Livro caixa do consultório médico: sua importância e como organizá-lo

Livro caixa do consultório: 5 passos para preenchê-lo

Dra. Luciana Lessa Gestão da Clínica

Leia em 6 min.

Última atualização em 16/05/2022 por Yasmim Mayumi

O livro caixa é um instrumento financeiro que registra o fluxo de caixa do consultório, mostra aos órgãos o seu registro financeiro e costuma ser obrigatório para empresas no Simples Nacional.

Os médicos empreendedores que não sabem as entradas e saídas financeiras da clínica estão perdendo dinheiro, principalmente os que não sabem dizer qual é o lucro líquido da empresa.

Com um livro caixa, você tem total controle financeiro, tem mais facilidade em realizar burocracias como o Imposto de Renda e consegue melhorar o faturamento.

Um artigo sobre o livro caixa enfatiza a importância de utilizar esse recurso para manter uma boa gestão financeira na empresa. Veja um trecho adaptado:

“O Livro Caixa se constitui em um instrumento indispensável para quem deseja manter um elevado grau de organização em seu empreendimento, pois o controle dos recursos financeiros é o primeiro passo para se ter em mãos as rédeas do negócio.”

Continue a leitura e descubra como simplificar sua gestão financeira. 🙂

Neste artigo você aprender:

O que é um livro caixa?

O livro caixa é um instrumento financeiro que registra todas as entradas e saídas financeiras de um consultório (e empresas no geral). Você pode ter esse documento sendo pessoa física ou jurídica.

Empresas que se enquadram no Simples Nacional, por exemplo, devem realizar o livro caixa quando não possuem escrita contábil regular (registro dos atos e fatos administrativos).

Outros modos de tributação, como o Lucro Presumido, não precisam apresentar o livro caixa.

Para ter esse documento organizado, é preciso registrar todos os pagamentos feitos no consultório, seja em dinheiro, cheque, cartão ou PIX, além dos custos, como conta de água, energia, telefonia e materiais.

O ideal é centralizar todas essas informações em um único lugar, de preferência em um software médico com gestão financeira, para evitar perder os dados em acidentes simples que acontecem com papéis.

Com um livro caixa organizado você evita problemas contábeis, falta de controle de pagamentos, dificuldade em realizar balanço patrimonial, assim por diante.

Caso você seja o gestor do consultório, saiba que não necessariamente você deverá preencher o documento, mas a responsabilidade legal por ele será sempre sua.

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Qual é a diferença entre o livro caixa e o fluxo de caixa?

O livro caixa registra apenas recebimentos e pagamentos realizados durante um determinado período, ou seja, se refere a recebíveis e despesas.

O fluxo de caixa leva em consideração qualquer movimentação financeira, seja ela um investimento, financiamento, empréstimo, atividade operacional, entre outros. 

Enquanto o livro caixa foca em recebimentos e despesas, o fluxo de caixa registra toda e qualquer movimentação financeira para garantir previsibilidade das finanças.

Quando falamos em gestão do consultório, o fluxo de caixa vai ser bem mais útil que um livro caixa, porque vai permitir que você evite um caixa no vermelho e entenda o melhor momento para investir.

Livro caixa do consultório e o impacto no Imposto de Renda

O livro caixa do consultório facilita a declaração do imposto de renda, porque todas as informações já estão organizadas para a Receita Federal.

Independentemente se você usa carnê leão ou conta com um contador para realizar esse processo, ter todos os dados preparados economiza tempo e evita erros que podem te fazer pagar caro no imposto de renda.

A Receita Federal também deixa que algumas despesas do livro caixa sejam deduzidas no cálculo do imposto de renda, ou seja, você tem o retorno parcial do dinheiro que gastou, como em:

  • Aluguel;
  • Energia;
  • Água;
  • Internet;
  • Telefone;
  • Cursos, treinamentos e congressos;
  • Hospedagem;
  • Alimentação;
  • Passagens.

Porém, não são dedutíveis as despesas de arrendamento, depreciação de instalações e equipamentos, custos com locomoção e transporte ou prestação de serviços de transportes.

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Como preencher o livro caixa do consultório

1. Registre diariamente os recebimentos e pagamentos

A melhor forma de preencher o livro caixa é registrar toda vez que um recebimento ou pagamento acontecer no consultório, logo, o registro acontece todos os dias.

