outros pacientes que poderiam se beneficiar com a antecipação do atendimento.
Dessa forma, o primeiro passo para diminuir as faltas é entender por que os pacientes faltam. Após isso, será possível estabelecer medidas eficazes para resolver a situação de modo inteligente e prático.
Dentre os motivos que levam o paciente a faltar estão a desorganização, esquecimento, recepção do consultório lotada, longas esperas para atendimento, impunidade após a falta, desconhecimento da importância da consulta de retorno e imprevistos.
Descubra os prejuízos que o absenteísmo de pacientes pode acarretar para sua clínica e como reduzir esse problema. Confira mais informações a seguir!
O que é absenteísmo de pacientes?
O absenteísmo de pacientes é o ato de não comparecer às consultas ou aos procedimentos agendados sem qualquer aviso prévio ao local responsável pela realização.
Por esse motivo, é considerado um problema mundial na assistência à saúde, tanto no setor público como no privado.
Isso porque, o aumento das filas e a alta demanda, bem como com o custo da ociosidade de vagas dos pacientes não atendidos, é o foco central para a gestão, o que discutiremos em detalhes logo a seguir.
O impacto financeiro que o absenteísmo causa na clínica
Certamente, o principal impacto negativo do absenteísmo de pacientes é o prejuízo financeiro. O não comparecimento representa uma receita a menos no caixa, diminuindo a lucratividade do negócio.
O absenteísmo em consultas também gera impactos negativos devido a má utilização dos recursos previamente organizados para atender à demanda agendada e que não comparece.
Segundo a Organização Mundial de Saúde, o desperdício de recursos na saúde gira em torno de 20 a 40%, dificultando a melhoria na qualidade dos serviços prestados, esses dados foram descritos no Relatório Mundial de Saúde “Financiamento dos Sistemas de Saúde, O caminho para a cobertura universal”.
Além disso, para planejar investimentos de médio e longo prazo, o profissional de saúde precisa ter um planejamento de caixa.
Contudo, o absenteísmo prejudica todo esse planejamento, trazendo dúvidas em relação ao futuro do negócio. Sem essa previsão fica muito difícil saber quanto será possível gastar ou investir na clínica.
Quais as principais causas do absenteísmo de pacientes?
A falta dos pacientes também pode fazer surgir a seguinte dúvida: por que será que o paciente não veio?
Assim, o médico e sua equipe precisam investigar sobre as origens do problema.
Para facilitar, confira abaixo seis razões pelas quais os pacientes faltam às consultas:
- Pacientes desorganizados: os pacientes que faltam com frequência nas consultas, normalmente, são aqueles que não verificam os seus compromissos já agendados anteriormente. Logo, pode ocorrer conflito de horários e o paciente acaba não comparecendo;
- Impunidade: muitas vezes, a clínica não deixa de forma clara e objetiva a sua política de agendamentos, o que leva o paciente a pensar que se faltar sem avisar, não haverá punições;
- Não conhecimento sobre a importância do retorno médico: os pacientes que faltam à consulta de retorno são aqueles que muitas vezes não entendem a importância desse monitoramento para a resolução do seu problema de saúde;
- Imprevistos: muitas vezes os pacientes têm a intenção de comparecer à consulta, porém surgem imprevistos que o impedem de cumprir o compromisso;
- Sala de espera lotada: existem clínicas que marcam o paciente em determinado horário, mas, por desorganização ou falta de previsão em seus agendamentos, acabam atrasando e realizando atendimento horas depois;
- Esquecimento dos pacientes: a rotina acelerada faz com que muitos pacientes não se lembrem do agendamento, ou então resolvam ir em cima da hora.
Dicas para reduzir o absenteísmo de pacientes nas consultas médicas
Diante da problemática que é o absenteísmo nos serviços de saúde, torna-se imprescindível criar estratégias para redução desses índices.
A principal forma de preparar sua clínica para qualquer imprevisto é estudar sobre as inovações do setor e analisar a viabilidade de implementá-las em sua clínica.
Após decidir quais ferramentas serão adotadas, é necessário realizar treinamentos com a equipe para aproveitar todos os recursos que as tecnologias médicas oferecem.
Com a ajuda de sistemas de qualidade como os softwares médicos, os profissionais de saúde poderão centralizar todos os dados dos pacientes e utilizar as informações para otimizar e organizar melhor o sistema de atendimento.
Acompanhe algumas dicas que separamos para ajudar você na hora da consulta:
Gerencie previamente as consultas
A agenda médica é uma ferramenta-chave para a rotina médica. Se bem gerenciada, ela consegue evitar atrasos e garantir uma experiência positiva para os pacientes.
