Saiba como preencher o livro caixa da clínica médica corretamente!

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Preencher o livro caixa da clínica médica é fundamental para manter a organização e saúde financeira do negócio. É possível monitorar as despesas e receitas, o que permite uma melhor tomada de decisão.

Ao manter o livro caixa sempre em dia e de forma correta, o gestor da clínica médica tem uma visão clara de como estão as finanças do negócio. 

Isso permite que os problemas financeiros sejam identificados com mais rapidez e que as medidas sejam tomadas para corrigi-los antes que prejudiquem a saúde financeira da clínica.

Além disso, o livro caixa é um documento importante para a contabilidade da clínica. Ele serve como comprovante de receita e despesa, o que é essencial na hora de elaborar a declaração de imposto de renda da clínica médica

Por isso, é fundamental que o preenchimento do livro caixa seja feito corretamente.

Se você é gestor ou trabalha na área administrativa de uma clínica, precisa saber como preencher corretamente esse livro para evitar problemas com a Receita Federal e manter a clínica financeiramente saudável. 

Por isso, continue lendo e evite dores de cabeça com a contabilidade da sua clínica!

O que é um livro caixa?

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O livro caixa é um instrumento financeiro que registra todas as entradas e saídas financeiras de um consultório (e empresas no geral). Você pode ter esse documento sendo pessoa física ou jurídica.

Empresas que se enquadram no Simples Nacional, por exemplo, devem realizar o livro caixa quando não possuem escrita contábil regular (registro dos atos e fatos administrativos).

Outros modos de tributação, como o Lucro Presumido, não precisam apresentar o livro caixa.

Para ter esse documento organizado, é preciso registrar todos os pagamentos feitos no consultório, seja em dinheiro, cheque, cartão ou PIX, além dos custos, como conta de água, energia, telefonia e materiais.

O ideal é centralizar todas essas informações em um único lugar, de preferência em um software médico com gestão financeira, para evitar perder os dados em acidentes simples que acontecem com papéis.

Com um livro caixa organizado você evita problemas contábeis, falta de controle de pagamentos, dificuldade em realizar balanço patrimonial, assim por diante.

Caso você seja o gestor do consultório, saiba que não necessariamente você deverá preencher o documento, mas a responsabilidade legal por ele será sempre sua.

Qual é a diferença entre o livro caixa e o fluxo de caixa?

O livro caixa registra apenas recebimentos e pagamentos realizados durante um determinado período, ou seja, se refere a recebíveis e despesas.

O fluxo de caixa leva em consideração qualquer movimentação financeira, seja ela um investimento, financiamento, empréstimo, atividade operacional, entre outros.

Enquanto o livro caixa foca em recebimentos e despesas, o fluxo de caixa registra toda e qualquer movimentação financeira para garantir previsibilidade das finanças.

Quando falamos em gestão do consultório, o fluxo de caixa vai ser bem mais útil que um livro caixa, porque vai permitir que você evite um caixa no vermelho e entenda o melhor momento para investir.

Livro caixa do consultório e o impacto no Imposto de Renda

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O livro caixa do consultório facilita a declaração do imposto de renda, porque todas as informações já estão organizadas para a Receita Federal.

Independentemente se você usa carnê leão ou um contador para realizar esse processo, ter todos os dados preparados economiza tempo e evita erros que podem te fazer pagar caro no imposto de renda.

A Receita Federal também deixa que algumas despesas do livro caixa sejam deduzidas no cálculo do imposto de renda, ou seja, você tem o retorno parcial do dinheiro que gastou, como em:

  • Aluguel;
  • Energia;
  • Água;
  • Internet;
  • Telefone;
  • Cursos, treinamentos e congressos;
  • Hospedagem;
  • Alimentação;
  • Passagens.

Porém, não são dedutíveis as despesas de arrendamento, depreciação de instalações e equipamentos, custos com locomoção e transporte ou prestação de serviços de transportes.

Baixe gratuitamente nosso guia para saber como fazer seu imposto de renda para médicos.

Como deve ser feita a escrituração do livro caixa? Quais as etapas?