Por isso, muitos gestores optam por deixar o preenchimento do documento na responsabilidade de um profissional da recepção ou do secretariado.

Para evitar erros comuns, invista no treinamento desse colaborador que ficará responsável pelo livro caixa, seja com um curso ou oferecendo tempo durante o expediente para que ele leia artigos.

2. Escolha o modelo do livro caixa

O modelo do livro caixa vai auxiliar na organização visual dos seus registros. Use colunas diferentes para as datas, saldo anterior, valores de recebimentos (entrada) e pagamentos (saídas) e saldo atual.

Você também pode adicionar uma coluna para observações, explicando o que foi aquela movimentação. Busque sempre preencher o documento em ordem cronológica.

Um erro comum que pode ser fatal para o consultório é registrar recebimentos parcelados, como um pagamento de um paciente que foi dividido em 6 vezes, uma única vez.

Ao invés de registrar R$ 200,00 por mês na data de recebimento do parcelamento, o médico registra R$ 1.200,00 na primeira parcela, afinal, uma hora ele vai receber tudo.

Errado! É essencial que você registre exatamente o que está entrando no caixa e não o que supostamente vai entrar. 

Outras informações que você deve ter no livro caixa é a identificação da empresa ou pessoa física (CNPJ ou CPF). 

3. Guarde todos os recibos 

Armazene todos os recibos e salve todas as notas eletrônicas para ter provas de tudo que você registrou no livro caixa.

4. Tenha um contador de confiança

Para economizar seu tempo e evitar erros comuns, contrate um contador especializado na área da saúde para realizar esses processos financeiros.

Assim, você só precisará conferir as informações e ter mais tempo para focar nos pacientes.

5. Conte com a tecnologia

É extremamente fácil registrar algo errado no fluxo de caixa se você só tem papéis e anota tudo à mão. Uma planilha é uma solução parcial, mas logo você verá que precisa de um sistema financeiro para consultórios.

Com um software médico, por exemplo, você tem um fluxo de caixa automático, relatórios financeiros, registro de contas bancárias, repasse médico e backups que evitam perdas de informações.

Dê uma olhada no trecho do artigo mencionado no início do conteúdo:

“Hoje em dia não há a necessidade de se utilizar um Livro Caixa impresso […]  pois com os recursos do computador se torna bem mais prático a utilização de planilhas numeradas para cada mês, que podem permanecer em arquivo eletrônico ou impresso sendo que essas são assinadas e arquivadas.”

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Dúvidas frequentes sobre o livro caixa do consultório

O que pode lançar no livro caixa?

  • Recebíveis: pagamentos de pacientes
  • Despesas: aluguel de imóvel, IPTU, energia, água, telefone, internet, salários de funcionários, materiais de limpeza e descartáveis, equipamentos médicos

Quem pode deduzir no livro caixa?

O contribuinte (quem tem obrigação tributária) que recebe rendimentos de um trabalho não assalariado pode deduzir as despesas registradas no livro caixa.

Qual é o limite de dedução no livro caixa?

O limite de dedução do livro caixa é definido pelo valor da receita mensal recebida pela pessoa física ou jurídica.

Quais são as despesas dedutíveis no livro caixa?

As despesas dedutíveis do livro caixa são aquelas relacionadas aos custos do consultório, como materiais descartáveis, conta de luz, água, salários de funcionários, entre outros.

É obrigatório ter um livro caixa?

O livro caixa é obrigatório para empresas enquadradas no Simples Nacional que não têm escrita contábil regular (registro dos atos e fatos administrativos).

Neste artigo você aprendeu o que é um livro caixa, como preenchê-lo e diferenciá-lo do fluxo de caixa. Se gostou do artigo, assine nossa newsletter e receba mais conteúdos em seu e-mail:

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Sobre o autor

Dra. Luciana Lessa

COO da Medicinae Solutions, a única plataforma de antecipação de faturas médicas do Brasil. Graduada em Medicina pela Universidade Federal Fluminense (UFF), Cirurgiã Geral, MBA de Executivo em Saúde pela FGV, Health Management pela UPENN, Design Thinking na D.School - Stanford, possui mais de quinze anos de experiência no setor.