Quando bem organizada, permite um atendimento mais fluido e de melhor qualidade aos pacientes, evitando atrasos e outras situações desagradáveis.
Utilize estratégias de confirmação
Vimos anteriormente que muitos pacientes faltam nas consultas porque esqueceram do compromisso.
Os lembretes de consulta eliminam o problema do esquecimento.
No iClinic, eles são enviados antes das consultas via SMS e e-mail de forma automática. Eles também podem ser enviados por meio do WhatsApp em poucos cliques dentro da agenda.
Assim que os pacientes recebem os lembretes, eles respondem “sim” ou “não”, e os status dos agendamentos mudam para “cancelado/confirmado pelo paciente” instantaneamente, de acordo com a resposta.
Se um paciente não comparecer, o profissional da recepção consegue realizar encaixes com agilidade ao entrar em contato com os próximos pacientes da lista de espera de sua agenda iClinic.
Dessa forma, você ganha tempo e aumenta o faturamento do seu consultório com a redução de faltas e os encaixes feitos com eficácia.
Crie uma política de fidelidade
Fidelizar pacientes é uma preocupação que todas as clínicas médicas possuem. Não apenas porque fidelizar é bem mais barato do que atrair novos pacientes, mas também por causa do engajamento e prevenção da saúde.
Por serem tão vantajosos para empresas e clientes, programas de fidelidade devem estar sempre incluídos na política da empresa.
A maioria deles se divide entre quatro categorias:
- Pontos,
- Níveis de lealdade,
- Redes sociais,
- Programas pagos.
Todos esses tipos são estratégias de retenção de clientes que os motivam a consumirem repetidas vezes o seu produto ou serviço.
Afinal, quanto mais o consumidor frequenta ou interage com a sua clínica, mais recompensas ele pode ganhar.
Tenha o cadastro de pacientes sempre atualizado
Para registrar todos os dados dos pacientes e manter tudo sempre atualizado, é essencial contar com a ajuda de um sistema com cadastro de pacientes e prontuário eletrônico.
O cadastro de pacientes do iClinic, por exemplo, permite que você adicione dados pessoais, dados complementares (etnia, estado civil, profissão, dados de familiares), além de convênios e um histórico de consultas automático.
Ou seja, ao atender os pacientes pelo sistema, você consegue saber os status dos agendamentos, quantas vezes aquele paciente foi atendido, em qual data e em quais horários.
O prontuário eletrônico é outro diferencial, porque além de ser completamente personalizável, também é possível anexar arquivos, como imagens e exames.
Crie uma boa relação com o paciente
Construir uma boa relação com os pacientes faz com que eles se sintam confortáveis dentro do seu consultório, o que aumenta as chances deles voltarem mais vezes.
Tratar os pacientes com educação e cordialidade são os requisitos básicos para um bom atendimento. Quem recepciona os pacientes deve sempre buscar ajudá-lo, tirar as suas dúvidas e instruí-lo dentro da clínica.
Essa prática deve ser utilizada por todos os membros da sua equipe. Isso porque, muitas vezes, ter empatia é a chave para que o profissional se imagine no lugar do paciente, entenda suas dificuldades e que está ali para ajudar.
Forneça uma boa experiência no ambiente de recepção
Assim que o paciente chegar na recepção da sua clínica, começará a observar o ambiente do estabelecimento e se ele se sentirá confortável e bem recebido ali.
É muito importante lembrar que a recepção é o local em que os pacientes aguardam pela consulta e também onde seus acompanhantes ficam esperando. Portanto, é essencial que a recepção seja um ambiente limpo e organizado.
Entre tantas outras possibilidades, é essencial que a recepcionista da clínica seja gentil, simpática e atenciosa com os pacientes. Ela deve ser capaz de solucionar dúvidas e fazer o possível para encontrar soluções para imprevistos e problemas.
Evitar erros na recepção de clínicas é de suma importância para você fazer dela um lugar seguro e que realmente representa toda a qualidade que sua clínica tem a oferecer.
Como um software médico pode te ajudar a fidelizar e reduzir faltas de pacientes?
Como já mencionamos anteriormente no artigo, contar com um software médico pode ser uma ótima estratégia se você busca otimizar o tempo no seu consultório.
Um software médico é desenvolvido exclusivamente para profissionais de saúde, e alguns sistemas foram construídos pensando em toda a gestão do negócio, contendo funcionalidades como controle financeiro e marketing.
