Uma contabilidade online traz facilidade na realização e cumprimento de diversas rotinas que envolvem folhas de pagamento, impostos e documentações, sem a necessidade de um estabelecimento físico.
Se você é um médico empreendedor ou gestor de uma clínica, sabe que as tarefas contábeis podem levar muito tempo e energia.
Uma contabilidade online pode amenizar esse processo, visto que a maior parte das rotinas são realizadas em um ambiente digital. Nesse sentido, há softwares e empresas que atuam de forma a facilitar esses procedimentos para os clientes.
Podemos dizer que há dois tipos de empresas: as generalistas (que buscam trabalhar com todo tipo de cliente) e as especializadas (que focam a sua energia em atender clientes de determinados ramos ou segmentos).
Ambas opções são válidas, tendo suas vantagens e desvantagens.
Se você ainda está trabalhando com um modelo de contabilidade que te dá mais dores de cabeça do que soluções, continue lendo e aprenda sobre:
Como funciona o contador online?
Um contador (ou empresa de contabilidade) online prestará os serviços de contabilidade de forma similar a um contador comum.
A diferença básica aqui é que o processo costuma ser menos problemático, pois não depende de deslocamentos (nem do contador para a sua empresa, muito menos o contrário).
Além disso, empresas de contabilidade digital costumam ser menos burocráticas, pois já estão mais ambientadas com um ambiente ágil como o dos trabalhos remotos.
Entre as principais atribuições de um contador comum que podem ser exercidas por um contador online estão:
- Abertura de Empresas;
- Escriturações Contábeis e Tributárias;
- Preparação financeira da empresa para o pagamento de impostos;
- Documentações, balanços e demonstrativos financeiro-patrimoniais;
- Emissão de Certidões Negativas;
- Consultoria Contábil e Trabalhista;
- Baixa/Fechamento da Empresa.
De forma resumida, podemos dizer que independentemente do modelo de trabalho – presencial ou digital – todos os procedimentos da contabilidade podem ser feitos.
Uma contabilidade online é confiável?
Em boa parte das vezes, o nível de confiança de uma contabilidade online é similar a um escritório de contabilidade convencional.
Há alguns casos em que a confiabilidade é maior, pois um contador online deve estar preparado para atender muitos clientes sem ter qualquer tipo de aproximação física.
Dessa forma, a relação de confiança pode ser estruturada por meios escritos.
Assim, as propostas comerciais, com a descrição de cada um dos serviços prestados e o custo de cada um deles, costuma ficar mais claro do que em determinados estabelecimentos.
Ou seja, a confiança da contabilidade não depende do formato ser online ou presencial, mas sim do comprometimento do prestador de serviço com a sua instituição.
Os serviços contábeis online são os mesmos do modelo físico?
Sim, uma empresa de contabilidade online pode atuar prestando serviços da mesma forma que um escritório convencional.
O modo de atuação e os processos podem ser diferentes de acordo com a cultura e o modelo aplicado – no entanto, ambos podem funcionar muito bem, cada um com suas vantagens, desvantagens e particularidades.
Qual é o valor médio de uma contabilidade online?
Não há uma resposta exata sobre quanto custa um serviço de contabilidade online. Os valores variam de acordo com o porte da empresa, ramo de atuação e serviços prestados.
Há empresas, por exemplo, que cobram cerca de 100 reais por mês no plano mais barato de contabilidade online, para empresas prestadoras de serviço inscritas no Simples Nacional e que faturam até 25 mil por mês.
Outros planos podem facilmente ultrapassar a barreira dos 1.000 reais mensais.
Ou seja: tudo dependerá de quais são as necessidades da sua empresa, do seu modelo de negócio, nível de complexidade e da forma que você trabalha.
Quando contratar esse serviço?
A contratação de um serviço de contabilidade é necessária desde a abertura da empresa caso ela não se enquadre no MEI (Microempreendedor Individual).
Como médicos não se encaixam como MEI, o contador é necessário desde antes da abertura da clínica.
Por meio do serviço de um contador, além de abrir uma empresa, você saberá quais são as melhores formas de estar em dia com os impostos, resolver questões com a folha de pagamento, entre outras partes burocráticas.
