As glosas são a ausência de pagamentos dos prestadores de serviços de saúde, como médicos, por parte dos planos de saúde. Isso ocorre quando há divergência de informações nos bancos de dados.
Quando um convênio não faz um pagamento, significa que alguma falha no processo foi cometida, seja erros administrativos, desatualização das informações, entre outros.
Esse problema é grave e pode prejudicar seriamente as finanças da clínica, além de gerar perda de tempo e retrabalho.
Neste artigo você vai aprender:
- O que são glosas
- 3 tipos de glosas
- Qual o impacto das glosas na sua clínica
- Como evitar as glosas na sua clínica
- Principais dúvidas sobre glosas
O que são glosas?
Segundo o Dicionário Informal, glosa é toda cobrança efetuada que não coincide com os acordos e regras firmadas entre o serviço contratado e a empresa contratante.
Na área da saúde, geralmente ocorre por impasses entre as operadoras de saúde e as clínicas, consultórios e hospitais.
De forma resumida, é o não pagamento de consultas, procedimentos, medicamentos, diárias ou materiais por parte dos convênios.
Como parte fundamental do controle do fluxo de caixa das clínicas, as glosas são problemas de solução complexa, pelas consequências que trazem.
Elas podem ser aplicadas sempre que uma situação gerar dúvidas. Nesses casos, o prontuário do paciente confirma que a assistência foi prestada.
Para isso, é preciso comprovar que houve erro. Desse modo, o processo de verificação deve ser acompanhado e autenticado por um auditor e pelo médico responsável.
A maneira mais fácil de comprovar que a assistência foi prestada e os dados são confiáveis, é ter um prontuário eletrônico na nuvem que impossibilita alterações após o término da consulta.
Conheça todas as vantagens e desvantagens do prontuário eletrônico no nosso vídeo:
3 tipos de glosas
Existem três classificações para as glosas. São elas:
1. Glosas administrativas
Ocorrem devido a erros manuais, sendo as mais comuns e geralmente fáceis de solucionar, como erros de digitação, falhas em preenchimento de guias, ou dados antigos e desatualizados.
Quando esse cenário acontece, o plano de saúde pode se negar a realizar o pagamento ou pagar apenas uma parte do combinado, conforme previsto em contrato.
Fique atento a alguns aspectos que configuram como glosas administrativas:
- Datas incorretas;
- Datas fora do prazo;
- Equívocos em relação aos códigos, procedimentos e preços;
- Ausência de dados.
2. Glosas técnicas
As glosas técnicas se referem a contestação de procedimentos médicos. Ou seja, um plano de saúde questiona a necessidade de um procedimento e pede avaliação de um auditor técnico.
Isso pode acontecer quando um médico deixa de registrar uma informação, como um exame ou resultado, devido a correria do dia a dia.
É preciso ficar atento com:
- Falta de detalhamento nas solicitações e prontuários;
- Ausência de descrição dos procedimentos;
- Cadastro dos pacientes desatualizados com carteirinha vencida.
3. Glosas lineares
Guias que são glosadas sem motivo definido, geralmente classificadas como “Outros“.
As justificativas costumam ser vagas ou incoerentes, como afirmar que um determinado valor está acima do acordado, quando não está.
Nesses casos, você tem o direito de solicitar justificativas e contar com uma ferramenta de auditoria.
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Qual o impacto das glosas na sua clínica?
Como você viu ao longo do conteúdo, as glosas são relativamente fáceis de ocorrerem, já que qualquer pequeno erro é uma forma do convênio se recusar a pagar por um serviço de saúde.
Porém, essas falhas costumam acontecer no momento de agendamento e cadastro do paciente, principalmente em clínicas que estão presas no papel e em processos manuais.
A partir do momento que você conta tecnologias como agendamento online e prontuário eletrônico, as ocorrências de glosas diminuem consideravelmente.
Se você unir essas duas ferramentas a um software médico de qualidade, que automatiza processos e garante um padrão de qualidade, as glosas podem ser completamente eliminadas.
Afinal, você pode conferir rapidamente qualquer erro na ficha do paciente, resolver sem rasuras e ter registros confiáveis de tudo que aconteceu na clínica.
Caso contrário, as glosas impactam negativamente as finanças, o que pode ocasionar o caixa no vermelho, redução do número de funcionários e menos orçamento para investir na empresa.
Como evitar as glosas na sua clínica?
1. Treinamento da equipe de colaboradores
O primeiro passo é educar os funcionários da clínica sobre o que são glosas, como elas acontecem, quais são as 3 classificações e a importância de cadastrar todas as informações corretas.
Você pode começar compartilhando este artigo com eles!
Assim que eles entenderem como as glosas podem impactar seus trabalhos, não será apenas você que estará fiscalizando as informações, mas toda a equipe.
2. Auditoria interna
Todo plano de saúde possui uma equipe de auditoria e você também pode ter uma.
É possível contratar um profissional especializado ou treinar um colaborador para exercer esse papel. Com alguém focado em realizar a auditoria da clínica, é improvável que algum erro chegue ao convênio.
Além disso, esse profissional não precisa apenas encontrar erros, mas pensar em formas de melhorar os processos da empresa e aumentar o faturamento.
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3. Software médico com cadastro de convênios e TISS
O software médico da clínica deve ter todos os convênios dos pacientes cadastrados, assim, você consegue configurar os valores específicos dos procedimentos de cada plano de saúde.
Com a ferramenta de repasse médico, por exemplo, você não precisa fazer contas para verificar qual é o salário que cada profissional de saúde deve receber. O sistema já faz isso automaticamente.
Outro diferencial que o sistema para clínicas pode ter é a geração de guias de consulta TISS em lotes. Essa ferramenta facilita os envios para os convênios e te poupa tempo.
Fique atento às datas adicionadas nas glosas. Faturar um procedimento feito antes da autorização provavelmente resultará em glosa, pois eles são faturados apenas após aprovação do plano de saúde.
4. Conferência de todos os dados
As glosas acontecem nos pequenos detalhes, como código de faturamento incorreto, quantidades de medicamento e materiais errados, assim por diante.
Revise seus documentos e confira novamente todos os dados. Ao contar com uma prescrição eletrônica, por exemplo, fica fácil visualizar todas as informações e você pode salvar modelos de prescrição personalizados.
5. Digitalização de documentos e processos
Geralmente você utiliza uma guia SADT para solicitar exames e perde tempo da consulta escrevendo a mesma coisa que escreveu em outros atendimentos.
Um software médico consegue completar as informações automaticamente ou imprimir uma via padronizada, o que te dá mais tempo para focar no paciente durante a consulta.
Como você terá o documento digitalizado, as chances de glosas administrativas e técnicas ocorrerem são poucas.
Além disso, documentos de papel são facilmente perdidos ou rasurados. Mesmo que você tenha enviado um arquivo para o convênio, caso não tenha uma cópia na clínica, é impossível comprovar que o exame foi feito.
Com os processos digitalizados, você consegue atualizar o número da carteirinha do paciente rapidamente e assegurar que as informações nunca serão perdidas.
Assista ao vídeo a seguir para conhecer mais vantagens de contar com a ajuda da tecnologia na clínica:
Principais dúvidas sobre as glosas
1. Como justificar uma glosa para recurso?
Faça uma auditoria na glosa e nos processos da clínica, colete todas as informações e documentos que te ajudem em seus argumentos, assim, é possível sustentar uma justificativa.
É fundamental que sua clínica tenha os processos organizados e padronizados, por isso, a importância de ter um software médico na nuvem.
2. O que são indicadores de glosas hospitalares?
Os indicadores de glosas hospitalares são uma métrica que permite identificar as operadoras de saúde que geram mais glosas, além de identificar falhas em processos da instituição.
Viu como é possível evitar glosas na sua clínica?