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Para manter a organização financeira de uma clínica, é essencial preencher o livro caixa corretamente. 

A escrituração do livro caixa consiste na elaboração do Termo de Abertura, das Folhas de Escrituração e do Termo de Encerramento, etapas que serão detalhadas a seguir.

Termo de Abertura

O Termo de Abertura é o documento que inaugura o livro caixa, no qual serão registrados todos os lançamentos. 

Ele deve conter a data de início e o nome da pessoa responsável pelo preenchimento, seja ela o próprio médico, um funcionário ou um contador. 

É importante lembrar que a data de início deve coincidir com o primeiro dia do ano fiscal ou, se for o caso, com a data de início das atividades da clínica. 

O Termo de Abertura deve ser assinado pelo responsável e por duas testemunhas.

Folhas de Escrituração

As Folhas de Escrituração são os registros de todas as entradas e saídas de dinheiro da clínica. Cada lançamento deve ser descrito de forma detalhada, contendo a data, o tipo de receita ou despesa e o valor. 

É importante que todos os lançamentos sejam realizados diariamente, para que não haja perda de informações. 

As Folhas de Escrituração devem ser numeradas sequencialmente e assinadas pelo responsável e por duas testemunhas.

Termo de Encerramento

O Termo de Encerramento é o documento que finaliza o livro caixa. Ele deve conter a data de encerramento e o nome da pessoa responsável pela escrituração, seguido das assinaturas do responsável e das testemunhas. 

O Termo de Encerramento deve ser preenchido ao final do ano fiscal ou quando houver a necessidade de encerramento do livro caixa. 

É importante lembrar que o livro caixa deve ser mantido em arquivo por, no mínimo, cinco anos, para fins de comprovação de dados contábeis em auditorias ou fiscalizações.

Com a correta escrituração do livro caixa, a gestão financeira da clínica se torna mais fácil e eficiente, permitindo o controle de receitas e despesas e a identificação de oportunidades de melhoria.

Como preencher o livro caixa do consultório

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Preencher o livro caixa é uma tarefa essencial para manter as finanças da clínica médica organizadas

Para isso, é importante seguir algumas etapas para que o documento seja preenchido de forma adequada e sem erros que possam gerar problemas futuros.

Confira o passo a passo ideal abaixo:

1. Registre diariamente os recebimentos e pagamentos

O primeiro passo para preencher o livro caixa do consultório é registrar diariamente todas as entradas e saídas financeiras. 

É importante que essa tarefa seja realizada com muita atenção e detalhamento para que todas as informações estejam corretas.

Para evitar erros, uma boa prática é deixar o preenchimento do livro caixa sob a responsabilidade de um profissional capacitado. 

Esse colaborador deve ter conhecimento em finanças e contabilidade, além de estar bem treinado para realizar essa tarefa de forma precisa e organizada.

A tecnologia pode ser uma grande aliada na hora de registrar os recebimentos e pagamentos do consultório. 

Utilizar um software de gestão financeira pode facilitar muito o preenchimento do livro caixa e garantir mais precisão nas informações.

2. Escolha o modelo do livro caixa

O modelo do livro caixa é uma escolha importante e deve ser feita de forma cuidadosa.

É preciso optar por um modelo que atenda às necessidades do consultório e que seja de fácil compreensão para quem for preenchê-lo.

O livro caixa deve conter informações como datas, valores de recebimentos e pagamentos, saldo anterior e atual, além de uma coluna para observações e notas explicativas. 

O ideal é preenchê-lo em ordem cronológica, seguindo as datas corretas.

Existem diversos modelos de livro caixa disponíveis, desde os manuais até os digitais. 

Uma opção prática e segura é utilizar um software de gestão financeira, que oferece modelos de livro caixa já estruturados e automatizados, facilitando ainda mais a rotina financeira do consultório.

3. Guarde todos os recibos

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Para preencher o livro caixa de forma correta, é fundamental que todos os recibos sejam guardados. 

Essa é uma maneira de garantir que todas as informações registradas estejam corretas e, caso seja necessário, que elas possam ser comprovadas.