Falando especificamente dos escritórios e empresas de contabilidade online, eles também podem ser contratados desde o primeiro momento da empresa.
É importante ter em mente que um serviço desse tipo traz mais agilidade e tranquilidade à empresa. No entanto, também acarreta em uma preparação e treinamento de funcionários da gestão do negócio e dos proprietários.
Ainda que os softwares sejam integrados e em boa parte das vezes avisarem sobre preenchimentos equivocados, a responsabilidade dos dados também é do cliente.
Isso pode acontecer tanto nos serviços presenciais quanto nos digitais.
Confira agora algumas vantagens de contar com um sistema de contabilidade online dentro da sua empresa!
Quais as vantagens de ter uma contabilidade online?
As principais vantagens da contabilidade online estão ligadas a automação dos processos, que facilita e agiliza partes burocráticas.
Nesse sentido, a emissão de notas fiscais, documentações e relatórios contábeis fica muito mais facilitada – permitindo assim, um maior controle por parte dos sócios e administradores do negócio.
Confira abaixo mais detalhes sobre essas vantagens:
1. Emissão facilitada de NFSe
A facilidade na emissão das NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) é um dos motivos que podem fazer você contratar uma contabilidade online.
Cada um dos municípios brasileiros (existem mais de 5 mil) adota um sistema diferente, com modelos diferentes para a emissão de notas.
Em alguns casos, há a exigência de documentações e certificações diferentes, o que causa certa dificuldade em atender todas as partes burocráticas em questão.
Por outro lado, a maior parte dos softwares de Contabilidade Online atende a esses requisitos de forma simples.
Assim, você consegue emitir notas fiscais de forma muito mais rápida, sem se preocupar com o preenchimento de vários dados toda vez que precisar gerar uma.
Além disso, os sistemas normalmente são integrados com diferentes áreas e setores do negócio.
Por exemplo, assim que você vende um serviço, haverá a geração de um sinal para a gestão financeira com o valor recebido e para onde o dinheiro irá.
Dessa forma, assim que uma venda é feita, é possível saber exatamente quais são e qual é o custo dos impostos envolvidos nela.
2. Praticidade e agilidade na gestão financeira
Esses dois pontos são, inclusive, peças-chave do funcionamento de uma contabilidade online.
Como você deve imaginar, um escritório de contabilidade presta serviços para diversos clientes. Isso só é possível quando os processos e planejamentos são feitos de forma eficaz e ágil, evitando gargalos e problemas de comunicação.
Ao contratar um serviço desses, você dificilmente terá que falar com alguém ou lembrar a empresa de fazer determinada tarefa.
Todo o processo já está otimizado para que, quando certa atividade precisar ser feita, ela seja feita (preferencialmente de forma automática).
Isso facilita para a empresa de contabilidade – que ganha em escalabilidade e redução de custos e também para quem a contrata. Afinal, são preocupações a menos que você deixa de ter no seu negócio, não é?
3. Informações centralizadas
Ter as informações numa só plataforma não traz apenas facilidade, mas também transparência.
Os dados da sua empresa devem estar organizados de forma legível e clara, tanto para os sócios quanto para quem de fato toca o negócio.
Quando você faz isso por meio de um software, o acesso a essas informações está a uma distância de poucos cliques.
Por já estarem habituados com esse tipo de informação e saberem qual é a importância deles para os seus clientes, a maior parte dos softwares permite diferentes tipos e formas de visualização.
Vamos supor, por exemplo, que você precise avaliar o faturamento e levar em consideração determinados tipos de serviços vendidos para saber qual o impacto deles na conta final.
Não há nada melhor para ver esses dados do que gráficos comparativos, concorda? Com os softwares mais atualizados de gestão contábil isso não só é possível, como prático.
Por isso, informações centralizadas e que permitam a integração entre diferentes setores e áreas do negócio é importante e traz maior previsibilidade e produtividade.
4. Consultoria tributária
Embora esse seja um ponto comum aos serviços de contador presencial e de contabilidade digital, a consultoria tributária também é um ponto-chave.
Por meio de documentações, formulários ou reuniões online, é possível traçar planejamentos e tirar dúvidas a respeito de questões tributárias da sua empresa.
Nesse sentido, há serviços de contabilidade online que disponibilizam encontros periódicos dos clientes com seus consultores. De acordo com o plano adotado, pode-se ter reuniões mensais, trimestrais ou semestrais.
As reuniões servem tanto para o aconselhamento – quando o consultor identifica algum tipo de problema tributário na empresa ou como “tira-dúvidas”.
Nesse último caso, o cliente poderá tirar dúvidas pontuais, que podem ser respondidas e resolvidas na hora (caso possível) ou serão solucionadas conforme o tempo necessário (estipulado previamente).
Há ainda casos em que a consultoria também pode ajudar no planejamento tributário.
Ou seja, determinar como e quando serão dados passos importantes com relação ao enquadramento, faturamento, aumento de pró-labore e número de funcionários.
Aprenda mais sobre planejamento tributário para clínicas em nosso guia gratuito:
5. Acesso ágil e seguro
O acesso fácil é uma das normas de boa gestão. Como sabemos, a gestão empresarial deve se caracterizar por pilares como a transparência, a prestação de contas e a responsabilidade corporativa.
Quando o acesso às questões contábeis e tributárias é fácil, subentende-se que a empresa está cumprindo com as obrigações da forma correta e, por isso, não trará problemas aos seus sócios, administradores ou para terceiros (fornecedores, governo e credores).
Nesse sentido, uma plataforma de contabilidade traz ferramentas que permitem acesso rápido e fácil a dados de faturamento, impostos pagos e previsões de pagamento da folha salarial.
Com isso, os administradores têm muito mais facilidade e segurança na tomada de decisão. Assim, o processo decisório também ocorre de forma mais fluida e rápida, desburocratizando toda a gestão.
6. Automatização dos processos financeiros
Automatizar os sistemas dentro de uma empresa é algo obrigatório. Afinal, quanto menos trabalho tivermos em tarefas repetitivas e que podem ser informatizadas, melhores são os resultados em outras atividades.
Há muitas empresas, por exemplo, que ainda utilizam modelos de folha de pagamento por meio de planilha.
Quando isso acontece, o assistente administrativo (ou mesmo o gestor) tem de preencher muitos dados manualmente, o que aumenta a chance de erros e dados incompletos.
Nos sistemas automatizados, como softwares médicos, além dos cálculos serem precisos e com baixo nível de erro, esse tipo de tarefa manual é excluída da rotina da empresa.
Revisões e conferências também são raras, pois os programas são eficazes na maior parte das vezes.
7. Otimização de tempo
Como já dissemos em vários pontos anteriores, a otimização do tempo é algo fundamental. É por meio dessa otimização que podemos nos concentrar em tarefas mais importantes e que demandam maior atenção de nós.
Quando boa parte das tarefas já está ajustada e automatizada, ganhamos pontos relevantes para o nosso trabalho.
A produtividade e a eficiência aumentam, fazendo com que nossas horas de trabalho realmente sejam aproveitadas da melhor forma.
Isso inclusive, é um fator importante quando falamos da satisfação dos trabalhadores.
8. Aumento da segurança de dados
Com a contabilidade online, os documentos ficam armazenados eletronicamente, facilitando a busca e garantindo segurança na manutenção das informações.
Por exemplo, guias de imposto, pagamentos realizados, comprovantes da Previdência Social, entre outros.
Além disso, é possível definir controles de acesso, evitando que pessoas não autorizadas acessem dados sensíveis.
Qual é a diferença entre contabilidade digital e contabilidade online?
Na contabilidade online o cliente precisa enviar as informações contábeis ao contador, porém de forma digital, eliminando papéis, burocracia e reduzindo custos.
Esse tipo de contabilidade é capaz de entregar todas as obrigações legais de sua clínica, por um custo menor que um escritório tradicional, principalmente por mudanças estruturais na formatação do negócio contábil.
Já a contabilidade digital visa entregar eficiência e resultados aos seus clientes e regular a entrega das obrigações legais por meio da automatização dos processos contábeis entre cliente e contador.
Por isso, além de oferecer melhores custos, promete agregar valor ao seu negócio auxiliando a sua clínica a aumentar a sua eficiência e a lucratividade do negócio.
Ou seja, enquanto a contabilidade online visa resolver obrigações legais com um baixo custo, a contabilidade digital visa melhorar os resultados de seus clientes como um todo, o que também inclui obrigações legais.
