Organizar a agenda de pacientes da clínica é essencial para garantir uma gestão de excelência na empresa, além de uma boa experiência para o público.
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Uma agenda médica organiza o principal ativo da clínica, ou seja, a principal fonte de renda: as consultas. A qualidade dessa ferramenta é essencial para o sucesso do negócio.
Veja as consequências de ter uma agenda de pacientes desorganizada, segundo o livro Agenda Médica:
“A agenda mal gerenciada complica não só a vida do profissional médico, mas também a sua relação com sua família e, ainda, o relacionamento social em geral, uma vez que o seu ritmo de vida será ditado em grande parte pela forma como sua agenda profissional estará organizada.”
Continue a leitura e descubra como você pode organizar a agenda de pacientes da clínica com eficiência em 5 passos!
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Passo a passo para organizar a agenda de pacientes da clínica
De acordo com o livro Agenda Médica, citado no início do artigo:
“A agenda é uma ferramenta imprescindível nesse processo. Ela é o combustível que alimenta o trabalho do médico e da clínica como um todo. A qualidade e quantidade do combustível determinarão em muitos aspectos até onde e como esse profissional poderá caminhar.”
Para te ajudar a ter uma agenda organizada, separamos estes 5 passos. Acompanhe!
1. Agende os procedimentos com cores diferentes e intercale diferentes tipos de consulta
Quantos procedimentos você costuma fazer em uma única consulta? Consegue bater o olho na agenda e saber quais fará no dia?
Uma agenda médica visualmente organizada consegue mostrar exatamente quais procedimentos serão feitos em cada consulta, e os status dos agendamentos.
Os status dos agendamentos mostram se um paciente confirmou a consulta, está aguardando para ser atendido, se não veio ou cancelou.
A melhor forma de organizar a agenda é estabelecer cores diferentes para cada procedimento. Retornos podem ser azul claro, por exemplo, primeiras consultas, roxas, e assim por diante.
As agendas online são as melhores para esse tipo de personalização. Veja a imagem abaixo para entender o porquê:
Viu como fica fácil entender qual é tipo de consulta e como será a semana?
Dessa forma, você consegue evitar que as primeiras consultas fiquem seguidas uma da outra, já que elas costumam ser mais demoradas e podem atrasar.
2. Estabeleça um intervalo fixo entre as consultas e bloqueie horários
Você se prepara antes de cada consulta, ou fica completamente na correria para receber os pacientes?
Muitos profissionais sentem a necessidade de realizar o maior número de consultas que conseguem em um único dia, principalmente quando trabalham com convênio.
De fato, convênios não têm uma remuneração alta, além de limitarem o tempo de atendimento.
Entretanto, faça o seguinte questionamento: é melhor atender 45 pacientes com pressa e sem humanização, ou atender 15 pacientes que serão fidelizados e pagarão mais pelas consultas?
O ideal é que você consiga encontrar um equilíbrio entre atender com qualidade e em quantidade.
Independentemente do cenário da sua clínica, é importante sempre estabelecer o intervalo mínimo de 10 minutos entre cada consulta para descansar e se preparar para receber o próximo paciente.
Além disso, não se esqueça de bloquear os horários que você não pode atender na agenda. Esse processo é difícil em uma agenda de papel, mas é bem simples na agenda online.
Assista ao vídeo abaixo para entender melhor:
3. Conheça os perfis dos pacientes que atrasam
Alguns pacientes chegam adiantados, outros no horário combinado, enquanto muitos atrasam, seja cinco, dez ou quinze minutos.
A princípio, um atraso de cinco minutos não é um problema, mas leve em conta que se vários pacientes atrasarem no mesmo dia, eles prejudicarão a sua pontualidade.
Uma situação desconfortável para as pessoas que precisam esperar mesmo quando chegam no horário, não concorda?
Mas é possível reverter essa situação. Caso você tenha um software médico, consegue ver pela as anotações da agenda quais pacientes atrasaram, ou pelos relatórios automáticos, aqueles que faltaram.
Ao analisar o perfil de cada um desses pacientes, provavelmente vai encontrar um padrão de comportamento, ou pelo menos identificar quem sempre se atrasa.
Assim, ao agendar novamente esse paciente, o profissional da recepção pode deixá-lo para o final do dia, garantindo que nenhuma consulta será atrasada.
4. Envie lembretes de consulta para os pacientes
Quantas vezes um paciente não foi à consulta porque se esqueceu do compromisso?
Esse cenário é comum em qualquer segmento do mercado, porque com a rotina corrida que praticamente todas as pessoas têm, é normal se atrasar ou até esquecer de ir a um local combinado.
Para evitar esse problema, é fundamental que você lembre os pacientes da consulta, seja pela ligação de uma recepcionista, mensagem, ou por lembretes automáticos.
Os lembretes de consulta automáticos são a melhor opção para quem quer automatizar processos e reduzir faltas.
Assim, ao invés das recepcionistas perderem tempo ligando para pacientes, que podem até ficar incomodados, elas conseguem focar em recepcionar quem acaba de chegar na clínica.
Conheça mais sobre essa funcionalidade no vídeo abaixo:
5. Tenha uma lista de espera
Após seguir os passos que citei até aqui, tenho certeza de que sua agenda já estará mais organizada, mas uma lista de espera pode melhorar ainda mais a sua experiência, e a de seus pacientes.
Imagine que uma hora antes da consulta, um paciente ligue para informar que teve uma emergência, e não comparecerá ao atendimento.
Nos próximos cinco minutos, a recepcionista entra em contato com as pessoas registradas na lista de espera, e tenta preencher o repentino espaço vazio.
Um paciente que foi informado há duas semanas que os próximos horários vagos seriam apenas daqui a alguns meses, recebe uma ligação e é avisado sobre a vaga daqui a uma hora.
Ele fica surpreso porque não pensou que a clínica fosse se lembrar de sua tentativa de agendamento, e consegue ser atendido mais cedo do que imaginava.
Como você viu, com a lista de espera é possível fidelizar pacientes e evitar horários vagos na agenda, o que aumenta seus lucros.
Uma ótima dica é ter uma lista de espera como uma das funcionalidades de uma agenda médica online, que também tem lista de pacientes do dia, integração com prontuário eletrônico, entre outros diferenciais.
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