Armazenar os recibos e notas fiscais eletrônicas também é uma maneira de evitar problemas futuros em caso de fiscalização ou auditoria.

Uma prática recomendada é digitalizar todos os documentos e armazená-los em nuvem, garantindo maior segurança e facilidade de acesso às informações.

4. Tenha um contador de confiança

Contar com um contador de confiança é fundamental para garantir a conformidade do consultório com as obrigações fiscais e tributárias.

Um contador experiente e atualizado com as mudanças na legislação pode ajudar a manter o livro caixa em dia e evitar possíveis problemas em caso de fiscalização.

Além disso, hoje em dia, já é possível contar com uma contabilidade online, que oferece serviços com preços acessíveis e muita praticidade. 

Esse modelo de contabilidade permite que o consultório tenha acesso a informações atualizadas e em tempo real sobre a sua situação financeira.

5. Conte com a tecnologia

A tecnologia pode ser uma grande aliada na hora de preencher o livro caixa do consultório. 

Utilizar um software de gestão financeira, como o iClinic, pode facilitar a rotina financeira da clínica e garantir mais precisão e segurança no preenchimento do livro caixa.

Com o iClinic, é possível registrar todas as movimentações financeiras do consultório de forma integrada e automatizada, desde o recebimento de pagamentos até o pagamento de contas e despesas.

Além disso, o sistema oferece relatórios gerenciais completos para análise do desempenho financeiro do consultório, permitindo uma visão ampla das finanças da clínica e tomada de decisões mais estratégicas.

Com a tecnologia do iClinic, a rotina financeira da clínica se torna mais eficiente, ágil e segura, garantindo a conformidade com as obrigações fiscais e evitando problemas futuros.

Exemplo simplificado de um lançamento em livro caixa da clínica médica

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O livro caixa é uma ferramenta fundamental para a gestão financeira da clínica médica. 

Ao realizar os lançamentos de forma correta, é possível ter uma visão ampla e precisa de todas as movimentações financeiras realizadas no consultório, o que ajuda na tomada de decisões e evita problemas contábeis.

Para entender melhor como fazer um lançamento no livro caixa da clínica médica, vamos utilizar um exemplo simplificado.

Imagine que a clínica recebeu um pagamento em dinheiro de R$1.000,00 de um paciente no dia 10 de janeiro. 

O lançamento no livro caixa deve seguir os seguintes passos:

  • No livro caixa, deve ser registrado a data do recebimento (10/01), o valor recebido (R$1.000,00) e a identificação do paciente (nome ou número de prontuário);
  • Caso a clínica não tenha utilizado o valor recebido imediatamente, deve-se registrar o valor em caixa (saldo) para ser utilizado futuramente;
  • É importante ter em mente que todos os valores devem ser registrados conforme o meio de pagamento utilizado. Por exemplo, se o pagamento foi feito em cheque, o lançamento deve ser feito com o valor do cheque e a data em que ele foi compensado;
  • No caso de pagamentos parcelados, deve-se fazer um registro para cada parcela, de forma que a data de recebimento e o valor sejam corretamente informados;
  • Quando houver despesas, como a compra de materiais para o consultório, é necessário fazer o lançamento no livro caixa indicando a data do pagamento e o valor gasto;
  • Por fim, é fundamental manter todos os comprovantes de pagamento, como recibos, notas fiscais e extratos bancários, para que seja possível justificar qualquer lançamento no livro caixa, caso haja alguma fiscalização.

Ao seguir esses passos, a clínica médica conseguirá ter um livro caixa organizado e devidamente preenchido, o que facilitará a gestão financeira e evitará problemas com a Receita Federal. 

É importante ressaltar que, para evitar erros, é recomendável contar com o auxílio de um contador e utilizar um software de gestão financeira, como o iClinic.

Dúvidas frequentes sobre o livro caixa do consultório

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O que pode lançar no livro caixa?

Recebíveis como pagamentos de pacientes e demais fontes de renda (investimentos, pagamentos de planos de saúde) e despesas como aluguel de imóvel, IPTU, energia, água, telefone, internet, salários, materiais, equipamentos médicos, entre outros.