Estes sistemas facilitam a integração de informações relacionadas aos pacientes, dando mais agilidade e precisão nos dados que circulam em sua clínica.
Escolhendo o software certo para o seu consultório, certamente, você reduzirá as chances de erros e aumentará a segurança no processo, além de que você e sua equipe terão mais tempo para melhorar a experiência de atendimento e divulgação da clínica.
O iClinic é o software médico mais fácil de usar do mercado, além de ser especializado em gestão de clínicas e consultórios, com o intuito de auxiliar médicos empreendedores e administradores.
Com o iClinic você conta com um sistema completo que atende às suas necessidades, com soluções que vão desde o atendimento aos pacientes, até atividades administrativas como gestão financeira, relatórios, e-mail marketing, entre outros.
7 provas que a gestão de agenda ajuda na redução do absenteísmo dos pacientes
A maioria dos médicos possui uma rotina corrida e cheia de compromissos.
Ao realizar a gestão da sua agenda, você garante mais organização e aumenta a fidelização dos pacientes, pois possibilita um melhor planejamento de suas consultas.
Essa maior organização torna possível a readequação rápida dos horários, e elimina o problema de horários vagos devido a desmarcações em cima da hora.
Veja a seguir como a gestão de agenda auxilia na redução do absenteísmo de seus pacientes:
1. Diminui os atrasos
Quanto tempo os pacientes esperam para serem atendidos no seu consultório?
Embora os atrasos sejam comuns durante as consultas médicas, essa não é uma situação agradável nem para você, nem para o paciente, certo?
Com a gestão de agenda, você ganha tempo e, dessa forma, controla melhor seus horários para evitar ao máximo os atrasos.
Uma dica importante nesse ponto é sempre deixar um intervalo de 5 a 10 minutos entre as consultas. Assim, caso haja algum imprevisto, você se organiza a tempo para o próximo atendimento.
Com a redução nos atrasos, você conquista pacientes mais satisfeitos, mais fidelização e menos absenteísmo.
2. Foca no paciente
Você já precisou atender algum paciente de modo mais rápido do que o normal devido à correria?
Atualmente, o paciente tem uma participação muito mais ativa no cuidado com sua saúde e, muitas vezes, a consulta ao médico não é feita apenas para o diagnóstico.
Veja o depoimento da Dra. Lizanka Marinheiro sobre o assunto:
“Hoje as pessoas buscam os médicos muito mais para serem ouvidas, do que necessariamente para tratar patologias mais raras, então você vê que a saúde é algo mais simples do que parece, principalmente se investirmos forte na prevenção.”
Ao realizar a gestão de agenda, você tem mais tempo para focar no paciente, ouvi-lo com calma e entender o que há por trás das queixas.
Esse cuidado humanizado fará toda a diferença em suas consultas de retorno, pois o paciente sabe que será bem sempre bem recebido em todos os atendimentos.
O resultado disso é uma redução cada vez maior no absenteísmo.
3. Analisa as causas dos absenteísmos
Por que seus pacientes faltam? Qual o perfil deles? O que alegam sobre as faltas?
Entender a causa do absenteísmo de seus pacientes é um ponto indispensável para a solução desse desagradável problema.
Ao realizar a gestão de agenda, você pode mapear o perfil de seus pacientes faltantes para procurar entender o que exatamente motiva tais faltas.
O uso de um software médico com agenda online ajuda bastante na resolução desse problema. Dentro do iClinic, por exemplo, é possível gerar relatórios e ver a relação de faltas e pacientes.
Esses dados, somados às informações dos pacientes disponíveis no sistema, possibilitam o entendimento necessário sobre os perfis dos faltantes.
Dessa maneira, é possível criar estratégias bem mais certeiras para resolver o problema, não concorda?
4. Envia lembretes de consulta
Quantos pacientes já se esqueceram da sua consulta e não compareceram?
Com a correria do dia a dia, é normal que todos estejam sempre muito ocupados, e isso torna o esquecimento das consultas um fator comum entre os pacientes.
A organização de sua agenda permite o envio de lembretes de consulta para os pacientes, seja via ligação, SMS, e-mail ou WhatsApp.
Com o uso de uma agenda integrada a um software médico, é possível realizar envios via SMS, e-mail e WhatsApp de forma rápida, automática e em poucos cliques.
Esses envios também auxiliam na redução de custos de seu consultório, pois saem mais baratos do que a soma das ligações realizadas a cada paciente.
Os envios feitos por e-mail e WhatsApp utilizam apenas a conexão com a internet, enquanto que via SMS, o custo pelo sistema iClinic varia de R$ 0,07 a R$ 0,08 por SMS.
