O controle da agenda médica não é uma tarefa fácil e pequenas falhas podem se acumular com o tempo, tornando sua clínica desorganizada, improdutiva e pouco confiável para seus pacientes.
Se você tem um consultório ou clínica, sabe que o controle da agenda médica é um dos processos mais comuns no dia a dia do estabelecimento.
Portanto, o controle de horários para consultas, exames e outros tipos de atendimentos deve ser organizado e eficaz. Do contrário, pode haver impactos negativos, tanto financeiros quanto para a imagem da sua clínica.
Se na sua clínica ainda são utilizadas as velhas agendas de papel, provavelmente, suas possibilidades de tirar o melhor proveito desta ferramenta serão bem limitadas.
Isso porque as agendas digitais são muito mais completas, pois oferecem dados e informações de gestão mais complexas, sem contar que são muito práticas, organizadas e eficientes.
Como funciona o controle da agenda médica?
Para melhorar a organização da agenda médica, o profissional deve conhecer sua rotina de trabalho. Entender quais são as necessidades diárias e descobrir qual solução é a mais adequada para o seu consultório.
Por exemplo, é importante saber quanto tempo é gasto em cada tipo de atendimento para conseguir calcular quantos atendimentos pode realizar em um dia de trabalho.
Se você quer manter sua agenda médica bem organizada, deixar de lado as anotações em papel e passar a fazer o controle online deve ser uma prioridade.
Com a agenda virtual, fica muito mais fácil incluir, alterar ou excluir compromissos de qualquer lugar, via computador, tablet ou smartphone.
Além disso, essas modificações podem ser feitas tanto por você como por membros de sua equipe cada vez que um paciente ligar para cancelar uma consulta, por exemplo.
Qual a importância do controle de agenda médica?
Em todas as clínicas médicas, o principal gerador de receita é o número de consultas. É fácil perder-se entre datas e horários, tarefas e ocupações anotadas às pressas, à caneta e em folhas de papel.
Em clínicas e consultórios médicos, o desafio é gerenciar dados, agendamentos e informações sobre equipes e pacientes com praticidade e eficiência, sem gerar confusão em meio às consultas.
Por isso, a agenda médica foi criada com a função de organizar os atendimentos por horário, a fim de distribuí-los de maneira uniforme ao longo do dia de trabalho do médico.
Devido a essa função básica, a agenda acaba por acumular uma grande quantidade de informações a respeito dos pacientes, dos atendimentos e da própria clínica.
Todas fundamentais para que a gestão possa manter o controle sobre a qualidade do serviço e como os pacientes estão reagindo a ele.
Como fazer controle de agenda?
1. Ofereça agendamento online
O agendamento online tem como objetivo simplificar os processos dentro de um consultório e tornar o uso da agenda mais fácil, funcional, barato e rápido.
Além disso, torna o atendimento mais cômodo para os pacientes, uma vez que eles podem realizar o agendamento a qualquer momento, de onde estiverem.
Pelo lado do médico, todos os seus horários estarão programados e facilmente visualizáveis pelo celular. Pelo lado do paciente, é mais autonomia para conseguir se encaixar da melhor forma num horário conveniente.
Otimize seus processos com a agenda médica online do iClinic, completamente integrada com a gestão da sua clínica, ela tem as seguintes funcionalidades:
- Cadastro personalizado de procedimentos por cor, duração e valor;
- Status de agendamento que mostram se o paciente confirmou a consulta, está aguardando na recepção ou não compareceu;
- Lembretes de consulta por SMS, e-mail e WhatsApp;
- Lista de pacientes do dia com status de agendamento atualizados;
- Lista de espera com todos que estão aguardando por um horário vago;
- Bloqueio de horários para evitar marcações de consultas quando você está ocupado;
- Agendamentos recorrentes para que você não desperdice seu tempo marcando o mesmo agendamento várias vezes;
- Integração com o prontuário eletrônico e cadastro de pacientes;
- Lançamento financeiro direto da agenda;
- Sincronização da agenda com outros calendários, como Apple e Google.