Quem pode deduzir no livro caixa?

O contribuinte (quem tem obrigação tributária) que recebe rendimentos de um trabalho não assalariado pode deduzir as despesas registradas no livro caixa.

Qual é o limite de dedução no livro caixa?

O limite de dedução do livro caixa é definido pelo valor da receita mensal recebida pela pessoa física ou jurídica.

Quais são as despesas dedutíveis no livro caixa?

As despesas dedutíveis do livro caixa são aquelas relacionadas aos custos do consultório, como materiais descartáveis, conta de luz, água, salários de funcionários, entre outros.

É obrigatório ter um livro caixa?

O livro caixa é obrigatório para empresas enquadradas no Simples Nacional que não têm escrita contábil regular (registro dos atos e fatos administrativos).

Como funciona o livro caixa para profissionais liberais?

O livro caixa para profissionais liberais funciona de maneira similar ao de empresas. É um instrumento financeiro que deve registrar todas as entradas e saídas financeiras do consultório. 

O livro caixa e o carnê leão foram opções criadas pelo governo para que profissionais autônomos ou liberais façam o recolhimento do imposto.

No caso de profissionais liberais, o livro caixa pode ser utilizado como única forma de escrituração contábil, dispensando a necessidade de elaboração de outros documentos contábeis. 

Dessa forma, o profissional deve registrar no livro caixa:

  • Todas as movimentações financeiras do seu consultório;
  • Recebimentos de honorários;
  • Pagamento de despesas e impostos;
  • Outras receitas e despesas que possam afetar o caixa do consultório.

Por exemplo, se um médico atende pessoas físicas e recebe da mesma forma, ele deve declarar o valor que ele ganha pelo serviço e recolher por meio do carnê leão.

Para que suas despesas como profissional liberal possam ser deduzidas do Imposto de Renda, você deve exportar a escrituração realizada no programa do Carnê Leão, importar no Programa do Imposto de Renda da Pessoa Física do ano vigente e anexar todos os documentos que os originaram. 

Assim, é possível validar a veracidade dos recebimentos e pagamentos.

O que são Livro Diário e Livro Razão?

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Os Livros Diário e Razão são documentos contábeis exigidos para empresas que possuem escrita contábil regular, sendo utilizados para registrar e organizar todas as transações financeiras e operações contábeis da empresa. 

O Livro Diário tem como função registrar todas as operações da empresa, enquanto o Livro Razão é utilizado para organizar as informações de forma mais detalhada. 

Nesse último, cada conta contábil possui uma página específica, na qual são registradas todas as movimentações que afetam essa conta. 

Esse registro mais detalhado ajuda a ter um maior controle das operações contábeis e gera relatórios mais precisos.

O preenchimento do Livro Diário e do Livro Razão é obrigatório para empresas que utilizam o regime de tributação do Lucro Real e do Lucro Presumido, além de outras empresas que possuam escrita contábil regular. 

A elaboração correta desses documentos é fundamental para manter a saúde financeira da empresa em dia, pois permite um controle efetivo das finanças, evitando erros e garantindo um planejamento financeiro mais adequado

É importante contar com a ajuda de um contador ou de um software de gestão contábil para manter esses documentos em dia e evitar problemas com a fiscalização.

Conclusão

A gestão financeira de uma clínica médica é uma das partes mais importantes da administração do negócio. 

Saber como preencher corretamente o livro caixa pode evitar muitos problemas, como falta de controle de pagamentos, dificuldades em realizar o balanço patrimonial e problemas com a Receita Federal. 

Além disso, escolher um software de gestão financeira, como o iClinic, pode facilitar e otimizar o processo de preenchimento do livro caixa, garantindo mais precisão e agilidade na rotina financeira da clínica

É importante destacar também a importância do registro diário das transações financeiras e o armazenamento correto dos recibos. 

Dessa forma, a gestão financeira se torna mais eficiente e a clínica pode se dedicar a prestar um atendimento de qualidade aos seus pacientes.

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