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Prontuário eletrônico ou de papel: qual é o mais eficiente?

Prontuário eletrônico ou de papel? Compare e entenda as diferenças!
Leia em 8 min.

O prontuário eletrônico traz mais agilidade e segurança de dados, diferente do prontuário de papel, que é mais suscetível a erros e traz gastos desnecessários para a clínica.

Prontuário, originado do latim, possui um significado de “lugar onde são guardadas coisas de que se pode precisar a qualquer momento”.

Ou seja, é essencial que esse documento possa ser acessado de qualquer lugar e a qualquer hora sempre que necessário.

Apesar do prontuário de papel ser comum em diversas clínicas, por ser feito de um material frágil, é facilmente extraviado – impossibilitando a recuperação dos dados – e não garante a privacidade dos pacientes.

Segundo um estudo feito no pronto-socorro do ICr/HC-FMUSP, a taxa de extravio dos documentos, tempo de espera e tempo de permanência no pronto socorro reduziram após o uso do prontuário eletrônico.

Veja um trecho adaptado do estudo:

“Tornou-se mais fácil ter acesso ao histórico de atendimentos, o que é importante, já que cerca de 50% dos pacientes têm múltiplas passagens pelo serviço de saúde. Constatou-se que o Prontuário Eletrônico do Paciente aumentou a eficácia do serviço, tornando-o mais rápido, eficiente e seguro para o paciente.”

Neste artigo você vai aprender:

5 principais diferenças entre o prontuário eletrônico e o de papel

Os pacientes costumam ser atendidos por muitos profissionais ao longo da vida, afinal, diversas especialidades médicas são necessárias para que um bom acompanhamento médico seja realizado.

Isso implica, na maioria das vezes, no paciente ter que responder frequentemente as mesmas questões.

Além desse fato gerar uma certa irritação, faz com que as informações possam ser omitidas pelos pacientes, seja por esquecimento ou propositalmente.

Esse problema não acontece quando um profissional de saúde pode compartilhar o prontuário com outro médico que vai atender o paciente.

Além de ter uma visão mais completa do histórico e queixas da pessoa que necessita de cuidados, a experiência como um todo é melhorada, o que auxilia o engajamento no tratamento.

Esse compartilhamento é mais seguro e facilitado com um prontuário eletrônico. Conheça outras 5 principais diferenças:

Conheça mais sobre essas diferenças ao longo do artigo. 🙂

Prontuário de papel

Principais vantagens do prontuário de papel

1. Não exige um treinamento

Dependendo do software médico que disponibiliza o prontuário eletrônico para a clínica, é necessário um treinamento de como usar as ferramentas.

Um prontuário de papel não precisa de treinamento, basta começar a escrever. 

Entretanto, a maioria dos sistemas estão se tornando cada vez mais intuitivos e fáceis de usar, o que dispensa a necessidade de treinamentos ou cursos.

2. Não precisa de internet

Alguns prontuários eletrônicos só funcionam com internet, porque são armazenados na nuvem (um servidor seguro da internet).

É esse armazenamento que provê um segurança de excelência para o usuário, porque ele só pode ser acessado mediante login e senha e possui criptografia nas informações trafegadas.

A criptografia é um conjunto de códigos que impossibilita a leitura dos dados por terceiros.

O prontuário de papel, por outro lado, funciona sem internet mas não tem nenhuma medida de segurança

Mesmo que seja guardado com um cadeado, qualquer furto ou leitura acidental de um recepcionista já quebra a privacidade do paciente.

Principais desvantagens do prontuário de papel

1. Não permite personalização

Independentemente do formato, o prontuário deve conter informações obrigatórias previstas pelo CFM. Entretanto, cada especialidade possui singularidades, assim como os profissionais de saúde.

Mesmo médicos da mesma área, como dois ortopedistas, podem conduzir a consulta de maneiras diferentes e com ordens variadas para as perguntas.

