A planilha de agendamentos é um documento eletrônico que permite aos colaboradores de clínicas e consultórios gerenciar os horários de atendimento dos pacientes.
Todo mundo, ao menos uma vez na vida, já utilizou uma planilha de Excel para resolver algum tipo de cálculo ou organizar alguns dados em tabelas.
Muita gente ainda acredita que essa solução é eficiente para muitas tarefas do dia a dia, mas a verdade é que ela está obsoleta para uma boa parte delas.
Atualmente existem ferramentas mais eficientes e multifuncionais, que fazem os processos de forma mais simples e intuitiva. Além disso, para determinadas tarefas, é preciso contar com ferramentas especializadas.
Uma planilha de agendamentos numa clínica, por exemplo, é algo que já pareceu revolucionário, mas não é mais. Hoje, usar planilhas de agendamentos pode ser tão obsoleto quanto as agendas de papel.
Difíceis de usar e compartilhar, as planilhas deixaram de ser as melhores opções para clínicas médicas.
Afinal, num mercado cada vez mais competitivo como o da saúde, é essencial contar com ferramentas que otimizem processos e aumentem a produtividade.
Por isso, as planilhas de agendamentos estão perdendo espaço no mercado e estão sendo substituídas por soluções mais eficientes.
Além de oferecerem poucas funcionalidades e serem mais suscetíveis a erros humanos, na maior parte das vezes elas não estão integradas com outras ferramentas que são fundamentais para a gestão de clínicas e consultórios.
Por outro lado, softwares de gestão clínica e agendamento online trazem sistemas otimizados, que garantem mais eficiência na gestão da agenda de atendimentos.
Nos próximos tópicos, vamos explorar as vantagens e desvantagens da planilha de agendamentos e do software de agendamento online, para que você possa tomar a melhor decisão para o seu negócio. Acompanhe!
Por que fazer uma planilha de agendamentos médicos não é a melhor opção?
Mesmo que a planilha de agendamentos médicos pareça uma solução fácil e acessível para a gestão da agenda de atendimentos, ela apresenta desvantagens que podem comprometer a eficiência do processo.
Confira abaixo as principais delas:
Dificuldade na formatação e manuseio
Um dos principais pontos que conta em desfavor das planilhas de agendamento é que a falta de padronização ou uma formatação inadequada pode gerar erros como a leitura incorreta de dados ou informações.
Além disso, as planilhas profissionais muitas vezes trazem bloqueios e travas para não serem modificadas, o que pode tornar a planilha menos flexível do que o necessário.
Isso traz dificuldades aos funcionários, que não sabem realizar determinadas tarefas no Excel, trazendo demora em soluções que teoricamente seriam simples.
Essa falta de flexibilidade dificulta e encarece o treinamento, já que cada clínica tem sua própria planilha (ou conjunto de planilhas).
As consequências da falta de padronização e dificuldade de operação incluem a perda de informações importantes e a marcação errada de horários de atendimento.
A falta de padronização também pode trazer dificuldades de comunicação entre os colaboradores, aumentando a necessidade de treinamentos frequentes para garantir o uso correto da ferramenta.
Outro problema relevante é que a criação e manutenção de uma planilha de agendamentos pode ser trabalhosa e exigir a contratação de profissionais especializados em planilhas eletrônicas.
Pelo custo, é comum que as clínicas deixem de atualizar as planilhas de forma constante, visto que isso poderia aumentar os custos do negócio.
Falhas na segurança de dados dos pacientes
Atualmente, as planilhas feitas em softwares como o Excel não são preparadas para conter dados pessoais sensíveis, como dados médicos, e isso pode gerar grandes problemas para o estabelecimento de saúde.
Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que tem como objetivo proteger as informações pessoais e sensíveis dos usuários, a segurança dos dados dos pacientes se tornou uma questão ainda mais importante.
As clínicas e consultórios que não seguem as regras estabelecidas pela LGPD podem enfrentar multas e outras sanções legais, além de perder a confiança dos pacientes e prejudicar sua reputação no mercado.
Nesse sentido, a planilha de agendamentos médicos gera riscos à segurança dos dados dos pacientes.
Caso a planilha seja compartilhada com pessoas não autorizadas ou armazenada em um dispositivo sem a devida proteção, por exemplo, as informações contidas podem ser facilmente acessadas e comprometidas.
Por isso, é fundamental que os estabelecimentos de saúde adotem soluções que garantam a segurança dos dados dos pacientes, como sistemas de gerenciamento de dados específicos para a área da saúde, que são preparados para conter informações sensíveis e proteger a privacidade dos pacientes.
Eventuais erros no uso ou licença do programa
Assim como um software de gestão médica, os melhores softwares de planilhas eletrônicas também cobram pela licença de uso, gerando um custo adicional para a clínica ou consultório.
O pacote Office, por exemplo, que inclui o Excel, possui uma licença empresarial que custa por volta de R$ 2.268,00 por ano.
Esse valor pode ser ainda maior dependendo do tamanho da clínica ou consultório e da quantidade de usuários que precisam acessar o programa.
Porém, algumas clínicas optam por utilizar programas piratas/crackeados, que não possuem a devida licença de uso, como forma de economizar dinheiro.
Isso, no entanto, não está de acordo com a lei e pode acarretar em problemas para a empresa e os seus responsáveis.
O uso de programa pirata é considerado crime e pode levar a penalidades que envolvem multas, processos judiciais e até a suspensão das atividades da clínica ou consultório.
Além disso, o uso de software pirata pode trazer riscos à segurança do negócio, uma vez que esses programas não possuem as atualizações de segurança necessárias para proteger os dados dos pacientes.
Com isso, a clínica fica vulnerável a ataques de hackers e compromete a privacidade dos dados dos pacientes.
Por essas razões, é importante que as clínicas e consultórios médicos utilizem softwares licenciados e regularizados, que garantam a segurança dos dados dos pacientes e evitem problemas legais.
Maior dificuldade em visualizar os dados
Outra desvantagem da planilha de agendamentos médicos é a dificuldade em visualizar os dados.
Como as informações são inseridas em uma tabela, pode ser difícil ter uma visão geral da agenda de atendimentos, gerando prejuízos à eficiência e produtividade dos colaboradores.
Exemplo disso é que, em uma planilha de agendamentos pode ser difícil visualizar o número de consultas agendadas em um determinado dia, bem como a distribuição dos horários de atendimento ou o tempo médio de espera dos pacientes.
Essas informações são fundamentais para garantir a eficiência na gestão da agenda de atendimentos e para tomar decisões estratégicas com relação ao negócio.
Além disso, a visualização incorreta de dados pode gerar problemas como:
- Overbooking, ou seja, a marcação de mais consultas do que a capacidade de atendimento da clínica ou consultório, o que prejudica a qualidade do serviço prestado e gerar insatisfação dos pacientes;
- Falta de sincronia entre as agendas de diferentes profissionais da clínica, gerando conflitos de horários e atrasos nas consultas;
- Dificuldade em identificar padrões de comportamento dos pacientes, como cancelamentos e remarcações frequentes, trazendo dificuldades à gestão da agenda de atendimentos e prejudicando a produtividade dos colaboradores.
Esses problemas comprometem a eficiência e produtividade da clínica ou consultório e prejudicam a experiência dos pacientes.
Softwares de agendamento online, que oferecem interfaces intuitivas e fáceis de usar, são ferramentas que facilitam essa visualização, ajudando a identificar padrões e melhorar a gestão da agenda de atendimentos.
Como é feita uma planilha de agendamentos?
Mesmo com as desvantagens, muitas clínicas ainda optam por essa solução devido à facilidade de criação e personalização da ferramenta.
Abaixo, há um passo a passo para fazer uma planilha de agendamentos de uma clínica:
- Abra um programa de planilha eletrônica: existem diversas opções de programas de planilha eletrônica, como o Microsoft Excel, Google Spreadsheets, LibreOffice, entre outros. Escolha o programa de sua preferência e abra um novo documento em branco;
- Defina as colunas e linhas: a planilha deve conter as informações necessárias, como nome do paciente, data, horário de atendimento, telefone de contato, observações, entre outras informações. Defina as colunas necessárias para cada informação e as linhas para cada paciente;
- Insira os dados dos pacientes: com a estrutura da planilha definida, comece a inserir os dados dos pacientes. Insira o nome do paciente na primeira coluna e as informações de contato nas colunas seguintes. Insira também a data e horário do agendamento;
- Personalize a planilha: utilize as ferramentas de formatação do programa para deixar a planilha mais legível e organizada. Adicione cores às células para diferenciar os tipos de agendamento e destaque informações importantes;
- Proteja a planilha: para evitar a alteração acidental de dados, é possível proteger a planilha com senha ou definir quais células podem ser editadas pelos usuários;
- Salve a planilha: salve a planilha em um local seguro, como um servidor protegido ou um dispositivo externo com backup regular.
Ao invés de criar uma planilha de agendamentos, também é possível adquirir algum modelo que esteja disponível em sites da internet e Youtube mediante pagamento para o seu criador.
Os valores variam de 50 a 2 mil reais, dependendo da complexidade do modelo.
Embora esses modelos possam parecer uma solução fácil e acessível, não é possível garantir que eles sejam eficientes para a sua clínica.
Essas planilhas foram criadas por pessoas em contextos específicos, que podem não funcionar para todo estabelecimento.
Além disso, baixar planilhas de fontes desconhecidas pode ser inseguro e comprometer a segurança de dados da clínica ou consultório. Isso porque, nem sempre os arquivos disponíveis são confiáveis, o que pode expor o negócio a riscos de vazamento de informações e ataques de hackers.
Se você estiver precisando criar sua planilha do zero e não sabe por onde começar, os conteúdos de Excel Básico da Hashtag Treinamentos são a melhor forma de dar os primeiros passos.
Quais as vantagens de optar por um sistema médico para fazer a gestão de agendamentos?
Optar por um sistema médico para fazer a gestão de agendamentos apresenta diversas vantagens em relação ao uso de planilhas eletrônicas.
Entre as principais vantagens, podemos destacar:
1. Redução de erros
Um dos principais problemas das planilhas de agendamentos é a possibilidade de erros na inserção e organização dos dados.
Erros como horários duplicados, falta de informações ou atrasos podem comprometer a eficiência do atendimento e gerar insatisfação dos pacientes.
Além disso, esses erros podem resultar em perda de tempo e recursos, pois é necessário corrigir manualmente as inconsistências encontradas.
Com um software de gestão médica, é possível reduzir significativamente a ocorrência desses erros, pois a inserção de dados é feita de forma mais precisa e organizada.
O sistema pode enviar alertas de conflitos de horários ou outras inconsistências, ajudando a evitar erros comuns.
2. Fácil usabilidade na rotina de trabalho
Facilitar a usabilidade na rotina de trabalho é uma das prioridades que os gestores devem levar para seus colaboradores.
Nesse aspecto, os softwares de gestão de agendamentos são projetados com interfaces intuitivas, o que permite que os usuários aprendam a usá-los rapidamente e de forma eficiente.
Isso reduz o tempo necessário para treinamento e atualização da equipe, já que tudo é mais simples e prático.
Por exemplo, imagine que uma nova secretária foi contratada para trabalhar na clínica e precisa aprender a usar a planilha de agendamentos para atender aos pacientes.
Sem a devida experiência e treinamento, ela pode cometer erros na inserção de dados e perder informações importantes para a clínica.
Erros no agendamento e marcações em duplicidade também são comuns, o que gera problemas para a clínica, como insatisfação dos pacientes e perda de receita.
Por outro lado, com um software de gestão de agendamentos, a secretária pode aprender a usar a ferramenta em poucos minutos, devido à interface intuitiva e recursos de ajuda disponíveis.
Com a inserção fácil dos dados dos pacientes, ela pode marcar horários de atendimento e verificar a disponibilidade dos profissionais da clínica.
Com isso, a clínica pode garantir mais eficiência e produtividade da equipe e melhorar a satisfação dos pacientes com o atendimento recebido.
3. Armazenamento seguro das informações
Com o aumento das ameaças cibernéticas, é fundamental que as clínicas e consultórios adotem medidas de segurança para proteger as informações confidenciais de seus pacientes.
Por isso, o armazenamento seguro das informações é essencial para garantir a privacidade e segurança dos dados dos pacientes e estar em conformidade com as leis de proteção de dados, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
A LGPD estabelece requisitos específicos para o tratamento de dados pessoais, que incluem a necessidade de obter consentimento explícito dos pacientes para coleta e uso de informações pessoais.
Além disso, a lei determina a obrigação da empresa em proteger os dados e notificar os pacientes em caso de violações de segurança, além da possibilidade de solicitar a exclusão de informações pessoais a qualquer momento.
Com um software de gestão de agendamentos médicos em conformidade com a LGPD, as clínicas e consultórios garantem que estão cumprindo as leis de proteção de dados e evitam multas e penalidades.
4. Redução na fila de espera
Com uma gestão de filas eficiente, pode-se evitar atrasos e longos períodos de espera, contribuindo para aumentar a satisfação dos pacientes.
O iClinic é um exemplo de software médico que oferece soluções para a gestão de filas de espera, permitindo que as clínicas e consultórios gerenciem de forma eficiente a agenda de atendimentos e evitem atrasos ou cancelamentos.
Com recursos como a confirmação automática de consultas, lembretes de horário e notificações de cancelamentos, a solução ajuda a garantir que a agenda de atendimentos esteja sempre atualizada e os pacientes sejam atendidos no horário.
5. Qualidade e precisão nos dados
Ao utilizar um software médico, as informações são inseridas de forma padronizada e organizada, reduzindo as chances de erros e aumentando a precisão das informações.
Por contar com ferramentas integradas como o prontuário eletrônico e o agendamento online, o iClinic ajuda a garantir a qualidade e precisão dos dados dos pacientes.
Com isso, é possível garantir que todas as informações relevantes sobre o paciente estejam disponíveis para os profissionais de saúde no momento do atendimento.
6. Previsibilidade de horários vagos com maior agilidade
Com a utilização de um software de gestão de agendamentos médicos como o iClinic, é possível garantir uma maior previsibilidade de horários vagos e facilitar a gestão de agenda.
Com a visualização da agenda de atendimentos em tempo real e a possibilidade de bloquear horários para manutenção ou outras atividades, é possível planejar melhor a agenda da clínica ou consultório e evitar conflitos de horários.
Além disso, a solução oferece recursos para facilitar a gestão de filas de espera, como a possibilidade de definir o tempo de espera estimado para cada paciente e notificá-los em caso de atrasos.
Isso garante que a agenda esteja sempre atualizada, com o atendimento aos pacientes no horário marcado, trazendo uma melhor experiência do usuário e aumentando a satisfação dos pacientes.
7. Maior produtividade de trabalho
Por meio da utilização de ferramentas como a automação de tarefas administrativas, a visualização da agenda de atendimentos em tempo real e a possibilidade de enviar lembretes e notificações aos pacientes, é possível reduzir o tempo gasto com tarefas rotineiras e aumentar a eficiência da equipe.
Além disso, o iClinic oferece recursos para personalizar a agenda de atendimentos de acordo com as necessidades da clínica ou consultório, como agendar consultas recorrentes e reservar horários para procedimentos específicos.
Isso garante que a agenda esteja adaptada às necessidades da clínica ou consultório.
8. Melhor personalização da agenda
Uma agenda médica personalizável permite que você deixe a ferramenta com o seu estilo de atendimento, o que proporciona agilidade para a rotina da sua clínica.
Com ela, é possível personalizar os procedimentos com cores diferentes, facilitando a organização visual e permitindo um bom preparo antes de cada consulta.
Uma boa personalização permite que você tenha uma agenda intuitiva com diferenciais como:
- Acesso de qualquer lugar;
- Envio das consultas do dia seguinte por e-mail de noite;
- Bloqueio de horários em quais você não atende;
- Agendamento recorrente para os pacientes que precisam voltar periodicamente para a clínica;
- Intervalo entre as consultas, caso deseje programar;
- Lista de espera dos pacientes que aguardam por um horário disponível;
- Personalização de cores por procedimento;
- Status dos agendamentos (agendado, confirmado, cancelado, aguardando atendimento, não compareceu e atendido);
- Lista de pacientes do dia.
Como escolher o software de agendamento ideal para a clínica?
Escolher o software de agendamento ideal para a clínica pode ser uma tarefa desafiadora, uma vez que existem diversas opções disponíveis no mercado.
No entanto, há alguns critérios que podem ajudar a escolher o software de agendamento ideal para a clínica:
- Funcionalidades: é importante avaliar as funcionalidades oferecidas pelo software, como gestão de filas de espera, notificações automáticas, geração de relatórios personalizados, entre outras. É importante que o software atenda às necessidades específicas da clínica ou consultório;
- Usabilidade: é fundamental escolher um software com uma interface intuitiva e de fácil usabilidade, que não demande um tempo muito grande de treinamento para os colaboradores;
- Segurança: o software deve oferecer segurança para as informações dos pacientes, estar em conformidade com a LGPD e possuir mecanismos de backup e recuperação de dados em caso de falhas no sistema;
- Suporte técnico: procure por um software com um bom suporte técnico, com atendimento ágil e eficiente em caso de dúvidas ou problemas técnicos;
- Preço: é importante avaliar o custo-benefício do software, levando em consideração não apenas o preço do software, mas também as funcionalidades oferecidas, a usabilidade, a segurança e o suporte técnico.
O iClinic é um software de gestão médica completo que oferece soluções para diversos aspectos da gestão de clínicas e consultórios, incluindo a gestão de agendamentos médicos.
Com uma interface intuitiva e de fácil usabilidade, o iClinic oferece diversas funcionalidades para otimizar a gestão de agendamentos médicos, como:
- Cadastro personalizado de procedimentos por cor, duração e valor;
- Status de agendamento que mostram se o paciente confirmou a consulta, está aguardando na recepção ou não compareceu;
- Lembretes de consulta por SMS, e-mail e WhatsApp;
- Lista de pacientes do dia com status de agendamento atualizados;
- Lista de espera com todos que estão aguardando por um horário vago;
- Bloqueio de horários para evitar marcações de consultas quando você está ocupado;
- Agendamentos recorrentes para que você não desperdice seu tempo marcando o mesmo agendamento várias vezes;
- Integração com o prontuário eletrônico e cadastro de pacientes;
- Lançamento financeiro direto da agenda;
- Sincronização da agenda com outros calendários, como Apple e Google.
Conclusão
Em conclusão, a gestão de agendamentos é um aspecto fundamental da gestão de clínicas e consultórios médicos, que impacta diretamente a experiência dos pacientes e a eficiência do trabalho dos profissionais de saúde.
Embora as planilhas eletrônicas ainda sejam utilizadas por muitas clínicas e consultórios, elas apresentam diversas limitações em termos de segurança, usabilidade e precisão de dados.
Por isso, investir em um software de gestão de agendamentos médicos pode trazer diversas vantagens, como a redução de erros, a facilidade de uso e o armazenamento seguro das informações.
Com isso, é esperado que a clínica tenha uma redução na fila de espera e conte com maior qualidade e precisão dos dados, além de previsibilidade de horários vagos com maior agilidade.
O iClinic é um exemplo de software de gestão de agendamentos médicos que atende a essas necessidades, oferecendo segurança para as informações dos pacientes, suporte técnico eficiente e um ótimo custo-benefício.
Com ele, é possível otimizar a gestão de agendamentos e garantir uma experiência mais eficiente e satisfatória tanto para os pacientes quanto para os profissionais de saúde.
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