[Checklist] Acabe com os problemas da sua agenda

[Checklist] Acabe com os problemas da sua agenda

Leia em 4 min.

Problemas na agenda médica são, sem dúvida, um grande transtorno para médicos, atendentes e pacientes.

Quantas vezes você já se deparou com problemas na agenda do consultório que causaram muita dor de cabeça? Isso acontece com muitos profissionais: ter uma agenda repleta de dificuldades é realidade na maioria das clínicas. Trata-se de um fator meramente administrativo que pode comprometer a qualidade de atendimento da clínica.

Entretanto, não faz sentido continuar com esses aborrecimentos enquanto há maneiras muito eficientes para solucioná-los. Lembre-se sempre de que qualquer dificuldade demanda uma ação a fim de vencê-la.

Para te ajudar a sair do sufoco com os agendamentos, lançamos uma checklist com ações muito simples para algumas situações recorrentes. Acompanhe!

Agenda vazia

Uma agenda vazia significa que há muitos pacientes em potencial, mas que não conhecem sua clínica ou até mesmo não conseguem encontrá-la. Alguns responsáveis por clínicas médicas já têm essa consciência, mas simplesmente não sabem o que fazer para tornarem-se conhecidos pelo público-alvo.

Além da presença nas redes sociais, você pode se cadastrar em sites especializados em medicina. É possível, inclusive, associar seu perfil a uma opção de agendamento online de consultas. Na checklist, comentamos diferentes estratégias para colocar seu consultório no mapa e atrair muito mais pacientes. Temos certeza de que, se colocá-las em prática, logo terá uma agenda bem preenchida!

Agenda extremamente cheia

Algumas vezes, o que acontece é exatamente o contrário: o problema mesmo é que a agenda está extremamente cheia. A princípio, isso pode não parecer um dos problemas da sua agenda, afinal, quanto mais pacientes, melhor, não é mesmo?

Mas se essa é a realidade da sua clínica, você provavelmente convive diariamente com este cenário: pessoas impacientes na sala de recepção, falta de horários para novos pacientes e a semana vira uma verdadeira loucura.

Isso traz insatisfação aos pacientes, menores possibilidades de fidelização e muito estresse para toda a equipe. Resumindo: desconforto para todos os envolvidos. Entretanto, você não está fadado a viver essa realidade para sempre, ainda há soluções. Uma boa maneira de administrar esses agendamentos é utilizar uma agenda online.

A partir dessa ferramenta, as consultas podem ser agendadas com intervalos regulares e o paciente é avisado, assim que tenta marcar, sobre a disponibilidade do horário pretendido. Confira na checklist uma forma de administrar seus agendamentos e conseguir atender a todos os pacientes.

Agenda “engessada”

Ter a agenda do consultório engessada significa que há dificuldades para remarcar consultas e realocar procedimentos, acabando com janelas e horas desperdiçadas com improdutividade.

Deixar de atender a um paciente por “falta de horário” e descobrir mais tarde que sobraram janelas, é uma situação que não deve acontecer. Nesse caso, a agenda online também é uma ferramenta eficaz no combate a esse tipo de ocorrência. Ela pode ajudar de duas maneiras.

Ao ter essa agenda eletrônica, você consegue configurar o envio de lembretes, que visam atenuar o não comparecimento às consultas e exames agendados (muitas vezes, o paciente falta simplesmente por esquecimento).

Além disso, há a opção de criar uma lista de espera, que torna mais fácil o trabalho da recepcionista no momento de fazer um encaixe de um paciente (que não conseguiu marcar a consulta por falta de horários disponíveis) quando há uma desistência.

A partir disso, fica mais fácil preencher lacunas e ampliar o atendimento a mais pacientes. Veja na checklist como encaixar todos os horários perfeitamente e fazer o seu dia mais eficiente.

Agenda desorganizada

Este aqui é o problema mais comum: falta de organização. Cadastros incompletos, agendamentos errados, informações perdidas, confusões e muito mais…

Você já imaginou se cada atendente resolvesse anotar o agendamento de um paciente que acabou de ligar em um papel para passar a limpo depois? Por mais absurdo que pareça, isso ainda acontece em algumas clínicas.

O resultado? Horários em duplicidade e dificuldade de entrar em contato com pacientes, devido a números de telefone desatualizados.

Quando a agenda é administrada em papel, então, a situação costuma ser bem pior. Há casos nos quais ela se torna um livro de rabiscos, com letras ilegíveis, rasuras e dificuldade de encaixes e remarcações. Às vezes, nem mesmo a secretária consegue compreender os agendamentos.

E o pior, o profissional ainda fica totalmente por fora, sem saber nada sobre seus agendamentos. A agenda online permite o agendamento instantâneo, seja pelo próprio paciente a partir da internet, seja pelos atendentes que o fazem de maneira mais rápida e prática.

De modo geral, podemos dizer que é bem inconveniente quando os pacientes ligam pedindo informações e ninguém consegue ajudá-los ou então quando ele vai à clínica no horário errado devido à falta de organização da agenda.

Essas ocorrências podem fazer com que você caia no conceito do seu paciente, que acabará se cansando da situação e procurando algum concorrente.

Uma agenda médica bem organizada aumenta a produtividade tanto dos atendentes (pela praticidade nos agendamentos) quanto dos médicos (que obtêm melhor aproveitamento do seu tempo). Eliminar problemas na agenda do consultório é, portanto, uma boa estratégia para o crescimento da clínica, a partir da satisfação e fidelização de pacientes.

E aí? Animado para deixar todos esses transtornos de lado e ter um dia a dia mais organizado, tranquilo e produtivo? Então baixe a nossa checklist e acabe de vez com os problemas da sua agenda!

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Sobre o autor

Julia Pinhabel

Especialista em Marketing Digital na iClinic, líder da equipe de vídeos e instrutora na Plataforma Cursos iClinic. Estudante de Administração na Universidade de São Paulo.