Com um prontuário de papel é extremamente difícil ter um modelo personalizado, porque você não vai escrever as perguntas em milhares de papéis, não é mesmo?

Além disso, normalmente mais tempo é perdido escrevendo no papel do que conversando com o paciente, o que traz impessoalidade e anotações mais superficiais.

2. Há falta de segurança de dados e seguimento da LGPD

Já vimos no artigo que um prontuário de papel consegue ser visto por pessoas não autorizadas ou ser completamente perdido em diversos cenários, como:

A Lei Geral de Proteção de Dados é mais rigorosa na área da saúde, justamente porque os profissionais lidam com dados pessoais e sensíveis, que podem expor a privacidade do paciente e até mesmo constrangê-los.

Aprenda mais sobre a LGPD no nosso eBook gratuito:

3. Ausência de um padrão de qualidade na clínica

Como já mencionamos acima no artigo, o papel é um material frágil, que além de não garantir a segurança dos dados, não permite uma padronização eficiente.

Se há quatro médicos atendendo pacientes na clínica, um pode realizar prontuários legíveis e bem organizados, enquanto os outros não fazem uma gestão do tempo para deixar tudo organizado e legível.

Isso significa que não há um padrão mínimo de qualidade entre os processos do estabelecimento.

A falta de mobilidade do papel é outro aspecto que o torna obsoleto.

Afinal, se você precisa consultar a ficha de um paciente durante uma situação de emergência, você precisa se deslocar até a clínica, perdendo um tempo valioso.

Uma atividade simples, que deveria ser rápida, se torna um processo lento e ineficaz quando falamos de arquivos em papel. 

Tudo isso acaba passando uma imagem de clínica ultrapassada, o que não é um diferencial.

4. Necessidade de uma sala de arquivos apenas para guardar papel

Na utilização do papel, é preciso de muito espaço e pastas na clínica para ser armazenado, consequentemente o profissional precisa de cada vez mais gaveteiros e armários, conforme o número de pacientes aumenta.

Ou seja, a clínica tem que arcar com o preço de um espaço morto com o único objetivo de armazenar papel.

Assim, uma sala inteira que poderia se tornar um novo consultório, ou uma extensão da sala de espera deixando o ambiente mais agradável, é desperdiçada.

5. Deterioração das anotações

Outro ponto negativo é que o papel não resiste ao tempo. As páginas vão amarelando e ainda podem sofrer com ações externas, como casos de incêndio ou de vazamento de água.

Apesar do prontuário de papel não exigir um treinamento da equipe para o seu manuseio, as desvantagens acabam não compensando seu uso.

Prontuário eletrônico

Principais vantagens do prontuário eletrônico

1. Personalização completa

Softwares médicos de qualidade disponibilizam prontuários completamente personalizáveis, permitindo que os documentos sejam preenchidos de forma rápida e de acordo com o atendimento.

Com essa agilidade, você pode focar no paciente com mais tranquilidade, oferecendo um verdadeiro atendimento humanizado.

2. Acesso de qualquer lugar

Uma das principais vantagens do prontuário eletrônico é a rapidez com que as informações são consultadas

Como ele fica em um sistema médico na nuvem, basta um dispositivo com acesso à internet para acessar os dados médicos.

Essa agilidade se torna essencial em emergências: caso um paciente sofra um acidente, você checa se ele é alérgico a algum medicamento em segundos, o que faz toda a diferença na hora de salvar uma vida. 

3. Economia de espaço

A resolução 1.821/2007 do CFM, determina que o médico deve guardar o histórico do paciente com o tempo mínimo de 20 anos, quando o prontuário é de papel.

Entretanto, ela autoriza a sua eliminação quando os prontuários são digitalizados.

Os prontuários eletrônicos na nuvem não ocupam nenhum espaço do computador ou celular, porque são acessados por meio de um site ou aplicativo. Eles também não atrapalham a estrutura física da clínica.

Conheça um prontuário que economiza espaço, tempo e é personalizável em nosso podcast:

4. Centralização de dados

Você pode anexar prontuários antigos como uma imagem ou documento no prontuário eletrônico do paciente, e o mesmo vale para resultados de exames, fotos, raios-x, entre outros tipos de arquivo.

Como o prontuário eletrônico costuma ser integrado com a ficha de cadastro do paciente na recepção, todas as informações ficam centralizadas em um único local.

Esse armazenamento permite um histórico mais completo do paciente, o que auxilia no momento de diagnóstico e planejamento do tratamento.

A verdade é que a integração de dados que os prontuários eletrônicos oferecem para a saúde pode reduzir os custos de tratamento em até R$ 15,3 bilhões, segundo a estimativa da Accenture.

É incrível como informações precisas mudam o cenário, não é mesmo?

5. Segurança de dados de excelência

Como o prontuário eletrônico é armazenado em nuvem, ele também é mais seguro, pois fica protegido por senhas que permitem o controle de usuários que terão acesso às informações sigilosas dos pacientes.

Com esse armazenamento, mesmo que o computador do consultório pare de funcionar, seus dados médicos continuarão salvos, podendo ser acessados de qualquer outro aparelho eletrônico.

Isso significa nunca mais ter que se preocupar com prontuários perdidos, roubados ou destruídos em algum imprevisto, como um incêndio ou pane no computador, garantindo o respeito à privacidade do paciente.

Principais desvantagens do prontuário eletrônico

1. Investimento em um software médico

O valor de um software médico varia de acordo com as suas necessidades, mas há uma faixa de preço entre R$ 50,00 a R$ 350,00, de planos mais básicos até os mais completos.

Mesmo com esse investimento mensal, é comum que o retorno nas finanças da clínica seja muito maior, devido a melhora no atendimento e na gestão como um todo.

O Instituto Autopoiesis, por exemplo, reduziu 40% dos custos com um sistema.

Já o nutricionista Albespyerry Diniz diminuiu 30% das faltas dos pacientes. Usualmente, com duas ou três consultas você já consegue pagar o preço mensal do software.

Conheça mais sobre o prontuário eletrônico em nosso vídeo:

2. Treinamento de como usar o sistema

Como você viu anteriormente no conteúdo, se o sistema não for fácil de usar ou caso algum profissional tenha muita dificuldade com tecnologia, será necessário um treinamento.

Apesar dessa desvantagem, quando analisamos o que um prontuário eletrônico traz para a clínica, fica claro que esse investimento reduz custos, otimiza espaços e melhora a experiência do paciente.

Portanto, no final compensa fazer o treinamento.

A pesquisa citada no início do artigo afirma que com o prontuário eletrônico, é possível realizar estudos e comparar eficientemente resultados entre um estabelecimento médico e outro.

“O prontuário eletrônico melhora a assistência ao paciente, porque a qualidade da informação melhora […].”

Qual prontuário é mais eficiente: o eletrônico ou o de papel?

Mais de 360 milhões de consultas médicas são realizadas por ano. Esse número cresce cada vez mais com o tempo, assim como o volume de documentos armazenados em papéis.

Uma hora, provavelmente mais cedo do que muitos esperam, ficará inviável todo esse arquivamento em papel, principalmente quando pensamos nos custos e demanda de espaço.

Nesta era em que a Medicina se vale da tecnologia para aumentar seu alcance e tornar os processos mais rápidos, é fácil perceber que o prontuário eletrônico traz mais vantagens que o de papel.

Inovações tecnológicas como o prontuário eletrônico não apenas economizam dinheiro com papel, impressoras e espaço, tornando sua clínica mais rentável, mas também ajudam na sustentabilidade.

Caso já esteja pronto para modernizar sua clínica, faça um teste grátis e conheça o prontuário eletrônico do iClinic:

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