A falta de organização na recepção da clínica pode comprometer a produtividade e sobrecarregar ainda mais a rotina de quem ali trabalha.
É muito importante planejar e controlar as tarefas, principalmente na recepção da clínica, onde, ao longo do dia, há momentos tranquilos e corridos.
Afinal, quando se tem um local de trabalho organizado, o estresse e a probabilidade de erros são bem menores.
Organização, no entanto, exige disciplina e prática.
Existem alguns truques e métodos para facilitar e otimizar todas essas tarefas do dia a dia, sejam elas pequenas ou grandes.
Deixe tudo em ordem
Do balcão da recepção às pastas no computador, todos os documentos ― sejam eles digitais ou impressos ― devem estar em locais estratégicos.
Quando você define uma ordem, deixando os espaços mais limpos e os itens importantes ― como agendas e recebimentos ― esquematizados, fica mais fácil dar continuidade às outras tarefas.
Além disso, tente sempre deixar à vista ou em lugares fáceis de alcançar aquilo que você precisa com frequência durante o dia, como itens de papelaria.
Se você usa muito o e-mail, deixe sempre uma aba com a caixa de entrada aberta no navegador.
Planeje-se e aprenda a fazer listas
Não deixe para pensar apenas no que é preciso ser feito agora. Na medida do possível, organize-se a longo prazo.
Você tem alguma tarefa que exige muitas etapas? Divida-a entre os dias. O tempo é amigo de quem sabe usá-lo com cautela e sabedoria.
Listas ajudam muito nesse planejamento e você pode usá-las na sua casa, em cursos e, claro, no trabalho da recepção.
Chegue sem pressa na clínica, prepare a sua mesa e, com a ajuda da ferramenta que preferir, enumere o que precisa fazer. Pense em quanto tempo em média você precisará para realizar as tarefas do dia, quais delas têm prioridade para serem executadas e possíveis imprevistos.
Uma outra dica importante é não confiar somente na sua memória.
Se alguém te pediu algo, anote. Se alguém ligou, faça um lembrete. Confie no concreto, no que está escrito, na agenda.
Divida as tarefas por prioridades
Existem três tipos de tarefas: urgentes, importantes e aleatórias.
Por terem um prazo menor ou que já acabou, as urgentes devem entrar na lista do dia, assim como as importantes.
Divida o seu tempo de maneira que você consiga dar conta de tudo o que precisa, sem se estressar.
Com o tempo, você aprende a não deixar que afazeres importantes se tornem urgentes, tornando o trabalho na recepção mais leve, sem tanta pressão.
Controle de tarefas na recepção da clínica com a ajuda da tecnologia
Não dá para continuar com os sistemas antigos com a tecnologia avançando, certo?
Atualmente, é possível adotar softwares que facilitam e melhoram a gestão na clínica, de maneira centralizada.
Com o uso dessa tecnologia, por exemplo, é possível fazer agendamentos de forma mais rápida, criar cadastros de pacientes com apenas alguns cliques, fazer envio automático de mensagem para confirmação de consultas e até criar listas de espera.
Ao utilizar um software, além de evitar a desorganização, você melhora a comunicação com o paciente, afinal, a recepção que ele terá na clínica é essencial para que ele se sinta satisfeito.
Não se desespere
Tenha tempo para você. Não deixe que as situações cheguem ao ponto de te sufocar. É importante ter momentos de prazer, no intervalo, conversando com os colegas de trabalho ou ligando para a família, por exemplo.
No fim, não é tão difícil manter uma rotina de trabalho organizada.
Basta se planejar, ter prioridades e descobrir como realizar o controle de tarefas da forma mais eficiente possível.
Lembre-se que organização não é para ser algo maçante, mas, sim, um caminho para deixar esse trabalho, que é tão importante, mais descomplicado e prazeroso.
