O controle de inadimplência no consultório depende de um cadastro atualizado, bom relacionamento com os pacientes, fluxo de caixa organizado e flexibilização nas formas de pagamento.
A inadimplência é um problema comum em qualquer segmento de mercado, principalmente em países como o Brasil, que não investem na educação financeira dentro das escolas.
Principalmente em épocas de crise financeira, como foi a pandemia de COVID-19 no Brasil, é comum ter atrasos nos pagamentos ou cenários em que o paciente simplesmente não consegue pagar.
Entretanto, a maior parte das inadimplências podem ser previstas e evitadas. Leia este artigo e descubra como reduzir essa taxa tão prejudicial para a saúde financeira do seu consultório.
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Guia para realizar o controle de inadimplência no consultório
A inadimplência pode ocorrer por vários motivos, como esquecimento, crise financeira, cartão bloqueado ou até mesmo erro do banco.
Pensando nisso, é essencial estar preparado para todos esses cenários. Continue a leitura para aprender nossas 5 estratégias!
1. Mantenha o cadastro do paciente atualizado
A primeira técnica para controlar a inadimplência no consultório é a mais importante de todas.
Manter o cadastro dos pacientes sempre atualizado é fundamental para que, diante de um não pagamento, você consiga entrar em contato com a pessoa.
Não é recomendável deixar a coleta dos dados somente para quando for preciso cobrar a dívida.
Por esse motivo, toda vez que tiver a oportunidade de falar com os pacientes, aproveite para atualizar a ficha cadastral.
Não é necessário solicitar um novo preenchimento. A atualização pode ser feita de modo rápido em um cadastro online, por meio da confirmação dos dados mais importantes, ou seja, os contatos.
2. Tenha um fluxo de caixa automático
Um fluxo de caixa é uma ferramenta que permite o registro de todas as movimentações financeiras do consultório, como recebimento de pagamentos, saídas de dinheiro, entre outros.
Ao registrar diariamente as entradas e saídas financeiras no seu fluxo de caixa, você consegue ter uma projeção do seu caixa no futuro: se ele estará no vermelho ou no azul.
Imagine que um paciente esteja pagando um procedimento por meio de parcelamento. Ele dividiu a conta em três vezes no cartão, mas ao registrar esse pagamento no papel, você colocou o valor total.
Essa ação dá a impressão errada de que você tem um dinheiro na conta que, na verdade, não existe.
Por isso, é importante registrar as datas corretas de pagamento, seja em uma planilha ou em um sistema médico, para garantir que você saiba quando seus pacientes estão devendo ou não.
Assista ao vídeo abaixo para aprender mais dicas sobre o fluxo de caixa de consultórios:
3. Garanta o contato pós-consulta com o paciente
Realizar a cobrança de uma inadimplência costuma ser constrangedor para o cliente e para o profissional que está entrando em contato. Para evitar essa situação desconfortável, é importante:
- Manter o contato no pós-consulta com todos os pacientes, mesmo aqueles sem retorno marcado, por meio de automações como o e-mail marketing;
- Construir um relacionamento duradouro e transparente com quem já conhece seu serviço, explicando como os processos de pagamento funcionam e estando sempre disponível para tirar dúvidas;
- Cobrar o pagamento com empatia e respeito, principalmente se o paciente estiver passando por um período difícil. O profissional deve estar aberto para negociação e é importante tranquilizar o paciente.
Ao construir um bom relacionamento com todos os pacientes, o momento de cobrança se torna bem mais tranquilo, porque eles sabem que podem ser sinceros e que o consultório quer ajudar.
4. Flexibilize as formas de pagamento
Quantas vezes seus pacientes precisaram ir até o banco apenas para sacar o dinheiro da consulta? Eles só têm a opção de pagar à vista?
As clínicas e consultórios médicos não costumam ter uma alta flexibilização dos meios de pagamento, como parcelamentos, PIX, pagamento online, entre outros.
Por consequência, os pacientes ficam presos a pagar somente à vista, o que aumenta consideravelmente a taxa de inadimplência.
O ideal é que você disponibilize diferentes formas de pagamento e priorize tendências como o pagamento online, que pode ser parcelado e pago de qualquer lugar, até quando o paciente está em casa.
Dessa forma, quando o paciente chegar no consultório ou entrar para a Teleconsulta, você não precisa se preocupar em cobrar e terá mais foco no atendimento humanizado.
5. Conte com o apoio de um software médico
A inadimplência de consultórios também é provocada pela desorganização da própria equipe.
Informações descentralizadas em diferentes fichas e planilhas, por exemplo, provocam confusões e mal-entendidos sobre quais contas foram pagas ou não.
Ao centralizar os dados em um único local, você melhora sua gestão financeira, tem um cadastro completo dos pacientes e consegue contar com ferramentas como:
- Prontuário eletrônico;
- Fluxo de caixa;
- E-mail marketing;
- Pagamento online;
- Repasse médico;
- Agenda médica e agendamento online;
- Teleconsulta, entre outros.
Por isso, contar com a ajuda de um software médico de qualidade pode solucionar diversos problemas com uma única plataforma, o que gera mais economia e produtividade no consultório.
Está em dúvida se um sistema é a solução? Baixe gratuitamente nossa checklist e descubra agora mesmo:
