O tempo de guarda do prontuário médico deve levar em consideração que esse documento registra todas as informações sobre a saúde de uma pessoa, logo, deve ser armazenado por muito tempo e de maneira segura.
O prontuário pode ser mantido de forma física ou eletrônica, e é utilizado para armazenar e compartilhar informações médicas com profissionais de saúde, como médicos e enfermeiros.
Esse registro, geralmente, inclui informações como histórico médico, medicamentos atuais, alergias, exames de laboratório, resultados de exames de imagem e diagnósticos médicos.
Ele também pode incluir informações sobre a condição atual do paciente, tratamentos realizados e progresso do tratamento.
Por ser um documento importante, muitos profissionais têm dúvidas a respeito do seu descarte. Por esse motivo, reuni neste artigo as informações necessárias sobre o tempo de guarda de prontuário médico.
Qual é o tempo de guarda de prontuário médico?
O tempo de guarda de prontuário médico varia de acordo com a legislação de cada país ou região.
Em geral, o período de armazenamento é determinado por leis e regulamentos sobre privacidade de dados médicos e pelo código de ética médica.
Em alguns casos, o tempo de guarda pode ser determinado pelo tipo de informação contida no prontuário, como histórico de saúde, diagnósticos e tratamentos.
Na maioria dos países, o tempo de guarda para prontuários médicos é de pelo menos 10 anos após a última consulta ou tratamento do paciente.
Contudo, alguns países exigem que os prontuários sejam mantidos por períodos ainda mais longos, por exemplo, até a morte do paciente.
Em outros casos, o tempo de guarda pode ser menor, como 5 anos após a última consulta ou tratamento.
Em todos os casos, é importante que os profissionais de saúde e as clínicas sigam as regulamentações e leis locais sobre o tempo de guarda de prontuários médicos.
Além disso, é essencial que as informações contidas nos prontuários sejam mantidas em sigilo e sejam protegidas contra acesso não autorizado ou vazamento de dados.
O que diz a Lei?
Segundo a lei nº 13.787/2018, “decorrido o prazo mínimo de 20 (vinte) anos a partir do último registro, os prontuários em suporte de papel e os digitalizados poderão ser eliminados”.
Também há a Resolução do Conselho Federal de Medicina (CFM) nº 1.931/2009 que estabelece que os prontuários devem ser mantidos pelo médico durante 10 anos após o último atendimento do paciente.
Após esse período, os prontuários podem ser descartados, desde que não haja nenhuma outra exigência legal ou regulatória aplicável.
A falta de cumprimento dessa resolução pode prejudicar o atendimento ao paciente e prejudicar a qualidade do cuidado em saúde.
Logo, caso uma instituição ou um profissional não cumprir as normas estabelecidas da resolução, pode ser punido com multas, sanções administrativas ou processos ético-profissionais.
O que acontece se a clínica perde o prontuário médico?
Perder o prontuário médico de um paciente pode ser um problema sério para a clínica, pois esse documento contém informações valiosas sobre o histórico e o tratamento do paciente.
Por essa razão, é importante se atentar ao tempo de guarda do prontuário. Se a clínica perde o prontuário, é fundamental tomar medidas imediatas para tentar recuperá-lo.
Em alguns casos, pode ser necessário recriar o prontuário médico.
Isso inclui coletar informações sobre o histórico médico, medicamentos, alergias, exames de laboratório, resultados de exames de imagem e diagnósticos médicos do paciente, o que pode ser difícil e demorado.
Além disso, a recriação do prontuário pode ser dispendiosa e causar problemas legais e de responsabilidade civil.
É fundamental que as clínicas tenham medidas de segurança adequadas em vigor para evitar a perda de prontuários e demais informações de saúde.
Ou seja, é preciso manter backups (cópias) dos prontuários, de preferência no meio digital, e protegê-los com senhas e criptografia.
Também é necessário treinar a equipe da clínica para lidar com esses documentos de forma segura e confidencial.
Dicas para gerenciamento e guarda de prontuário médico
O gerenciamento e a guarda do prontuário médico são essenciais. Contudo, muitos profissionais não sabem como fazer isso da forma correta.
É necessário manter o prontuário em local seguro e com acesso restrito e se assegurar de que as informações são precisas e atualizadas.
Além disso, é fundamental seguir as leis e regulamentos locais sobre privacidade e armazenamento de dados médicos.
Adotar medidas de segurança de dados, como criptografia para dados trafegados e backup regular é uma atitude necessária para garantir mais segurança.
Mantenha uma comissão de revisão e avaliação dos prontuários
Uma comissão de revisão e avaliação de prontuários é uma ótima dica para aplicar em uma clínica. Esse grupo deve se reunir regularmente para verificar e avaliar os prontuários médicos dos pacientes.
Sendo assim, é possível garantir que as informações estejam precisas, completas e atualizadas.
Também é possível garantir que todos os prontuários estejam de acordo com os padrões de qualidade e regulamentos em vigor.
Essa comissão também deve ficar responsável por verificar o prazo dos prontuários e estar atenta ao tempo de guarda de prontuário médico.
Ainda mais, a comissão também pode identificar possíveis problemas e sugerir melhorias no processo de gerenciamento de prontuários.
Tenha um fluxo organizado de preenchimento e atualização dos documentos
O preenchimento e atualização dos documentos é um processo muito importante na gestão de uma clínica, logo, é necessário ter um fluxo organizado para isso.
Esse fluxo deve garantir a precisão e integridade das informações, para evitar a perda de informações ou duplicação de dados, e facilitar a busca e acesso às informações.
Com isso, é possível ter uma maior organização e armazenamento dos prontuários e documentos médicos, melhorando a qualidade e a eficiência do atendimento aos pacientes.
Digitalize os arquivos
Já se foi a época em que os papéis se faziam necessários! A digitalização dos arquivos facilita o gerenciamento de prontuários médicos e o acompanhamento do seu tempo de guarda.
Digitalizando os prontuários, é possível ter mais eficiência e segurança no seu armazenamento, além de garantir um acesso mais rápido e fácil às informações.
Além disso, com a digitalização também se tem como vantagem a redução de custos com armazenamento físico e a facilidade de backup e recuperação de dados.
Faça backups regularmente
Para gerenciar os arquivos e estar atento ao tempo de guarda de prontuários, evitando cometer acidentes com a perda de arquivos, é necessário fazer backups regularmente.
Os backups garantem proteção contra a perda de arquivos devido à falhas de hardwares ou softwares e garantem a disponibilidade imediata das informações em caso de emergência.
Também é importante fazer os backups para preservar o histórico de saúde dos pacientes ao longo do tempo e atender a regulamentos e leis sobre armazenamento de informações médicas.
Utilize um sistema para facilitar a busca de informações
O uso de ferramentas para o gerenciamento de informações clínicas é fundamental para manter tudo organizado. Fazer uso da tecnologia garante muitas vantagens para a sua clínica.
Com um software médico você garante maior rapidez e eficiência na busca de informações, redução de erros, armazenamento seguro, centralização das informações e facilidade de acesso remoto.
Você também consegue fazer uma integração com outras soluções e obter melhor organização de dados.
A iClinic, por exemplo, possui um software médico de gestão clínica e prontuário eletrônico que garante todas essas vantagens citadas.
Com esse sistema, você consegue gerir melhor todos os processos da clínica, além de estar sempre atento ao tempo de guarda de prontuário médico.
O armazenamento de prontuários eletrônicos
O armazenamento de prontuários eletrônicos é uma forma cada vez mais popular de gerenciar informações médicas.
Esse tipo de armazenamento permite que os dados sejam registrados, acessados e compartilhados de forma mais eficiente e segura.
O armazenamento de prontuários eletrônicos é uma solução mais ecologicamente correta, já que elimina a necessidade de papel e conserva recursos naturais.
Um dos maiores benefícios do armazenamento de prontuários eletrônicos é a segurança dos dados.
Os prontuários eletrônicos podem ser protegidos por senhas, criptografia e outras medidas de segurança, o que impede o acesso não autorizado à informação médica.
E tem mais! O armazenamento eletrônico torna mais fácil realizar backup dos dados, o que garante a preservação das informações mesmo em caso de desastres naturais ou outros eventos imprevisíveis.
Outra vantagem do armazenamento de prontuários eletrônicos é a eficiência.
Com os prontuários eletrônicos, é possível acessar rapidamente todas as informações relevantes sobre o paciente a partir de qualquer lugar, desde que haja acesso à internet.
A LGPD e o prontuário eletrônico
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é uma lei brasileira que regulamenta a coleta, armazenamento, tratamento e compartilhamento de dados pessoais no país.
Nesse sentido, a LGPD tem como objetivo proteger os direitos fundamentais de liberdade e privacidade das pessoas.
O prontuário eletrônico é um conjunto de informações sobre o histórico de saúde de uma pessoa, registradas digitalmente.
Ele é um documento utilizado para armazenar e compartilhar informações médicas com profissionais de saúde.
Com a LGPD em vigor, é necessário garantir que esses dados pessoais sejam protegidos de forma adequada.
A lei exige que as empresas e organizações responsáveis pelos prontuários eletrônicos adotem medidas de segurança para proteger os dados pessoais.
Algumas dessas medidas são criptografia, controle de acesso e monitoramento constante.
Além disso, é preciso garantir que os pacientes tenham o direito de acesso, correção e exclusão de seus prontuários eletrônicos.
A LGPD também exige que as organizações notifiquem os órgãos de proteção de dados e os indivíduos afetados em caso de vazamento de dados.
Isso garante que os pacientes tenham confiança em compartilhar seus dados médicos com profissionais de saúde.
É necessário garantir que os prontuários eletrônicos sejam protegidos de acordo com as normas estabelecidas pela lei, incluindo medidas de segurança, controle de acesso e notificação em caso de vazamento.
Isso tudo ajuda a garantir a confidencialidade dos dados pessoais sensíveis dos pacientes e a confiança no compartilhamento de informações médicas com profissionais de saúde.
Como fazer o descarte de prontuário médico da maneira correta após o período?
O descarte de prontuários médicos deve ser feito de forma segura e confidencial, para garantir a proteção dos dados pessoais dos pacientes. Algumas dicas para fazer o descarte correto incluem:
- Verificar as regulamentações locais: é importante se certificar de que você está cumprindo as regulamentações locais sobre descarte de prontuários médicos. Algumas áreas podem exigir que os prontuários sejam destruídos de forma segura e certificada;
- Utilizar destruição certificada: opte por uma empresa especializada em destruição de documentos, garantindo que seus prontuários sejam destruídos de forma segura e certificada;
- Atenção ao armazenamento: antes de descartar os prontuários, é importante armazená-los em um lugar seguro e de fácil acesso, para que possam ser consultados se necessário;
- Comunicar o paciente: é importante informar o paciente sobre o descarte dos seus prontuários médicos, garantindo que ele tenha ciência sobre o procedimento.
No caso de prontuários eletrônicos, é necessário que você encripte ou apague completamente os dados do prontuário médico eletrônico.
No caso de descarte de um dispositivo, verifique se as informações foram corretamente apagadas antes de descartá-lo.
Além disso, descarte o dispositivo de forma segura, garantindo que as informações contidas nele não sejam acessíveis a terceiros e mantenha registros do descarte do dispositivo e da destruição de dados para fins de auditoria.
Conclusão
Neste artigo você pôde entender a importância do tempo de guarda de prontuário médico. Com essas informações, você pode garantir mais segurança aos pacientes e melhorar a gestão da clínica.
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