2. Treine os profissionais da clínica ou consultório
A pesquisa Global State of Multichannel Customer Service Report, desenvolvida pela Microsoft, aponta que 61% dos consumidores consideram o serviço de atendimento ao cliente como “muito importante” na escolha da lealdade a uma marca.
Funcionários que se sentem perdidos ao realizar seu trabalho, porque não foram devidamente treinados, passam ao paciente uma imagem de despreparo, de não poder contar com a clínica para suas demandas médicas.
Ou seja, profissionais bem treinados são mais eficientes. Por isso, de tempos em tempos, realize capacitações para os colaboradores e também tenha um processo de treinamento para os novos funcionários.
É possível oferecer treinamento em novas tecnologias, métodos de atendimento, liderança corporativa, gestão em saúde, gestão de contas e muitos outros pontos.
3. Tenha recursos de confirmação de consulta
A maioria dos pacientes faltam aos atendimentos devido ao esquecimento. Normalmente, eles simplesmente se esquecem do compromisso ou se esquecem de cancelar.
Devido a rotina agitada, é compreensível que algumas pessoas se esqueçam ou confundam as datas, mas ter essa taxa de absenteísmo é um prejuízo financeiro para sua clínica.
Com a confirmação da consulta, você consegue reduzir as faltas dos pacientes e ter uma agenda mais organizada.
Com a agenda online a clínica pode encaminhar lembretes para os pacientes por meio de e-mail, SMS ou WhatsApp, fazendo com que os pacientes não esqueçam das datas e horários das consultas ou procedimentos marcados.
Além disso, após a confirmação, a agenda é atualizada automaticamente.
Quando uma agenda não tem status de agendamento ligados à confirmação de consulta, a recepção precisa alterá-los manualmente para confirmar ou cancelar os atendimentos.
Se um dia estiver muito agitado, os profissionais podem se esquecer de fazer essa alteração ou a funcionalidade nem será usada, e você não saberá quais pacientes confirmaram.
4. Gerencie os canais de comunicação com pacientes
Durante muito tempo, o único canal de comunicação entre as clínicas e consultórios médicos com o paciente era o telefone. Hoje, ao ampliar e facilitar os canais de comunicação, o paciente fica mais satisfeito e propenso a voltar outras vezes.
A escolha dos melhores canais para se comunicar com os pacientes está diretamente relacionada à realidade própria de cada profissional de saúde (especialidade, verba disponível para investimento, perfil do paciente, entre outros).
Sendo assim, cabe a cada um desses profissionais fazer o uso dos veículos selecionados da melhor forma possível, no melhor ponto da jornada do paciente e de forma adequada ao perfil desse público.
As redes sociais são excelentes plataformas para aumentar sua presença online e fortalecer seu marketing médico, mas não são os únicos canais em que você deve estar presente.
O site é como um cartão de visitas do seu consultório. Nele você pode colocar informações essenciais como: apresentação da equipe médica que atua na sua clínica, os tipos de atendimento realizados e os dados para contato.
5. Utilize um software de gestão na nuvem
Uma agenda médica integrada ao software de gestão permite uma visão maior da empresa, interligando várias funcionalidades e departamentos.
Sabendo disso, a melhor opção é investir em um software próprio para a gestão de clínicas e consultórios médicos, com funcionalidades desenvolvidas especificamente para esse tipo de serviço.
Por exemplo, com o iClinic, no módulo de finanças do sistema, você irá encontrar ferramentas como:
- Fluxo de caixa automático;
- Registro de todas as suas movimentações financeiras;
- Relatórios sobre todas as suas transações;
- Análise de despesas e receitas;
- Registro do saldo da sua conta bancária;
- Relação entre receitas e convênio, e receitas e procedimentos.
Dessa forma, você tem um controle maior de todo o financeiro da sua clínica.
Uma das maiores vantagens de ter um software médico é ter um prontuário eletrônico acessível de qualquer lugar, completamente personalizável e seguro.
Afinal, ao customizar sua anamnese, você garante que não se esquecerá de nenhum detalhe durante a consulta enquanto centraliza os dados em um único local e tem mais tempo para conversar com o paciente.
Com um software médico é muito mais fácil realizar a prescrição de medicamentos.
Um exemplo prático de software com essa base de medicamentos é o iClinic, que é integrado ao iClinic Rx, prescrição com banco de medicamentos atualizado, memorização de posologia e envio automático por WhatsApp.
6. Estabeleça intervalos entre as consultas
Outra boa dica para melhorar o controle da agenda é estabelecer um intervalo entre as consultas. Você poderá usar esse tempo para se preparar para o próximo paciente, por exemplo, consultando a ficha anamnese dele.
Por exemplo, você pode estabelecer o intervalo mínimo de 10 minutos entre cada consulta para descansar e se preparar para receber o próximo paciente.
Ao separar um tempo entre uma consulta e outra você irá se resguardar em caso de imprevistos. Isso é fundamental para evitar que o atraso de um paciente acabe afetando a agenda do restante do dia.
Com uma agenda online também é possível bloquear os horários que você não pode atender na agenda. Esse processo é difícil em uma agenda de papel, mas é bem simples na agenda online.
Vantagens de ter uma agenda médica personalizável
Aumento de produtividade
Quando falamos em produtividade, não tem como não lembrarmos da gestão do tempo. Otimizar a agenda é, sem dúvida, um dos pontos mais importantes na gestão do tempo de uma clínica.
Otimizar o período de consultas, fazer pré-atendimentos mais eficientes e até monitorar o quanto de tempo os atendentes levam em cada ligação telefônica, por exemplo, são itens essenciais para uma clínica eficiente.
O controle por acesso remoto da agenda de pacientes contribui diretamente para o aumento da produtividade na clínica médica, pois você pode acessar a agenda onde e quando quiser.
Além disso, optar por uma agenda online reduz a jornada de trabalho dos responsáveis pelo agendamento. Isso quer dizer que agora, em vez de ficar preso ao telefone, o funcionário pode se dedicar em atender os pacientes que estão na sala de espera.
Melhor experiência no atendimento
Ao unir a tecnologia à sua prática médica, você pode oferecer uma melhor experiência no atendimento do seu paciente.
Com recepcionistas mais eficientes, consultas marcadas de qualquer local, e menores filas de espera, seu consultório certamente será uma referência para todos!
Com tudo isso, você terá a praticidade da modernidade trabalhando a seu favor. Assim, ficará cada vez mais focado em fornecer atendimentos humanizados e personalizados.
O resultado disso? Você garante uma boa jornada desde a procura pelo atendimento, até a chegada no consultório e a consulta em si.
Por fim, vale lembrar que a fidelização também envolve toda a sua prática de pós-consulta, onde você pode perguntar se o paciente foi bem atendido, enviar orientações, lembretes de retorno, entre outros.
Todas as informações em um só local
Diferentemente dos arquivos físicos contendo as fichas dos pacientes ou de diversas planilhas espalhadas no computador, um software médico com agenda médica possibilita reunir todos dados dos pacientes em um único lugar e trabalhar com as informações na nuvem.
Isso faz com que as informações desejadas sejam encontradas mais rapidamente, já que basta digitar o nome do paciente em um campo específico de busca para localizar as informações e o prontuário do paciente.
Maior controle da agenda
Uma agenda médica personalizável permite que você deixe a ferramenta com o seu estilo de atendimento, o que proporciona agilidade para a rotina da sua clínica.
Uma boa personalização permite que você tenha uma agenda intuitiva com diferenciais como:
- Acesso de qualquer lugar;
- Envio das consultas do dia seguinte por e-mail de noite;
- Bloqueio de horários em quais você não atende;
- Agendamento recorrente para os pacientes que precisam voltar periodicamente para a clínica;
- Intervalo entre as consultas, caso deseje programar;
- Lista de espera dos pacientes que aguardam por um horário disponível;
- Personalização de cores por procedimento;
- Status dos agendamentos (agendado, confirmado, cancelado, aguardando atendimento, não compareceu e atendido);
- Lista de pacientes do dia.
Todas essas vantagens e personalizações garantem que você tenha uma agenda com ótima organização visual, o que melhora sua gestão de tempo.
Redução da fila de espera
Por meio do agendamento online é possível reduzir a fila de espera por atendimento. Além do mais, é possível aguardar um horário vago para agendar uma consulta na própria plataforma, sem precisar de uma espera presencial ou por telefone.
Desse modo, caso haja o cancelamento de algum horário, o próximo da fila recebe uma notificação e há o reagendamento de uma consulta que seria perdida.
Maior segurança
A melhor forma de garantir a segurança dos dados da sua clínica adequadamente é contar com uma ferramenta exclusiva para a área da saúde.
Com um software médico de qualidade, você centraliza todas as informações importantes do seu negócio: atendimentos, cadastro, relatórios, financeiro e prontuários, tudo isso de forma segura.
Além do login e senha necessários para o acesso às informações dos pacientes, o sistema possui uma política de segurança reforçada com identificação dos dispositivos que tentam acessá-lo e criptografia de dados e senhas para torná-los ilegíveis, caso haja tentativa de acesso suspeito.
Quais os benefícios de fazer o controle de agenda médica com o iClinic?
Um software de agenda médica completo oferece funcionalidades integradas com a agenda médica, como o financeiro, por exemplo.
Com o iClinic é possível lançar o recebimento do pagamento pela consulta diretamente pela agenda, e também especificar caso seja um parcelamento, marcando quando os recebimentos deverão ser realizados.
Dessa forma, fica fácil organizar as finanças da sua clínica, principalmente com os relatórios e gráficos automatizados sobre as movimentações financeiras da clínica.
Somado a isso, a organização da agenda também diminui as possibilidades de erro ao fazer a soma automática dos valores recebidos em um determinado período.
Como o iClinic possui armazenamento na nuvem, todos os dados são centralizados no próprio sistema, sem ocupar nenhum espaço da memória do seu dispositivo.
Com isso, o sistema disponibiliza relatórios e gráficos que são gerados automaticamente com poucos cliques, bastando apenas que você adicione as informações do seu consultório conforme usa o sistema.
Com esses relatórios, várias informações úteis podem ser reunidas em menos de um minuto, como qual o perfil de paciente que você mais atende, ou até mesmo qual é o convênio mais rentável, oferecendo mais inteligência e controle para a administração do seu consultório.
Além disso, a agenda médica é totalmente integrada com o prontuário eletrônico.
Essa integração permite que o médico consiga acessar o prontuário diretamente pela agenda, apenas clicando em “iniciar atendimento”.
Com o software de agenda médica, você poderá programar o envio de lembretes automatizados para os pacientes, evitando assim que eles faltem às consultas, sem precisar ter o trabalho de ficar ligando para todos eles todos os dias.
Ao automatizar essas atividades repetitivas, a recepcionista da clínica terá mais tempo e energia para focar em atividades mais produtivas, como entregar um atendimento humanizado para os pacientes.
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Conclusão
O dia a dia do médico tem inúmeras obrigações. Ter o seu tempo organizado previamente proporcionará melhores rendimentos e distribuição melhor das tarefas.
Dessa forma, o profissional da saúde conseguirá separar melhor os horários para consultas, exames e, até mesmo, cirurgias.
Ao utilizar uma ferramenta de agenda médica online você será capaz de aumentar as chances de manter sua agenda médica em dia e garantir pacientes mais satisfeitos com o atendimento prestado no seu consultório.