Os lembretes de consulta eliminam o problema do esquecimento e já reduziram as faltas dos pacientes do nutricionista Albespyerry Diniz. Veja só o depoimento dele:
“O envio de SMS e e-mail para confirmar consulta caiu em 30% as faltas dos meus pacientes, diminuiu bastante.”
5. Garante maior alinhamento com os colaboradores
Você conscientiza todos do consultório sobre os problemas do absenteísmo?
Para diminuir as faltas dos pacientes, é importante ter o alinhamento de toda a equipe.
Com uma boa gestão de agenda e a ajuda dos profissionais da recepção, é possível elaborar estratégias para auxiliar na fidelização de pacientes, como o envio de materiais por e-mail marketing.
Nessa hora, ter os dados dos pacientes e da agenda centralizados em um só lugar ajuda muito, porque com isso é possível segmentar as comunicações para cada perfil de paciente.
Além do mais, se todos os colaboradores estiverem alinhados em relação a seus horários, não haverá marcações de consulta com duplicidade ou na mesma hora de algum compromisso seu.
Isso é importante para que o paciente não espere muito e nem tenha sua consulta desmarcada em cima da hora, pois essa é uma situação desagradável, e pode induzi-lo a não comparecer à próxima consulta.
Um software médico igualmente se mostra útil nesses momentos, uma vez que ele centraliza todos os dados e os torna acessíveis de qualquer lugar.
Ou seja, tanto você quanto seus colaboradores conseguem acessar a agenda e as informações de seu consultório a qualquer hora ou local, basta apenas o acesso à internet.
Um excelente auxílio à organização de todos, não acha?
6. Organiza sua rotina
Você sabe quanto tempo dura suas primeiras consultas? E as de retorno? E quanto aos procedimentos, consegue dizer o tempo médio de cada um?
Ao alcançar uma gestão de agenda de excelência, você entende o modo de funcionamento de seu consultório, pois sabe quanto tempo dura cada uma de suas consultas e procedimentos.
Essa é uma ótima forma de ter uma rotina bem mais organizada, que irá colaborar com o seu dia a dia e com o paciente, pois ele também conseguirá se programar melhor para seus atendimentos.
A agenda do iClinic disponibiliza um cronômetro acionado sempre ao início de cada consulta, dentro do próprio sistema. É possível escondê-lo no prontuário, caso não queira mostrar o cronômetro para o paciente.
Com ela, você coleta esses dados automaticamente e organiza sua rotina de forma muito mais precisa.
7. Proporciona mais tempo para os profissionais da recepção
Quanto tempo a mais os profissionais da recepção gastam devido à desorganização de sua agenda?
Uma agenda desorganizada prejudica o andamento do trabalho dos profissionais da recepção.
Com rasuras na agenda e horários alterados, eles podem ficar sobrecarregados, uma vez que também precisam recepcionar os pacientes.
Os envios de lembretes de consulta pela agenda online também ajudam muito.
Como os status dos agendamentos são atualizados automaticamente, o médico consegue ver quem está confirmado ou não sem entrar em contato com a recepção.
Isso ajuda na organização e na gestão de tempo desses profissionais. Afinal, eles não precisarão ligar para cada paciente e confirmar as consultas.
Disponibilizar um agendamento online em seu site ou em sites como o AgendarConsulta também facilita bastante, porque o paciente realiza as marcações de forma simples, sem contato direto com a recepção.
Dessa forma, seus colaboradores ficam mais livres e podem focar em deixar a sala de espera sempre bem arrumada, oferecer um tratamento único a cada pessoa e organizar seus compromissos.
Com isso, certamente seus pacientes sentirão esses cuidados, e o absenteísmo irá cair à medida que a fidelização aumentar.
Conclusão
Após a leitura do texto, com certeza você já deve ter percebido como o absenteísmo gera impactos negativos para a clínica e prejuízos financeiros.
Vimos que dentre as principais causas que levam um paciente a se ausentar em uma consulta, estão o esquecimento e a falta de tempo para ligar para a clínica desmarcando o horário.
Por outro lado, vimos como os softwares médicos são capazes de ajudar a reduzir o absenteísmo no dia a dia e melhorar o atendimento.
Vale ressaltar que para além de todas essas dicas, para evitar a recorrência das faltas, é imprescindível criar um bom relacionamento com seus pacientes.
Construir uma boa relação com os pacientes faz com que eles se sintam confortáveis dentro de sua clínica, o que aumenta as chances deles voltarem mais vezes.