Como escolher a contabilidade online ideal para sua clínica?
A escolha de uma empresa de contabilidade para a sua clínica médica deve ser pautada em critérios bastante específicos.
Afinal, as clínicas médicas possuem necessidades distintas e específicas. Além disso, os médicos precisam dedicar o seu tempo a atender os pacientes e ter acesso às análises financeiras de uma forma prática e fácil.
Veja abaixo algumas dicas para escolher uma contabilidade que atenda aos seus requisitos.
1. Verifique se ela precisa está atenta às leis e impostos
Uma contabilidade que deseja prestar serviços a uma clínica médica deve conhecer os impostos, encargos e obrigações acessórias mais recorrentes para esse tipo de empreendimento.
Além dos impostos, uma clínica médica possui inúmeras despesas com materiais, medicamentos e funcionários. Os valores de todos esses gastos devem ser registrados no livro caixa de forma mensal.
Ao delegar essa atividade ao contador, ele executará o registro de forma precisa, mais ágil e sem erros, além de tomar providências necessárias para conter ou reduzir as despesas, melhorando as finanças da clínica.
2. Questione a atuação como consultoria
Outro ponto importante quando falamos em contabilidade para clínicas é uma visão mais estratégica do negócio. Como dito anteriormente, nem sempre o médico tem o tempo necessário para esse planejamento.
E como o apoio de uma consultoria contábil, isso pode ser mais prático.
Uma contabilidade consultiva pode fazer toda a diferença para a clínica, independente de seu tamanho.
Pois, ele pode ajudar a trazer uma maior organização, abrir a empresa, ou mesmo fazer parte das metas de crescimento para um futuro próximo.
3. Analise a relação de custo e benefício
O preço não deve ser o fator principal na escolha dos serviços contábeis, mas você deve fazer uma comparação entre os valores pagos e os retornos obtidos à sua clínica para visualizar o seu custo-benefício.
Geralmente, escritórios modernizados utilizam recursos tecnológicos para fornecer serviços econômicos e mais completos. É por isso que, ao escolher uma empresa contábil, deve-se considerar os objetivos estratégicos.
Como uma fintech para a saúde pode ajudar no processo da contabilidade?
O termo fintech surgiu a partir do inglês finance and technology, que é a junção entre as palavras tecnologia (technology) e financeiro (financial).
Ou seja, como a tradução sugere, fintechs são startups que desenvolvem soluções tecnológicas que inovam e otimizam sistemas de serviços financeiros.
Entre as vantagens de uma fintech para a saúde temos:
Redução da burocracia: ao ter um sistema completo para as finanças da sua clínica, fica mais fácil realizar os processos burocráticos e ter mais lucro.
Com um sistema que realiza relatórios financeiros automáticos, você não precisa perder tempo com processos manuais e repetitivos.
Além disso, um software médico conta com outras ferramentas que auxiliam na sua prática, como prontuário eletrônico, agenda médica, Teleconsulta, marketing médico, geração de guias de consulta TISS e muito mais.
Redução de custos operacionais: por ser totalmente digital, ao escolher um software médico os custos operacionais serão bem mais baixos, o que deixa o serviço mais acessível.
Controle operacional: por meio das plataformas integradas o próprio usuário tem autonomia para gerir, acompanhar, controlar as operações de sua clínica.
Conclusão
Assim como qualquer empreendimento, um consultório ou clínica médica precisa cumprir com obrigações contábeis e fiscais para se manter regularizado.
Mas como nem sempre sobra tempo e energia, vale a pena contar com uma contabilidade online que resolva essas questões financeiras e tributárias.
Além disso, quando você oferece um serviço de ponta, a autoridade da sua clínica frente a seus concorrentes, pacientes, público-alvo e curiosos, aumenta.
Pois, cada vez mais as pessoas procuram soluções tecnológicas para atender suas necessidades. E ao contar com uma solução de contabilidade online você pode se dedicar ainda mais em melhorar os processos da sua clínica.
Quer aprender mais sobre gestão financeira de clínicas e consultórios? Faça nosso curso, ministrado pela Dra. Luciana Lessa, médica empreendedora e co-fundadora de uma fintech da saúde:
